Điều 1. Nay ban hành bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tố chức, mối quan hệ và lề lối làm việc của Văn phòng UBND tỉnh kèm theo quyết định này.

Điều 2. Ông Chánh Văn phòng UBND tỉnh căn cứ bản quy định này hướng dẫn cụ thể việc thi hành.

Điều 3. Các ông: Chánh văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị căn cứ quyết định thi hành.

Điều I: Văn phòng UBND tỉnh là bộ máy làm việc của UBND tỉnh có chức năng tham mưu tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành các mặt công tác của UBND tỉnh đảm bảo tính thống nhất, liên tục và có hiệp lực.

Điều II: Để thực hiện chức năng của mình, Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ giúp UBND tỉnh:

1. Xây dựng chương trình làm việc (bao gồm chương trình làm việc năm, quý, tháng) của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và giúp UBND tỉnh tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh và các huyện, thành, thị thực hiện chương trình đó; giúp UBND tỉnh làm việc theo chương trình, tổ chức và phục vụ các buổi giao ban, hội ý của Chủ tịch các Phó Chủ tịch.

2. Giúp UBND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm dự thảo các văn bản pháp qui, các dự án kinh tế văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó để UBND tỉnh xem xét quyết định.

3. Tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác trong tỉnh, phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo và chỉ đạo của UBND tỉnh; giúp UBND tỉnh đảm bảo chế độ thông tin, báo cáo lên Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương theo qui định của pháp luật.

4. Phát hiện và đề xuất với UBND tỉnh uốn nắn kịp thời những quyết định, chủ trương của UBND cấp dưới, các cơ quan thuộc UBND tỉnh chưa phù hợp hoặc trái với luật pháp, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, quyết định, chỉ thị của tỉnh.

5. Truyền đạt các quyết định của UBND tỉnh cho các ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc các cấp, các ngành trong việc thực hiện các quyết định đó.

6. Giúp UBND tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước trong lĩnh vực thi đua khen thưởng.

7. Giúp UBND tỉnh thực hiện công tác ngoại vụ, quản lý đoàn ra, đoàn vào theo quy định pháp luật.

8. Giúp UBND tỉnh bảo đảm mối quan hệ phối hợp giữa UBND và ủy ban MTTQ, các đoàn thể nhân dân trong tỉnh. Tổ chức việc tiếp dân và tham mưu giải quyết các khiếu nại, tố cáo của nhân dân thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh.

9. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND tỉnh, đảm bảo đúng chủ trương đường lối của Đảng và các qui định của pháp luật. Quản lý chặt chẽ công tác hành chính văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu và hướng dẫn các huyện, ngành trong tỉnh về công tác hành chính văn thư, lưu trữ thống nhất theo đúng nguyên tắc, chế độ của Nhà nước.

10. Tổ chức và phục vụ các phiên họp của UBND tỉnh, các cuộc họp và làm việc của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh với các Bộ, ngành Trung ương, các tỉnh, các cơ quan trong tỉnh. Bảo đảm các điều kiện vật chất, phương tiện cho UBND, Văn phòng hoạt động bình thường; quản lý cán bộ theo phân cấp của UBND tỉnh; quản lý tài sản theo quy định của pháp luật.

11. Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được UBND tỉnh giao.

Điều III: Văn phòng UBND tỉnh là một tổ chức thống nhất làm việc theo chế độ thủ trưởng, có Chánh Văn phòng, các Phó Văn phòng, một số phòng và bộ phận công tác.

Chánh Văn phòng là Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm cá nhân trước UBND tỉnh về toàn bộ hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh.

- Chánh Văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng được qui định tại điều II nói trên theo đúng luật pháp Nhà nước, đúng quy chế làm việc của UBND tỉnh và quy chế làm việc của Văn phòng, đúng quy trình trong công tác quản lý hành chính Nhà nước.

Giúp UBND tỉnh xây dựng chương trình công tác của ủy ban. Được mời lãnh đạo các Sở, ngành, UBND các huyện, thành, thị đến họp để bàn việc chuẩn bị các đề án hoặc dự thảo văn bản pháp qui, trình trước UBND tỉnh. Chỉ đạo các chuyên viên trong Văn phòng giúp Chánh Văn phòng tổ chức thẩm tra và có ý kiến đối với các đề án, văn bản dự thảo của các sở cơ quan, UBND huyện trình ủy ban. Khi cần thiết, yêu cầu các sở, ngành, huyện, thành, thị cung cấp tài liệu, báo cáo, thông tin cho ủy ban. Trả lại và hướng dẫn các ngành các cấp những đề án, văn bản chưa đúng qui chế chưa đạt yêu cầu, không hợp lệ hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết của ủy ban.

