Mục tiêu và lợi ích của hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến OnlineSpace POS
Xây dựng một hệ thống quản lý tại Công ty và hệ thống Cửa hàng bán hàng tập trung trên nền web-based nhằm đáp ứng những yêu cầu:
- Quản lý trực tuyến được chuỗi Cửa hàng bán hàng
- Theo dõi được doanh số bán hàng của hệ thống Cửa hàng một cách tức thời (real-time data)
- Luôn nắm bắt được số lượng hàng tồn kho tại từng Cửa hàng
- Tổng hợp tức thời được nhu cầu đặt hàng của các Cửa hàng
- Cập nhật tức thời chính sách giá bán, chương trình khuyến mãi cho Cửa hàng, Khách hàng
- Cập nhật tức thời các sản phẩm mới, thông tin điều chỉnh hàng hóa
- Không tốn thời gian và chi phí cho việc tổng hợp số liệu trên toàn hệ thống
- Dễ dàng thực hiện các chương trình chăm sóc Khách hàng như: tích lũy doanh số, thẻ Thành viên,…
- Tạo điều kiện thuận lợi để mở rộng sự tương tác với Nhà cung cấp và Khách hàng giúp nâng cao lợi thế cạnh tranh.
- Hệ thống dễ dàng nâng cấp và mở rộng thêm nhiều phân hệ quản lý khác như: kế toán, nhân sự, quan hệ khách hàng,… để trở thành giải pháp quản lý tổng thể theo mô hình tập trung và hoạt động trực tuyến (ERP).
- Có thể làm việc mọi lúc mọi nơi: làm việc và kiểm soát chương trình từ bất kỳ ở đâu có internet.
- Không phụ thuộc vào máy tính sử dụng, chương trình có thể sử dụng trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối được với internet. Không tốn chi phí để chăm sóc chương trình và hỗ trợ cho người sử dụng của Cửa hàng.
- Không tốn chi phí đầu tư bản quyền MS SQL server và các chương trình liên quan khác cho các máy tính sử dụng (Host đã có sẵn).
- IT dễ dàng quản lý chương trình và hỗ trợ người sử dụng, giảm chi phí chăm sóc chương trình, hỗ trợ người dùng.
- Công ty OnlineSpace có thể hỗ trợ sử dụng, hỗ trợ khắc phục sự cố ngay lập tức qua internet.
Đầu tư hệ thống OnlineSpace POS giúp:
- Giảm chi phí đầu tư ban đầu: phần mềm, thiết bị mạng, chi phí cài đặt, triển khai
- Giảm chi phí vận hành
- Giảm thời gian làm việc
- Giảm chi phí bảo trì về sau
- Kiểm soát tức thời, chặt chẽ
- Theo đúng xu hướng công nghệ tương lai (Cloud computing)
Những đặc điểm nổi bật của hệ thống OnlineSpace POS:
- Kiến trúc hệ thống theo mô hình đa cấp, nhằm phân cấp quản lý các hệ thống bán lẻ có các ngành hàng, nhãn hiệu độc lập.
- Phân quyền sử dụng chặt chẽ: phân quyền theo chức năng, phân quyền theo thời gian được phép đăng nhập hệ thống, phân quyền theo địa chỉ MAC của máy tính nhằm chặn truy cập từ máy tính lạ.
- Xây dựng được trên 40 loại chương trình khuyến mãi khác nhau cho
- Áp dụng chương trình khuyến mãi theo nhiều tiêu chí: theo thời gian, theo ngày trong năm, theo thứ trong tuần, theo cửa hàng, theo nhóm khách hàng, theo loại thẻ.
- Xây dựng được nhiều bảng giá bán: giá bán sỉ, giá bán lẻ, giá bán qua hệ thống đại lý, mỗi bảng giá có 10 cột giá khác nhau.
- Bảng giá cho phép khai báo đơn giá theo loại tiền, theo đơn vị tính
- Áp dụng chương chính sách giá theo thời gian, theo cửa hàng, theo nhóm khách hàng, theo loại thẻ khách hàng
- Quản lý phát hành, kích hoạt và thu hồi thẻ VIP, thẻ thanh toán, thẻ giảm giá. Khi sử dụng thẻ thanh toán, thẻ giảm giá có chế độ kiểm soát tính hiệu lực bằng số seri.
- Chiết khấu: cho phép khai báo nhiều hình thức chiết khấu: chiết khấu theo mặt hàng, theo tổng bill, chiết khấu chồng (extra discount)
- Cho phép nhận tiền thanh toán từ khách bằng nhiều hình thức khác nhau trên cùng một bill: tiền mặt VND, ngoại tệ, thanh toán qua thẻ ngân hàng, thanh toán bằng thẻ thanh toán do công ty phát hành, thanh toán qua trung tâm thương mại,…
- Hỗ trợ thống kê lượng khách viếng cửa hàng, lượng khách thử đồ, lượng khách mua hàng để lên các báo cáo phân tích.
- Hỗ trợ chấm công nhân viên tại cửa hàng trực tiếp trên phần mềm nhằm có báo cáo tức thời về trung tâm.
- Quy trình và nghiệp vụ kiểm soát xuất nhập, điều chuyển kho rất chặt chẽ nhưng các bước thực hiện được kế thừa số liệu lẫn nhau giúp giảm thời gian thực hiện.
