Nhu cầu tích lũy và xử lý các dữ liệu đã nảy sinh trong mọi công việc, trong mọi hoạt động của con người. Một cá nhân hay một tổ chức có thể đã nhầm có một hệ thống xử lý dữ liệu, dù cơ chế hoạt động của nó là thủ công và chưa tự động hoá. Một bài toán nhỏ cũng cần đến dữ liệu, nhưng không nhất thiết phải quản lý các dữ liệu theo các phương pháp khoa học. Do khả năng tổng hợp của người xử lý, các dữ liệu ấy được lấy ra, được xử lý mà không vấp phải khó khăn nào. Tuy nhiên khi bài toán có kích thước lớn hẳn và số lượng dữ liệu cần phải xử lý tăng lên nhanh thì e rằng tầm bao quát của con người bình thường khó có thể quản lý hết được! Ấy là không kể đến một số loại dữ liệu đặc biệt; chúng đòi hỏi được quản lý tốt không phải vì kích thước mà vì sự phức tạp của bản thân chúng tổ chức xử lý dữ liệu một cách khoa học đòi hỏi con người sử dụng cơ sở dữ liệu.