- Chịu trách nhiệm, về nội dung và kỹ thuật văn bản sau khi đã được Chủ tịch, Phó chủ tịch kết luận trong hội nghị ủy ban hoặc trong các buổi làm việc.

- Tập hợp một số đề nghị cụ thể của các cấp các ngành, xử lý những mối quan hệ liên quan đến các đề nghị đó và trình Chủ tịch, phó Chủ tịch giải quyết.

- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh, của Trung ương đối với các ngành, các địa phương khi đưọc Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND tỉnh ủy nhiệm; truyền đạt các chủ trương của UBND tỉnh cho các ngành, các cấp.

- Xem xét và xử lý công văn, tài liệu, thông tin gửi đến văn phòng hàng ngày, báo cáo với Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc chuyển cho các bộ phận trong Văn phòng để xử lý cụ thể.

- Chánh Văn phòng là người quản lý và chịu trách nhiệm về việc phát hành tất cả các văn bản của UBND tỉnh.

- Tổ chức việc tiếp dân, phân công cán bộ tiếp nhận các đơn từ khiếu tố của nhân dân gửi đến UBND tỉnh. Nghiên cứu, phân tích các đơn thư khiếu tố để tham mưu và trình UBND tỉnh xem xét giải quyết.

- Thừa lệnh UBND tỉnh, thừa lệnh Chủ tịch ký thông báo kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thông báo ý kiến giải quyết của Chủ tịch (Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch), đối với một công việc cụ thể, ký giấy giới thiệu, các công văn hành chính giao dịch, giấy mời họp của ủy ban. Ký các văn bản khác thuộc thẩm quyền của chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm bảo đảm việc ký văn bản của UBND tỉnh theo đúng quy chế và sự phân công của UBND tỉnh, được ký vào các văn bản trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký.

- Chánh Văn phòng quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên, tài chính, tài sản, vật tư, tài liệu của cơ quan theo chế độ của Nhà nước. Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho công chức, viên chức trong Văn phòng, chăm lo đời sống vật chất tinh thần và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên Văn phòng; làm chủ tài khoản của cơ quan Văn phòng UBND tỉnh.

- Tiếp nhận, sử dụng đề bạt, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, viên chức thuộc thẩm quyền theo qui định về phân cấp quản lý cán bộ của UBND tỉnh.

- Bảo đảm các điều kiện vật chất cho hoạt động của ủy ban và Văn phòng UBND tỉnh.

a) Phó Văn phòng phụ trách tổng hợp: Giúp Chánh Văn, phòng chỉ đạo công tác tổng hợp chung của UBND tỉnh, chỉ đạo Phòng Hành chính - tổ chức, phòng Thi đua khen thưởng thực hiện tốt nhiệm vụ của phòng, trực tiếp soạn thảo các báo cáo chung (theo định kỳ) của UBND tỉnh. Được Chánh văn phòng giao phụ trách các công việc khác khi cần thiết; ký thay Chánh Văn phòng các công văn để đôn đốc, nhắc nhở các ngành, huyện, thành, thị chuẩn bị các vấn đề đã được ghi vào chương trình làm việc của UBND tỉnh; ký các phiếu chuyển đơn từ của nhân dân; ký các văn bản sao của ủy ban và của Văn phòng; các công văn khác thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng trong thời gian Chánh Văn phòng đi vắng. Phó Văn phòng phụ trách tổng hợp là người thứ 2 được Chánh Văn phòng ủy nhiệm làm chủ tài khoản của Văn phòng.

b) Phó Văn phòng phụ trách quản trị: Giúp Chánh văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất phục vụ cho sự hoạt động của ủy ban và Văn phòng UBND tỉnh. Khi có công văn mời họp của UBND tỉnh, chủ động chỉ đạo Phòng quản trị và Nhà khách bố trí phòng họp, nơi ăn nghỉ cho đại biểu theo quy định chỉ đạo phòng quản trị, Nhà khách văn phòng UBND tỉnh thực hiện tố nhiệm vụ; ký thay Chánh văn phòng các giấy tờ, văn bản để giải quyết các việc cụ thể thuộc lĩnh vực công tác được Chánh văn phòng phân công. Duyệt các phiếu xuất nhập vật tư, tài sản, hàng hóa của Văn phòng, ký giấy đi đường của cán bộ, nhân viên trong cơ quan Phó Văn phòng phụ trách quản trị là người thứ nhất được Chánh Văn phòng ủy nhiệm làm chủ tài khoản của Văn phòng.

