+) Khái niệm:
Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với số lợng và gí cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.
+Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại:
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất .
- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro ( do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ... ). Chẳng hạn như đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút.
- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng v ề phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu ...để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì thông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng nhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì và mua bao nhiêu.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.
Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ vào nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong kì kinh doanh. Trên thực tế ngời ta thường dựa vào công thức cân đối
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó :
M- Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh
B – Lượng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì
D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh
D ck – Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo.
Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có )
Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì nh sau:
M = B + D ck – D dk
Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lượng hàng tối u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp .
Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào. Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà cung ứng thông qua các bạn hàng, hội chợ, triển lãm, các tạp chí, các phương tiện truyền thông, qua mạng ... Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm truyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mớicó thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng...
Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn người cấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý...
Để xác định và lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu về số lượng người, giá cả, chất lượng, chủng lo&# 7841;i, điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ thanh toán, giảm giá... của từng người cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân tích các số liệu về quãng đờng, phương thức thanh toán và phương tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng, phương thức kiểm tra, giao nhận hàng hoá ...
Ngoài ra cần phải xem xét về kỹ thuật của nguyên vật liệu cung ứng, tuổi thọ của nguyên vật liệu, sự tin cậy đối với ngời cấp hàng, tính rõ ràng minh bạch của người cung cấp ... từ đấy tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu.
Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị trường và người cung cấp mới xuất hiện.
Những người cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin được cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đường tìm đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu ...
Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình. Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống... nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá ...
+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá ... nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn h 24;ng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lượng không cao ... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng ( tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh ) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ”
+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp trên các mặt sau.
Sự đánh giá được thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên mà doanh nghiệp quy định, phương pháp này còn được dùng để đánh giá thường xuyên nhà cung cấp hiện tại của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị trí của nó trên thang sản phẩm mà doanh nghiệp quyết định có phải lựa chọn kĩ các nhà cung cấp hay không, ở mức độ nào. Sau khi lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt nhất doanh nghiệp nên tiến hành thương lượng và đặt hàng.
Thương lượng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.
Trong đó, thương luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng. Mục tiêu của quá trình thương lượng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng, phương tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến động
- Xác định phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác định thời hạn thanh toán.
Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt. Có như vậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải được lập thành nhiều bản ( ít nhất là hai bản) . Hợp đồng mua hàng phải thể hiện những nội dung sau:
Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên.
Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
Đơn giá và phương định giá.
Phương pháp và điều kiện giao nhận.
Điều kiện vận chuyển.
Phung thức và điều kiện thanh toán( thời hạn thanh toán, hình thức và phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)
Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không. Cụ thể :
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát
tài sản, n găn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty .
+ Kiểm tra số lượng : căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng .
+ Kiểm tra chất lượng : căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho người cung cấp .
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho người cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc .
Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai trờng hợp :
+ Trờng hợp 1 : Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định. Như vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả .
+ Trờng hợp 2 : Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó .
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng như những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc. Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp .
