Một hệ thống phần cứng thông thường bao gồm 3 phần: Thiết bị xử lý trung tâm (CPU-Central Processing Unit), bộ nhớ trong (OM-Operative Memory) và hệ thống ngoại vi (I/O System) , trong đó CPU và OM là quan trọng nhất.
Đặc trưng để đánh giá một CPU là độ dài từ máy và tốc độ xử lý. Hai đặc trưng này có quan hệ mật thiết với nhau bởi nếu một máy tính có độ dài từ máy 4 byte và tốc độ xử lý CPU thấp hơn một máy một máy có độ dài từ máy 2 byte tthì trên thực tế tốc độ của nó vẫn có thể nhanh hơn, bởi với độ dài từ máy 2 byte, máy sẽ phải tính toán qua một số bước trung gian trong khi máy có độ dài từ máy 4 byte chỉ cần một phép tính. Nhưng trong nhu cầu sử dụng thông thường, độ dài từ máy chỉ cần 4byte là đủ bởi nếu lớn hơn sẽ gây lãng phí.
Đặc trưng để đánh giá bộ nhớ trong là dung lượng bộ nhớ và khả năng địa chỉ hoá để truy nhập ( có thể địa chỉ hoá theo byte hoặc theo từ máy). Yêu cầu đối với bộ nhớ trong là thời gian truy cập đến mọi địa chỉ phải đồng nhất. Do đó người ta đề ra cách thức tổ chức bộ nhớ theo khối rồi từ đó cục bộ dần.
Trong hệ thống ngoại vi lại tiếp tục có sự phân cấp:
Các dạng máy tính
Chúng ta đã xem xét phần cứng tin học. Đó là các thiết bị điện tử và cơ điện cấu thành lên các bộ phận của máy tính điện tử. Những đặc trưng tính năng của máy tính điện tử đang phát triển mạnh. Những tiến bộ trong phần cứng trong những thập niên của cuối thế kỷ này làm cho ngay cả những người trong nghề cũng thấy ngộp thở. Tuy nhiên vấn đề cốt yếu đối với nhà quản lý là đưa máy tính vào với những công việc mà họ đang phải giải quyết. Việc biết một số máy tính có màn hình phân giải cao, đĩa từ có các rãnh nhớ… không giống như việc làm thế nào để tìm được dữ liệu từ máy tính, khi chúng ta cần phải ra quyết định. Nói cách khác, máy tính chỉ có tác dụng tốt khi nó được sử dụng vào những việc mà ta cần phải làm.
Máy tính không thể hoạt động được, nếu thiếu các lệnh chi tiết hay các chương trình phần mềm. Phần mềm làm cho phần cứng máy tính ứng dụng được vào các vấn đề cần giải quyết và làm cho nó trở thành có ích. Đối với các nhà quản lý, điều quan trọng là phải hiểu rõ: Phần mềm thực sự là gì? Có những phần mềm nào? Sử dụng chúng để phục vụ công việc của mình ra sao?
Phần mềm được chia thành 3 loại lớn: phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng và phần mềm phát triển. Phần mềm hệ thống quản lý phần cứng máy tính, phần mềm ứng dụng quản lý dữ liệu của chúng ta như chúng ta mong muốn và phần mềm phát triển được dùng để tạo ra các phần mềm khác. Hai loại phần mềm đầu là chính yếu đối với máy tính điện tử.
Một máy tính bao gồm một số nguồn lực cần phải quản lý. Các nguồn lực này là: bộ xử lý trung tâm CPU (CentralProcessingUnit), bộ nhớ trong (Memory), các thiết bị ngoại vi (I/O Devices), thiết bị nhớ (StorageDevice) và các máy in (Printers). Những nguồn lực này là khá đắt và việc sử dụng chúng không dễ, do đó cần phải quản ký chúng một cách cẩn trọng. Cần phải có những chương trình trợ giúp người sử dụng quản lý, điều hòa hoạt động của các thiết bị này mọi cách có hiệu lực và hiệu quả. Tập hợp những chương trình này gọi là phần mềm hệ thống. Phần mềm hệ thống hoạt động như là một bộ phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà người sử dụng muốn thực hiện.
Tập hợp các chương trình quản lý và kiểm soát các nguồn lực của máy tính: CPU, Bộ nhớ chính và bộ nhớ phụ, ngoại vi. Máy tính lớn có hệ điều hành với rất nhiều chương trình, máy tính nhỏ có ít chương trình hơn. Có loại hệ điều hành chỉ chạy trên một số máy, một số khác chạy được với nhiều loại máy. Nhiệm vụ chính của hệ điều hành là lập lịch thực hiện các JOB, phân phối bộ nhớ, liên lạc với thao tác viên…
Hệ điều hành có các nhóm chương trình chính sau:
Các chương trình của hệ điều hành được chia làm hai phần: (1) Phần thường trú ( Resident Programs) và (2) Phần trao đổi (Transient Programs). Hệ điều hành thường dùng nhất hiện nay là hệ điều hành đa chương ( Multiprogramming hay Multitasking) theo phương thức phân chia thời gian (Time Slicing). Đối với hệ điều hành này các chương trình ứng dụng được lưu trữ trong máy tính như sau:
Các chương trình được thiết kế để xử lý các nhiệm vụ thường gặp như: sắp xếp, tìm dữ liệu, lập danh sách…
Bao gồm các chương trình trợ giúp để tạo ra các phần mềm cho máy tính.