Văn phòng UBND tỉnh được chia làm 5 bộ phận

Là những công chức, ngạch chuyên viên chính và chuyên viên được Chánh Văn phòng phân công giúp UBND tỉnh theo dõi các lĩnh vực công tác, cụ thể như sau:

- Chuyên viên tổng hợp: Nắm tình hình chung và ghi, chép biên bản các cuộc họp giao ban của Chủ tịch, các Phó chủ tịch, hội nghị UBND tỉnh, tổng hợp thông tin báo cáo tuần, tháng, quí, năm, theo dõi lĩnh vực Kế hoạch và đầu tư, Thống kê và theo dõi cấp huyện.

- Các Chuyên viên theo dõi nội chính gồm các lĩnh vực: Công an, Quân sự, Tổ chức chính quyền, Thanh tra, Tư pháp, quan hệ với Viện Kiểm sát, Tòa án nhân dân và theo dõi đơn thư khiếu tố của công dân, hội nghề nghiệp thuộc các lĩnh vực (nếu có).

- Các chuyên viên theo dõi lĩnh vực nông lâm ngư nghiệp thủy sản, khí tượng thủy văn, địa chính, quản lý đất sản xuất nông lâm nghiệp, kiểm lâm và theo dõi các chương trình, dự án có liên quan, hội nghề nghiệp thuộc các lĩnh vực (nếu có).

- Các Chuyên viên theo dõi sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, bưu điện, xây dựng cơ bản, khoa học công nghiệp môi trường và theo dõi các chương trình dự án có liên quan, hội nghề nghiệp thuộc các lĩnh vực (nếu có).

- Các chuyên viên theo dõi lĩnh vực Tài chính, giá cả, thuế ngân hàng, thương mại du lịch, xuất nhập khẩu, quản lý thị trường, kinh tế ngoài quốc doanh và theo dõi các chương trình, dự án có liên quan, hội nghề nghiệp thuộc các lĩnh vực (nếu có).

- Các chuyên viên theo dõi quy hoạch đất xây dựng đô thị và nông thôn, thủ tục cấp đất cho thuê đất và theo dõi các chương trình, dự án có liên quan, hội nghề nghiệp thuộc các lĩnh vực (nếu có).

- Các Chuyên viên theo dõi lĩnh vực văn xã gồm: Giáo dục - đào tạo, Y tế, Lao động - TBXH, Bảo vệ chăm sóc trẻ em, Dân số - KHHGĐ, Bảo hiểm xã hội, công tác thanh niên, đài phát thanh truyền hình, văn hoá thông tin -thể thao, công tác tôn giáo, dân tộc và miền núi và quan hệ với MTTQ, các đoàn thể nhân dân, theo dõi các chương trình, dự án có liên quan và hội nghề nghiệp thuộc các lĩnh vực (nếu có).

- Chuyên viên làm thư ký cho Chủ tịch UBND tỉnh.

- Chủ động theo dõi nắm tình hình hoạt động và kết quả hoạt động của các lĩnh vực công tác được phân công. Tổng hợp tình hình để báo cáo với Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực hoặc Chánh văn phòng khi cần thiết; phát hiện và đề xuất với UBND tỉnh giải quyết những vấn đề tồn tại, vướng mắc trong lĩnh vực được theo dõi.

- Nghiên cứu các Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, của Chính phủ, các quyết định, thông tư của các Bộ, Tổng cục để đề xuất với Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực và Chánh Văn phòng về việc cụ thể hóa và tổ chức thực hiện các quyết định, nghị định, chỉ thị... đó ở địa phương. Được nghe truyền đạt (hoặc được cung cấp tài liệu) về các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước cần thiết cho công tác. Được tham dự các kỳ họp HĐND, UBND tỉnh; được tham dự họp và tham gia ý kiến trong các buổi làm việc, giao ban của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch khi bàn những vấn đề có liên quan đến phần việc chuyên viên theo dõi hoặc do Chánh Văn phòng giao.

