Hoàn tất các thủ tục hành chính, mua hàng, cv hậu cần phục vụ hoạt động chung của toàn công ty.
- Theo dõi, giám sát thực hiện công việc của lễ tân, tạp vụ, nhà vệ sinh, bếp ăn, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, tình hình vệ sinh sân bãi, văn phòng, vật tư phục vụ.
- Kiếm soát cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng hàng ngày. Lên phương án, đưa ra các đề xuất khắc phụ sự cố đảm bảo luôn có trang thiết bị, cơ sở hạ tầng phục vụ nhu cầu sinh hoạt của công ty.
- Quản lý, cập nhật và theo dõi thanh toán với các nhà cung cấp: văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, điện, nước nước uống, giặt là, photo, mực in, điện thoại và các dịch vụ hành chính khác…
- Nhận các phiếu yêu cầu mua hoặc sửa chữa công cụ - linh kiện – máy móc thiết bị từ các đơn vị nội bộ.
- Tìm nhà cung ứng, lấy báo giá, so sánh lựa chọn để có người cung ứng phù hợp.
- Lập hồ sơ và đăng kí người cung ứng được chọn.
- Lập đơn hàng khi đã được xem xét. Khi tiến hành mua hàng phải thông qua và được sự đồng ý về chất lượng và giá cả của Trường phòng và Ban đạo.
- Theo dõi tiến độ sửa chữa, lắp ráp, chạy thử.
- Lập các biên bản nghiệm thu, trình ký, hoàn tất hồ sơ sửa chữa.
- Thực hiện việc mua hàng đối với các yêu cầu phát sinh đột xuất hoặc số lượng ít mà nhà cung cấp không giao hàng được.
- Cập nhật thông tin liên quan đến nhà cung cấp: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, thanh toán, tiềm năng phát triển… để mọi thời điểm chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất.
- Sắp xếp kế hoạch sửa chữa, mua mới, đốc thúc giao hàng nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu SXKD của các đơn vị.
- Tìm kiếm nhà cung cấp mới,
- Quản lý và theo dõi nhập xuất tồn các thiết bị vật tư hành chính kịp thời, chính xác.
- Thực hiện các công việc hậu cần, đóng gói, chuẩn bị quà cho các dịp lễ, tết…
- Chuẩn bị các trang thiết bị và cơ sở vật chất cho các cuộc họp lái xe tháng, quý khi có thông báo từ bộ phận sản xuất.
- Hỗ trợ các bộ phận lên danh sách theo dõi nhân viên ăn cơm ca, thanh toán quyết toán tiền cơm ca của bộ phận CSTH, KTSC…
- Giám sát, quản lý nhà nghỉ lai xe.
- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo giao phó.