Khởi động Winword

Nháy chuột vào nút Start ⇒ chọn program ⇒ chọn Microsoft Word hoặc nháy chuột vào biểu tượng

Màn hình giao tiếp của Winword

Sau khi khởi động, màn hình chính của Winword xuất hiện như sau:

- Title bar ( Thanh tiêu đề): dòng chứa tên của tệp văn bản.

- Menu Bar ( Thực đơn hàng ngang): dòng chứa các lệnh của Winword, mỗi lệnh ứng với một thực đơn dọc ( Menu PopUp).

Thao tác để mở một thực đơn dọc:

- Chỉ con trỏ chuột vào tên thực đơn dọc trên Menu Bar rồi nhấn nút trái chuột.

- Hoặc gõ phím F10, rồi dùng phím mũi tên di chuyển vệt sáng đến thực đơn dọc cần mở và ấn nút trái chuột.

- Hoặc gõ Alt+ ký tự đại diện của tên thực đơn dọc ( ký tự có gạch dưới) trong các thực đơn dọc.

- Các lệnh được in màu rõ là có thể chọn và thực hiện được.

- Các lệnh có màu xám nhạt là lệnh tạm thời không thực hiện được.

- Các ký tự được gạch dưới thì có thể chọn lệnh tương ứng bằng cách nhấn ký tự đó (thay vì phải di vệt sáng đến lệnh và nhấn Enter).

- Các lệnh có ghi kèm tổ hợp phím thì có thể chọn nhanh bằng cách nhấn tổ hợp phím đó ( ví dụ: có thể lưu văn bản lên đĩa bằng cách nhấn Ctrl+S)

- Các lệnh có dấu 3 chấm (...) phía sau cho biết sẽ có một hộp thoại xuất hiện khi lệnh được chọn.

Tools BarTitle BarFormating BarFont Sizet Font StyleDrawingAlignNumberingScroll barRulerDrawing barStatus bar

- Tools Bar ( thanh công cụ): Chứ a một số biểu tượng ( Icon) thể hiện một số lệnh thông dụng. Thay vì phải vào các hộp menu để chọn lệnh, chỉ cần nháy chuột lên biểu tượng của lệnh tượng ứng. Ví dụ: Muốn lưu văn bản lên đĩa thay vì vào menu File chọn Save, chỉ cần nháy chuột lên biểu tượng đĩa mềm.

Chú ý:

- Các Tool Bar có thể tắt hay mở bằng lệnh View/ToolBar

- Muốn biết ý nghĩa của một biểu tượng nào đó thì rà mũi tên chuột ( không nhấn nút chuột) lên biểu tượng đó và chờ vài giây.

- Formating Bar ( thanh định dạng): Chứa các hộp và biểu tượng dành cho việc định dạng văn bản như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề ...

Ruler ( thước): Hiển thị thước theo chiều ngang, dọc văn bản. Ruler có thể tắt hay mở bằng View/Ruler.

- Text area ( vùng văn bản): đây là vùng lớn nhất dùng để nhập văn bản.

- Status Bar ( thanh trạng thái): hiển thị tình trạng của cửa sổ hiện tại như số thứ tự trang, thứ tự cửa sổ, tổng số trang, vị trí con trỏ ( dòng, cột), giờ, tình trạng của Capslock, Numlock,... thanh này nằm ở dòng cuối cùng màn hình.

- Shortcut Menu: Kích hoạt bằng cách nháy nút phải của chuột. Thao tác nhanh theo từng đối tượng ( tùy theo vị trí con trỏ chuột mà kích hoạt Shortcut Menu tương ứng).

- Scroll bar (các thanh cuộn ngang, dọc) hay thanh trạng thái, để hiển thị hoặc che dấu, hãy chọn Option từ lệnh đơn Tools và mở khối View ra trong hộp hội thoại Option để chọn tuỳ chọn tương ứng

Xử lý các cửa sổ

Word cho phép làm việc đồng thời với nhiều văn bản trên các cửa sổ khác nhau. Khi vừa khởi động, Word mở một cửa sổ với tên mặc nhiên là Documentl. Để mở một cửa sổ mới có thể vào Menu File chọn New hoặc Open

- Chọn New: Mở một văn bản mới ( hoặc gõ Ctrl+N hoặc chọn biểu tượng )

-Chọn Open: Mở văn bản đã có trên đĩa. ( Ctrl+O hoặc )

Tại một thời điểm chỉ có một cửa sổ được kích hoạt, muốn làm việc với một cửa sổ khác đã được mở: Gõ Alt+W, chọn số thứ tự tượng ứng với cửa sổ cần kích hoạt.

Để tiết kiệm bộ nhớ, nên đóng các cửa sổ không cần thiết, chỉ giữ lại các cửa sổ cần trao đổi dữ liệu với nhau. Muốn đóng một cửa sổ thì nó phải đang được kích hoạt, vào menu File, chọn Close (hoặc nháy đúp chuột vào hộp điều khiển trên thanh Menu Bar).

Chú ý: Khi thực đơn dọc File được kích hoạt, gần cuối hộp thực đơn dọc có danh sách 4 tài liệu được soạn mới nhất, chỉ cần Click tên tài liệu hoặc nhấn số thứ tự tương ứng để mở tài liệu đó. Có thể không hiện hoặc thay đổi số tài liệu được hiển thị bằng cách vào thực đơn dọc Tools, chọn Options, Click mục General và thay đổi phần Recently user List File.

Lưu trữ tài liệu

a. Để lưu trữ một tài liệu có thể chọn một trong các cách sau:

- Gõ Ctrl+S ( hoặc nháy chuột trên biểu tượng

- Vào Menu File, chọn Save.

Lần đầu lưu trữ tài liệu,hộp đối thoại Save as xuất hiện, yêu cầu người sử dụng nhập vào:

- Tên tệp

- Thư mục để chứa tệp lưu trữ

- Kiểu loại tệp: ( Click vào hộp Save File as Type), cho phép lựa chọn một trong các kiểu văn bản để dùng cho WordPerfect, MS-DOS Text, Window Write...

- Hộp Options cho phép định các cấu hình khi lưu trữ, Password cho tệp...

- Cuối cùng chọn OK để lưu

Kể từ đó, mỗi khi thực hiện thao tác lưu trữ tệp thì văn bản sẽ được lưu vào tên tệp đã đặt theo dạng của lần ghi đầu tiên.

b. Ghi v 24;o đĩa với một tên khác: Vào menu File chọn Save as, sau đó các thao tác tiến hành tượng tự như lần ghi tệp đầu tiên.

c. Đặt cấu hình cho tệp lưu trữ: Vào menu Tools, chọn Options, lựa mục Save. Hộp đối thoại Save Options xuất hiện.

Một số cấu hình hay sử dụng:

- Always create Backup Copy: Luôn tạo tệp phòng hờ ( *.BAK) khi lưu tệp lên đĩa.

- Allow Fast Save: Cho phép lưu tệp nhanh ( chỉ lưu những phần sửa đổi không tạo tệp *.BAK)

- Save Autorecover info every: tự động lưu tệp tin sau từng khoảng thời gian nhất định, nếu hệ thống bị sự cố bất ngờ, thì khởi động lại word, bạn có thể cứu được một phần thông tin. Muốn cấu hình nào có tác dụng, cần đánh dấu X bằng cách Click vào hộp trắng phía trước.

d. Lưu trữ tài liệu dưới dạng HTML: vào thực đơn dọc File, chọn Save as HTML... HTML là một định dạng chuẩn được sử dụng cho các trang WEB.

Chú ý: các mục Save, Save as chỉ lưu tài liệu trên cửa sổ đang mở.

Kết thúc Winword

Có thể dùng một trong 3 cách sau

- Nháy đúp nút chuột vào Control Menu Box.

- Vào menu File, chọn exit ( hoặc Nhấn Alt+F,X)

- Dùng tổ hợp phím Alt+F4.

Nếu có thực hiện bất kỳ sửa đổi nào trong các văn bản đang mở mà chưa lưu vào đĩa ( cho đến

thời điểm thoát) thì Word sẽ hỏi lại:

***SORRY, THIS MEDIA TYPE IS NOT SUPPORTED.***

Thoát không lưu lên đĩa Trở lại soạn thảo

Các phím thường dùng trong Winword.

- Di chuyển con trỏ:

→ : di chuyển con trỏ qua phải một ký tự

 : di chuyển con trỏ xuống một dòng

 : di chuyển con trỏ lên một dòng

: di chuyển con trỏ qua trái một ký tự

Home : di chuyển con trỏ về đầu dòng văn bản

End : di chuyển con trỏ về cuối dòng văn bản

PgUp: di chuyển con trỏ lên một trang màn hình

PgDn: di chuyển con trỏ xuống một trang màn hình

Ctrl-Home: di chuyển con trỏ về đầu văn bản

Ctrl-End : di chuyển con trỏ về cuối văn bản

F5 : di chuyển con trỏ nhanh đến trang nào đó. Khi gõ phím này, hộp đối thoại sau hiện ra:

- Phím xoá ký tự:

Delete: Xoá ký tự đứng sau vị trí con trỏ

Backspace: Xoá ký tự đứng trước con trỏ

Ctrl + Delete: Xoá từ đứng sau con trỏ

Ctrl + Backspace: Xoá từ đứng trước con trỏ

- Phím Insert: Dùng để chọn các thực đơn dọc bằng bàn phím.

- Phím Esc : Dùng để ngắt một công việc đang thực hiện.

Nguyên tắc nhập một văn bản trong Winword

- Phím Enter dùng để ngắt một Paragraph. Không được gõ Enter để ngắt các dòng trong một đoạn ( Paragraph) (Tạo dòng mới trong đoạn văn bản, nhấn Shift + Enter)

- Gõ các dấu: ngay sát ký tự cuối cùng của từ trước và cách ký tự đầu tiên của từ sau một ký tự trống

- Với những Paragraph có tính chất điều khoản, phải dùng phím Tab sau tiêu đề của Paagraph đó.

Thao tác trên một khối chọn

Khối ( Block) là một đoạn văn bản liên tục.

a. Chọn một khối:

Đưa con trỏ đến đầu khối rồi dùng một trong các cách:

- Giữ phím Shift, nhấn các phím →, , , , PgUp, PgDn, Home, End đến vị trí cuối.

- Rê chuột đến vị trí cuối.

- Giữ Shift, &# 273;ưa con trỏ chuột đến vị trí cuối rồi nháy nút trái chuột.

Chú ý:

- Nếu chọn một số dòng bằng chuột, có thể rê chuột ở bên lề trái các dòng.

- Chọn toàn bộ văn bản: gõ Ctrl+A

- Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản: gõ Shift +Ctrl+End

- Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản: gõ Shift+Ctrl+Home

- Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu dòng : gõ Shift+Home

- chọn từ vị trí con trỏ đến cuối dòng : gõ Shift+End

 Nhấn F8 nhiều lần để chọn một phần hay nguyên tài liệu. Trước tiên nhấn F8, sau đó nhấn F8 lần thứ hai để chọn từ hiện hành, lần thứ ba để chọn câu hiện hành, lần thứ tư để chọn đoạn văn bản hiện hành và lần thứ năm để chọn nguyên tài liệu

b. Chép một khối:

Chép khối bằng thực đơn dọc:

- Chọn khối muốn chép

- Thực hiện lệnh Edit-Copy trên thực đơn dọc ( hoặc gõ Ctrl+C)

- Di chuyển con trỏ đến vị trí mới

- Thực hiện lệnh Edit-Paste trên thực đơn dọc ( hoặc gõ Ctrl+V)

Chép khối bằng Tools Bar:

- Chọn khối muốn chép

- Nháy chuột trên biểu tượng của Tools bar

- Di chuyển con trỏ đến vị trí mới

- Nháy chuột trên biểu tượng của Tools Bar

c. Chuyển một khối:

Chuyển khối bằng thực dơn dọc:

- Chọn khối muốn chép

- thực hiện lệnh Edit-Cut trên thực đơn dọc ( hoặc gõ Ctrl+X)

- Di chuyển con trỏ đến vị trí mới

- Thực hiện lệnh Edit-Paste trên thực đơn dọc ( hoặc gõ Ctrl+V)

 Word cung cấp hai tuỳ chọn tác động đến cách di chuyển và sao chép khối khi sử dụng ClipBoard. Để xác lập các tuỳ chọn này, hãy chọn Option từ lệnh đơn Tools, mở khối Edit:

+ Tuỳ chọn Use the INS key for Paste được chọn, thì ta có thể dán bằng cách nhấn Insert thay cho Ctrl+V (Nếu không , phím Insert sẽ bật tắt hai chế độ Insert và Overtype)

+ Tuỳ chọn User smart cut and paste được chọn, thì Word sẽ xoá bớt các khoảng trống còn dư lại sau khi cắt chữ

Chuyển khối bằng Tools Bar:

- Chọn khối muốn chép

- Nháy chuột trên biểu tượng của Tools Bar

- Di chuyển con trỏ đến vị trí mới

- Nháy chuột trên biểu tượng của Tools Bar

 Lưu nhiều khối chữ trong Clipboard: sử dụng thanh công cụ Clipboard để cắt hay chép nhiều khối chữ (tối đa là mười hai)

d. Xoá một khối

- Chọn khối muốn xoá

- Gõ phím Delete

Ghi chú:

1. Chọn khối chữ

2. Nhấn Ctrl + F3 để xoá khối và đưa nó vào Spike

3. Lặp lại bước 1 và 2 cho các khối chữ khác muốn đưa vào Spike

4. Đặt điểm chèn vào vị trí đích sẽ chèn chữ rồi nhấn Ctrl+Shift+F3. Khi đó mọi khối chữ đã đưa vào Spike sẽ xuất hiện trên tài liệu và Spike trở thành rỗng. Các khối được dán theo thứ tự khi đưa vào Spike, và mỗi khối chữ là một đoạn văn bản riêng.

Định dạng văn bản và các đoạn

a. Định dạng ký tự ( character)

Thay đổi mẫu ký tự ( Font): nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp tên Font, một danh sách các tên Font hiện ra, từ đó chọn Font cần sử dụng.

Thay đổi cỡ ký tự ( Point Size): nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp Point Size, chọn số chỉ cỡ Font.

Chú ý: nếu muốn tăng cỡ Font lên một đơn vị thì nhấn Ctrl+], nếu muốn giảm cỡ Font đi một đơn vị thì nhấn Ctrl+[

Thay đổi kiểu ký tự ( Type Style)

- Có 3 kiểu thể hiện: Đậm ( Bold), nghiêng ( Italic), gạch dưới ( Underline)

- Có thể kết hợp nhiều kiểu chữ. Ví dụ: Đậm nghiêng, nghiêng gạch dưới...

- Muốn chọn kiểu nào thì Click vào một trong các ký tự B, I, U trên thanh công cụ hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U)

Để định dạng đầy đủ, chọn Font trong menu Format, hộp đối thoại xuất hiện:

Gạch dưới ( Underline):

 None: Không gạch

 Single: Gạch nét đơn  Double: Gạch nét đôi

 Words only: Chỉgạchcáctừ  Dotted : Gạch nét đứt

Các hiệu ứng ( effects):

 Strikethrough: Có đường kẻ ngang  Hidden: Không hiện

 Superscript: Chỉ số trên  Small Caps: CHữ IN NHỏ

 Subscript: Chỉ số dưới  All Caps: Chữ in lớn

Nếu chọn nút Default thì các thông số định dạng sẽ được lấy làm trị mặc nhiên cho mỗi lần khởi động Word hoặc mở một tài liệu mới.

b. Định dạng Paragraph: cho phép thay đổi các hiển thị của một đoạn văn bản.

Vào menu Format, chọn Paragraph, hộp đối thoại sau xuất hiện:

- Trong Indentation:

Left ( Right) : đặt lề trái ( phải) cho đoạn văn bản

Special f irst line : đặt lùi vào cho dòng đầu một đoạn

- Trong Spacing:

Before: Khoảng cách giữa đoạn được chọn và đoạn trước

After: Khoảng cách giữa đoạn được chọn và đoạn sau

Line Spacing: Đặt khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

Single: cách dòng đơn Double: cách dòng đôi

1.5 lines: cách một dòng rưỡi Aleast: cách dòng nhỏ nhất

Exactly: cách dòng chính xác theo giá trị của con số do người dùng nhập

- Trong Alignment:

Left ( Right): canh đều theo biên trái ( phải) phím nóng: Ctrl+L (R)

Center: canh vào giữa Ctrl+E

Justified: canh đều hai bên trái và phải (Ctrl+J) Left Center Right Justify

Các loại định dạng khác

a. Tao khung và làm nền ( Border)

Để tạo khung và làm nền cho một đoạn văn bản, trước tiên: chọn đoạn văn bản cần tạo sau đó vào thực đơn dọc format, chọn Border and Shading. Một hộp thoại xuất hiện:

- Nháy chuột tại các vị trí cạnh muốn làm khung ( Border)

- Nháy chuột tại các dạng đường làm hkung ( Line)

- Nháy chuột hộp Shading và chọn dạng nền nếu muốn làm nền cho đoạn văn bản đó.

Chú ý, có thể nháy chuột vào biểu tượng Border xuất hiên thanh công cụ border như sau:

Vẽ các đường bên trong khối

b. Sơn định dạng dùng để sao chép định dạng của một đoạn văn bản.

Cách thực hiện:

- Đưa con trỏ vào vùng văn bản mẫu

- Nháy chuột lên biểu tượng Format Painter

( xuất hiện chổi sơn bên cạnh con trỏ chuột)

- Rê chuột lên vùng văn bản cần sao chép

hoặc có thể sử dụng dùng phím: Lựa chọn vùng văn bản cần sao chép định dạng, nhấn đồng thời các phím Ctrl+Shift+C, sau đó lựa chọn vùng văn bản cần định dạng và nhấn phím Ctrl+Shift+V.

c. Định khoảng cách Tab Stop ( Tab)

Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng tại một vị trí. Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là chiều dài của Tab Stop. Khoảng cách ngầm định là 0,5 inch (1.27cm).

Việc thay đổi chiều dài của Tab Stop có thể thực hiện như sau:

- Vào thực đơn dọc Format chọn Tabs...

Một hộp thoại xuất hiện:

- Gõ vào vị trí của một Tab Stop, có thể chọn ký tự trong Leader ( 2,3,4) nếu muốn những ký tự này trình bày giữa hai Tab Stop.

- Chọn < OK> hay gõ Enter.

d. Định số cột ( Column)

Có thể trình bày văn bản trên nhiều cột như dạng bài báo bằng thao tác:

- Chọn chế độ Layout ( thực hiện lệnh View/Page Layout)

- Thực hiện lệnh Format - Columns.

- Gõ số cột tương ứng trong hộp Number of Columns

- Chọn hay gõ Enter.

e. Bullets và Numbering

Có thể xác định các dấu chấm đen hình tròn ( Bulletes) hay đánh số ( Numbering) hay đánh ký tự Alphabe ở đầu các đoạn.

Cách 1: Dùng ký hiệu trên Tools Bar.

- Chọn các đoạn muốn định Bullets hay Numbering

- Nháy chuột lên biểu tượng để định Bulletes hay biểu tượng để định Numbering.

Cách 2: Dùng thực đơn dọc:

- Chọn các đoạn muốn định Bulletes hay Numbering

- Thực hiện lệnh Format - Bulletes and Numbering.

f. Định dạng nền (Background)

g. Định dạng tự động (AutoFormat)

h. Định dạng kiểu bằng cách sử dụng hộp thoại Style ... Từ thực đơn Format chọn Style, một hộp thoại Style xuất hiện, chọn New, trong mục Name bạn chọn tên kiểu mà bạn muốn. Sau đó, bạn định dạng kiểu đó bằng cách nháy chuột vào mục Format trong hộp Style để có thể định dạng Font, Paragrah, Tabs, Boder ... → Chọn ShortcutKey... để chọn phím gõ tắt cho kiểu → Assign → Close → OK.