Nhập đề

Một dự án phải kết thúc, sớm hay muộn. Các lí do kết thúc dự án

- Đã hoàn thành các yêu cầu

- Chưa hoàn thành các yêu cầu, nhưng có các yếu tố sau:

• Kinh phí đã hết, không thể cấp thêm
• Thời hạn đã hết, không cho phép gia hạn thêm
• Ban Quản lý và nhà tài trợ quyết định chấm dứt
• Những lý do đặc biệt khác

- Trước kết thúc dự án, cần làm 1 số công việc dưới đây

Thống kê lại dữ liệu

Thống kê lại các số liệu "lịch sử" về chi phí, thời gian thực hiện, chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm.

• So sánh giữa kế hoạch và thực tế
• Tìm nguyên nhân (kể cả trong trường hợp mọi sự là hoàn hảo)

Rút bài học kinh nghiệm

- Gợi ý về một dàn bài

- Gợi ý 1 dàn bài

I. Giới thiệu chung về dự án

A. Mục đích

B. Phạm vi

II. Tình hình/hiện trạng trước khi thực hiện dự án

III. Tóm tắt nội dung công việc của dự án

IV. Những điểm đã đạt được/thành công

A. Các thành công

B. Thảo luận về từng thành công

V. Các vấn đề gặp phải trong khi thực hiện dự án

A. Thảo luận về từng vấn đề

B. Cách khắc phục vấn đề

VI. Cơ hội cho công việc tương lai

- Các nguồn tài liệu tham khảo để viết tài liệu

• Yêu cầu kiểm soát thay đổi
• Bản ghi chi phí
• Phỏng vấn với các thành viên tổ, Ban lãnh đạo và khách hàng
• Biên bản các cuộc họp
• Lịch biểu thời gian
• Phác thảo dự án và những sửa đổi
• Tài liệu thống kê

- Thời gian tốt nhất để viết tài liệu: liệu này: cuối dự án hoặc hay ngay sau khi dự án kết thúc. Càng để muộn càng không hay.

- Tài liệu này là không có lợi khi nào?

• Người quản lý dự án không đủ trình độ, không đủ thông tin => viết ra một tài liệu không chính xác.
• Mục đích chính trị của tài liệu: Tài liệu không phản ảnh sự thật, hoặc để công kích người khác
• Không phổ biến cho ai, hoặc không cho ai đọc

Kiểm điểm sau khi bàn giao

- Mục đích: Khảo sát năng suất phục vụ của sản phẩm và các hoạt động duy trì, bảo trì, hỗ trợ khách hàng.

• Xác định xem mục đích và mục tiêu của dự án có đạt được không?
• Khẳng định sản phẩm có đáp ứng nhu cầu của khách hàng không?
• Đánh giá ích lợi thực sự của sản phẩ m?
• Khách hàng có thực sự thoả mãn?
• Thảo luận sự hỗ trợ tiếp tục

- Các lưu ý khi họp kiểm điểm

• Mời tư vấn độc lập
• Khoanh vùng những nội dung cần họp bàn, tránh đi lan man, cãi vã
• Cần khoảng 3-6 tháng chuẩn bị cho cuộc họp (tuỳ độ lớn của dự án)
• Tổng kết những điểm mới (sáng kiến, kinh nghiệm, ...) trong dự án

Đóng dự án

Trong giai đoạn cuối của dự án, trước khi kết thúc, nên làm một số việc:

• Giảm bớt người, phân công lại công việc
• Xác nhận và công bố những cá nhân/đơn vị đã làm tốt (động viên tinh thần, hoặc kèm theo vật chất - dù nhiều/ít)
• Lấy xác nhận từ phía khách hàng (một cách để người quản lý dự án tự bảo vệ mình)