Tóm tắt
Các kế hoạch công việc ban đầu rất quan trọng bởi vì chúng như là nền tảng cho các lựa chọn nhân sự, lập ngân sách lập tiến độ và kiểm soát
Quản trị cấp cao nên có mặt trong cuộc họp khởi sự ban đầu ở đó các mục tiêu về mặt kỹ thuật được thiết lập, trách nhiệm của các bên tham gia được chấp nhận, và các ngân sách sơ khởi các kế hoạch tiến độ được xác định.
Quá trình chấp thuận và thay đổi rất phức tạp và nên cần được nhà quản trị dự án xử lý khéo léo.
Các thành tố chung của kế hoạch dự án là khái quát, báo cáo mục tiêu, cách tiếp cận chung, các nhu cầu hợp đồng, các kế hoạch tiến độ, các ngân sách các thủ tục kiểm soát chi phí, các thủ tục đánh giá, và các vấn đề tiềm ẩn.
Hệ thống tích hợp liên quan đến sự phối hợp một cách trơn tru các hệ thống của dự án trên phương diện chi phí, hiệu suất và hiệu lực.
Các tiếp cận cấp bậc (kể cả quá trình hoạch định)với hoạch định dự án là thích hợp nhất và có thể được trợ giúp bởi một sơ đồ cây cho các bộ phận của dự án, được gọi là sơ đồ Gozinto và WBS. WBS liên quan đến các chi tiết của mối bộ phận công việc cho ngân sách dự án, kế hoạch tiến độ nhân sự và kiểm soát.
Sơ đồ trách nhiệm trực tuyến thường hữu ích để biểu diễn các mối liên hệ nhân sự với các nhiệm vụ dự án, và xác định ví trí kết hợp cần thiết.
Khi các nhóm đa chức năng được sử dụng cho việc lập kế hoạch các dự án phức tạp, công việc của họ cần được kết hợp và tích hợp. Sơ đồ phân giới là cách thức rất có ích để xác định các mối liên hệ phụ thuộc cần được quản trị.
Dựa trên kế hoạch dự án đã được thiết lập và WBS chúng ta có thể xem xét nhiệm vụ thương lượng các nguồn lực để thực thi dự án.
Bản hiến chương là lời công bố chính thức rằng dự án đã bắt đầu. Mục đích của hiến chương là thể hiện sự hỗ trợ của tổ chức đối với dự án và đối với nhà quản trị dự án. Hiến chương sẽ thiết lập một cách rõ ràng quyền lực của nhà quản trị dự án trong việc ra quyết định và lãnh đạo dự án. Dự án chỉ thực sự bắt đầu sau khi các nhà quản trị cấp cao phê chuẩn hiến chương của dự án. Bản hiến chương này mô tả khái quát những gì mà dự án sẽ phải hoàn thành, và những nguồn lực nào sẽ sẵn sàng cho việc thực hiện dự án. Hiến chương chính là tầm nhìn của dự án và thể hiện các kỳ vọng của nhà tài trợ và của khách hàng.
. Bản hiến chương có thể có hình thức rất đơn giản gồm có tên dự án, mục đích của dự án, tên nhà quản trị dự án, và lời cam kết hỗ trợ từ nhà tài trợ.
Hiến chương có thể được gửi tới tất cả các cá nhân có liên quan tới dự án, tới càng nhiều đối tượng càng tốt vì mục đích là nhằm thu hút sự chú ý đ ến dự án mới và nhà quản trị dự án mới Một hiến chương dự án thường bao gồm những phần cơ bản sau:
Tên dự án
Nhận diện cơ hội, đe doạ: Lý do mà dự án ra đời, phần này sẽ giải thích tâm quan trọng của dự án đối với tổ chức
Mục tiêu của dự án: Mục đích của dự án, dự án sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành một số những mục đích nào
Kết quả cuối cùng: Sản phẩm, dịch vụ hay tiến trình hay kế hoạch nào cần phải được hoàn thành cho khách hàng của dự án
Khách hàng của dự án: Nhóm đối tượng sẽ tiếp nhận kết quả cuối cùng từ tự án
Yêu cầu của khách hàng: các đặc tính cụ thể hay các chức năng của sản phẩm cuối cùng
Nhu cầu của khách hàng: vấn đề của khách hàng mà sản phẩm của dự án cần phải giải quyết
Các nhóm hữu quan: tất cả các đối tượng có thể gây ảnh hưởng đến dự án ngoài khách hàng của dự án, nhà tài trợ và nhóm dự án
Nhân sự: lực lượng nhân sự được phân công vào nhóm dự án
Thời hạn hoàn thành: thời hạn đặt ra để hoàn tất sản phẩm cuối cùng của dự án, lý do thiết đặt thời hạn này
Giới hạn về nhân sự: Giới hạn về thời gian mà mối thành viên có thể dành cho dự án, các lý do của sự sắp xếp này
Giới hạn về ngân sách: Ngân sách tối đa dành cho dự án
Các ràng buộc khác về mặt tổ chức
Các ưu tiên: xếp loại ưu tiên 3 ràng buộc về phạm vi, tiến độ và chi phí
