Hiện nay có rất nhiều các công ty cổ phần, các tập đoàn, các cấp đơn vị nhà nước thường xuyên tiến hành các đại hội cổ đông hoặc bầu cử. Trong đó gồm có các đại hội cổ đông thường niên, đại hội cổ đông bất thường, bẩu cừ hội đồng nhân dân,..
Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý điều hành tác nghiệp cũng được xem là biện pháp giảm chi phí quản lý, triển khai, giảm nhân lực, tăng hiệu suất xử lý công việc.
Tuy nhiên đa số khi tiến hành đại hội cổ đông hoặc bầu cử các đơn vị thường làm thủ công(chỉ sử dụng Excel hoặc Word) mà không có một phần mềm hỗ trợ, dẫn đến mất nhiều thời gian và đôi lúc không chính xác về số liệu.
Thấu hiểu được các khó khăn mà các đơn vị vấp phải khi tiến hành các đại hội cổ đông hoặc bầu cử. Tri Thức đã nghiên cứu và triển khai một hệ thống phần mềm quản lý kiểm phiếu đại hội cổ đông Vote@. Vote@ đáp ứng được các yêu cầu: tiện dụng, chính xác, nhanh chống, hiệu quả. Đặc biệt phần mềm có thể triển khai với 2 phiên bản khác nhau:
Vote@ Shareholder: dành cho các đại hội cổ đông.
Vote@ Election : dành cho bầu cử.
Chuẩn bị dữ liệu và tài liệu cho Đại hội cổ đông:
Cập nhật danh sách Cổ đông có quyền tham dự Đại hội cổ đông.
Cập nhật các danh mục biểu quyết, bầu kín,…
Cập nhật dữ liệu về ủy quyền đối với các cổ đông đã gửi trước thư ủy quyền về Ban tổ chức trước khi tiến hành đại hội.
Tìm kiếm Cổ đông.
Báo cáo thống kê (Báo cáo tư cách đại biểu, báo cáo kiểm phiếu...)
Tự động trộn thư, In thư mời, in phiếu biểu quyết, in phiếu bầu kín
Đăng kí đại biểu đến dự Đại hội cổ đông:
Kiểm tra tư cách cổ đông tham dự đại hội
Cập nhật tại chỗ dữ liệu về ủy quyền đối với các đại biểu được ủy quyền nhưng chưa gửi trước thư ủy quyền về Ban tổ chức.
Có thể tách cổ đông tại chỗ khi cổ đông muốn tách
In các phiếu biểu quyết, phiếu bầu kín phát sinh nếu cần.
Thống kê và hiển thị liên tục số lượng đại biểu đã đến dự và số lượng cổ phần mà họ đại diện để xác định tính hợp pháp và thời điểm có thể bắt đầu tiến hành Đại hội theo quy định của Luật Chứng Khoán. Thông tin được hiển thị liên tục trên màn hình chiếu.
Thống kê số liệu biểu quyết các vấn đề:
Cập nhật số liệu trên phiếu biểu quyết, bầu kín,…
Thống kê và hiển thị số liệu phiếu biểu quyết.
Kết xuất các báo cáo thống kê phục vụ đại hội và sau đại hội.