THÔNG TƯ
Hướng dẫn sử dụng biểu tượng quốc gia và nghi thức nhà nước tổ chức một số hoạt động đối ngoại tại cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài
______________________________________________
Căn cứ Luật cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài;
Căn cứ Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;
Bộ Ngoại giao hướng dẫn sử dụng biểu tượng quốc gia và nghi thức nhà nước tổ chức một số hoạt động đối ngoại tại cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài như sau:
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Đối tượng điều chỉnh
Thông tư này điều chỉnh đối với cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài bao gồm cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan đại diện tại tổ chức quốc tế theo quy định tại Điều 4 của “Luật cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài”.
Điều 2. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư quy định việc sử dụng:
a) Quốc kỳ, quốc huy, quốc thiều, ảnh hoặc tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh, ảnh lãnh đạo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; quốc kỳ, quốc huy, quốc thiều, ảnh lãnh tụ, lãnh đạo của quốc gia tiếp nhận, cờ của chủ thể địa phương nơi đặt cơ quan đại diện lãnh sự hay văn phòng trực thuộc cơ quan đại diện và cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận (gọi tắt là biểu tượng quốc gia).
b) Biển hiệu cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc cơ quan đại diện và nhà riêng người đứng đầu cơ quan đại diện.
c) Nghi thức nhà nước tổ chức một số hoạt động đối ngoại.
Điều 3. Giải thích một số từ ngữ trong Thông tư
1. Trụ sở cơ quan đại diện là văn phòng làm việc của cơ quan đại diện.
2. Văn phòng trực thuộc là nơi làm việc của một bộ phận thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan đại diện nằm ngoài trụ sở của cơ quan đại diện hoặc nằm trong khuôn viên trụ sở cơ quan đại diện nhưng có cổng riêng.
3. Xe riêng là xe ô tô công vụ phục vụ hoạt động đối ngoại của người đứng đầu cơ quan đại diện.
4. Nhà riêng là nhà ở công vụ dành cho người đứng đầu cơ quan đại diện nằm ngoài trụ sở của cơ quan đại diện hoặc nằm trong khuôn viên trụ sở cơ quan đại diện nhưng có cổng riêng.
Điều 4. Nguyên tắc áp dụng quy định
Cơ quan đại diện sử dụng biểu tượng quốc gia nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, biểu tượng của quốc gia hoặc của tổ chức quốc tế tiếp nhận và tổ chức các hoạt động đối ngoại phù hợp với quy định của Thông tư này và các nguyên tắc sau đây:
1. Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đại diện trong quan hệ với quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận.
2. Phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về nghi thức nhà nước đối với các cơ quan nhà nước Việt Nam.
3. Phù hợp với các quy định của các thỏa thuận và điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia.
4. Phù hợp với luật và thông lệ quốc tế, pháp luật của quốc gia, quy định của tổ chức quốc tế tiếp nhận và quy định của địa phương nơi cơ quan đại diện đặt trụ sở cơ quan, văn phòng trực thuộc.
Chương II
BIỂN HIỆU
Điều 5. Nơi đặt biển hiệu
1. Trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc, nhà riêng có biển hiệu.
2. Biển hiệu treo ngang tầm mắt. Vị trí gắn biển hiệu không bị che khuất tầm nhìn. Cách gắn biển hiệu đối với trụ sở cơ quan, văn phòng trực thuộc và nhà riêng cụ thể như sau:
a) Nếu trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc, nhà riêng là tòa nhà có khuôn viên với cổng riêng, biển hiệu được gắn cạnh cổng chính.
b) Nếu trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc, nhà riêng là một phần của tòa nhà nhưng có cửa riêng ở mặt tiền, biển hiệu được gắn cạnh cửa chính.
c) Nếu trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc là văn phòng, căn hộ nằm trong một tòa nhà văn phòng hoặc chung cư, biển hiệu gắn cạnh cửa của văn phòng, căn hộ. Tại mặt tiền hoặc tiền sảnh của tòa nhà chung có đặt biển chỉ dẫn cố định hướng dẫn khách đến liên hệ công việc.
d) Nếu nhà riêng là căn hộ nằm trong một tòa nhà chung cư, tùy theo yêu cầu có thể treo hoặc không treo biển hiệu. Nếu treo biển hiệu, biển hiệu được gắn cạnh cửa của căn hộ.
