Giúp việc cho Ban Giám đốc trong công tác tổ chức, quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động của Công ty.
Thực hiện công việc hành chính – văn phòng của Ban Giám đốc.
- Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận thuộc công ty trình Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Truyền đạt thông tin của Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc đến các bộ phận liên quan và nhận, chuyển thông tin phản hồi từ các bộ phận đến Ban Giám đốc.
- Thay mặt Ban Giám đốc soạn thảo văn bản giao dịch với đối tác.
- Thực hiện các công việc hành chính như photo tài liệu, fax, gửi – nhận thư, quản lý, lưu trữ tài liệu đi và đến của Ban Giám đốc.
- Cập nhật, sắp xếp lịch làm việc, chuẩn bị các chuyến đi công tác của Ban Giám đốc.
Chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, gặp gỡ của Ban Giám đốc với các bộ phận và đối tác.
- Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
- Chuẩn bị tài liệu, phân phối tài liệu tới các thành viên tham dự cuộc họp với Ban Giám đốc.
- Ghi chép, thông báo, lưu trữ các biên bản làm việc.
- Đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận thực hiện các công việc đã được Ban Giám đốc chỉ đạo thông qua các cuộc họp.
Hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch cũng như báo cáo tình hình hoạt động của Công ty.
- Tiếp nhận, tổng hợp thông tin từ các bộ phận trình Ban Giám đốc.
- Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công của Giám đốc/Phó Giám đốc.
- Đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận gởi thông tin đầy đủ, kịp thời.
Tham gia xây dựng và kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng của công ty.
- Trực tiếp xây dựng các quy trình, quy định của Ban Giám đốc và trình Giám đốc phê duyệt.
- Tham gia kiểm soát, đánh giá, đề xuất cải tiến quá trình nội bộ (thông qua quá trình làm việc, tương tác với các bộ phận).
Trách nhiệm khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc phân công.