Khái niệm và đặc điểm vật liệu

Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần và chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất. dưới tác động của lao động, vật liệu bị hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu.

Phân loại vật liệu

Do vật liệu sử dụng trong Doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau, nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán cần thiết phải phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại vật liệu với nhau theo một đặc trưng nhất định như theo vai trò và tác dụng của vật liệu, theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu vật liệu... trong đó, phân loại vật liệu dựa vào vai trò và tác dụng của vật lệu trong sản xuất được sử dụng phổ biến, theo cách phân loại này vật liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong nhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo, chè trong nhà máy chế biến chè, gỗ trong nhà máy sản xuất gỗ...). Ngoài ra, thuộc nguyên vật liệu chính còn bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến.

- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau...).

- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt...

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phu tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải...

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào vải vụn, gạch, sắt...).

- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc trưng.

Tính giá vật liệu

Trong hạch toán, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc) cụ thể:

+ Vậ t liệu mua ngoài: giá thực tế vật liệu mua ngoài đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế VAT (thuế giá trị gia tăng) bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán (giá chưa có thuế VAT) cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, lưu kho, lưu hàng, lưu bãi...) trừ các khoản triết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng.

+ Đối với các đơn vị, cá nhân chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về kế toán, hoá đơn, chứng từ để làm căn cứ tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế và các cơ sở kinh doanh mua, bán vàng, bạc, đá quý, thuế giá trị gia tăng được tính trực tiếp trên phần giá trị gia tăng nên giá thực tế vật liệu mua ngoài bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán (giá có thuế VAT) cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu bãi, lưu hàng,...) trừ các khoản triết khấu giảm giá hàng mua được hưởng.

+ Vật liệu tự sản xuất: Tính theo gía thành sản xuất thực tế.

+ Vật liệu thuê ngoài, gia công, chế biến: giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...).

+ Vận chuyển nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doan: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.

+ Vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo gía thị trường tương đương do Hội đồng giao nhận xác định.

+ Phế liệu: giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá thu hồi tối thiểu.

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng Doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây để tính giá thực tế vật liệu xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.

* Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO- First in, First out): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này chỉ thích hợp với điều kiện gía cả ổn định.

* Phương pháp nhập sau, xuất trước (LifO: Last in, First in): phương pháp này giả dịnh những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Trong điều kiện lạm phát, áp dụng phương pháp nhập sau xuất trước sẽ đảm bảo thực hiện được nguyên tắc thận trọng.

* Phương pháp trực tiếp: theo phương pjáp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (Trừ trường hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá trị thực tế đích danh của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.

* Phương pháp gía hạch toán: khi áp dụng phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo gía hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉn h từ giá hạch toán san giá thực tế theo công thức:

Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán vật liệu

Yêu cầu:Kinh tế văn hoá xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm nhiều hơn, chất lượng cao hơn và phải đa dạng về chủng loại, mẫu mã, màu sắc. Chính vì vậy, vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng được nâng cao về chất lượng và chủng loại. Trong điều kiện nước ta hiện nay, các nghành sản xuất của ta chưa đáp ứng được dầy đủ vật vật liệu cho yêu cầu sản xuất, nhiều loại phải nhập ngoại, do vậy tốc độ sản xuất còn bị phụ thuộc rất nhiều. Do vậy, việc sử dụng vật liệu sao cho sao cho đạt hiệu quả kinh tế là điều điều hết sức quan trọng

Nhiệm vụ: - Phản ánh kịp thời, chính xác số lượng và giá cả vật liệu tăng, giảm, tồn kho theo từng loại, từng thứ.

- Xác định chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế tiêu hao cho các mục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm được nhanh chóng.

- Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu phát hiện và ngăn ngừa các trường hợp sử dụng lãng phí vật liệu hay thất thoát vật liệu cũng như các nguyên nhân thừa, thiếu ứ đọng, mất phẩm chất… Từ đó, đề xuất biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế các thiệt hại có thể xả ra.

Khái niệm và tài khoản hạch toán

- Phương pháp kê khai thường xuyên: là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho và nó được sử dụng rộng rãi ở nước ta.

- Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

+ Tài khoản 152 nguyên liệu, vật liệu: tài khoản này dùng theo dõi chỉ số hiện có, tình hình tăng, giảm, tồn kho của các loại nguyên, vật liệu của doanh nghịêp theo giá thực tế. + Tài khoản 151Hàng mua đi đường:tài khoản này được dùng để theo dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, hang hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyễn sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán)

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 331, 311, 111, 112...

Phương pháp hạch toán các nghiẹpp vụ tăng, giảm vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Hạch toán làm tăng, giảm nguyên vật liệu theo phương pháp trưc tiếp

Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh... Mọi trường hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên có của TK152.

Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh NợTK621(chitiếtđốitượng): Nợ TK627(6272): xuất dùng chung cho phân xưởng sản xuất Nợ TK642(6422): xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp NợTK241 : xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK152(chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất dùng

Xuất góp vốn liên doanh: phần chênh lẹch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412"chênh lệch đánh giá lại tài sản"

NợTK222:giá trị vốn góp liên doanh dài hạn

Nợ TK128: giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn

Nợ (Có)TK412 : phần chênh lệch Có TK152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất.

Khái niệm và tài khoản sử dụng

Khái niệm; phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản, phản ánh từng loạihàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của vật liệu trên cơ sở kiểm kê kiểm kê cuối kỳ, xác định được lượng tồn kho thực tế từ đó có thể xác được lượng xuất dùng trong kỳ

- Tài khoản sử dụng: Theo phương pháp này, kế toán sử dụng những tài khoản sau;

+ TK611(6111) Mua hàng: dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (gốm cả giá mua và chi phí thu mua)

Bên nợ: phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ

Bên có: phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt ... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

TK611 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 2 tiểu khoản:

6111- Mua nguyên vật liệu

6112- Mua hàng hoá

+ TK152-"Nguyên vật liệu" dùng đẻ phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại

Bên nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ

Bên có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ

Dư nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho

+ TK151-"Hàng mua đang đi đường": dùng để phản ánh trị giá số hàng mua nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán

Bên nợ: giá thực tế hàng đang đi trên đường cuối kỳ

Bên có: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi trên đường đầu kỳ

Dư nợ: giá thực tế hàng đang đi đường

Phương pháp hạch toán

+ Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại

Nợ TK 611(6111)

Có TK152: nguyên vật liệu tồn kho

Có TK151: hàng đi đường

+ Trong kỳ căn cứ vầo các hoá dơn mua hàng (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)

Nợ TK 611(6111): giá thực tế vật liệu thu mua

Nợ TK133(1331): thuế VAT được khấu trừ

Có TKliên quan (111, 112, 331,...)

+ Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ

Nợ TK611(6111)

Có TK411: nhận vốn liên doanh, cấp phát, tặng thưởng

Có TK331, 336, 338: tăng do đi vay

Có TK128: nhận lại góp vốn liên doanh ngắn hạn

Có TK222: nhận lai góp vốn liên doanh dài hạn

+ Số chiết khấu mua hàng, giảm giá mua hàng và hàng mua trả lại trong kỳ (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ nếu có

Nợ TK 331, 111, 112...số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại(tổng số)

Có TK133(1331): thuế VAT không được khấu trừ

Có TK611(6111): trị giá thực tế

+ Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát thiếu

Nợ TK152: nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nợ TK151: hàng đi đường cuối

Nợ TK138,334: số cá nhân phải bồi thường

Nợ TK1381: số thiếu hụt chờ xử lý

Nợ TK642: số thiếu hụt trong định mức Có TK611(6111): trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt

+ Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên nợ TK611 trừ đi số phát sinh có (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua,..) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức)

Nợ TK liên quan (621, 627, 641, 642)

Có TK611(6111)

Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thế VAT đầu vào, do vậy kế toán ghi:

Nợ TK611(6111): giá thực tế vật liệu mua ngoài

Có TK liên quan (331, 111, 112...) tổng giá thanh toán

Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có)

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK611(6111)

Tóm lại, theo phương pháp kiểm kê định kỳ khi xuất vật liệu cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho

Phương pháp thẻ song song

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phương pháp sổ số dư