Các thủ tục dự án

• Vì sao phải áp đặt các thủ tục
  • Tạo ra một chuẩn mực để trao đổi, làm việc trong nhóm một cách hiệu quả
  • Tập trung suy nghĩ, hành động của các thành viên trong tổ theo 1 hướng
  • Tăng năng suất công việc (mọi việc quy định rõ ràng, không mất thời gian hỏi nhau)
• Mỗi thủ tục đều phải trả lời các câu hỏi: liên quan tới ai, cái gì, khi nào, ở đâu, thế nào và tại sao.
• Việc xây dựng các thủ tục

• Lưu ý

Chỉ nên đặt ra các thủ tục cho những nội dung chính, quan trọng (tuỳ người quản lý dự án quyết định). Nên xây dựng các thủ tục cho:

• Kiểm soát thay đổi
• Sử dụng thiết bị
• Dùng các biểu mẫu
• Quy chế báo cáo
• Trách nhiệm của một số người trong dự án
• Họp hành
• Mua sắm vật tư, thiết bị

Mô tả luồng công việc

Minh hoạ bằng hình vẽ cho các thủ tục

Khối vuông: Xử lý. Mô tả lời, thường là một động từ và một bổ ngữ.

Điều kiện rẽ nhánh: Câu hỏi, trả lời "Có" hoặc "Không"

Ví dụ: Mô tả luồng công việc cho thủ tục "Xin cấp vật tư trong dự án"

- Nhân viên viết yêu cầu đưa cho nhóm trưởng

- Nhóm trưởng ký duyệt, chuyển cho trưởng nhóm Hành chính

- Vật tư có sẵn ?=> phát cho nhân viên

- Vật tư không có sẵn ? => Vật tư trên 200 nghìn?

- Vật tư dưới 200 nghìn => Mua và phát cho nhân viên

Chuyển hoá đơn cho kế toán trưởng

- Vật tư trên 200 nghìn =>

lấy 3 báo giá

chọn báo giá tốt nhất

Mua và phát cho nhân viên

Chuyển hoá đơn cho kế toán trưởng