I. Nhiệm vụ chính:
a. Tiếp nhận xe sửa chữa, bảo dưỡng
Kiểm tra tổng quát xe.
Lập phiếu yêu cầu sửa chữa.
Kiểm tra tình trạng hư hỏng.
Lập bảng báo giá.
Thông báo cho khách hàng, chờ duyệt giá sửa chữa.
In lệnh sửa chữa, phiếu yêu cầu phụ tùng.
Theo dõi tiến độ sửa chữa.
Kiểm tra xe trước khi bàn giao cho khách hàng.
In phiếu quyết toán.
b. Tiếp nhận xe sửa chữa, bảo hành
Tiếp nhận xe kiểm tra tổng quát.
Lập phiếu yêu cầu sửa chữa kiểm tra các hạng mục khách hàng yêu cầu bảo hành và kiểm tra tổng quát xe.
Chụp hình, lập phiếu báo hư hỏng thông báo cho IVC bằng ISOS.
Khắc phục tạm thời và tư vấn cho khách hàng về cách theo dõi tình trạng xe.
Theo dõi cùng khách hàng qua điện thoại tình trạng xe trong thời gian chờ IVC duyệt bảo hành.
Thông báo cho khách hàng vào xưởng để sửa chữa, thay thế khi có sự đồng ý từ phía IVC.
Lập phiếu yêu cầu thay thế phụ tùng khi khách hàng quay lại xưởng.
Lưu giữ và trao trả phụ tùng thay thế cho nhà máy.
c. Tiếp nhận xe sửa chữa, bảo hiểm
Tiếp nhận xe kiểm tra chi tiết tình trạng hư hỏng của xe
Lấy thông tin về tai nạn cũng như các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm từ phía khách hàng.
Chụp hình, ghi nhận chi tiết các bộ phận hư hỏng của xe
Tư vấn và khai thác từ phía khách hàng các hạng mục cần thiết để lập hồ sơ bảo hiểm bao gồm (các loại giấy tờ bản sao như: Giấy phép lái xe, giấy chứng nhận sở hữu phương tiện, sổ đăng kiểm, giấy tờ bảo hiểm, bảng thông báo tai nạn…).
Ghi nhận tình trạng hư hỏng, làm giấy tờ giao nhận xe cùng với khách hàng
Lên kế hoạch lập báo giá đối với phần mềm của Đại lý và phần mềm thông qua mạng của các đơn vị bảo hiểm (điển hình đơn vị bảo hiểm: Lyberty).
Tra cứu phụ tùng dựa trên các phần mềm wordwire, workshop, IPOS các chi tiết hư hỏng của xe.
Lập dự toán cho công thợ sửa chữa sao cho phù hợp với mức độ hư hỏng của xe.
Cân đối chi phí sửa chữa để đưa ra giá cả cạnh tranh với các Đại lý khác cũng như các Garage, xưởng sửa chữa ngoài.
Gửi hình ảnh, hồ sơ và bảng báo giá tình trạng hư hỏng thực tế của xe cho đơn vị Bảo hiểm, thông qua các công nghệ truyền thông như: Điện thoại, Fax, Email …
Trong khi chờ đợi thông tin duyệt giá từ phía đơn vị bảo hiểm, lên kế hoạch sửa chữa và tính toán thời gian giao xe cho phù hợp nhằm giảm tối thiểu tối đa thời gian chờ đợi của khách hàng.
Lập phiếu yêu cầu phụ tùng và phiếu yêu cầu sửa chữa khi có sự đồng ý duyệt giá từ phía các đơn vị bảo hiểm.
Lập biên bản nghiệm thu và biên bản giao xe cho khách hàng khi xe được sửa chữa xong.