Các ngôn ngữ lập trình
Mỗi ngôn ngữ lập trình có các bộ phận:
Ngôn ngữ lập trình đã trải qua 5 thế hệ:
Các công cụ lập trình có sự trợ giúp của máy tính
CASE ( Computer Aided Software Engineering): Giúp tự động hóa lập trình.
Lập trình hướng đối tượng OOP ( Object Oriented Programming)
Tư tưởng cơ bản là các đối tượng – {Dữ liệu + Các chương trình xử lý dữ liệu ấy}
Các chương trình quản lý mạng có nhiệm vụ: truy nhập, dẫn dắt thiết bị, quản lý giao vận…
Novel Netware, Windows NT…
Các phần mềm này quản trị tệp và các cơ sở dữ liệu như Oracle, Dbase IV, Cobol, Foxpro, Paradox, Microsoft Access…
Phần mềm ứng dụng là các chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin. Có bao nhiêu nhiệm vụ thì sẽ có bấy nhiêu chương trình ứng dụng. Với các máy tính cá nhân số lượng chương trình như vậy đang tăng lên gấp bội.
Có thể chia ra hai loại chính: Phần mềm ứng dụng đa năng và phần mềm ứng dụng chuyên biệt.
Có thể liệt kê sơ bộ như sau:
1. Phần mềm xử lý văn bản.
2. Bảng tính điện tử
3. Phần mềm quản lý tệp.
4. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu
5. Phần mềm quản lý thông tin cá nhân: lịch công tác, danh bạ điện thoại, sổ ghi chép, danh thiếp (Card Visit), nhật ký…
6. Phần mềm đồ họa: Correl Draw, Photo 4…
7. Phần mềm trình diễn đồ họa: Powerpoint.
8. Phần mềm đa phương tiện ( Digital Multimedia Technology): trợ giúp liên kết dữ liệu văn bản, hình ảnh và âm thanh trên các thiết bị Video và Audio.
9. Phần mềm thống kê
10. Phần mềm quản lý dự án.
11. Phần mềm chế bản: PageMaker, Ventura…
12. Phần mềm trợ giáo và huấn luyện: chương trình học đánh máy chữ, học vẽ, học tiếng Anh…
13. Phần mềm trợ giúp thiết kế và chế tạo CAD và CAM: AUTOCAD, ArchCAD…
14. Phần mềm tự động hóa văn phòng: sổ tay, bảng tính, máy tính con, quản lý tài chính, thư tín điện tử, Fax…
Bao gồm các phần mềm sử dụng cho các công việc chuyên biệt. Có thể liệt kê sơ bộ một số loai:
Đó là những nhân tố làm cho phần mềm trở thành thân thiện. Tài liệu hướng dẫn sử dụng dễ đọc và rõ ràng. Thực đơn và dấu nhắc thể hiện rõ và đẹp trên màn hình. Có nhiều mức chọn thực đơn và lệnh đáp ứng cho những người dùng có kinh nghiệm khác nhau. Sự trợ giúp sử dụng trực tuyến (Help on line). Có phần mềm trợ giáo = phần mềm hướng dẫn sử dụng phần mềm.
Cần phải có bộ phần mềm dự phòng khi bộ đĩa gốc bị hỏng. Tuyệt đại bộ phận phần mềm là không cho sao ché ;p hoặc sao chép rất khó khăn (copy protected software). Cần lưu ý điểm này khi mua phần mềm.
Sự tương thích ngang và tương thích dọc thường được ghi trên đĩa hoặc trong hướng dẫn sử dụng.
Nhiều phần mềm dễ sử dụng khi cần cài đặt với những máy in khác nhau. Có thực đơn và dòng nhắc để cài đặt. Khi mua cần xem kỹ phần mềm đòi hỏi ngoại vi gì.
Mua với version mới nhất. Một số hãng phần mềm có chính sách cập nhật miễn phí hoặc với phụ phí. Cần nghiên cứu chính sách cập nhật phần mềm của công ty bán phần mềm.
Chênh lệch giá cả của cùng một loại sản phẩm phần mềm có giá cao nhất và thấp nhất thường chỉ vài trăm USD. Không nên vì vài trăm USD mà không mua phần mềm đáp ứng tốt hơn yêu cầu của mình. Một phần mềm dùng trong nhiều năm. Lợi thu được sẽ lớn hơn chi phí.
Phần mềm yêu cầu dung lượng nhớ trong và bộ nhớ ngoài. Tuy nhiên bộ nhớ có thể cài đặt thêm và có giá của nó. Vì vậy không nên mua bộ nhớ quá thừa so với yêu cầu phần mềm.
Có phần mềm chỉ dùng đối với mày đơn. Có phần mềm chỉ được dùng với một số lượng máy nhất định trên mạng. Cần phải hiểu rõ về vấn đề này vì có hãng phần mềm bắt buộc ta phải mua quyền sử dụng trên mạng.
+ Tương thích ngang: Tập hợp các phần mềm chạy trên một máy có thể làm việc với nhau được. Phần mềm này đọc được, hiểu được thông tin ra của phần mềm kia.
+ Tương thích dọc: Phần mềm dùng trên nhiều loại máy khác nhau trang bị trong tổ chức.
+ Giao diện đồ họa.
+ Cửa sổ hóa (Windows).
+ Liên kết dữ liệu nơi này với nơi khác và từ phần mềm này với phần mềm khác.
+ Dễ sử dụng.
+ Yêu cầu phần cứng ngày càng cao và khả năng tự động cài đặt để làm việc được với nhiều loại cấu hình máy tính khác nhau.
Chọn mua một máy tính không nên bắt đầu từ phần cứng mà cần phải bắt đầu từ việc xác định rõ ràng yêu cầu ứng dụng của mình.
Dự báo về lượng hàng bán ra là ứng dụng chính mà ta cần tính toán. Ta cần nói rõ chi tiết hơn về những đặc trưng cần cho dự báo: Khả năng trình bày đồ thị màu, có thể in ra giấy bóng kính (Acetat), có khả năng thực hiện một số tính toán thống kê, có khả năng truy nhập tới dữ liệu ở máy tính lớn để phân tích…
+ Xác định đúng hãng sản xuất phần mềm về công việc cần tới, thông qua quảng cáo hoặc các bài báo nói về dự đoán bán hàng.
+ Liên hệ với tác giả các bài viết về phần mềm có liên quan. Gọi điện hoặc viết thư cho tác giả các bài báo đó để thêm thông tin.
+ Liên hệ với công ty phần mềm. xin phần mềm giới thiệu DEMO (Demonstration Diskette)
+ T c000 ư vấn thư mục phần mềm.
+ Liên hệ với công ty tìm kiếm phần mềm.
Sau khi đã tìm được phần mềm thì tiến hành tìm phần cứng và hệ điều hành chạy được phần mềm của chúng ta.
Lựa chọn người bán hàng. Trực tiếp tới nhà sản xuất phần cứng, qua các công ty phần mềm, công ty môi giới bán hàng và dịch vụ máy tính, đặt hàng qua thư.
Để trợ giúp cho việc ra quyết định lựa chọn có thể hỏi đại diện bán hàng của nhà sản xuất qua mạng giới thiệu sản phẩm. Đến thăm đại lý để có cơ hội thử dụng phần cứng. Một số nhà bán hàng có đường giây nóng trợ giúp kỹ thuật cho khách hàng. Một số trả lời qua thư hoặc thư điện tử. Cần phải biết trước ki mua các loại trợ giúp và mức độ trợ giúp của nhà bán hàng sau khi mua.
Khi biết rất rõ về phần cứng và phần mềm muốn mua thì có thể mua qua thư đặt hàng. Phương cách này thường được hưởng giá rẻ hơn. Hãy tìm thấy những thứ cần mua trước khi mua.
Nếu mua với số lượng lớn cho công ty thì cần lưu ý những điều sau:
Thông thường nếu ta không biết rõ về những cái cần mua thì chọn người bán hàng có nhiều sự hỗ trợ. Người ít kinh nghiệm nên chọn những nhà bán hàng có năng lực và tin cậy để có sự giúp đỡ trước và sau khi mua. Ta cần phải nhớ rằng những trợ giúp có giá trị sẽ phải trả tiền thêm trong hóa đơn hoặc phản ánh giá cao tương đối so với những người bán hàng không có hoặc ít có sự trợ giúp.
Những nhà quản lý luôn luôn phải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc quản lý và kinh doanh của mình. Những danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên … là những ví dụ về sự cần thiết của quản trị dữ liệu. Trong một tổ chức những dữ liệu được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu mà dung lượng của chúng có thể lên tới hàng tỷ và hàng ức ( trillions) bytes. Nếu mất những dữ liệu đó tổ chức sẽ gặp khó khăn lớn trong khâu định giá, bán sản phẩm hoặc dịch vụ, tính lương cho nhân viên , điều hành hoạt động tổ chức… Rõ ràng là dữ liệu của một tổ chức có vai trò sống còn.
Trước khi có máy tính, tất cả những thông tin kể trên vẫn đã được thu thập, lưu trữ, xử lý, phân tích và cập nhật. Chúng có thể được ghi trên bảng, ghi trong sổ sách, trong các phích bằng bìa cứng, hộc catalog... thậm chí ngay trong trí não của những nhân viên làm việc. Làm như vậy cần rất nhiều người, cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán. Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi nặng nhọc và các kết quả báo cáo thường là không đầy đủ và không chính xác.
Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. HQTCSDL là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. Mircrosoft Access, Foxpro là những ví dụ về những HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân.
Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ sở sau đây:
Thực thể (Entity). Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng.... Điều quan trọng là khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thực thể cùng loại.
Thực thể Khách Hàng là bao gồm các khách hàng.
Thực thể Máy móc thiết bị bao gồm các máy móc thiết bị
Còn một thực thể cụ thể như khách hàng “Nguyễn Văn A”, hay chiếc “ Máy cán thép LZ 5600 “ thì gọi là phần tử thực thể, hay lần xuất của các thực thể trên.
Trường dữ liệu (Field). Để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó.
- Mã nhân viên
- Họ và tên nhân viên
- Ngày sinh
- Mức lương
- Địa chỉ
- Số điện thoại.
- ...
Mỗi thuộc tính được gọi là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên HTTT để xây dựng lên những bộ thuộc tính như vậy cho các thực thể.
Khoá (Key) là một hoặc nhiều trường kết hợp lại mà giá trị của trường đó hoặc của những trường đó xác định một cách duy nhất thực thể mà nó mô tả. Ví dụ: Mã nhân viên là một khoá.
Bản ghi (Record). Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi.
Bảng (Tables). Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
Bảng theo dõi những lần bán hàng trong một quầy hàng. Mỗi lần bán là một thực thể cụ thể. Lần bán, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Ngày bán, Người bán là các trường. Thông tin về một lần bán là một bản ghi. Ta có bảng dữ liệu bán hàng như sau:
Cơ sở dữ liệu được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học , chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau với những mục đích khác nhau.
Cập nhật dữ liệu. Có nhiều nhiệm vụ phải thực hiện khi sử dụng cơ sở dữ liệu. Một số nhiệm vụ có thể trực tiếp do các nhân viên hoặc nhà quản lý, một số khác phải do những quản trị viên cơ sở dữ liệu hoặc lập trình viên có năng lực thực hiện. Xu thế của các HQTCSDL là làm dễ dàng việc tạo và nhập dữ liệu, quản trị những ứng dụng cơ sở dữ liệu cho những người sử dụng.
Dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu. Dữ liệu có thể đến từ cuộc gọi điện thoại, từ phiếu mẫu in sẵn có điền các mục, từ những bản ghi lịch sử, từ các tệp tin máy tính hoặc từ nhiều thiết bị mang tin khác. Thể thức dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu không giống như thể thức dữ liệu được nhìn thấy khi nhập. Ngày nay phần lớn những phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ (GUI graphical user interface) bằng hình thức các form điền biểu hiện bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để người sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu các mục được chọn.
Truy vấn dữ liệu. Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Để thực hiện nhiệm vụ này ta phải có một cách thức nào đó giao tác với cơ sở dữ liệu. Thông thường là thông qua một dạng nào đó của ngôn ngữ truy vấn.
Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (Structured Query Language - SQL) là ngôn ngữ phổ dụng nhất được dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay. Ngôn ngữ này có gốc từ tiếng Anh.
SELECT DISTINCTROW MA_SINH_VIEN, DIEM FROM DIEM_THI WHERE DIEM=9 ORDER BY MA_SINH_VIEN
Là một lệnh dùng để tìm sinh viên đạt điểm 9 của một môn học nào đó trong tệp DIEM_THI được sắo xếp theo MA_SINH_VIEN.
Việc viết một lệnh SQL đòi hỏi nhiều thời gian và kỹ năng nhất là những truy vấn phức tạp trong một cơ sở dữ liệu lớn có rất nhiều thực thể.
Truy vấn bằng ví dụ (Query by Example -QBE). Nhiều HQTCSDL co cách thức đơn giản hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu dựa vào khái niệm Truy vấn bằng ví dụ. QBE tạo cho người sử dụng một lưới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu hoặc mô tả đữ liệu mà họ muốn tìm kiếm. HQTCSDL hiện đại sử dụng giao diện đồ hoạ và kỹ thuật rê chuột (Drag and Drop) để tạo truy vấn một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu. Thường thì các HQTCSDL bổ sung tính năng lập báo cáo cho việc truy vấn dữ liệu. Báo cáo (Report) là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo cũng vẫn có thể được thể hiện trên màn hình.
Lập báo cáo (Report Writers) là một bộ phận đặc biệt của HQTCSDL được dùng để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu để xử lý ( tổng hợp, chế biến hoặc phân nhóm) và đưa ra cho người sử dụng trong một thể thức sử dụng được.
Phát triến khả năng của CSDL. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép phát triển khả năng quản trị dữ liệu của nó bằng cách viết thêm các chương trình bổ sung cho các chương trình đã có. Ngôn ngữ lập trình của chính các HQTCSDL thường là rất mạnh và hướng vấn đề do đó tương đối dễ sử dụng.
Dữ liệu cần phải được tổ chức theo một cách nào đó để không dư thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu của tổ chức cần phải cấu trúc lại.
Đối với thực thể việc xác định tên gọi, xác định các trường, Độ rộng các trường, loại của từng trường. Toàn bộ tên gọi, số lượng trường, tên trường, độ rộng của từng trường, loại của từng trường được gọi là cấu trúc của một tệp
Để lưu trữ dữ liệu chúng ta cần một cơ chế để gắn kết các thực thể mà chúng có mối quan hệ tự nhiên giữa cái nọ với cái kia. Ví dụ có một số mối quan hệ giữa 4 thực thể “ Cửa hàng” , “ Khách Hàng”, “ Nhà cung cấp” và “Hàng hoá”. Cửa hàng bán các Hàng hoá. Khách hàng mua hàng từ các Cửa hàng. Nhà cung cấp cung cấp Hàng hoá cho các Cửa hàng... Làm thế nào để theo dõi được những mối quan hệ ấy. HQTCSDL thường sử dụng 3 mô hình dưới đây để chế ngự các mối quan hệ.
Mô hình phân cấp (Hierarchical Model) thể hiện mối quan hệ Cha - con. Một thực thể cha có thể có nhiều thực thể con nhưng mỗi thực thể con chỉ có thể có một thực thể cha.Quan hệ này còn được gọi là quan hệ Một - Nhiều.
Mô hình mạnglưới (Network Model) tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô hình phân cấp. Theo sơ đồ này thực thể cha có thể có nhiều thực thể con và ngược lại. Quan hệ này còn được gọi là quan hệ Nhiều - Nhiều. Mô hình này mềm dẻo những cũng có điểm yếu. Kích thước và sự phức tạp của các mối quan hệ sẽ làm cho cơ sở dữ liệu trở thành rất lớn và rất cồng kềnh, rất dễ nhầm lẫn.
