Người tìm việc Nhân viên thư ký - trợ lý

Họ tên: Dương Tình

Giới tính:

Ngày sinh: 01/09/1987

Mục tiêu nghề nghiệp

1. Mục tiêu trước mắt:
- Hòa nhập tốt môi trường mới
- Đáp ứng căn bản nhiệm vụ được giao
2. Mục tiêu dài hạn:
- Đáp ứng hiệu quả toàn bộ công việc trong phạm vi trách nhiệm
- Đào tạo đội ngũ kế cận
- Từng bước nâng cao kĩ năng, kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực quản trị

Hình thức làm việc: Toàn thời gian cố định

Cấp bậc mong muốn: Chuyên viên - Nhân viên

Các kỹ năng

- Kỹ năng khác: Lãnh đạo, Quản lý bản thân, Học và tự học, Lắng nghe

- Sở thích:

- Đọc tài liệu liên quan đến quản trị; tâm lý
- Du lịch
- Các hoạt động ngoại khóa

Kinh nghiệm

Từ tháng 11/2011 đến tháng 10/2015

Trưởng Ban Trợ lý - Thư ký kiêm TP.Kế hoạch Vật tư

- Công ty: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và XNK Bình Minh (Thời trang EMSPO)

- Thời gian: Từ tháng 11/2011 đến tháng 10/2015 (Công việc hiện tại)

- Mức lương: 12,000,000 VND

- Mô tả công việc:

Đảm nhiệm đồng thời 2 vị trí công tác: Trưởng phòng Kế hoạch Vật tư và Trưởng ban Trợ lý – Thư ký TGĐ