- Theo dõi, đôn đốc và tham gia góp ý trong việc xây dựng các đề án của các sở, ngành huyện, thành, thị thuộc phạm vi được phân công. Đề xuất ý kiến với Chánh Văn phòng về nội dung và thủ tục pháp lý đối với đề án, dự thảo văn bản đó để trình UBND tỉnh xem xét quyết định. Trực tiếp soạn thảo các đề án hoặc các quyết định khi được UBND tỉnh hoặc Chánh Văn phòng giao.

- Những nhiệm vụ do Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách giao cho các ngành, huyện hoặc đơn vị cơ sở giải quyết thì Chuyên viên theo dõi lĩnh vực đó có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết và báo cáo tiến độ thực hiện cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch.

- Trong phạm vi được phân công, trực tiếp kiểm tra hoặc đề xuất với UBND tỉnh để tổ chức việc kiểm tra, thanh tra thực hiện pháp luật chính sách của Nhà nước, nghị quyết, quyết định, chỉ thị của HĐND, UBND tỉnh và có kiến nghị cụ thể về những vấn đề đó.

- Soạn thảo các báo cáo chuyên đề, văn bản khác để UBND tỉnh báo cáo với cấp trên hoặc thông báo cho cấp dưới theo đúng nội dung và thời hạn qui định về lĩnh vực công tác được phân công theo dõi.

- Quản lý chặt chẽ các loại văn bản thuộc lĩnh vực theo dõi, khi chuyển đơn vị công tác hoặc nghỉ việc phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho người thay mình hoặc người do Chánh Văn phòng chỉ định.

- Thứ 2 hàng tuần có trách nhiệm phản ánh với Chánh văn phòng, Phó Văn phòng phụ trách tổng hợp về kết quả thực hiện các quyết định của UBND tỉnh, những tồn tại vướng mắc được xem xét xử lý đối với lĩnh vực được phân công theo dõi. (Phản ánh trực tiếp hoặc gián tiếp do Chánh Văn phòng quy định).

+ Gồm có: Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và các nhân viên.

+ Chức trách của Phòng Hành chính - tổ chức:

- Giúp Chánh văn phòng tổ chức quản, lý việc tiếp nhận công văn, giấy tờ đến và đi đúng thể thức quy định và phân phối nhanh chóng đến đúng người có trách nhiệm giải quyết.

- Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính, văn bản của UBND tỉnh khi phát hành và các văn bản của các ngành và các huyện gửi đến UBND tỉnh, văn bản không đúng thủ tục, phải báo cáo với Chánh Văn phòng xử lý cần thiết gửi trả lại cơ quan đó.

- Thường trực hướng dẫn khách đến làm việc với UBND tỉnh.

- Bảo đảm việc đánh máy, in sao tài liệu kịp thời, chính xác, đủ số lượng, trình bày khoa học, bảo đảm kỹ mỹ thuật và mức độ bí mật của công văn tài liệu đi và đến.

- Thực hiện công tác ngoại vụ, theo dõi, quản lý đoàn ra, đoàn vào theo qui định của pháp luật.

- Bảo đảm thông tin liên lạc thường xuyên, kịp thời, chính xác.

- Giúp Chánh Văn phòng quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tốt hệ thống máy tính được trang bị trong cơ quan.

- Tổ chức thu thập, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ lưu trữ của,UBND tỉnh, của văn phòng UBND tỉnh và kho lưu trữ của tỉnh theo đúng Pháp lệnh.

- Hướng dẫn giúp đỡ Văn phòng các Sở, Ban, ngành tỉnh và Văn phòng UBND các huyện, thành, thị thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ.

- Thực hiện tốt các quy định về giữ gìn bí mật, bảo vệ cơ quan, bảo vệ nội bộ, quản lý tài sản, con dấu và phối hợp các phòng, ban cơ quan khác trong khu vực bảo đảm an toàn chung.

- Quản lý hồ sơ cán bộ và thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ trong cơ quan.

+ Nhiệm vụ của Trưởng phòng Hành chính - tổ chức:

- Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về quản lý, điều hành hoạt động của phòng Hành chính - tổ chức (theo chế độ thủ trưởng). Được ủy nhiệm của lãnh đạo Văn phòng (khi lãnh đạo Văn phòng đi vắng); ký duyệt các văn bản tài liệu cần in ấn, sao chụp (sau khi đã được lãnh đạo UBND tỉnh ký tắt). Được ký một số công văn giấy tờ nội bộ cơ quan do Chánh Văn phòng quy định.

