Để chấn chỉnh một bước công tác lập và quản lý hồ sơ, nhằm giúp các ngành, các cơ quan thực hiện đầy đủ hơn trách nhiệm của mình. Đối với cán bộ, công nhân viên chức, quân nhân về hưu, về nghỉ mất sức, tránh phiền hà cho người hưởng chính sách quy dịnh lại thủ tục Hồ sơ bổ sung sửa đổi các Biểu mẫu văn bản trong hồ sơ hưu trí, trợ cấp mất sức lao động, tiền tuất và hướng dẫn cách giải quyết việc cụ thể như sau:

I. NHỮNG VĂN BẢN TRONG CÁC LOẠI HỒ SƠ
TRỢ CẤP BẢO HIỂM XÃ HỘI

1. Hồ sơ hưu trí

Từ nay cán bộ CNVC, quân nhân được về hưu, nói chung chỉ cần một văn bản: bản Quyết định cho về hưu và phần ghi thời gian công tác của người được về hưu, riêng đối với các trường hợp sau đây thì phải có thêm các giấy tờ khác kèm theo như:

a. Biên bản xác định tình hình sức khoẻ, nếu thuộc diện phải có giám định y khoa, hoặc người về hưu có thêm khoản phụ cấp vì cần người phục vụ trong sinh hoạt do bị tàn phế.

b. Giấy xác nhận là cán bộ hoạt động cách mạng trước ngày 19-8-1945, nếu người về hưu được trợ cấp ưu đãi.

2. Hồ sơ trợ cấp vì mất sức lao động

Hồ sơ trợ cấp vì mất sức lao động gồm có:

a. Bản Quyết định cho nghỉ việc và phần ghi thời gian công tác của người được nghỉ việc.

b. Biên bản xác định tình hình sức khoẻ, nếu không thuộc diện miễn giám định y khoa hoặc biên bản xác định hạng thương tật, nếu người đó mất sức do tai nạn lao động, do bệnh nghề nghiệp.

3. Hồ sơ tiền tuất

a. Hồ sơ trợ cấp tiền tuất hàng tháng gồm có:

- Bản tóm tắt quá trình công tác của người đã chết do cơ quan quản lý người đó lập. Nếu là tại chức hoặc ngành Thương binh Xã hội lập (nếu đã về hưu, nghỉ mất sức) và phần khai hoàn cảnh gia đình người chết (do gia đình kê khai).

- Trích lục giấy khai tử, nếu không làm được giấy khai tử thì thay bằng giấy báo tử.

Trường hợp chết vì tai nạn lao động, vì mắc bệnh nghề nghiệp thì phải có biên bản đính kèm, nhưng nếu không lập được biên bản thì được thay bằng một công văn nói rõ nguyên nhân chết của cơ quan quản lý người bị tại nạn.

- Bản Quyết định do Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố hoặc Sở Thương binh và Xã hội ký cho thân nhân của người chết được hưởng trợ cấp tiền tuất.

b. Hồ sơn cấp tiền tuất một lần:

Ngoài những văn bản nói ở điểm a (mục 3) trên đây, hồ sơ trợ cấp tiền tuất một lần còn phải có thêm một công văn của cơ quan, đơn vị chủ quản để ghi trợ cấp tiền tuất một lần cho gia đình, có ghi rõ tài khoản của cơ quan để ngành Thương binh Xã hội làm thủ tục chuyển tiền.

II. NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG VIỆC LẬP HỒ SƠ

1. Hồ sơ của CNVC và quân nhân về hưu, nghỉ mất sức phải do cơ quan, xí nghiệp, đơn vị chủ quản lập và chuyển đến cơ quan Thương binh và Xã hội hai tập: người về hưu về nghỉ mất sức không phải làm đơn xin nghỉ cơ quan Thương binh và Xã hội không nhận hồ sơ của người hưởng chính sách trực tiếp đem đến.

2. Bản quyết định cho công nhân viên chức và quân nhân về hưu, nghỉ việc vì mất sức lao động phải do thủ trưởng cơ quan, xí nghiệp, đơn vị chủ quản có thẩm quyền ký (không dùng văn bản sao lục, và Quyết định do Sở Thương binh và Xã hội ký thay).

Phần ghi thời gian công tác của người được về hưu, về nghỉ mất sức do cơ quan quản lý người đó khi còn tại chức, căn cứ vào hồ sơ lý lịch gốc viết và xác nhận. Không được bắt buộc đương sự viết và ký tên nhưng nên trao đổi với người đó và tránh sai sót.

3. Những văn bản trong hồ sơ hưu trí, mất sức lao động, tuất đều theo biểu mẫu, quy cách thống nhất và viết đúng nội dung không tẩy xoá, sửa chữa, không viết bằng nhiều thứ mực trong một văn bản. Nếu có sửa chữa trong văn bản thì người ký văn bản phải xác nhận những điều đã sửa chữa.