Điều 6. Nội dung biển hiệu
1. Biển hiệu có hình quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
2. Quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” và tên cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc, nhà riêng trong biển hiệu được ghi đầy đủ.
Điều 7. Trình bày biển hiệu
1. Biển hiệu hình chữ nhật, tỉ lệ chiều rộng bằng 2/3 chiều dài và được treo ngang. Kích thước biển hiệu được thiết kế hài hòa với kích thước cổng hoặc cửa nơi đặt biển hiệu.
2. Biển hiệu làm bằng đồng màu vàng, chữ khắc chìm màu đỏ. Xung quanh biển hiệu có đường viền mạch màu đỏ, cách mép khoảng 01 cm.
3. Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khắc chìm. Quốc huy trên biển hiệu màu vàng, đỏ chuẩn theo quy định đối với quốc huy trong Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
4. Vị trí trình bày các nội dung của biển hiệu theo thứ tự từ trên xuống dưới:
a) Quốc huy được đặt trên cùng, chính giữa theo chiều ngang của biển hiệu. Đường kính hình quốc huy tối thiểu bằng 03 lần chiều cao chữ tên cơ quan đại diện bằng tiếng Việt.
b) Dưới hình quốc huy, tên cơ quan đại diện, quốc hiệu, tên văn phòng trực thuộc, nhà riêng lần lượt được viết từ trên xuống dưới, cân ở giữa biển hiệu. Khổ chữ tên văn phòng trực thuộc, nhà riêng lớn hơn khổ chữ tên cơ quan đại diện từ 1,2 đến 1,5 lần tùy theo kích thước thực tế của biển hiệu.
5. Biển hiệu viết bằng hai thứ tiếng, tiếng Việt và quốc ngữ nước tiếp nhận hoặc một ngoại ngữ được dùng phổ biến tại quốc gia, tổ chức tiếp nhận. Tiếng Việt viết trước và tiếng nước ngoài viết sau. Tiếng Việt và tiếng nước ngoài viết bằng chữ in hoa, khổ chữ bằng nhau, nếu là hệ chữ La - tinh thì cùng kiểu chữ. (Xem trong Phụ lục).
Chương III
QUỐC HUY, QUỐC KỲ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, ẢNH HOẶC TƯỢNG CHỦ TỊCH HỒ CHÍ MINH, ẢNH LÃNH ĐẠO, QUỐC KỲ CỦA QUỐC GIA, CỜ CỦA TỔ CHỨC QUỐC TẾ TIẾP NHẬN
Điều 8. Quy định chung về treo quốc huy và quốc kỳ Việt Nam
1. Trụ sở cơ quan đại diện và văn phòng trực thuộc phải treo quốc huy và quốc kỳ Việt Nam.
2. Quốc kỳ Việt Nam được treo trong các hoạt động lễ tiết đối ngoại của cơ quan đại diện.
3. Quốc kỳ Việt Nam treo ngoài trời tại trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc, nhà riêng có đèn chiếu sáng khi trời tối.
Điều 9. Treo quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc
1. Nếu trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc là một tòa nhà riêng, quốc huy treo tại mặt tiền, phía trên cửa chính tòa nhà.
2. Nếu trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc là một diện tích nằm trong một tòa nhà văn phòng, quốc huy được treo phía trên cửa chính vào văn phòng làm việc của cơ quan. Trong trường hợp vì lý do kiến trúc mà không treo được quốc huy phía trên cửa chính, quốc huy được treo tại tiền sảnh trong văn phòng, trực diện với cửa chính.
