Đọc xong chương này sinh viên sẽ nắm được những vấn đề sau:
Tổ chức là sự tập hợp nhiều người một cách có ý thức để hoàn thành các mục tiêu chung. Một tổ chức luôn luôn có 3 đặc điểm chung:
Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị nhỏ trong tổ chức thành một thể thống nhất, xác lập các mối quan hệ về nghiệp vụ và quyền hành giữa các cá nhân và đơn vị nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt được mục tiêu chung.
Trong cơ cấu tổ chức luôn có các mối quan hệ cơ bản:
Nội dung và mục tiêu của công tác tổ chức
Nội dung
Để công tác tổ chức thực hiện tốt vai trò của mình thì tổ chức phải được thiết lập đảm bảo các yêu cầu đó là: Khoa học, hiệu quả, cụ thể, sáng tạo, kết hợp lợi ích trước mắt và lâu dài, kết hợp quyền lợi, lợi ích và quyền hạn cùng trách nhiệm
Mục tiêu của công tác tổ chức
Khi chúng ta thành lập một doanh nghiệp, thì một trong những công việc phải làm là xác định cơ cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm và quyền hạn cho các cá nhân và bộ phận trong tổ chức đó. Khi chúng ta muốn thiết kế một sản phẩm mới, chúng ta cũng phải biết cách tổ chức để giải quyết công việc này. Như vậy, mục tiêu của công tác tổ chức trong các trường hợp trên là để giải quyết những nhiệm vụ cụ thể như để thành lập doanh nghiệp và đưa nó vào hoạt động một cách có tổ chức, hay là để thiết kế một sản phẩm mới.
Mục tiêu của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Những mục tiêu cụ thể về mặt tổ chức thường là :
Cũng như các loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu đối với mục tiêu tổ chức là phải tuân thủ những quy luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức. Ví dụ như quy luật về tầm quản trị, quy luật về cấu tr& #250;c guồng máy, quy luật về phân chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức...
Để đạt được nguyên tắc này, bộ máy tổ chức của doanh nghiệp phải xây dựng trên cơ sở giảm chi phí.
Đây là vấn đề thường xuyên phải quan tâm đến. Phạm vi quản lí là số lượng cấp dưới mà một nhà quản trị cấp trên có thể quản lí được một cách trực tiếp. Thông thường số lượng cấp dưới từ 3 đến 10 thì hợp lí.
Sau đây là sáu yếu tố xác định tầm hạn quản lí:
Thứ nhất: Năng lực của nhà quản trị
Thứ hai: Trình độ, tay nghề và phẩm chất của cấp dưới
Thứ ba: Mức độ uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới
Thứ tư: Tính chất kế hoạch của công việc
Thứ năm: Sự thay đổi công việc( tính đồng nhất của công việc)
Thứ sáu: Kĩ thuật trang bị và phương tiện thông đạt
Sự tồn tại các đơn vị nhỏ trong doanh nghiệp là một tất yếu và sự phân chia các đơn vị đó phải đặt trên một số các tiêu chuẩn khoa học sau:
Tóm lại dựa trên 7 tiêu chuẩn này, các doanh nghiệp thành lập các đơn vị bộ máy trong kinh doanh hiện đại. Phần lớn ở cấp đầu, doanh nghiệp hình thành các đơn vị theo chức năng: sản xuất, tiếp thị, kinh doanh, tài chính,... Và cấp cuối doanh nghiệp thường hình thành đơn vị theo tiêu chuẩn trang thiết bị. Còn ở cấp giữa, doanh nghiệp sử dụng hỗn hợp các tiêu chuẩn khách hàng, lãnh thổ, sản phẩm để thành lập các đơn vị nhỏ.
Cơ cấu trực tuyến có đặc điểm là mọi công việc và quyền hành đều được giao cho từng đơn vị và quan hệ quyền hành được phân định rõ ràng với một cấp trên trực tiếp (hình 5-1).
+ Ưu điểm của cơ cấu trực tuyến:
+ Nhược điểm của cơ cấu trực tuyến:
Đây là mô hình phù hợp với những cơ sở sản xuất kinh doanh nhỏ.
Khi doanh nghiệp phát triển thì mô hình trực tuyến không còn phù hợp mà cần phải hình thành các đơn vị chức năng. Sự xuất hiện các đơn vị chức năng để hoạt động trong từng lĩnh vực, mỗi lĩnh vực do một chuyên gia lãnh đạo và có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến (hình 5-2).