Mô hình quan hệ (Relational Model) là mô hình được dùng nhiều nhất hiện nay. Theo mô hình này thì HQTCSDL xem xét và thể hiện các thực thể như một bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trường là các cột. Có một cột đóng vai trò trường khoá hay còn gọi là trường định danh. Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất. Bảng có thể chứa các trường liên kết, chúng không phải là những trường mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác. Cấu trúc như vậy rất có nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên các bảng. Một bảng được coi như là một tập hợp con của tích đề các các tập hợp mà các phần tử của nó là tập hợp các giá trị có thể nhận của mỗi trường. Vì thế một bảng còn được gọi theo gốc toán học là một quan hệ ( tập hợp con tích đề các của các tập hợp). Mô hình này tạo thuận lợi rất lớn cho các tháo cơ bản có gốc dễ từ toán học như lọc, trừ, liên kết, chiếu .. giữa các quan hệ.
Những ứng dụng cơ sở dữ liệu trong một tổ chức ngày càng lớn và ngày càng phức tạp và nó phục vụ cho nhiều mục đích, cho nhiều người vì vậy rất khó có thể thực hiện chúng một cách có hiệu quả trên một máy tính. Kiến trúc Client/Server được thiết kế để giải quyết vấn đề đó. Trong kiến trúc Client/Server các ứng dụng được chia làm hai phần. Cơ sở dữ liệu được nằm trong một máy tính mạnh được gọi là máy chủ cơ sở dữ liệu (Database Server). Những chương trình xử lý dữ liệu nằm ở các máy tính trên bàn của người sử dụng-gọi là máy khách (Client). Nói cách khác ta có thể truy tìm dữ liệu trên máy chủ bằng cách chạy chương trình ứng dụng trên máy tính tại bàn của chúng ta.
Một số cơ sở dữ liệu đã bắt đầu bao chứa những kỹ thuật thiết kế hướng đối tượng được dùng trong kỹ thuật lập trình. Cũng như kỹ thuật lập trình hướng đối tượng có cơ sở là những đối tượng (Object là tập hợp gồm dữ liệu và những thao tác thực hiện trên các dữ liệu đó), cơ sở dữ liệu hướng đối tương (OODB-Object Oriented Database) xử lý các bảng, các truy vấn và các đối tượng. Khả năng mô đun hoá và việc sử dụng lại nhanh và dễ dàng các đối tượng xuất hiện trong tổ chức làm giảm chi phí về thời gian và tiền bạc cho cơ sở dữ liệu.
Ngôn ngữ C++ hoặc Smalltalk thường được dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu hướng đối tượng.
Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng không thay thế cơ sở dữ liệu quan hệ mà được dùng bổ trợ cho cơ sở dữ liệu quan hệ. Đối tượng có thể liên kết với các đối tượng giống như các thực thể liên kết với các thực thể. Tuy nhiên do cơ sở dữ liệu hướng đối tượng có thể thao tác với những dữ liệu loại do người sử dụng định nghĩa phức tạp hơn, do đó phải tốt hơn là cơ sở dữ liệu quan hệ mà dữ liệu của nó chỉ hạn chế ở loại Văn bản, Số dấu phẩy động, Số nguyên và Ngày tháng. Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng xử lý cả gói {dữ liệu + phương pháp xử lý dữ liệu đó } chứ không chia đôi thuần tuý dữ liệu và xử lý như cơ sở dữ liệu quan hệ. Hơn nữa đối tượng lại có thể kế thừa dữ liệu + phương pháp từ những đối tượng khác mà trong cơ sở dữ liệu truyền thống không thể có.
Trong thực tế có một số HQTCSDL nổi tiếng có những đặc trưng hướng đối tượng, những một cơ sở dữ liệu hướng đối tượng đầy đủ theo nghĩa của nó thì còn đang trong giai đoạn thử nghiệm. Các công ty cơ sở dữ liệu hướng đối tượng còn chiếm một thị phần khá khiêm tốn, đó là Illustra, MATISSE và Total ORDB. Để một cơ sở dữ liệu hướng đối tượng thành công thì nó phải tương thích với SQL - chuẩn xử lý cơ sở dữ liệu từ năm 1970. Bất kỳ một công nghệ nào đòi hỏi lập trình viên phải học một cách thức hoàn toàn mới trong việc giao tác với cơ sở dữ liệu sẽ rất khó được chấp nhận. Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng thực sự đòi hỏi sự khác biệt trong lập trình do đó rất khó khăn bắt các nhà phát triển ôm ấp công nghệ này. Mặc dù có nhiều lợi thế thấy được của cơ sở dữ liệu hướng đối tượng nhưng vẫn có rất ít thành công. Về mặt lý thuyết đây là những điều rất ấn tượng tuy nhiên trong thực tế vẫn chưa được chấp nhận rộng rãi như cơ sở dữ liệu quan hệ.
Để trợ giúp có hiệu quả hơn việc quản lý thông tin nhiều tổ chức lớn sử dụng Data Mining. Đây là phương pháp được dùng bởi các hãng lớn để sắp xếp và phân tích thông tin để hiểu tốt hơn về khách hàng, sản phẩm, thị trường hoặc những pha khác của quá trình kinh doanh mà dữ liệu về chúng đã được thu thập. Với công cụ Data Mining cán bộ quản lý có thể đi từ số liệu khái quát đến các dữ liệu chi tiết, sắp xếp hoặc trích lọc dữ liệu theo một tiêu chuẩn điều kiện nào đó và thực hiện nhiều phương án phân tích thống kê như phân tích xu thế, phân tích tương quan, dự báo và phân tích phương sai.