Điều 10. Treo quốc kỳ Việt Nam và quốc kỳ của quốc gia, cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận tại trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc và nhà riêng
Tùy theo kiến trúc, vị trí và quy mô trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc và nhà riêng, nơi treo quốc kỳ được thiết kế phù hợp:
1. Quốc kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam:
a) Đối với trụ sở cơ quan đại diện và văn phòng trực thuộc:
- Nếu trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc là một tòa nhà có khuôn viên riêng, cột cờ treo quốc kỳ được đặt trong khuôn viên, trước mặt tiền của tòa nhà.
- Nếu trụ sở cơ quan đại diện và văn phòng trực thuộc là một tòa nhà không có khuôn viên riêng trước mặt tiền, quốc kỳ được cắm trên nóc nhà hoặc cắm trên mặt tiền, phía trên cửa chính tòa nhà, cán cờ cắm nghiêng ra phía trước tạo thành với mặt đất một góc từ 45 đến 70 độ. (Xem hình 2 và 3 trong Phụ lục).
- Nếu trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc là một diện tích nằm trong một tòa nhà văn phòng, quốc kỳ được treo tại dãy cờ chung của các cơ quan, tổ chức làm việc trong tòa nhà đó. Nếu trong tòa nhà văn phòng chỉ có cơ quan đại diện Việt Nam hoặc văn phòng trực thuộc có quyền treo cờ thì quốc kỳ được treo trên cột cờ đặt trước mặt tiền chính của tòa nhà văn phòng.
b) Đối với nhà riêng:
- Quốc kỳ Việt Nam treo phía ngoài nhà riêng của người đứng đầu cơ quan đại diện phù hợp với thông lệ lễ tân ngoại giao của quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận.
- Chỉ treo quốc kỳ phía ngoài nếu nhà riêng là một tòa nhà riêng hoặc một phần của tòa nhà có cổng hay cửa riêng. Cách treo quốc kỳ như đối với trụ sở cơ quan đại diện.
2. Quốc kỳ quốc gia tiếp nhận: Trong trường hợp quốc gia tiếp nhận quy định treo quốc kỳ nước tiếp nhận tại trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc hoặc nhà riêng khi Nguyên thủ Quốc gia, Người đứng đầu Cơ quan Hành pháp hoặc Lập pháp quốc gia tiếp nhận đến dự các hoạt động đối ngoại tại đó, quốc kỳ nước tiếp nhận được treo cùng với quốc kỳ Việt Nam.
Quốc kỳ Việt Nam và quốc kỳ nước tiếp nhận phải có kích thước tương đương, cách treo giống nhau và cao ngang nhau, quốc kỳ Việt Nam treo bên phải, quốc kỳ của nước tiếp nhận bên trái nếu từ phía ngoài nhìn vào (xem hình 4 trong Phụ lục).
Quốc kỳ của nước tiếp nhận được treo lên trước khi khách đến và được hạ xuống sau khi khách rời đi.
3. Cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận: Nếu theo quy định, thông lệ lễ tân của tổ chức quốc tế tiếp nhận mà trụ sở của cơ quan đại diện các quốc gia thành viên tại tổ chức quốc tế phải treo cờ của tổ chức quốc tế đó thì cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận được treo cùng với quốc kỳ Việt Nam. Cách treo quốc kỳ Việt Nam và cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận như quy định Khoản 2 Điều này.
Điều 11. Quốc kỳ Việt Nam, ảnh hoặc tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh trong phòng tiếp khách đối ngoại
1. Phòng tiếp khách đối ngoại tại trụ sở cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc hay nhà riêng có quốc kỳ Việt Nam và treo ảnh hoặc đặt tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh phía sau nơi ngồi tiếp khách của người chủ trì tiếp khách.
2. Treo ảnh hoặc đặt tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh ở chính giữa, quốc kỳ Việt Nam treo trên cột cờ đặt phía bên trái ảnh hoặc tượng nếu nhìn từ phía đối diện. Đỉnh của ảnh hoặc tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh không cao hơn đỉnh ngôi sao vàng trong quốc kỳ Việt Nam khi treo trên cột cờ. (Xem hình 5 trong Phụ lục).
