1. Nhân viên XNK
- Giao dịch, đàm phán với khách hàng về các yêu cầu, thông tin về sản phẩm, đàm phán về giá, tiến độ giao hàng …
- Chịu trách nhiệm làm và xử lý các chứng từ nhập khẩu;
- Chuẩn bị các thủ tục cần thiết để nhập khẩu hàng hoá
- Tìm kiếm các đơn vị vận chuyển phù hợp, Liên hệ với các đơn vị vận chuyển để vận chuyển hàng về kho;
- Làm các thủ tục liên quan đến vấn đề test mẫu sản phẩm với các cơ quan chức năng;
- Cập nhật hệ thống dữ liệu, liên hệ bằng điện thoại và email với khách hàng ở nước ngoài;
- Dịch và thảo hợp đồng ngoại;- Triển khai và theo dõi các hợp đồng nhập khẩu;
- Làm đơn mở LC, TT, DA …;
- Theo dõi tiến trình mở tờ khai, giao hàng;
- Bổ sung chứng từ gốc và làm thủ tục hoàn thuế;
- Theo dõi và làm đề xuất thanh toán cước biển, các cước phí khác có liên quan;
- Giao dịch với các ngân hàng, bộ công thương và cơ quan hải quan;
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cán bộ quản lý.
- Chịu trách nhiệm xử lý và lưu trữ các thủ tục, chứng từ xuất nhập khẩu.
- Chuẩn bị các thủ tục, chứng từ cần thiết cho hoạt động xuất – nhập khẩu.
2. Trợ lý TGĐ
- Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu từ các Phòng ban/Bộ phận trong Công ty trình BGĐ phê duyệt.
- Truyền đạt thông tin của BGĐ tới các cá nhân, Phòng ban/Bộ phận liên quan và tiếp nhận phản hồi cho BGĐ.
- Soạn thảo quyết định, nội quy, quy chế làm việc của BGĐ và các văn bản theo thẩm quyền của BGĐ đảm bảo các văn bản được soạn thảo theo đúng thể thức, được thẩm định kỹ lưỡng, không sai sót, nhầm lẫn
- Kiểm tra tính hợp pháp của các văn bản trước khi trình BGĐ ký ban hành.
- Lên lịch, sắp xếp và đăng kí lịch làm việc và nhắc nhở lịch trình hàng ngày cho BGĐ.
- Ghi chép, sắp xếp các chương trình, lịch họp của BGĐ với đối tác. Chuẩn bị các chuyến đi của BGĐ.
- Theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của BGĐ.
- Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo, họp giao ban, họp tổng kết…
- Lập danh sách thành phần tham gia, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm
- Chuẩn bị tài liệu, phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của BGĐ.
- Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản họp
- Soạn thảo văn bản, công văn, hợp đồng theo yêu cầu của BGĐ.
- Thực hiện các trách nhiệm hành chính cho BGĐ như: photo tài liệu, fax, quản lý, lưu trữ tài liệu…
- Tiếp đón khách hàng và đối tác theo yêu cầu của BGĐ.