Hệ thống Quản lý Chấm Công bằng thẻ cảm ứng của công ty MSoft gọi tắt là (mHRMS) được thiết kế theo kiến trúc Client/Server bao gồm 4 phân hệ quản lý:
Quản Lý Nhân Sự (mHRM)
Giúp người quản lý có thể theo dõi biến động về nhân sự trong công ty, hoạch định nguồn nhân lực, lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo.
Các chức năng:
- Quản lý Profile nhân viên: Phòng ban, tổ, chức vụ, ngày vào làm, ngày thử việc, Lương cơ bản, các phụ cấp
- Quản lý thông tin cá nhân: địa chỉ thường trú, tạm trú, năm sinh, quốc tịch, tôn giáo, hôn nhân, trình độ văn hóa, chuyên ngành, Email,…
- Quản lý quá trình thuyên chuyển: ghi nhận thông tin từ khi mới vào làm cho đến khi nghỉ việc như tăng lương, thăng chức, chuyển phòng ban
- Đánh giá nhân viên: đánh giá hàng năm.
- Quản lý hợp đồng lao động: ghi nhận thông tin hợp đồng được kí giữa người lao động và nhà tuyển dụng lao động (in theo mẫu qui định).
- Quản lý bảo hiểm xã hội, y tế.
- Quản lý quá trình khen thưởng – Kỹ luật.
- Tài khoản Ngân hàng: tài khoản cá nhân phục vụ trả lương thông qua ATM.
- Quá trình học tập, đào tạo.
- Quan hệ cá nhân: danh sách người thân, bạn bè. Mục đính hổ trợ như lên danh sách khám bệnh cho trẻ miễn phí, tặng quà trung thu, giảm trừ gia cảnh khi cần thiết khi dự luật thuế thu nhập cá nhân được áp dụng…hoặc liên lạc khẩn khi bị tai nạn lao động.
- Quản lý quá trình cung cấp – bồi thường thiết bị: quản lý việc mượn và bồi thường các thiết bị thuộc quyền sở hữu của công ty cho nhân viên mượn.
- Ngoài ra còn quản lý 1 số thông tin khác như: Quản lý quá trình tai nạn lao động. Kinh nghiệm làm việc trước khi là nhân viên của công ty.
Các báo cáo:
- Lý lịch, Danh sách nhân viên, thử việc, ký hợp đồng thời vụ, Báo cáo tổng hợp nhân viên các cửa hàng, tăng giảm nhân sự, Hợp đồng lao động,…
- Thống kê: theo độ tuổi, tình trạng hôn nhân, giới tính, tôn giáo, trình độ chuyên môn.
- Báo cáo phòng quản lý lao động: Số lượng lao động theo quý, Danh sách nhân viên chưa có sổ lao động.
- Và 1 số báo cáo khác.
Quản Lý Chấm Công (mTAM)
Chương trình chấm công được thiết kế thích hợp cho mô hình chấm công tự động: dữ liệu được lấy về từ máy chấm công, bán tự động: dữ liệu theo dạng excel được chuẩn bị từ các cửa hàng và gởi về văn phòng chính thông qua đường truyền thuê riêng – leased line - hoặc bằng đường email và không tự động: không có máy chấm công hoặc dành cho nhân viên không phải quét thẻ.
Các chức năng:
- Thiết lập ca làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ toàn công ty, Thiết lập công thức chấm công.
- Đăng ký ca làm việc (dựa vào danh mục ca làm việc sẳn có: Ca hành chánh, Ca 1, Ca 2, Ca 3…): người dùng có thể xếp lịch ca cho nhân viên theo tuần hoặc theo tháng bằng chương trình hoặc từ bằng file excel import vào).
- Đăng ký làm thêm giờ.
- Quản lý nghỉ như: nghỉ bệnh, nghỉ phép năm, nghỉ ngừng việc, nghỉ thai sản,… (các loại nghỉ trên được người dùng định nghĩa trong danh mục nghỉ).
- Riêng quản lý phép năm: tính theo luật hiện hành, có tính tỉ lệ cho nhân viên mới vào làm việc, hàng tháng tính lại phép khi nhân viên có lấy phép, có chức năng chuyển số ngày phép còn dư sang năm mới.
Các báo cáo:
- Các báo cáo theo tháng: Danh sách nhân viên quét thẻ trong ngày (bao gồm đi trể, về sớm, không quét thẻ), nhân viên vắng mặt, Bảng chấm công tháng, Danh sách ngày phép năm còn lại.
- Các báo cáo theo năm: Tổng hợp giờ công theo năm, Danh sách số lần đi trể trong năm.
Quản Lý Tính Lương (mPRM)
Chương trình tính lương được thiết kế hoàn toàn tự động dựa trên lương cơ bản và phụ cấp từ chương trình nhân sự kết hợp với dữ liệu chấm công tổng hợp từ chương trình chấm công sẽ cho ra bảng lương tháng. Chương trình quản lý Tiền Lương có các chức năng sau:
Các chức năng:
- Theo dõi chi tiết bảng lương gồm: Số ngày công thực tế, Số ngày nghỉ hưởng lương, Tổng số giờ tăng ca, Tổng số tiền tăng ca, Các loại phụ cấp, Các khoản cộng trừ khác, BHXH (7% LCB), BHYT (1.5% LCB), BHXH (17%LCB), BHYT (2% LCB), Thuế TNCN, Lương thực lãnh, Lương tháng 13.
- Ngoài ra chương trình còn theo dõi các khoản cộng / trừ lương của nhân viên.
- Chức năng khóa sổ bảng lương: không cho phép người sử dụng tính lại bảng lương sau khi bảng lương đã được ký.
Các báo cáo:
Bảng lương tháng, Bảng lương có tài khoản ATM, Bảng lương tổng hợp (cho kế toán), Phiếu chi lương (cho từng nhân viên), Danh sách nhân viên ký nhận lương (không có thẻ ATM), và 1 số báo cáo khác
Quản Lý người sử dụng (mSAM)
Chương trình quản lý người sử dụng được thiết kế nhằm mục đích cấp quyền truy cập hệ thống cho người sử dụng.
Chức năng:
Phân quyền truy cập vào từng chức năng của chương trình Nhân Sự, Chấm Công hay Tính Lương. Có các quyền sau: Được truy cập, Chỉ xem, Cấm truy cập