• Nhập hàng
- Nhập hàng từ kho SG,Đà Nẵng và kho ủy thác: dựa vào hóa đơn để ktra số lượng, lodate có quyền yêu cầu lập biên bản khi giao nhận không đúng với hóa đơn chứng từ, bóp méo hàng kém chất lượng
- Nhập hàng trả lại: dựa vào phiếu nhập khi được ký duyệt, kiểm tra số lượng, chất lượng, số lô, hạn sử dụng của hàng nhận lại.
- Nếu thấy hàng còn trong tình trạng tốt, có thể xuất tiếp được thì nhập chung vào hàng đang xuất bán. Nếu thấy nghi ngại về chất lượng của hàng thì phải lập tức để ở khu vực riêng và báo cho cấp trên giải quyết.
- Ký vào phiếu nhập kho và nhận hàng trả lại.
• Xuất kho:
- Dựa vào phiếu giao hàng hoặc bảng tổng hợp đơn hàng có ký duyệt từ bộ phận xử lý đơn hàng.
-Kiểm tra kỹ về số lượng, số lô, hạn sử dụng trước khi xuất kho.
- Yêu cầu nhân viên giao hàng kiểm tra đầy đủ và ký xác nhận vào bảng tổng hợp (đối với đơn Pharmacy), hay phiếu xuất hàng (đối với đơn đại lý tỉnh và Bệnh viện).
- Đối với việc xuất hàng mẫu hay các trường hợp xuất khác đều phải thực hiện các bước như trên.
- Vào thẻ kho mỗi ngày đối với từng chủng loại hàng xuất, số lô, số date, ...
- Chuyển các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán mỗi ngày.
- Thường xuyên làm vệ sinh kho, sắp xếp lại hàng hóa nhằm luôn đảm bảo kho thông thoáng, sạch sẽ và ngăn nắp theo đúng quy định của Bộ y tế về quản lý hàng dược.
- Cuối tháng cùng với kế toán kiểm kê hàng hóa trong kho.
- Ngoài ra còn thực hiện một số công việc do Trưởng đơn vị yêu cầu.
• Kiểm tra cẩn thận về số lượng, bao bì của tất cả các loại hàng nhập kho.
• Đảm bảo số tồn kho thực tế khớp với thẻ kho. ( trên hệ thống )
• Thực hiện đúng các qui định của Bộ y tế về vệ sinh kho hàng, sắp xếp hàng, diệt mối mọt.
• Ghi chép chính xác, kịp thời các nghiệp vụ xuất, nhập phát sinh và bảo quản tốt các chứng từ liên quan
• Báo cáo số lượng tồn kho cho Ban Giám Đốc hay Trưởng đơn vị khi có yêu cầu
• Không nhập hàng kém phẩm chất, hàng quá hạn sử dụng khi chưa có sự phê duyệt của cấp trên.
• Thường xuyên thực hiện công việc kiểm tra đối với tất cả các loại hàng nhập và xuất kho.
• Từ chối xuất kho khi không có chứng từ cụ thể hoặc chứng từ không đủ chữ ký của cấp có thẩm quyền.
• Không cung cấp các thông tin về kho hàng, tình hình kho hàng cho những người không có trách nhiệm.
• Được quyền yêu cầu cung cấp phương tiện, trang thiết bị để hoàn thành tốt công việc được giao.
• Cập nhật mỗi ngày bảng theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trong kho.