Điều 12. Quốc kỳ Việt Nam, cờ của đối tác trong lễ ký văn kiện và hội đàm
1. Nguyên tắc chung:
a) Treo quốc kỳ Việt Nam và quốc kỳ của nước hay cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận nếu phía Việt Nam tham gia ký kết, hội đàm là thành viên của cơ quan đại diện hoặc đại diện cơ quan nhà nước Việt Nam từ trong nước sang và đối tác tham gia hội đàm, ký kết là đại diện của cơ quan nhà nước của quốc gia có quan hệ ngoại giao chính thức với Việt Nam hoặc tổ chức quốc tế mà Việt Nam tham gia.
b) Quốc kỳ Việt Nam và quốc kỳ của nước hay cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận phải có kích thước tương đương và đặt song song ngang bằng nhau.
2. Lễ ký kết văn kiện: Lễ ký văn kiện giữa Việt Nam và đối tác nước ngoài do cơ quan đại diện chủ trì mời đến ký, dù tổ chức tại trụ sở cơ quan, nhà riêng hoặc ngoài cơ quan đại diện, vị trí đặt cờ (cờ bàn) như sau:
a) Lễ ký văn kiện giữa Việt Nam với một đối tác nước ngoài: Phù hợp với cách sắp xếp vị trí người đại diện ký kết, nếu nhìn vào từ phía đối diện người ký văn kiện, quốc kỳ Việt Nam đặt bên phải, cờ đối tác bên trái (xem hình 6A trong Phụ lục).
b) Lễ ký văn kiện giữa Việt Nam với hai hay nhiều đối tác nước ngoài. Phù hợp với cách sắp xếp vị trí của người đại diện các bên ký kết, nếu nhìn vào từ phía đối diện người ký, quốc kỳ Việt Nam đặt ở giữa, cờ của các đối tác lần lượt đặt bên trái, bên phải quốc kỳ Việt Nam, ngược chiều kim đồng hồ theo vần chữ cái A, B, C tên gọi quốc gia, tổ chức có người đại diện ký, bằng ngôn ngữ được sử dụng rộng rãi tại quốc gia hay tổ chức quốc tế tiếp nhận hoặc do các bên ký kết thỏa thuận (xem hình 6B trong Phụ lục).
3. Hội đàm ngồi bàn viết giữa Việt Nam với đối tác nước ngoài: Quốc kỳ Việt Nam đặt trên bàn trước Trưởng đoàn Việt Nam, cờ khách đặt tương tự trước Trưởng đoàn khách.
4. Lễ ký kết văn kiện hay hội đàm do cơ quan nước ngoài chủ trì tổ chức: Việc sắp xếp vị trí người ký, quốc kỳ Việt Nam và quốc kỳ nước ngoài, cờ của tổ chức quốc tế theo quy định, thông lệ lễ tân của quốc gia hay tổ chức quốc tế đó và không trái với quy định tại Khoản 1 Điều này.
Điều 13. Quốc kỳ Việt Nam trên xe riêng khi người đứng đầu cơ quan đại diện hoạt động đối ngoại
1. Quốc kỳ Việt Nam cắm trên xe riêng của người đứng đầu cơ quan đại diện khi người đứng đầu cơ quan đại diện sử dụng xe hoạt động đối ngoại phù hợp với quy định, thông lệ lễ tân của quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận.
2. Xe riêng của người đứng đầu cơ quan đại diện không cắm quốc kỳ Việt Nam khi đi trong đội hình đoàn xe đón tiếp đoàn Việt Nam thăm quốc gia hay tổ chức quốc tế tiếp nhận khi xe ô tô của Trưởng đoàn Việt Nam có cắm quốc kỳ Việt Nam.