+ Ưu điểm của cơ cấu chức năng:
Phản ánh lôgic các chức năng; Tuân theo nguyên tắc chuyên môn hoá ngành nghề. Phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng. Giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo. Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện. Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị. Tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.
+ Nhược điểm của cơ cấu chức năng:
Dễ xảy ra tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ giữa các cá nhân và bộ phận với nhau. Các quyết định được đưa ra đôi khi bị chậm. Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn. Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau. Có thể dễ dẫn tới tình trạng nhàm chán, người thực hiện nhận nhiều mệnh lệnh khác nhau.
Đây là mô hình thường được các đơn vị sản xuất kinh doanh áp dụng
• Các đơn vị chức năng. Ví dụ: Phòng tài vụ, phòng hành chính quản trị,phòng nhân sự…
Cơ cấu hỗn hợp trực tuyến và chức năng có đặc điểm cơ bản là có sự tồn tại các đơn vị chức năng, các đơn vị này thuần tuý chỉ làm nhiệm vụ chuyên môn cho cấp quản trị thượng đỉnh trong từng lĩnh vực chuyên môn, nhưng không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến (hình 5-3)
+ Ưu điểm cơ cấu hỗn hợp trực tuyến và chức năng:
+ Nhược điểm cơ cấu h 895;n hợp trực tuyến và chức năng:
Người ta khuyến cáo các doanh nghiệp nên áp dụng mô hình này nhưng phải có nội quy đầy đủ để tránh xu hướng trở thành mô hình chức năng.
Đây là một dạng tổ chức mới được các đơn vị sản xuất kinh doanh thường xuyên áp dụng khoảng 20 năm trở lại đây. Về thực chất thì đây chính là sự kết hợp cách phân công và phân chia các bộ phận theo sản phẩm và theo chức năng
- Ưu điểm của cơ cấu tổ chức kiểu ma trận: Định hướng theo kết quả cuối cùng; Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia; Tạo ra các nhà quản trị có thể thích ứng với các lĩnh vực quản trị khác nhau; Tập chung nguồn lực vào khâu xung yếu; Cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau; đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động; Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng; ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả.
- Nhược điểm của cơ cấu tổ chức kiểu ma trận: Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức, dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận; Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn; Phạm vi ứng dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định; Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lặp nhau tạo ra các xung đột và khoảng cách trong nỗ lực giữa các cá nhân và đơn vị;
Nguyên nhân tạo nên mô hình này là do trong thực tiễn của công tác quản trị đòi hỏi ta phải làm một công trình mà công trình này chỉ xảy ra trong một thời gian ngắn nên công ty không lập ra một bộ máy mới mà xây dựng trên bộ máy đã có sẵn (hình 5-4).
Hoặc có thể theo mô hình sau:
Quyền hành là quyền đưa ra các quyết định và hành động.
Quyền hành được sử dụng khi ban giám đốc giao cho cấp dưới nhiệm vụ gắn với trách nhiệm để gia tăng năng lực thực hiện công việc của họ.
Tuy nhiên, chúng ta chỉ gọi là quyền hành khi quyền hành đó là một quyền hành hợp pháp và chính đáng.
+ Quyền hành có hai đặc điểm cơ bản:
+ Cơ sở của quyền hành phải xuất phát từ 3 yếu tố:
+ Có 3 cách thức sử dụng quyền hành của nhà quản trị:
+ Có 3 thái độ lao động cơ bản của các thành phần trong một tổ chức:
Như vậy ta thấy:
Phân quyền là sự phân chia quyền hành quản trị hay còn gọi là sự tăng cường quyền chủ động cho cơ sở.
+ Mức độ cao thấp của phân quyền thể hiện ở các yếu tố sau:
+ Lợi ích của phân quyền:
+ Những trở ngại khi phân quyền:
Thế nào là tổ chức bộ máy doanh nghiệp ? Các nguyên tắc của công tác tổ chức
Nhận xét về các mô hình bộ máy tổ chức. Tại sao cơ cấu trực tuyến không còn thích hợp với những tổ chức lớn?
Phân quyền là gì? Quan hệ giữa sử dụng quyền hành và thái độ lao động.
Các lĩnh vực và đối tượng phân quyền
Phân chia và cấu trúc các đơn vị nhỏ phải dựa trên các tiêu chuẩn khoa học nào?