- Kiểm soát đổi, trả hàng chặt chẽ và linh động
- Cho phép nhập dữ liệu trực tiếp từ excel vào hệ thống nhằm giảm thời gian nhập dữ liệu, ví dụ khi nhập khẩu hàng hóa về ta có thể copy dữ liệu trên excel từ packing list có sẵn vào phần mềm thay vì phải nhập phiếu.
- Tất cả các dữ liệu, báo cáo đều cho phép xuất ra excel
Các chức năng của OnlineSpace POS:
1. Quản lý hệ thống chung
- Khai báo thông tin các chi nhánh làm việc trong hệ thống
- Tài khoản người dùng
- Khai báo nhóm quyền sử dụng theo chức năng
- Khai báo nhóm quyền sử dụng theo thời gian
- Phân quyền sử dụng theo từng tài khoản người dùng
- Đăng ký thông tin máy trạm được kết nối vào hệ thống
- Thiết lập thông tin hệ thống
- Bảo trì cơ sở dữ liệu
- Nhật ký hệ thống
- Thiết lập chứng từ
- Đánh số tự động cho chứng từ
- Đổi mã chứng từ
- Lấy dữ liệu tự động từ excel
- Upload/download mẫu in báo cáo
2. Các danh mục dùng chung
- Danh mục ngành hàng
- Danh mục nhãn hàng
- Danh mục nhóm hàng
- Danh mục hàng hóa
- Danh mục barcode
- Danh mục màu sắc
- Danh mục kích thước (size)
- Danh mục đơn vị tính
- Danh mục nhóm Khách hàng, nhóm Nhà cung cấp, nhóm Nhân viên
- Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên
- Danh mục phòng ban
- Danh mục kho hàng
- Danh mục khu vực, tỉnh thành, quận huyện
- Danh mục hình thức thanh toán
- Danh mục loại thẻ VIP
- Danh mục loại thẻ giảm giá
- Danh mục khoản mục phí
3. Khai báo đầu kỳ
- Tồn kho đầu kỳ
- Công nợ đầu kỳ
4. Quản lý thu chi
- Phiếu thu tiền mặt
- Phiếu chi tiền mặt
- Phiếu thu công nợ
- Phiếu chi công nợ
- Số nhật ký thu chi
- Sổ quỹ
5. Quản lý mua hàng và công nợ phải trả
- Phiếu nhập mua hàng
- Phiếu xuất trả hàng cho nhà cung cấp
- Bảng kê chứng từ mua hàng
- Bảng kê chứng từ trả hàng
- Báo cáo mua hàng tổng hợp
- Báo cáo mua hàng chi tiết
- Báo cáo công nợ phải trả
6. Quản lý bán hàng và công nợ phải thu
- Phiếu xuất bán hàng công nợ
- Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
- Bảng kê phiếu xuất bán hàng
- Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại
- Báo cáo bán hàng tổng hợp
- Báo cáo bán hàng chi tiết
- Báo cáo công nợ phải thu
7. Quản lý kho
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Phiếu chuyển kho
- Phiếu nhập kiểm kê
- Tính giá vốn hàng tồn kho
- Bảng kê phiếu nhập kho
- Bảng kê phiếu xuất kho
- Bảng kê phiếu chuyển kho
- Báo cáo tồn kho
- Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn
- Thẻ kho
- Báo cáo chi tiết nhập xuất tồn
- Báo cáo kiểm soát chuyển kho
8. Xây dựng giá bán và thiết lập chính sách giá
- Xây dựng bảng giá bán lẻ
- Xây dựng bảng giá bán sỉ
- Xây dựng bảng giá nhập mua
- Thiết lập chính sách giá theo cửa hàng, chi nhánh
- Thiết lập chính sách giá theo loại khách hàng
9. Xây dựng chương trình khuyến mãi và chính sách khuyến mãi
- Xây dựng chương trình khuyến mãi:
+ Khuyến mãi theo mặt hàng
+ Khuyến mãi theo giá trị hóa đơn
+ Khuyến mãi theo nhóm hàng
+ Khuyến mãi theo nhóm hàng khuyến mãi
- Xây dựng chính sách khuyến mãi
+ Áp dụng theo cửa hàng, chi nhánh
+ Áp dụng theo loại khách hàng
+ Áp dụng theo loại thẻ
10. Quản lý khách hàng có thẻ thân thiết
- Tạo thẻ thân thiết (VIP)
- Theo dõi doanh số mua hàng theo thẻ VIP
- Thống kê điểm tích lũy của thẻ VIP
11. Quản lý phát hành, sử dụng và thu hồi thẻ thanh toán, thẻ giảm giá
- Phát hành thẻ
- Kích hoạt thẻ
- Thu hồi thẻ
- Báo cáo tình hình sử dụng thẻ
12. Xử lý bán lẻ tại cửa hàng
- nhận hàng từ công ty
- Xuất phiếu bán lẻ
- Kiểm tra khuyến mãi, chiết khấu, thẻ VIP
- Đổi trả hàng
- Ghi nhận thanh toán
- Chấm công cho nhân viên tại Cửa hàng
- Thống kê lượng khách ghé cửa hàng, lượng khách thử đồ, lượng khách mua
13. Hệ thống báo cáo phân tích quản trị
- Báo cáo phân tích mua hàng
- Báo cáo phân tích bán hàng
- Báo cáo phân tích hàng tồn kho
- Báo cáo phân tích chi phí
- Báo cáo lãi lỗ