+ Gồm có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các nhân viên:

- Chức năng: Giúp Chánh Văn phòng quản lý công tác tài vụ, tài sản của cơ quan, bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh.

- Nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện việc quản lý tài sản của cơ quan thực hiện thu chi tài chính theo quy định của Nhà nước và của tỉnh.

- Tổ chức việc mua sắm phương tiện và trang thiết bị phục vụ cho công tác của UBND tỉnh và của Văn phòng UBND tỉnh, bảo đảm chất lượng và tiết kiệm.

- Tổ chức phục vụ tốt các hội nghị của UBND tỉnh.

- Tổ chức phục vụ việc đón tiếp khách của UBND tỉnh và của Văn phòng UBND tỉnh.

- Quản lý nhà khách, nhà ăn, điện nước thực hiện đúng chế độ chính sách, đáp ứng kịp thời những nhiệm vụ đột xuất của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh giao cho.

- Quản lý đội xe.

+ Nhiệm vụ của Trưởng phòng Quản trị:

- Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về quản lý điều hành hoạt động của phòng quản trị (theo chế độ thủ trưởng) quản lý công tác tài vụ, tài sản của cơ quan, có ý kiến trong các phiếu chi, mua sắm phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho công tác của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh để báo cáo lãnh đạo Văn phòng duyệt.

+ Gồm có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các chuyên viên.

+ Chức trách của Phòng thi đua khen thưởng.

+ Giúp Chánh Văn phòng quản lý thống nhất công tác thi đua khen thưởng trong tỉnh theo quy định của Nhà nước và của tỉnh.

- Thẩm tra hồ sơ, thủ tục xét thành tích khen thưởng của tập thể, cá nhân để trình Hội đồng thi đua khen thưởng tỉnh xem xét, thảo luận trước khi đề nghị UBND tỉnh ký quyết định khen thưởng hoặc trình cấp trên xét khen thưởng theo quy định hiện hành.

- Phối hợp với các cơ quan, đoàn thể làm tốt công tác tuyên truyền, giới thiệu gương tốt, người tốt thúc đẩy phong trào và đôn đốc, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ, thủ tục về công tác thi đua khen thưởng cho các cấp các ngành đúng tiêu chuẩn và đúng chính sách.

- Lập dự trù tiếp nhận, quản lý, cấp phát thu hồi, đổi lại các hiện vật khen thưởng theo quy định của Nhà nước và của UBND tỉnh; phối hợp với Phòng Hành chính - tổ chức quản lý lưu trữ, bảo quản hồ sơ khen thưởng của tỉnh, phối hợp với phòng Quản trị lập dự trù kinh phí khen thưởng theo chế độ.

- Xem xét việc khiếu nại về TĐKT của công dân, báo cáo Chánh Văn phòng để trình UBND tỉnh giải quyết hoặc trả lời khiếu nại,

+ Trưởng phòng thi đua khen thưởng tỉnh tham gia là Phó Chủ tịch Hội đồng TĐKT tỉnh, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng quản lý điều hành các hoạt động phòng TĐKT (theo chế độ thủ trưởng).

+ Chức năng: Là đơn vị sự nghiệp có thu; bảo đảm phục vụ chu đáo các đoàn khách trong và ngoài tỉnh đến làm việc và ăn nghỉ tại tỉnh; phục vụ tốt các hội nghị do UBND tỉnh triệu tập, đáp ứng kịp thời các yêu cầu đột xuất của Văn phòng và ủy ban.

+ Nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện quản lý tài sản nhà khách, thực hiện chế độ hạch toán báo sổ với Văn phòng UBND tỉnh, tiến tới hạch toán độc lập kinh doanh có lãi để đầu tư dần vào việc mua sắm trang thiết bị, nâng cấp cơ sở, vật chất nhà khách.

+ Nhiệm vụ của Chủ nhiệm nhà khách UBND tỉnh.

- Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh về quản lý, điều hành hoạt động phục vụ của nhà khách UBND tỉnh (theo chế độ thủ trưởng). Việc tuyển dụng lao động (kể cả lao động hợp đồng) đều phải báo cáo Chánh Văn phòng quyết định (hoặc trước khi ký hợp đồng lao động).