4. Khi tiến hành soát xét lại hồ sơ đề cập và giấy lĩnh tiền, nếu thấy hồ sơ so chưa đúng chính sách thì cơ quan Thương binh và Xã hội được yêu cầu giải quyết lại, nội dung những điều không đúng chính sách, không hợp lệ được nói rõ trong công văn do Giám đốc Sở Thương binh và Xã hội ký; Không được chuyển trả lại mà không giải quyết cụ thể lý do.

Những trường hợp đã có đủ yếu tố chính xác để giải quyết chính sách chế độ, những việc tính toán mức trợ cấp trong Quyết định có sai sót (thừa hoặc thiếu tiền) thì cơ quan Thương binh và Xã hội được điều chỉnh lại cho đúng và thông báo cho đơn vị có người về hưu, nghỉ mất sức biết.

Những trường hợp đã giải quyết đúng với Quyết định của cơ quan, đơn vị mà sau đó lại phát hiện có những điểm sai trái không đủ tiêu chuẩn để hưởng chế độ này, thì cơ quan Thương binh và Xã hội cùng cơ quan quản lý người được hưởng chính sách thảo luận, bàn bạc để thực hiện cho đúng.

Từ nay, trong hồ sơ và sổ hưu trí, sổ trợ cấp mất sức lao động, sổ trợ cấp tiền tuất không cần phải dán ảnh của người hưởng chính sách.

Hồ cơ cấp tiền tuất hàng tháng không cần phải có giấy sao lục khai sinh còn của người đã chết, nhưng trong tờ khai hoàn cảnh gia đình cần ghi rõ ngày tháng năm sinh được hưởng định suất tiền tuất.

1. Về việc điều chỉnh nâng lương để tính trợ cấp.

Thi hành theo Thông cáo số 18/QĐ-TB ngày 10-2-1983 của Văn phòng Trung ương Đảng về Quyết định của Ban Bí thư việc nâng lương cho cán bộ trước khi về hưu nói chung không đặt ra nhưng có một số trường hợp xét thấy cần nâng lương trước khi về hưu thì do cơ quan trực tiếp quản lý cán bộ đó Quyết định, hoặc đề nghị cấp trên Quyết định. Đối với những cán bộ đã về hưu rồi thì không xét nâng lương nữa, vì nâng lương phải dựa theo nguyên tắc phân phối theo lao động.

Từ nay nếu có trường hợp thuộc diện được nâng bậc lương hàng năm thì phải được giải quyết trước khi có Quyết định cho về nghỉ. Sau khi đã về nghỉ rồi lại có Quyết định thì coi nhu cầu không hợp với nguyên tắc và quy định của Đảng và Nhà nước đã ban hành.

2. Về việc xác nhận cán bộ hoạt động cách mạng trước ngày 19-8-1945.

Những người trong lịch sử hoạt động có đủ tiêu chuẩn được hưởng ưu đãi mà chưa được thi hành thì Bộ, ngành chủ quản hoặc Ban thường vụ, tỉnh uỷ, thành uỷ. Nếu là cán bộ thuộc địa phương quản lý cần căn cứ Quyết định của Ban Bí thư và Thông tư số 07-TT/TC ngày 21-3-1979 của Ban tổ chức Trung ương đã xét và Quyết định cộng nhận. Sở Thương binh và Xã hội có người cán bộ đó cư trú căn cứ vào Quyết định ấy đề điều chỉnh lại trợ cấp kể từ ngày được công nhận.

3. Về việc tính thời gian công tác và việc xét cho tiếp tục hưởng lại trợ cấp hàng tháng.

Những trường hợp có thời gian công tác bị đứt quãng vì phạm pháp, bị tù, hoặc bị sa thải, nếu không nghiêm trọng và xét thấy có thể cho tính thời gian công tác trước đó là thời gian công tác liên tục thì thủ trưởng các Bộ, các ngành và Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố căn cứ vào những quy định hướng dẫn đã có để xem xét quyết định.

Những người đang hưởng trợ cấp, nhưng vì phạm pháp mà bị tù hoặc đi cải tạo phải ngừng trợ cấp, thì sau khi hết hạn phạt giam thì do Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố xét và Quyết định cho hoặc không cho hưởng trợ cấp.

Thông tư này thi hành kể từ ngay ký, những điều đã quy định khác với Thông tư này đều bãi bỏ.

Kèm theo Thông tư này có các mẫu biểu của một số văn bản trong các loại hồ sơ trợ cấp bảo hiểm xã hội và bản phụ lục hướng dẫn cách ghi chép.