1.Trưởng ban Trợ lý – Thư ký TGĐ
a. Nhiệm vụ chuyên môn:
- Kiểm soát việc xây dựng, sắp xếp lịch làm việc định kỳ của TGĐ và Ban TL -TK
- Kiểm soát và duyệt nội dung các văn bản do Ban TL-TK soạn thảo (chắp bút) cho TGĐ trong công tác điều hành, quản trị.
- Thay mặt TGĐ hoặc trực tiếp giải quyết công việc với các bộ phận chuyên trách
- Thay mặt TGĐ hoặc trực tiếp tiếp đón các đơn vị đối tác, khách hàng đến giao dịch tại Công ty
- Kiểm duyệt kết quả rà soát báo cáo – kế hoạch do bộ phận chuyên môn gửi định kỳ của Ban TL-TK
- Trực tiếp đánh giá chất lượng các TBP và thành viên Ban TL-TK
- Kiểm duyệt nội dung chuẩn bị cho các cuộc họp do Ban TL-TK xây dựng (nhằm để TGĐ có cái nhìn đầy đủ về toàn bộ các vấn đề liên quan trước khi họp).
- Kiểm soát và duyệt các BB họp có sự tham gia của TGĐ hoặc do bản thân chủ trì giải quyết. Từ đó giám sát và đánh giá lộ trình – biện pháp triển khai, chất lượng- tiến độ kết quả đạt được.
- Tham gia kiểm duyệt hoặc trực tiếp hỗ trợ các bộ phận chuyên môn xây dựng các Quy định, Quy trình chuyên môn  Hỗ trợ phương pháp kiểm soát quản trị Quy trình, Quy định đó.
- Đánh giá và ký duyệt tất cả các văn bản do bộ phận chuyên môn trình TGĐ (nếu hợp lý về mặt mục đích; chi phí thì ký; nếu không thì trả lại).
- Thực hiện các công tác khác theo chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc.
b. Chức năng quản lý:
- Đảm bảo kiểm soát tiến độ các công việc của TGĐ
- Chịu trách nhiệm về việc quản trị, điều hành Ban TL-TK: đào tạo, tuyển dụng, phân công công việc, định biên nhân sự, đánh giá chất lượng nhân sự tại Ban
- Chịu trách nhiệm hiệu quả làm việc và các nhiệm vụ chuyên môn của Ban TL-TK
- Xây dựng quy trình, quy định của Ban và quy trình – quy định phối hợp của Ban với các bộ phận chuyên trách
- Quản trị công tác lưu trữ tài liệu của TGĐ và của Ban
2. Trưởng phòng Kế hoạch Vật tư
*Nhiệm vụ tổng quát: Điều hành hoạt động của P.KHVT và đảm bảo chuỗi cung ứng thông suốt đảm bảo phục vụ được nhu cầu của KD, SX.
a. Chức năng điều hành, quản trị:
- Trực tiếp điều hành, giám sát công việc của P. KHVT
- Chịu trách nhiệm trước TGĐ về toàn bộ hoạt động và kết quả các công việc của phòng
- Lên kế hoạch công việc và chịu trách nhiệm triển khai chi tiết đối với phòng
- Trực tiếp báo cáo công việc đối với TGĐ theo quy định (báo cáo định kì và đột xuất)
- Định biên nhân sự, đề xuất tuyển dụng dựa trên công việc thực tế của bộ phận
- Tham gia phỏng vấn, chấm bài của ứng viên ứng tuyển vào làm tại P. KHVT
- Phân công công việc cho nhân viên theo thực tế hoạt động của phòng.
- Đánh giá chất lượng nhân sự bộ phận từ đó đề xuất khen thưởng, nâng lương, đưa ra ngoài đào tạo (nếu cần).
- Xây dựng các Quy trình, Quy định làm việc của phòng; Qtr-Qđ phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo công việc đạt được hiệu quả cao nhất; theo dõi, quản lý thuận tiện nhất.
- Tuyên truyền, phổ biến tới nhân viên phòng các QĐ-QTR chung và QĐ-QTR của phòng nhằm bảo nhân viên đều hiểu rõ mục đích, yêu cầu, các bước thực hiện và tuân thủ nghiêm túc, triển khai thuần thục.
- Gương mẫu, chủ động trong việc tuân thủ QĐ-QTR chung của Công ty và riêng của phòng, cũng như các hoạt động nội bộ, ngoại khóa Công ty tổ chức.
- Phối hợp với TGĐ các bộ phận thực hiện các nhiệm vụ chung của toàn công ty (theo yêu cầu cụ thể từng nhiệm vụ).
- Đề xuất trang thiết bị cần thiết phục vụ hoạt động của phòng.
- Quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu liên quan đến hoạt động của phòng.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của TGĐ.
b. Nhiệm vụ đảm bảo vật tư:
- Bám sát chỉ tiêu duyệt mẫu, chỉ tiêu sản xuất lên kế hoạch chuẩn bị nguyên liệu, phụ liệu cho cả năm, từng vụ và từng tháng.
- Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời toàn bộ nhu cầu nguyên liệu, phụ liệu cho quá trình lên mẫu và quá trình sản xuất.
- Xây dựng vòng quay cung ứng nguyên phụ liệu cho mẫu và SX.
- Liên kết, phối hợp với P.SX, PM, P.Kĩ thuật, P.Kế toán để xử lý các vướng mắc về nguyên liệu, phụ liệu.
- Nghiên cứu, tìm hiểu thị trường nguyên phụ liệu (trong nước và bên ngoài).
- Tham mưu cho TGĐ về các phương pháp cải tiến quy trình quản lý và cung ứng nguyên phụ liệu
- Trực tiếp đàm phán, thương thảo và đề xuất lựa chọn đối tác cung cấp nguyên phụ liệu.
- Thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu, phát triển các loại nguyên phụ liệu mới để nhằm tư vấn BLĐ quyết định các chính sách sản xuất và kinh doanh phù hợp; đồng thời, giảm tối thiểu chi phí vật tư.
- Tổ chức các hoạt động kiểm tra lại định mức sử dụng vật tư.
c.Trách nhiệm điều độ kế hoạch:
- Cùng TGĐ lên kế hoạch tiến độ từng vụ đối với mẫu và hàng sản xuất.
- Giám sát, theo dõi kế hoạch chỉ tiêu, tiến độ mùa và thực hiện việc hiệu chỉnh kế hoạch chỉ tiêu, điều chỉnh tiến độ mùa vụ sao phù hợp yêu cầu thực tế (khi TGĐ và KD cân đối nhu cầu thực tế).
- Quản lý vòng quay mẫu, vòng quay sản phẩm (chi tiết đến từng mã hàng).
- Tham mưu BLĐ phương pháp rút ngắn vòng quay mẫu, vòng quay sản phẩm (muốn làm được điều này phải thường xuyên tác nghiệp với PM, PSX, PKT; nắm chắc các khâu trong quy trình vòng quay).
- Đảm bảo tiến độ hàng ưu tiên đúng theo yêu cầu KD (phải tương tác liên tục với KD về nhu cầu hàng hóa trong từng thời điểm; đồng thời cân đối năng lực mẫu, năng lực sản xuất).
3.Công việc khác:
- Hiện đang thay Công ty làm Đại diện Pháp luật hợp pháp cho SR Thanh Hóa.