Điều 14. Quốc kỳ Việt Nam, quốc kỳ của quốc gia, cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận trong một số hoạt động đối ngoại khác
1. Đối với các hoạt động như mít tinh nhân dịp quốc khánh, kỷ niệm các ngày lễ lớn của Việt Nam, kỷ niệm sự kiện quan trọng trong quan hệ với quốc gia hay tổ chức quốc tế tiếp nhận do cơ quan đại diện tổ chức có mời khách của quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận:
a) Nếu theo quy định, thông lệ lễ tân của quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận, trong các hoạt động trên quy định có treo quốc kỳ của quốc gia hay cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận, chỉ treo quốc kỳ của quốc gia hay cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận cùng với quốc kỳ Việt Nam. Quốc kỳ Việt Nam và quốc kỳ của quốc gia hoặc cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận có kích thước tương đương và được treo song song, cao ngang nhau. Quốc kỳ Việt Nam treo bên phải, quốc kỳ của quốc gia hay cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận treo bên trái theo hướng nhìn vào sân khấu nơi treo cờ. (Xem hình 7 trong Phụ lục).
b) Nếu theo quy định hoặc thông lệ lễ tân của quốc gia tiếp nhận trong các hoạt động trên quy định cơ quan đại diện lãnh sự hoặc văn phòng trực thuộc đóng tại địa phương có treo cờ của chủ thể địa phương (nước cộng hòa, bang, tỉnh, vùng lãnh thổ,…), chỉ treo cờ của chủ thể địa phương cùng với quốc kỳ Việt Nam và quốc kỳ quốc gia tiếp nhận. Quốc kỳ Việt Nam và quốc kỳ của quốc gia tiếp nhận có kích thước tương đương, treo song song và cao ngang nhau. Quốc kỳ Việt Nam treo bên phải, quốc kỳ của quốc gia tiếp nhận treo bên trái theo hướng nhìn vào sân khấu nơi treo cờ. Tỉ lệ kích thước cờ của chủ thể địa phương so với quốc kỳ của hai quốc gia và vị trí treo cờ của chủ thể địa phương theo quy định hay thông lệ lễ tân của quốc gia tiếp nhận.
2. Đối với các cuộc gặp gỡ của Lãnh đạo cấp cao Việt Nam hoặc người đứng đầu cơ quan đại diện với cộng đồng người Việt Nam đang sinh sống và làm việc tại nước sở tại do cơ quan đại diện tổ chức ở trong hoặc ngoài cơ quan đại diện có treo quốc kỳ Việt Nam. Cách mức treo quốc kỳ như sau:
a) Nếu quốc kỳ treo trên cột cờ, quốc kỳ đặt bên tay phải của diễn giả theo hướng nhìn từ sân khấu xuống (xem hình 8 trong Phụ lục).
b) Nếu gắn trên phông, quốc kỳ treo chính diện phía sau diễn giả, đầu của diễn giả không cao hơn ngôi sao vàng trong quốc kỳ (xem hình 9 trong Phụ lục).
3. Đối với các hoạt động liên quan đến quan hệ với Việt Nam do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức, việc treo quốc kỳ Việt Nam trong các hoạt động đó theo quy định, thông lệ lễ tân của quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận và không trái với quy định tại Khoản 1 Điều 12.
Điều 15. Ảnh lãnh đạo
1. Đối với những hoạt động đối ngoại do cơ quan đại diện hoặc do quốc gia tiếp nhận tổ chức mà theo quy định, thông lệ lễ tân của quốc gia tiếp nhận có treo ảnh lãnh đạo của người tiếp nhận và nước cử cơ quan đại diện trong thời gian diễn ra sự kiện, ảnh lãnh đạo Việt Nam sẽ được treo cùng ảnh lãnh đạo nước tiếp nhận. Ảnh lãnh đạo hai quốc gia treo song song, cao ngang nhau với cỡ ảnh tương đương và khung ảnh giống nhau.
2. Treo ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh nếu quốc gia tiếp nhận treo ảnh lãnh tụ dân tộc, treo ảnh Chủ tịch nước nếu quốc gia tiếp nhận treo ảnh Nguyên thủ Quốc gia đương nhiệm.
