Quy trình công chứng bản sao tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương:
Quy trình công chứng bản sao được thực hiện Người yêu cầu công chứng đưa bản gốc văn bản yêu cầu và bản sao cần công chứng vào cho Công chứng viên, Công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, nghiên cứu và xem xét, nếu đủ điều kiện công chứng thì tiến hành ký. Sau đó Công chứng viên chuyển cả bản gốc và bản sao giấy tờ đã ký sang cho các cán bộ chức năng vào sổ, đóng dấu, viết biên lai thu tiền và trả văn bản.
Công chứng bản sao là một chức năng phụ trong trong hoạt động công chứng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương, thế nhưng nó lại trở thành hoạt động chính và chủ yếu tại Phòng Công Chứng ở đây, hoạt động công chứng này chiếm khoảng gần 90% lượng công việc cũng như là nguồn thu lệ phí công chứng của Phòng Công Chứng số 2, thể hiện cụ thể như sau:
Do việc công chứng bản sao giấy tờ chiếm phần lớn công việc của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương, nên xác định được điều đó Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương luôn luôn tập trung, chú trọng cải tiến lề lối làm việc, rút kinh nghiệm từ chính các buổi làm việc hàng ngày, nâng cao công tác tiếp dân, trao đổi thông tin hai chiều giữa cán bộ công chứng và người yêu cầu công chứng, từ đó rút ra kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu công chứng của nhân dân, đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp khuyến khích nhu cầu công chứng của nhân dân.
Thực tế công chứng bản sao giấy tờ, Công chứng viên đã phát hiện được rất nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ được đem đến để yêu cầu công chứng. Các sai sót đó có thể là còn thiếu, chưa đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ quan có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình. Trước những sai sót, vi phạm đó Công chứng viên xem xét: Nếu điểm sai nào có thể khắc phục được thì trực tiếp yêu cầu người yêu cầu công chứng khắc phục ngay hoặc hướng dẫn họ khắc phục theo trình tự, thủ tục luật định, chẳng hạn như: Sổ hộ khẩu khi người dân đem đến yêu cầu công chứng thường gặp phải tr ường hợp có một khẩu hoặc một số khẩu bị sửa chữa mà không có phần đính chính ở phần sau về việc sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền cụ thể là Uỷ ban Nhân dân cấp xã, thị trấn, gặp trường hợp như vậy thì Công chứng viên hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng về Uỷ ban Nhân dân xã, thị trấn nơi cấp hộ khẩu xin cấp lại hoặc xin xác nhận; Trường hợp người yêu cầu công chứng mang văn bằng, chứng chỉ đến công chứng, nhưng giữa các loại văn bằng đó lại không khớp nhau có thể là ngày, tháng, năm sinh, có thể là họ tên,... gặp trường hợp như vậy Công chứng viên từ chối công chứng, hướng dẫn họ cách hợp pháp hoá văn bằng, chứng chỉ (yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại hoặc cải chính...) Công chứng viên chỉ công chứng khi các giấy tờ đó đã hợp pháp, hợp lý. Đối với loại văn bằng, chứng chỉ, đây là loại giấy tờ Phòng Công Chứng số 2 thực hiện công chứng tương đối nhiều vì xuất phát từ vị trí có nhiều trường trạm đóng trên địa bàn (trường Cao đẳng Công nghiệp Cơ Điện, trường Công nhân Cơ giới 17, trường Ôtô số 1, Trường Quân chính Quân khu 3 và nhiều trường trung học khác), khi thực hiện hành vi công chứng, các Công chứng viên phát hiện được rất nhiều sai sót, lỗi sai sót phần lớn do người yêu cầu công chứng tạo lên như tẩy xoá, thay tên, đổi họ hoặc có nhiều trường hợp không học, không có bằng nhưng mượn bằng của người khác rồi tẩy xoá bằng hoá chất sau đó điền tên tuổi của mình vào. Đối với những trường hợp này khi công chứng phát hiện ra thì Công chứng viên trực tiếp xử lý, tạm thu giữ tất cả các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ giả mạo, ghi vấn là giả mạo bằng một biên bản tạm thu hẹn ngày đến trả lời. Sau khi tạm thu cử người đi xác minh tại các cơ quan chức năng hoặc yêu cầu các cơ quan xác minh, giám định. Khi nguời yêu cầu công chứng đến đúng theo giấy hẹn thì, Công chứng viên tiến hành giải thích sau đó tiếp tục công chứng nếu văn bản đó là đúng, thu giữ nếu giấy tờ đó là giả mạo, tẩy xoá, sai... gửi cơ quan chức năng giải quyết, xử lý.
