Biểu đồ là một cách thể hiện dữ liệu trực quan, tiện theo dõi. Có 2 cách để tạo ra một đồ trong trang trình diễn.
Cách 1 :
Kích chuột vào menu Insert, chọn New Slide. Chọn kiểu bố cục trang trình diễn có biểu đồ (kiểu Chart, Text & Chart hoặc Chart & Text) trong hộp thoại New Slide.
Kích nút OK, khi đó một trang mới có biểu tượng biểu đồ được thêm vào bài trình diễn.
Có thể xoá hàng hay cột trong bảng bằng cách kích chuột vào ô đầu tiên của hàng hoặc ô đầu tiên của cột, sau đó kích chuột phải và chọn Delete.
Chẳng hạn, bảng số liệu ví dụ được thay đổi thành bảng số liệu tổng kết năm học của một lớp như trong hình sau:
Cách 2 :
Giả thiết đã có một trang trình diễn nào đó, cần bổ sung biểu đồ vào trang trình diễn này. Các bước thực hiện như sau:
Vùng đường biên (Border), có thể có các chọn lựa:
Có thể chọn kiểu đường biên nền bằng cách kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong ô Style. Chọn độ đậm nhạt của đường biên nền nhờ kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong ô Weight. Nếu muốn tạo bóng cho đường biên, hãy kích chuột để đánh dấu vào ô Shadow.
Vùng nền (Area) có các lựa chọn:
Các thành phần biểu diễn dữ liệu có thể là: các cột (column), các đường (line), các hình hình tròn (pie)... Để thay đổi màu nền của các thành phần này cần thực hiện:
Kết quả nhận được:
Một số kiểu biểu đồ thường dùng là:
Biểu đồ hình cột đứng (Columns), dạng thanh ngang (Bars), dạng đường gấp khúc (Lines), dạng hình hình tròn (Pies)
Lựa chọn các kiểu biểu đồ khác trong hộp thoại Chart Type
Chú ý: Với dạng biểu đồ Pie (dạng hình hình tròn) chỉ thể hiện được dữ liệu trong một hàng lên biểu đồ. Vì vậy, với bảng dữ liệu trong cửa sổ Datasheet như hiện tại, cần lựa chọn chỉ một hàng dữ liệu để hiển thị.
Theo mặc định tất cả các hàng và các cột trong bảng dữ liệu Datasheet đều được chọn. Để không lựa chọn một hàng nào đó cần kích đúp chuột vào ô đầu tiên của các hàng (ô có đánh số 1,2,3...), khi đó hàng dữ liệu này sẽ được làm mờ đi. Để không lựa chọn một cột cần kích đúp chuột vào cột đầu tiên của cột (cột có ghi số A,B,C...)
Tương tự, nếu không muốn thể hiện số liệu trong một cột nào đó lên biểu đồ, cần di chuyển đến ô đầu tiên trong cột đó và kích đúp chuột.
Kết quả nhận được trên trang trình diễn là một biểu đồ dạng hình tròn (Pie) như sau:
Đồ thị dạng cột hình tròn nhận được trên trang trình diễn
Trong biểu đồ, bên cạnh vùng nền (Chart Area) còn có vùng đồ thị (Plot Area). Theo mặc định khi thiết đặt màu cho vùng nền, vùng đồ thị cũng được chuyển màu giống màu vùng nền. Để thay đổi màu cho vùng đồ thị cần thực hiện:
Hộp thoại Format Plot Area
Kết quả sau khi thay đổi màu của vùng biểu đồ như sau:
Trong bất kỳ biểu đồ loại nào (dạng cột, dạng hình hình tròn...) đều có bảng chú thích (Legend) đi kèm. Bảng chú thích là một khung hình chữ nhật có trích ra các màu biểu diễn dữ liệu đã dùng trong đồ thị tương ứng với thành phần dữ liệu nào.
Các thay đổi trong bảng chú thích bao gồm: thay đổi màu nền của chú thích, thay đổi phông chữ và thay đổi về vị trí hiển thị chú thích trong biểu đồ.
Biểu đồ lập ra để so sánh số liệu hoặc làm trực quan hoá số liệu. Chính vì vậy, với cùng một bảng số liệu người ta có thể gom nhóm dữ liệu theo các nhóm khác nhau tuỳ mục đích sử dụng.
Ví dụ: với cùng một bảng số liệu thống kê cuối của một lớp học (như đã biết), chúng ta có thể thực hiện gom nhóm dữ liệu theo từng học kỳ và so sánh với nhau, hoặc gom nhóm theo tỷ lệ học lực và so sánh (như trong hình sau đây)
Gom nhóm dữ liệu theo theo hàng (học kỳ)
Để thay đổi việc gom nhóm trên biểu đồ cần thực hiện.
Hộp thoại Chart Options
Category (X) axis: đặt nhãn cho trục ngang. Tuỳ chọn này chỉ xuất hiện với dạng biểu đồ hình cột (column) hoặc dạng thanh (bar). Với biểu đồ trong ví dụ trên, ô này nhập cụm từ “Xếp loại”.
Value (Z) axis: đặt nhãn cho trục đứng. Tuỳ chọn này chỉ xuất hiện với dạng biểu đồ hình cột (column) hoặc dạng thanh (bar). Với biểu đồ trong ví dụ trên, ô này nhập cụm từ “Số sinh viên”.
Đánh dấu vào lựa chọn Show value nếu muốn các giá trị dữ liệu được hiển thị trên mỗi thành phần biểu diễn dữ liệu tương ứng.
Với dạng đồ thị hình hình tròn (Pie) có thể cho hiển thị dữ liệu theo tỷ lệ % bằng cách kích chuột vào lựa chọn Show percent.
