Theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, thì thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện như sau:
Thứ nhất, đối với người yêu cầu cấp bản sao:
- Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể trực tiếp yêu cầu hoặc gửi yêu cầu của mình đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện.
- Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác.
Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền; cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết còn phải xuất trình thêm giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc.
Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc qua bưu điện thì người yêu cầu phải gửi đầy đủ các giấy tờ được quy định nêu trên (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).
Thứ hai, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:
- Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc xem xét, kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp bản sao, đối chiếu với sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung bản sao phải đúng với nội dung đã ghi trong sổ gốc.
- Thời hạn cấp bản sao được thực hiện như sau:
+ Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu.
+ Trong trường hợp yêu cầu được gửi qua bưu điện thì chậm nhất là trong 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu (theo dấu ngày đến của bưu điện), cơ quan, tổ chức cấp bản sao phải gửi bản sao cho người yêu cầu.
- Người yêu cầu cấp bản sao qua bưu điện phải trả lệ phí cấp bản sao và cước phí bưu điện cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