Data Mining còn được gọi là xử lý phân tích trực tuyến (OLAP - Online Analytical Processing). Nó rất gần gũi với HTTT nghiên cứu khoa học, Hệ trợ giúp ra quyết định. Đã có một số phần mềm trợ giúp cho Data mining như là ProBit và Pilot Software’s Decision Support Suite. Doanh số bán phần mềm, phần cứng và dịch vụ về Data Mining đã vào khoảng 2 tỷ USD năm 1995 đến 8 tỷ USD năm 1998
Data Warehouse là một loại mới của cơ sở dữ liệu. Nhiều tổ chức lớn đang xây dựng Data Warehouse. Đó là một tổng kho tích hợp nhiều cơ sở dữ liệu và các nguồn thông tin khác. Từ tổng kho này có thể trực tiếp truy vấn dữ liệu, phân tích và xử lý dữ liệu. Đối với người sử dụng thì đây cũng gần giống như tổng kho vật lý chứa sản phẩm và linh kiện, Data Warehouse xuất hiện trước người sử dụng như một tổng kho dữ liệu ảo của các dữ liệu có giá trị từ toàn bộ HTTT của tổ chức và từ nhiều nguồn thông tin bên ngoài khác. Nó trợ giúp phân tích trực tuyến về bán hàng, dự trữ hàng trong kho, dữ liệu thu thập trực tiếp từ các hệ thống tác nghiệp. Data Warehouse có thể xử lý hàng trăm giga bytes thậm chí hàng tera bytes dữ liệu. Nó thường phải sử dụng máy tính lớn, giá tới hàng triệu đô la.
Data Marts. Thay vì tạo ra một cơ sở dữ liệu duy nhất cho toàn bộ dữ liệu của công ty nhiều tổ chức tạo ra nhiều Data Marts, mỗi cái chứa một tập hợp con dữ liệu phục vụ cho một lĩnh vực riêng của công ty như Tài chính, Quản lý kho hoặc Nhân lực. Data Marts rất thông dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và cho các bộ phận trong một công ty lớn vì như vậy tránh cho họ phải chi phí lớn để phát triển Data Warehouse.
Data Marts thường chứa hàng chục giga bytes dữ liệu so với hàng chục terabytes so với Data Warehouse và do đó nó có thể được phát triển chỉ với các thiết bị phần cứng công suất nhỏ hơn. Chênh lệch chi phí giữa Data Marts và Data Warehouse là rất lớn. Chi phí phát triển cho một Data Marts thường dưới một triệu USD trong khi đó chi phí cho một Data Warehouse toàn doanh nghiệp lên tới hơn 10 triệu USD.
Một số doanh nghiệp không thể tránh được việc phải xây dựng data Warehouse đã tự xây dựng các Data Marts trước. Theo một số chuyên gia thì quyết định như vậy là không tối ưu. Theo họ cần tạo ra Data Warehouse trước sau đó xây dựng các Data Marts như là các bộ phận cấu thành lên Data Warehouse. Như vậy sẽ giúp dữ liệu trong sạch và ít dư thừa nhất. Tuy nhiên vẫn có những công ty khai thác cả Data Warehouse và cả Data Marts. Ví dụ Merck - Medco Managed Care Inc., một công ty lép vốn của Merck & Co. in Montvale, New Jersey sử dụng một Data Warehouse 500 GB cùng với 6 Data Marts nhỏ hơn.
Sự phát triển cơ sở dữ liệu mới đay là sử dụng cơ sở dữ liệu để tạo ra sự liên kết giữa các Web Sites với các cơ sở dữ liệu của tổ chức. Nhiều công ty cho phép người sử dụng trang WEB của mình để xem catalog sản phẩm, kiểm tra hàng trong kho và đệ đơn đặt hàng – tất cả những hoạt động này đều đọc và ghi vào cơ sở dữ liệu của tổ chức.
Những ứng dụng trên Web Site được tạo ra bởi trình soạn thảo Hypertext Markup Language và những công cụ phát triển trang WEB khác như SoftQuad HotMeTal, Netscape LiveWire Pro và Microsoft FrontPage. Sử dụng những công cụ này dễ dàng tạo ra những phiếu mầu giao tác mà người sử dụng có thể truy nhập trên WEB. Những phiếu mẫu này chuyển dữ liệu từ phiếu về cơ sở dữ liệu và ngược lại. Để cho những dữ liệu tìm thấy từ cơ sở dữ liệu được chuyển đến người sử dụng người ta tạo ra giao diện cầu vượt chung (CGI Common Getway Interface) trong PERL Microsoft VBScript hoặc bằng ngôn ngữ lập trình khác như C.
Truyền thông nghĩa là truyền những thông tin từ nơi này qua nơi khác nhờ phương tiện điện tử. Chúng ta đang trong cuộc cách mạng về truyền thông được cấu tạo từ hai hướng: những thay đổi nhanh chóng về công nghệ truyền thông và những thay đổi quan trọng về các dịch vụ truyền thông tin về marketing, điều khiển và quản lý trên toàn thế giới. Để có thể kinh doanh tốt trong thời đại hiện nay, các chủ doanh nghiệp cần phải hiểu được làm thế nào để sử dụng các công nghệ truyền thông và làm thế nào để thu được lợi ích lớn nhất từ việc sử dụng các công nghệ này cho tổ chức hay doanh nghiệp của họ
Các thiết bị truyền thông hỗ trợ truyền và nhận dữ liệu trong mạng truyền thông. Có các loại sau đây:
Bộ tiền xử lý (front-end processor) là một máy tính chuyên dụng dành riêng cho quản lý truyền thông và được gắn với máy chủ. Nó thực hiện các thao tác như kiểm soát lỗi, định dạng, chỉnh sửa, giám sát, chỉ hướng, tăng tốc và chuyển đổi tín hi& 7a68 #7879;u.
