VÌ SAO NÓI MÁY TÍNH LÀ NGƯỜI GIÚP VIỆC TỐT CỦA THƯ KÝ?
Vì một đơn vị hoặc một công ty lớn thường thường không thể thiếu thư ký, như khởi thảo công tác sơ kết, chuẩn bị bài phát biểu hội nghị, tìm hiểu tốc độ làm việc, tổng kết tình hình thị trường, xử lí thư gửi đến, cuộc đến thăm, đặt mua vé tàu xe.
Những công việc này thường uỷ thác toàn quyền cho thư ký xử lý. Những công việc này vừa cụ thể vừa lộn xộn rối rắm, cần mất nhiều thời gian tâm huyết. Hiện nay, máy tính đã được đưa vào văn phòng, giúp ích rất nhiều cho thư ký, để họ làm việc ngày càng nhẹ nhàng, chuẩn xác không sai, như hổ thêm cánh!
Ở đây cần đặc biệt đề cao hệ thống làm việc tự động hoá gọi tắt là OA, nó là một loại kỹ thuật tổng hợp thịnh hành vào thập niên 70 của thế kỷ 20, đến nay thịnh hành trên toàn cầu nó vừa là hệ thống làm việc được trang bị kỹ thuật phần cứng và phần mềm máy tính tiên tiến, vừa đạt được mục đích đề cao tỷ lệ hiệu quả công việc và trình độ quản lý. Chức năng chủ yếu của một hệ thống OA tốt bao gồm:
1.Khả năng tiến hành thu thập thông tin, gia công thông tin, lưu chuyển thông tin, dự trữ thông tin.
2.Khả năng cùng tổng hợp dữ liệu thông tin: Văn tự, con số, ngôn ngữ, tranh ảnh.
3.Trợ giúp những nhân viên quản lý tiến hành quản lý sổ sách sao cho hoạt động làm việc, công cụ văn phòng được điện tử hoá, đa năng hoá lao động của nhân viên văn phòng không giấy và con số hoá.
Có hệ thống OA, phương thức làm việc của thư ký được cải biến, tỷ lệ hiệu quả ngày càng cao. Ví dụ như viết sơ kết và là bài phát biểu, dùng máy tính viết không những nhanh mà còn sửa chửa vô cùng thuận tiện, đồng thời tuỳ lúc có thể qua máy in in ra văn bản chính xác và rõ ràng; Sau khi viết xong có thể gọi là văn bản vĩnh cửu bảo lưu trên đĩa, an toàn đáng tin cậy đồng thời dùng tuỳ lúc. Hay như tình hình tiến độ công việc của thị trường...,của các bộ phận dưới trực thuộc, thông qua hệ thống này hoặc hệ thống mạng lưới máy tính của công ty này rất dễ dàng biết được thông tin tỉ mỉ chính xác. Những thông tin này đã qua tổng kết, phân loại thì trở thành dử liệu quý giá, có thể cung cấp tham khảo khi tìm hiểu, quyết sách lãnh đạo có liên quan, nếu như trên máy tính của thư ký đã có Internet, thì những thông tin có liên quan trên phạm vi toàn thế giới đều rất dễ có được, điều này không biết tiết kiệm được bao nhiêu thời gian và sức lực so với công nhân tìm tài liệu, dịch văn kiện.
Còn về đặt mua vé tầu xe, có máy tính sẽ rất thuận tiện, chỉ cần nó nối với điện thoại nơi đặt vé của máy tính dùng bàn phạm đưa ra những yêu cầu cụ thể, chỉ cần mất mấy phút có thể giải quyết vấn đề.
Tóm lại, qua rồi thời thư ký không thể tách khỏi giấy bút, mà ngày nay từng giờ từng khắc không xa rời máy tính. Máy tính đã trở thành cánh tay tốt của thư ký.