3. Nếu hoạt động đối ngoại do cơ quan đại diện tổ chức, ảnh lãnh đạo Việt Nam treo bên phải, ảnh lãnh đạo quốc gia tiếp nhận treo bên trái theo hướng nhìn vào ảnh. Nếu hoạt động do quốc gia tiếp nhận tổ chức, vị trí treo ảnh lãnh đạo của hai quốc gia được sắp xếp theo quy định lễ tân của quốc gia tiếp nhận.
Điều 16. Cử quốc thiều nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
1. Quốc thiều Việt Nam được cử trong các cuộc mít tinh, chiêu đãi chào mừng Quốc khánh, ngày lễ lớn của Việt Nam hoặc kỷ niệm sự kiện quan trọng trong quan hệ giữa Việt Nam với quốc gia hay tổ chức quốc tế tiếp nhận phù hợp với quy định, thông lệ lễ tân của quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận.
2. Nếu trong hoạt động đối ngoại có cử quốc thiều hai nước, quốc thiều Việt Nam và quốc thiều quốc gia tiếp nhận được cử theo thứ tự phù hợp với quy định, thông lệ lễ tân tại quốc gia tiếp nhận.
Điều 17. Chiêu đãi tiếp khách chào mừng Quốc khánh nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
1. Cơ quan đại diện và văn phòng trực thuộc nếu đóng tại địa phương khác nơi đặt trụ sở cơ quan đại diện tổ chức chiêu đãi tiếp khách chào mừng Quốc khánh nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam theo quy định của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.
2. Chủ trì chiêu đãi tiếp khách là người đứng đầu cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc tại thời điểm tổ chức chiêu đãi tiếp khách. Tùy theo thông lệ lễ tân tại nước sở tại, tổ chức quốc tế tiếp nhận, điều kiện thực tế của cơ quan đại diện, người đứng đầu cơ quan đại diện, văn phòng trực thuộc và phu nhân hoặc phu quân chủ trì chiêu đãi.
3. Giấy mời chiêu đãi có hình quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đối với của người đứng đầu và người đứng đầu tạm thời cơ quan đại diện gồm:
- Đại sứ quán: Đại sứ đặc mệnh toàn quyền, Đại biện, Đại biện lâm thời.
- Tổng Lãnh sự quán: Tổng Lãnh sự; Lãnh sự quán: Lãnh sự.
- Cơ quan đại diện tại tổ chức quốc tế: Đại diện thường trực, Quan sát viên thường trực hoặc Đại diện của Chủ tịch nước hay người được chính thức chỉ định tạm thời thay thế người đứng đầu phù hợp với quy định của Việt Nam, thông lệ lễ tân của tổ chức quốc tế tiếp nhận.
4. Trên sân khấu nơi tổ chức chiêu đãi tiếp khách có treo quốc kỳ Việt Nam, quốc kỳ quốc gia hay cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận. Cách thức treo quốc kỳ Việt Nam, quốc kỳ quốc gia hay tổ chức quốc tế tiếp nhận như sau:
- Quốc kỳ Việt Nam phía tay phải, quốc kỳ của quốc gia hay cờ của tổ chức quốc tế tiếp nhận bên tay trái theo hướng nhìn lên sân khấu. Quốc kỳ Việt Nam và quốc kỳ của quốc gia hay tổ chức tiếp nhận phải có kích thước tương đương, cách treo giống nhau và cao ngang nhau. (Xem hình 7 trong Phụ lục).
- Đối với cơ quan đại diện lãnh sự, văn phòng trực thuộc đóng tại địa phương, nếu chủ thể địa phương có cờ riêng, cờ của chủ thể địa phương được treo cùng quốc kỳ Việt Nam và quốc kỳ của quốc gia tiếp nhận theo quy định tại Mục b, Khoản 1, Điều 14.
5. Việc cử quốc thiều nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, quốc thiều quốc gia tiếp nhận theo quy định tại Điều 16.
6. Phát biểu chào mừng của người đứng đầu cơ quan đại diện và của khách chính đại diện cho quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận phù hợp với quy định, thông lệ lễ tân của quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận.
7. Trang trí phông sân khấu phù hợp với thông lệ lễ tân tại quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận. Trong trường hợp có phông trang trí, cách thức như sau:
a) Ngôn ngữ:
- Phông có thể viết bằng một ngôn ngữ là quốc ngữ nước tiếp nhận hoặc một ngoại ngữ được dùng phổ biến tại quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận.
- Nếu phông viết bằng hai thứ tiếng, tiếng Việt và quốc ngữ nước tiếp nhận hoặc một ngoại ngữ được dùng phổ biến tại quốc gia, tổ chức quốc tế tiếp nhận. Tiếng Việt viết trước và tiếng nước ngoài viết sau. Tiếng Việt và tiếng nước ngoài viết bằng chữ in hoa, khổ chữ bằng nhau, nếu là hệ chữ La-tinh thì cùng kiểu chữ.
b) Nội dung:
Quốc khánh lần thứ … nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2/9/1945 - 2/9/…
Điều 18. Mở sổ tang
1. Cơ quan đại diện và văn phòng trực thuộc nếu đóng tại địa phương khác nơi đặt cơ quan đại diện tổ chức mở sổ tang, tiếp khách ký sổ tang khi Nhà nước Việt Nam tổ chức Lễ quốc tang. Đối với các lễ tang khác, cơ quan đại diện mở sổ tang, tiếp khách ký sổ tang theo chỉ đạo thống nhất của Bộ Ngoại giao. Sổ tang có bìa màu đen hoặc màu sẫm.
2. Mở sổ tang người quá cố: Trên ban thờ có di ảnh người quá cố với dải băng đen ở chéo góc trên bên trái theo hướng nhìn vào ảnh, có lọ hoa. Có thể thắp nến, đặt bát hương (việc thắp nến, đặt bát hương, thắp hương tùy thuộc vào thực tiễn phong tục tập quán của nước sở tại).
3. Mở sổ tang tổn thất do thảm họa, thiên tai: Phông sau ban thờ màu sẫm ghi hàng chữ bằng tiếng Việt hay quốc ngữ nước tiếp nhận hoặc bằng một ngôn ngữ thông dụng tại quốc gia nơi đặt cơ quan đại diện: “Tưởng niệm các nạn nhân (tên thảm họa)”. Trên ban thờ có lọ hoa. Có thể thắp nến và đặt bát hương (việc thắp nến, đặt bát hương, thắp hương tùy thuộc vào thực tiễn phong tục tập quán của nước sở tại).
Điều 19. Treo cờ tang
1. Cơ quan đại diện treo cờ tang khi Nhà nước Việt Nam tổ chức Lễ quốc tang. Cơ quan đại diện chỉ treo cờ tang đối với Quốc tang của quốc gia hoặc lễ tang của tổ chức quốc tế tiếp nhận theo chỉ đạo của Bộ Ngoại giao.
2. Treo cờ tang trong suốt thời gian để tang theo quy định của Ban Lễ tang Nhà nước và trong thời gian cơ quan đại diện mở sổ tang trong trường hợp không mở sổ tang đúng ngày để tang theo quy định của Ban Lễ tang Nhà nước.
3. Cờ tang được treo cao trên đỉnh cột cờ, phía trên quốc kỳ Việt Nam đính một dải băng đen. Dải băng đen có chiều rộng bằng 01/10 chiều rộng của quốc kỳ, chiều dài tối thiểu bằng 1/2 chiều dài của quốc kỳ.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 20. Trách nhiệm thi hành
1. Người đứng đầu các cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.
2. Các đơn vị chức năng liên quan của Bộ Ngoại giao có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện; cung cấp băng, đĩa quốc thiều, quốc huy, ảnh, tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh theo mẫu thống nhất.
Điều 21. Hiệu lực thi hành
Thông tư có hiệu lực sau 45 ngày, kể từ ngày đăng Công báo./.
