1. Thu mua vật tư
- Tiếp nhận các yêu cầu thu mua vật tư (dự trù vật tư mùa, vật tư phát sinh thiết kế, vật tư phát sinh sản xuất, vật tư tồn kho tối thiểu …).
- Lập kế hoạch thu mua vật tư
- Thực hiện các thủ tục thu mua vật tư (đề nghị thu mua vật tư, hợp đồng thu mua vật tư, tạm ứng tiền với số lượng vật tư đề nghị mua trong ngày).
- Tiến hành thu mua vật tư:
∙ Tìm kiếm, xác định nhà cung cấp vật tư ngành may mặc, forwarder,
∙ Đánh giá về giá cả, chủng loại và chất lượng vật tư của các nhà cung cấp và forwarder.
∙ Lựa chọn và tiến hành thu mua.
- Làm các thủ tục hải quan, thông quan (nếu có) khi mua vật tư nước ngoài
- Khi hàng về kho: làm đề nghị nhập hàng và đề xuất liên quan đến phát sinh tăng giá, tăng số lượng, đổi mã vật tư…(nếu có)
- Làm thủ tục thanh toán và hoàn ứng trong và ngoài nước
- Kiểm tra tất cả các đơn hàng chậm tiến độ để làm việc với nhà cung cấp
- Theo dõi và kiểm soát tiến độ, số lượng, chủng loại vật tư đã được duyệt mua.
2. Quản lý nhà cung cấp và các forwarder
- Tìm kiếm và xây dựng hệ thống nhà cung cấp, forwarder vật tư trong ngoài nước đảm bảo uy tín về chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng...
∙ Định kỳ cuối mùa đánh giá lại chất lượng nhà cung cấp, forwarder hiện tại, tìm kiếm và xác lập quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp, forwarder mới.
∙ Quản lý thông tin liên lạc đối với nhà cung cấp, forwarder.
- Giải quyết tất cả các vấn đề tranh chấp, phát sinh đối với nhà cung cấp, forwarder.
3. Thực hiện báo cáo theo định kỳ
- Hàng tuần, hàng tháng báo cáo về kết quả thực hiện thu mua vật tư.
- Báo cáo khác theo yêu cầu của cấp trên khi có phát sinh
4. Thực hiện các công việc khác
- Thự hiện các công việc liên quan đến chức năng thu mua vật tư của bộ phận theo sự phân công của Trường Phòng hoặc BGĐ.
- Phối hợp hiệu quả với các nhân viên trong phòng và các phòng ban trong Công ty.
- Thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình công việc theo yêu cầu của trưởng phòng