- Thành tích đạt được:

- Là quản lý xuất sắc trong năm 2014
- Là bộ phận gương mẫu trong văn hóa nội bộ và hoàn toàn tốt nhiệm vụ

Từ tháng 04/2010 đến tháng 10/2011

Thư ký Chủ tịch Hội đồng Quản trị

- Công ty: Thư ký Chủ tịch Hội đồng Quản trị - Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (INTRACOM)

- Thời gian: Từ tháng 04/2010 đến tháng 10/2011

- Mức lương: 7,000,000 VND

- Mô tả công việc:

- Xây dựng, sắp xếp lịch làm việc định kỳ (tuần, tháng) và nhắc việc cho Ban Giám đốc (trực tiếp, điện thoại, email).
- Dịch, liên hệ và trả lời thư bằng tiếng Anh (văn bản, email) theo yêu cầu.
- Soạn thảo và lưu trữ các văn bản, tài liệu của Ban Giám đốc.
- Truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc tới các bộ phận, cá nhân.
- Tổng hợp, đánh giá báo cáo tuần, tháng, năm của các bộ phận báo cáo Ban Giám đốc trong các buổi họp giao ban (tức là: Chuẩn bị nội dung họp – các vấn lớn của Công ty cần tập trung và các vấn đề trọng tâm của từng phòng/bộ phận cho Ban Giám đốc).
- Theo dõi, giám sát, đôn đốc; đánh giá tiến độ và chất lượng công việc của các Trưởng phòng/bộ phận báo cáo Ban Giám đốc.
- Hỗ trợ các phòng/bộ phận xây dựng các Quy định, Quy trình của phòng/bộ phận để đảm bảo hiệu quả công việc theo chuyên môn.
- Trợ giúp Ban Giám đốc trong việc đưa ra các Quy định áp dụng cho từng thời điểm hoạt động, kinh doanh thực tế của Công ty.
Trợ giúp Ban Giám đốc trong việc hướng dẫn, giám sát, đánh giá các phòng/bộ phận tuân thủ Nội quy, Quy định,Quy trình.
- Chuẩn bị, tham gia và ghi lại kết quả các buổi làm việc giữa Ban Giám đốc với khách hàng và đối tác.
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu và tham gia các chuyến công tác của Ban Giám đốc.
- Chuẩn bị nội dung công tác (tài liệu, thuốc men, hộ chiếu, visa) cho Ban Giám đốc và tham gia công tác để hỗ trợ.
- Rà soát văn bản của các bộ phận trước khi trình Ban Giám đốc ký duyệt.
- Nhận báo cáo bằng email, văn bản, điện thoại và trực tiếp hàng ngày đối với các vấn đề phát sinh từ các bộ phận báo cáo lên Ban Giám đốc.
- Sắp xếp các trang thiết bị, văn phòng phẩm tại phòng Ban Giám đốc.
- Thay mặt Ban Giám đốc tiếp đón và giải quyết công việc với khách hàng, đối tác; bộ phận, cá nhân trong Công ty theo quyền hạn được phân công hoặc theo chỉ đạo cụ thể của Ban Giám đốc đối với từng công việc.
- Tiếp khách, thanh toán hóa đơn và các công tác phí liên quan đến Ban Giám đốc.
Thực hiện các công tác khác theo chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc.

Các bằng cấp/ chứng chỉ khác

Cử nhân Thư ký Văn phòng

- Đơn vị đào tạo: Sư phạm Trung Ương

- Thời gian: Từ tháng 08/2007 đến 06/2010

- Chuyên ngành: Thư ký Văn phòng

- Loại tốt nghiệp: Giỏi

7 công cụ quản lý thế kỷ 21 của người Lãnh đạo VJCC

- Đơn vị đào tạo: Trung tâm đào tạo nguồn nhân lực Việt Nam - Nhật Bản

- Thời gian: Từ tháng 06/2015 đến 06/2015

- Chuyên ngành: Quản trị

- Loại tốt nghiệp: Xuất sắc

Ngoại ngữ: English - Tiếng Anh

Tốt nghiệp tại trường: Sư phạm Trung Ương

Ngành học: Thư ký Văn phòng

Trình độ học vấn: Cao đẳng

Địa điểm làm việc: Hà Nội

Mức lương: 10 – 15 triệu

Số năm kinh nghiệm: Hơn 5 năm

Tuổi: 1987

Ngành nghề: Hành chính Văn phòng, Thư ký Trợ lý

Tình trạng hôn nhân: Đã có gia đình