Bộ tập trung tín hiệu (concentrator) là một máy tính truyền thông có thể lập trình dùng để thu thập và lưu trữ tạm thời các thông điệp từ các thiết bị cuối cho tới khi tập trung đủ số lượng để gửi theo lô.
Bộ điều khiển (controller) là một máy tính chuyên dụng giám sát khả năng truyền tải thông điệp giữa CPU và các thiết bị ngoại vi, ví dụ như thiết bị cuối hay máy in.
Bộ dồn tín hiệu (multiplexer) là một tbi hỗ trợ kênh truyền thông đơn thực hiện truyền dữ liệu đồng thời từ nhiều nguồn. Bộ dồn tín hiệu phân chia kênh truyền thông để các thiết bị truyền thông có thể sử dụng chung.
Các phần mềm truyền thông cần phải giám sát và hỗ trợ hoạt động mạng. Phần mềm truyền thông phải đảm trách những chức năng như điều khiển mạng, kiểm soát truy cập, giám sát sự truyền, phát hiện và sửa chữa lỗi, bảo mật.
Các mạng cục bộ (Local area networks-LANs) nối kết các máy tính và các thiết bị xử lý thông tin khác trong một khu vực hạn chế, như văn phòng, lớp học, tòa nhà, nhà máy sản xuất, hay nơi làm việc khác. LANs đã trở nên thông dụng trong nhiều tổ chức đối với việc cung cấp các khả năng mạng viễn thông nối kết nhiều người dùng trong các văn phòng, bộ phận, và các nhóm làm việc khác.
LANs sử dụng nhiều phương tiện viễn thông, như dây điện thoại thông thường, cáp đồng trục, hay thậm chí các hệ thống vô tuyến để nối các trạm máy vi tính và các thiết bị ngoại vi với nhau. Để giao tiếp qua mạng, mỗi PC thường có một bo mạch được gọi là một card giao tiếp mạng. Phần lớn LANs dùng một máy vi tính mạnh hơn có dung lượng đĩa cứng lớn, được gọi là file server hay máy chủ mạng, chứa chương trình hệ điều hành mạng kiểm soát viễn thông, cách dùng và chia sẻ tài nguyên mạng. Ví dụ, nó phân phối các bản sao các tập tin dữ liệu thông thường và các bộ phần mềm đến các máy vi tính khác trong mạng và kiểm soát truy cập đến các máy in và các thiết bị ngoại vi khác đã được chia sẻ.
Các mạng viễn thông bao phủ một phạm vi địa lý rộng lớn được gọi là mạng diện rộng (wide area network-WAN). Các mạng bao phủ một thành phố lớn hay phạm vi thủ đô (metropolitan area network-MAN) cũng có thể được bao gồm trong loại này. Các mạng lớn như vậy đã trở nên cần thiết cho việc thực hiện các hoạt động hàng ngày của nhiều tổ chức kinh doanh và chính phủ và những người dùng cuối của nó. Ví dụ, WAN được dùng bởi nhiều công ty đa quốc gia để chuyển và nhận thông tin giữa các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, và các tổ chức khác qua nhiều thành phố, vùng, quốc gia và thế giới. Hình minh họa một ví dụ của một mạng diện rộng toàn cầu cho một công ty đa quốc gia lớn.
Mạng đô thị MAN (Metropolitan Area Networks) : mạng này có phạm vi rộng hơn đúng như tên gọi của mạng dùng cho một vùng có bán kính không quá 100 km. Đây là một dạng mạng truyền dữ liệu và thông tin trên phạm vi một thành phố có tốc độ đường truyền thường lớn hơn mạng LAN. Mạng MAN cũng thường đựơc thiết kế để truyền nhiều dạng thông tin hơn mạng LAN, như nó có thể truyền được hỗn hợp các âm thanh, dữ liệu, hình ảnh, và phim chuyển động. MAN không được thiết kế với các đường điện thoại, để có thể truyền các dữ liệu kết hợp với tốc độ cao và trên diện toàn thành phố, người ta sử dụng các đường cáp quang.
Chỉ cách nay vài năm, các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc chuyển giao thông tin và các ứng dụng của mình cho nhân viên, nhất là nhân viên ở những nơi xa xôi hẻo lánh, hoặc nơi ở của họ bị phân tán khắp nơi. Ngày nay, có thể dễ dàng thực hiện điều đó cho cả khách hàng, đối tác và cộng đồng, bất chấp họ ở đâu trên thế giới. Web chính là chất xúc tác cho sự thay đổi này. Tuy nhiên, hơn ba mươi năm nay nếu không có sự phát triển trong cơ sở hạ tầng mạng toàn cầu, có lẽ WEB đã không thể tồn tại!