Điều IV: Mối quan hệ của Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh:

- Chuyên viên Văn phòng không phải là thư ký riêng của các Phó Chủ tịch (chỉ có Chủ tịch mới có thư ký riêng) là người tham mưu, giúp việc trực tiếp hàng ngày cho đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch về từng lĩnh vực công tác chuyên môn theo sự phân công của Chánh Văn phòng. Khi chuyên viên được đồng chí Chủ tịch, các Phó Chú tịch giao cho giải quyết, xử lý công việc thuộc lĩnh vực theo dõi, phải chịu trách nhiệm trước đồng chí đó và Chánh Văn phòng về phần công việc được giao.

- Thường xuyên tổng hợp báo cáo và phát hiện, đề xuất những vấn đề cần giải quyết với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực; giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch nghiên cứu, đề xuất ý kiến vào các đề án dự thảo quyết định của các ngành trình UBND tỉnh trước khi UBND tỉnh họp thảo luận vấn đề đó.

- 6 tháng, 1 năm được Chủ tịch các Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực nhận xét về công tác chuyên môn của Chuyên viên giúp việc.

- Đối với Chuyên viên chính, Chuyên viên làm công tác nghiên cứu tổng hợp đặt dưới sự điều hành chung của Chánh Văn phòng.

Được Chánh (hoặc Phó Văn phòng) giao cho xử lý, giải quyết những việc chưa đến mức phải đề nghị Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nội dung những vặn bản do Chánh Văn phòng ký và chịu sự quản lý của Chánh Văn phòng về mặt nghiệp vụ công tác Văn phòng.

- Khi được Chủ tịch, Phó chủ tịch giao xử lý những công việc chuyên môn thuộc lĩnh vực được theo dõi đều phải báo cáo cho Chánh Văn phòng (kể cả kết quả xử lý việc đó). Trường hợp không kịp báo cáo trước thì khi giải quyết xong phải báo cáo lại ; khi Chánh Văn phòng yêu cầu, Chuyên viên có trách nhiệm báo cáo cụ thể công việc đó.

- Chịu sự điều động, phân công của Chánh Văn phòng; 6 tháng, 1 năm Chánh Văn phòng có nhận xét về nghiệp vụ công tác văn phòng.

- Khi cần thiết được Chánh Văn phòng giải quyết phương tiện đi công tác theo chương trình, nội dung cụ thể.

- Được tham dự các kỳ họp của Hội đồng nhân dân, UBND huyện, thành, thị, hội nghị của lãnh đạo các sở ngành ở tỉnh bàn về công tác có liên quan đến nhiệm vụ công tác của mình.

- Được sự đồng ý của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, hoặc Chánh Văn phòng đề nghị Thủ trưởng sở, ngành ở tỉnh, UBND huyện, thành, thị cung cấp tài liệu cần thiết phục vụ cho công tác chuyên môn, được làm việc với lãnh đạo hoặc mời các cán bộ có liên quan ở các sở, ngành, huyện đến để trao đổi làm sáng tỏ các vấn đề do sở ngành, huyện chuẩn bị trình UBND tỉnh.

- Khi Chủ tịch, các Phó chủ tịch hoặc Chánh Văn phòng ủy nhiệm được truyền đạt những ý kiến cụ thể của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch đến thủ trưởng các sở, ngành, huyện, thành, thị có liên quan và chịu trách nhiệm về ý kiến truyền đạt của mình.

- Các sở ngành, huyện, thành, thị và cơ sở đến làm việc với Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch thì chuyên viên Văn phòng theo dõi lĩnh vực đó phải làm việc trước. Những vướng mắc đề nghị đã được UBND tỉnh có chủ trương xử lý, giải quyết thì Chuyên viên có trách nhiệm trả lời hoặc giải quyết, theo đúng chủ trương của ủy ban đã quyết định và phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình. Nếu thuộc chức năng của các ngành khác (chưa đến mức UBND tỉnh phải giải quyết) thì Chuyên viên hướng dẫn cho ngành, đơn vị đó đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Nếu vấn đề mới phát sinh, Chuyên viên phải nghiên cứu, đề xuất ý kiến giải quyết, sau đó báo cáo với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực xem xét giải quyết.

