+ Giấy giới thiệu của cơ quan tổ chức nơi công tác (nếu sử dụng vì mục đích công vụ). + Đơn xin sử dụng tài liệu và giấy CMND (nếu khai thác, sử dụng vì mục đích cá nhân). + Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu.
Các bước
Tên bước
Mô tả bước
* Đối với tài liệu mã hóa - Bước 1. Cá nhân, tổ chức đến trình giấy giới thiệu hoặc đơn xin sử dụng tài liệu; giấy chứng minh nhân dân; đề cương nghiên cứu (nếu có) tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Chi cục). - Bước 2. phòng Tổ chức sử dụng tài liệu và Ứng dụng tin học tra tìm tài liệu trên phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ. - Bước 3. In, photo tài liệu theo số lượng cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu. - Bước 4. Trình Lãnh đạo Chi cục ký sao y hoặc chứng thực. - Bước 5. Đóng dấu sao y, chứng thực; vào sổ theo dõi khai thác tài liệu lưu trữ. - Bước 6. giao bản sao tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân và thu phí khai thác tài liệu theo quy định. * Đối với tài liệu chưa mã hóa - Bước 1. Cá nhân, tổ chức đến trình giấy giới thiệu hoặc đơn xin sử dụng tài liệu; giấy chứng minh nhân dân; đề cương nghiên cứu (nếu có) tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Chi cục). - Bước 2. Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu và Ứng dụng tin học tra tìm tài liệu trong mục lục; điền thông tin vào phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu gửi phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng. - Bước 3. Phòng Quản lý kho tra tìm tài liệu theo phiếu yêu cầu; lấy tài liệu lưu trong kho gửi phòng TCSDTL&UDTH. - Bước 4. Phòng TCSDTL&UDTH photo tài liệu theo số lượng của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân yêu cầu; - Bước 5. Trình lãnh đạo Chi cục ký sao y hoặc chứng thực tài liệu - Bước 6. Đóng dấu sao y, chứng thực; vào sổ theo dõi khai thác tài liệu lưu trữ. - Bước 7. Giao bản sao tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân; giao bản chính tài liệu cho phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng. - Bước 8. Thu phí khai thác tài liệu theo quy định