Trong khi có rất nhiều người sử dụng Internet hàng ngày nhưng chỉ ít người hiểu biết rõ ràng về các thao tác cơ bản của nó. Ở góc độ vật lý, Internet là mạng của hàng ngàn mạng được nối kết lẫn nhau. Chúng là:
Các mạng xương sống được kiểm soát bởi các Nhà cung cấp dịch vụ mạng (Network Service Providers - NSPs) như MCI, Sprint, UUNET/MIS… Mỗi mạng xương sống xử lý hơn 300 terabytes/tháng. Các mạng con đến từ các Nhà cung cấp dịch vụ Internet (Internet Service Provider - ISPs) trao đổi dữ liệu với NSP tại các điểm truy cập mạng (Network Access Points - NAPs). Hình sau đây minh họa các kết nối giữa ISP, NAP và các mạng xương sống.
Kiến trúc mạng Internet
Khi người sử dụng gởi một yêu cầu lên Internet từ máy tính của mình, nó sẽ theo mạng ISP, di chuyển qua một hay nhiều mạng xương sống và băng qua mạng ISP khác đến máy tính chứa thông tin quan tâm. Câu trả lời cho yêu cầu đó sẽ theo thứ tự lộ trình tương tự. Bất kỳ yêu cầu và kết quả trả lời nào cũng đều không theo lộ trình định sẵn. Thật vậy, chúng bị tách ra thành các gói và mỗi gói lại theo những lộ trình khác nhau. Những lộ trình này được xác định bởi các máy tính đặc biệt gọi là Router. Các Router có những bản đồ mạng trên Internet có thể cập nhật được cho phép chúng xác định đường đi cho các gói tin.
Một nguồn lực quan trọng khác của hệ thống thông tin quản lý đó là nhân lực. Con người ( những nhân công kiến thức) thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định, phục vụ khách hàng, và trong trường hợp các chuyên gia công nghệ thông tin, còn có thể cung cấp một môi trường công nghệ đáng tin cậy và ổn định cho một tổ chức. Với sự hỗ trợ của nhân lực, tổ chức sẽ nhận đựơc ưu thế cạnh tranh trong thị trường.
Trong doanh nghiệp, tài sản quý giá nhất không phải là công nghệ mà chính là trí tuệ của nhân công mà nó sở hữu. Công nghệ thông tin đơn giản chỉ là một tập hợp công cụ hỗ trợ cho quá trính tư duy. Các phần mềm bảng tính cho phép chúng ta nhanh chóng đưa ra đựơc các lược đồ biểu diễn số liệu và thông tin đầy tính thuyết phục và có chất lượng cao. Nhưng nó không thể nói với chúng ta trong trường hợp này thì nên chọn kiểu biểu đồ nào, biểu đồ thanh ngang hay biểu đồ dạng hình tròn. Nó cũng không thể nói với chúng ta xem chúng ta nên chọn biểu diễn doanh số bán hàng theo từng vùng thị trường hay là theo từng người bán hàng. Tất cả những vấn đề đó chính là nhiệm vụ của các nhân công ở trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, công nghệ thông tin vẫn là một tập hợp công cụ rất tốt cho chúng ta. Nó giúp chúng ta làm việc có hiệu quả hơn, xử lý các dữ liệu nhanh hơn. Chính vì vậy, chúng ta cần nắm vững cách thức làm thế nào để sử dụng công nghệ thông tin một cách tốt nhất. Và đồng thời, chúng ta cũng cần hiểu được các thông tin mà công nghệ đã giúp chúng ta tạo ra đó. Nói một cách khác, doanh nghiệp cần phải có nguồn nhân lực có kiến thức về công nghệ và thông tin.
Một nhân công có kiến thức về công nghệ là người biết rõ cách thức ứng dụng và khi nào ứng dụng công nghệ thông tin. Cách thức ở đây gồm cả việc chúng ta nên mua những công nghệ nào, làm thế nào để khai thác đựơc hiệu quả các phần mềm ứng dụng, các cơ sở kỹ thuật nào là cần thiết để giúp cho doanh nghiệp của chúng ta có thể kết nối với các doanh nghiệp khác.
Một nhân công có kiến thức về thông tin là người có thể xác định được loại thông tin nào là cần, biết cách để có thể có đựơc thông tin đó, hiểu rõ về thông tin một khi có được nó, và có thể hành động hợp lý căn cứ vào thông tin đã nhận được để đem lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.
Việc có kiến thức về công nghệ và thông tin mới là trách nhiệm của một nhân công đối với doanh nghiệp mà người đó phục vụ. Người đó cũng cần phải có trách nhiệm đối với xã hội: đó là khi đạo đức trở thành một yếu tố quan trọng. Đạo đức là những nguyên tắc và tiêu chuẩn dẫn hướng các hành động của chúng ta đối với người khác. Đạo đức là một khái niệm khác với luật pháp. Luật pháp đòi hỏi hoặc ngăn cản một số hành động của con người. Đạo đức chỉ là sự diễn giải của riêng một cá nhân về cái gì là đúng cái gì là sai.
Trong lĩnh vực liên quan tới công nghệ thông tin và hệ thống thông tin, khái niệm đạo đức trở nên khá quan trọng. Do với sự phát triển của công nghệ thông tin, con người có thể nhận được rất nhiều thông tin. Việc xử lý và sử dụng những thông tin đó như thế nào để có thể làm lợi cho doanh nghiệp của mình mà không gây ra những hoạt động phi đạo đức đối với xã hội cũng đòi hỏi lực lượng nhân công phải có hiểu biết rộng hơn và đang dạng hơn, không chỉ là có liên quan tới kỹ thuật và công nghệ mà còn liên quan tới môi trường xã hội xung quanh nữa.
Khi thành lập bộ máy nhân sự công nghệ thông tin, doanh nghiệp cần chú ý tới những thành phần sau:
