Một số điều cần lưu ý khi viết thư
Viết thư quốc tế
- Nếu muốn viết một bức thư gửi cho bạn bè quốc tế, bạn hoàn toàn có thể sáng tạo hoặc làm theo những gì mình muốn. Nhưng với một bức thư thương mại, bạn sẽ phải xem xét thật tỉ mỉ về quy cách, hình thức, nội dung thư và cách ghi phong bì, bởi mỗi nước có một quy tắc viết thư thương mại riêng không giống nhau.
- Bạn cũng có thể viết thư theo cách viết thẳng một mạch từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Tuy nhiên, hình thức bức thư viết theo kiểu này không được đẹp mắt lắm và cũng không có nhiều người sử dụng cách viết này.
- Viết thư theo phong cách hỗn hợp: Bạn có thể sáng tạo bức thư theo ý thích của mình, thụt vào bên trái hoặc bên phải, giữa đoạn này và đoạn kia không cần có khoảng cách,...
- Một số lưu ý: Nếu chữ viết tay của bạn quá khó nhìn, bạn có thể dùng cách đánh máy và in ra để người nhận dễ đọc hơn.
Trên phong bì thư, bạn cần viết chính xác, rõ ràng họ tên, địa chỉ của người nhận cũng như họ tên, địa chỉ của mình vì trong trường hợp không gửi được, bưu điện sẽ gửi trở lại về địa chỉ người gửi.
Cần ghi chú rõ ràng nếu bên trong thư có ảnh.
Mép gấp phong bì cũng cần chú ý vuốt cho phẳng phiu, đẹp mắt.
Email
- Cần viết từng dòng, từng câu trong email thật cẩn thận.
Hiện nay, luật pháp đã có quy định email cũng được coi là chứng cứ hợp pháp. Vì vậy, bạn cần hết sức cẩn thận khi gửi email cho người khác, nhất là khi trong đó có những thông tin bất lợi cho bạn và cho công ty của bạn.
- Mỗi email không nên viết quá dài bởi như vậy dễ khiến cho người đọc mất hứng và không muốn đọc tiếp.
- Không viết địa chỉ cụ thể của người nhận vào email.
- Nếu gửi kèm một file dữ liệu nào đó, bạn cần chắc chắn là máy tính của đối phương có phần mềm tương ứng để đọc được file này.
Trước hết, bạn có thể gửi một email thông thường và hỏi xem nếu gửi kèm một file dưới dạng nén hoặc dạng ảnh thì liệu máy tính của đối phương có đọc được không. Sau khi đã xác nhận xong thông tin, bạn có thể gửi file dữ liệu đó kèm với email sau. Cách làm này cũng khiến đối phương chú ý hơn đến file dữ liệu mà bạn gửi kèm vì nó tạo cho họ cảm giác “đây là một tài liệu rất quan trọng và cần thiết”.
Không nên viết email theo bất kỳ một công thức nào. Ngoài ra, bạn cũng có thể chèn thêm vào email biểu tượng, logo của công ty mình.