Những văn bản đề nghị của các ngành, cấp dưới gửi UBND tỉnh, khi được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch hoặc Chánh Văn phòng chuyển đến chuyên viên theo dõi lĩnh vực đó nghiên cứu đề xuất ý kiến giải quyết, phải ghi trên phiếu đề xuất ý kiến của mình với đồng chí lãnh đạo giao công việc đó để ủy ban (hoặc Chủ tịch, Phó Chủ tịch) xem xét giải quyết. Những văn bản đề nghị thông thường sau 3 ngày (kể từ ngày chuyên viên nhận được văn bản đề nghị) những đề nghị có liên quan đến nhiều ngành, những dự án đơn giản chậm nhất không quá 7 ngày phải ra được văn bản trả lời cho ngành, cấp dưới. Những vấn đề lớn, phức tạp cần thiết phải đưa ra ủy ban thảo luận quyết định hoặc phải phối hợp với các ngành liên quan xém xét để ủy ban xử lý do Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch quyết định) thì có thể chậm hơn, nhưng Văn phòng phải thông báo cho ngành, đơn vị đó biết.

Khi đã có kết luận của ủy ban, sau 5 ngày Sở, ngành có đề án phải hoàn chỉnh dự thảo văn bản theo kết luận của ủy ban, Chánh văn phòng giao cho đồng chí chuyên viên theo dõi lĩnh vực đó soát xét lại chỉnh lý trước khi trình đồng chí Chủ tịch, các Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực thông qua, chậm nhất sau 7 ngày (kể từ ngày UBND tỉnh có kết luận về vấn đề đó, ban hành được văn bản pháp qui.

- Những đề án, dự thảo văn bản của các ngành, cấp dưới trước khi trình ủy ban Nhân dân tỉnh thảo luận quyết định, phải được Chủ tịch, các Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực thông qua thì Văn phòng mới được đưa vào chương trình kỳ họp. Những văn bản dự thảo của các ngành, cấp trình UBND tỉnh duyệt ký ban hành, nếu chưa đúng thể thức, quy chế thì được trả lại và hướng dẫn cho ngành, đơn vị đó làm lại.Trường hợp đòi hỏi khẩn trương thì Chánh Văn phòng giao cho chuyên viên theo dõi lĩnh vực đó soạn thảo lại để trình Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành kịp thời.

- Những vấn đề khi được Chủ tịch, các Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực hoặc Chánh Văn phòng giao xử lý, giải quyết, nếu có liên quan với ngành khác hoặc với nhiều ngành nhất thiết chuyên viên được phân công xử lý phải trao đổi, bàn bạc với các chuyên viên khác có liên quan trong văn phòng để thống nhất ý kiến đề xuất giải quyết với UBND tỉnh. Trường hợp không thống nhất được ý kiến đề xuất, phải báo cáo với Chánh Văn phòng xin ý kiến của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch thường trực xem xét quyết định.

Với nhân viên văn thư, đánh máy: Hàng ngày có trách nhiệm đến văn thư để nhận văn bản, tài liệu được đồng chí Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh Văn phòng chuyển giao xử lý công việc; trừ những công văn, điện khẩn, mật thì văn thư phải chuyển trực tiếp đến người nhận. Văn bản đề nghị, tài liệu, báo cáo của các ngành, có chữ ký của Thủ trưởng cơ quan và dấu đỏ gửi thẳng cho Chuyên viên đều phải chuyển trả lại Văn thư để vào sổ, đóng dấu công văn "Đến" rồi văn thư chuyển theo đường dây qui định. Nếu có văn bản giấy tờ, tài liệu cần xử lý gấp thì nhân viên văn thư điện thoại báo cho Chuyên viên hoặc lãnh đạo phòng đến ngay bộ phận văn thư nhận. Nếu chuyên viên nào chậm trả lời cho ngành, cấp dưới theo qui chế của Văn phòng thì Văn thư có trách nhiệm nhắc nhở. Chuyên viên đó thực hiện đúng qui chế. Những ý kiến giải quyết của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ghi góc văn bản đề nghị của ngành cấp, đơn vị cơ sở chỉ dùng trong nội bộ Văn phòng UBND tỉnh, căn cứ vào đó Văn phòng có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho các ngành, cấp, đơn vị. Trường hợp ghi ý kiến chỉ đạo thì có thể chuyển thẳng cho Sở, ngành liên quan thực hiện nhưng không đóng dấu UBND tỉnh (chỉ đóng dấu chức danh). Văn phòng có trách nhiệm theo dõi kết quả thực hiện những nội dung này.

Khi các nhân viên văn thư (kể cả đánh máy) phát hiện văn bản có sai sót về thể thức văn bản, đề nghị Chuyên viên có trách nhiệm về văn bản đó sửa chữa lại cho đúng thể thức qui định. Trường hợp chưa nhất trí thì báo cáo Chánh Văn phòng (trường hợp Chánh, Phó Văn phòng đi vắng phải báo cáo Trưởng phòng Hành chính tổ chức giải quyết). Trước khi trình ký văn bản của ủy ban, chuyên viên phụ trách phần việc đó phải đọc soát lại, phát hiện, sửa chữa sai sót trước khi ban hành và ký tên mình tài góc để trống dưới nơi nhận. Kỹ thuật viên đánh máy chỉ được in chụp tài liệu khi có chữ ký duyệt của Chánh, Phó văn phòng (trường hợp Chánh, Phó Văn phòng đi vắng do Trưởng phòng Hành chính - tổ chức duyệt nhưng văn bản đó đã được Chủ tịch, Phó chủ tịch ký tắt).

- Với nhân viên lưu trữ hồ sơ: Chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ những vấn đề được giao giải quyết, xứ lý. Khi giải quyết xong, đến hạn phải giao lại cho cán bộ lưu trữ quản lý (những vấn đề cần theo dõi tiếp Chuyên viên được phép lưu trữ, khi giải quyết xong phải chuyển lại lưu trữ cơ quan)

- Đối với các Phòng hành chính - tổ chức, thi đua khen thưởng, quản trị, Nhà khách UBND tỉnh có mối quan hệ phối hợp giúp nhau hoàn thành nhiệm vụ.

Điều V: Mối quan hệ của Văn phòng UBND tỉnh.

Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước và Văn phòng Chính phủ là đầu mối quan hệ chặt chẽ để trao đổi giúp đỡ lẫn nhau về nghiệp vụ, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo và trao đổi kinh nghiệm trong công tác Văn phòng.

- Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm cung cấp thông tin, báo cáo định kỳ tình hình hoạt động của HĐND, UBND tỉnh tình hình kinh tế - xã hội của tỉnh cho Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước và Văn phòng Chính phủ theo qui định.

- Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan ngang sở: là bộ máy làm việc của UBND tỉnh, phục vụ trực tiếp sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh; hoạt động theo qui chế làm việc của UBND tỉnh và qui chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh.

- Đối với Văn phòng UBND các huyện, thành, thị và Phòng hành chính - tổ chức các sở, ngành là mối quan hệ phối hợp và hướng dẫn nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm nhằm phát huy chức năng, nhiệm vụ của mình phục vụ cho yêu cầu công tác của UBND tỉnh, huyện, thành, thị và sở, ban, ngành.

Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với các Sở, Ban, Ngành, các tổ chức đoàn thể quần chúng ở tỉnh để đề xuất với UBND tỉnh những vấn đề có liên quan, nhằm triển khai thực hiện các Nghị quyết của HĐND, quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh có kết quả.

- Văn phòng UBND tỉnh có sự phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Tỉnh ủy để lập chương trình công tác, nhằm đảm bảo chương trình công tác giữa Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy với UBND tỉnh một cách tập trung, thống nhất.

- Giữa 2 Văn phòng cần có sự trao đổi, thông báo cho nhau về những chủ trương, chính sách lớn, những vấn đề có liên quan nhằm đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy và UBND tỉnh.

- Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy tổ chức nghe các ngành báo cáo tình hình hoạt động của một số sở Ban, Ngành nhằm phục vụ cho việc chuẩn bị báo cáo của UBND tỉnh, HĐND tỉnh và báo cáo Chính phủ.

- Văn phòng UBND tỉnh có sự phối hợp chặt chẽ với Văn phòng HĐND tỉnh để lập chương trình công tác nhằm bảo đảm chương trình hoạt động giữa UBND, HĐND một cách tập trung, thống nhất tạo điều kiện để UBND, HĐND thực hiện được việc giám sát kiểm tra có hiệu quả.

- Giữa 2 Văn phòng cần thường xuyên có sự trao đổi thống nhất về những nội dung HĐND, UBND tỉnh cần thảo luận và quyết định để sắp xếp chương trình công tác cho phù hợp.

Điều VI: Trên đây là bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, mối quan hệ và lề lối làm việc của Văn phòng UBND tỉnh. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các Sở, Ngành tỉnh: Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị chịu trách nhiệm thi hành bản quy đinh này. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc, Văn phòng UBND tỉnh sẽ tổng hợp ý kiến của các Sở, Ban, Ngành, các huyện, thành, thị, để báo cáo UBND tình quyết định bổ sung, sửa đổi kịp thời.