Công tác khoá sổ kế toán thu, chi ngân sách Nhà nước cuối năm được chia thành 2 giai đoạn sau:

- Thời gian chuẩn bị kết thúc năm ngân sách: bắt đầu từ cuối tháng 11 đến hết tháng 12/1996, các dơn vị hành chính sự nghiệp, cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước các cấp tiến hành giải quyết các công việc cần thiết trước khi tiến hành khoá sổ kế toán, thu, chi ngân sách vào cuối ngày 31/12/1996.

- Thời gian chỉnh lý quyết toán: bắt đầu từ ngày 01/01/1997 đến hết ngày 31/03/1997, cơ quan tài chính và Kho bạc Nhà nước các cấp điều chỉnh các khoản thu, chi ngân sách đã thực hiện nhưng chứng từ còn đang đi trên đường, xử lý các sai sót trong quá trình hạch toán thu, chi ngân sách và hạch toán các khoản chi ngân sách Nhà nước của niên độ năm trước được cấp có thẩm quyền quyết định cho chi tiếp. Thời gian chỉnh lý quyết toán quy định cho các cấp ngân sách như sau:

+ Hết tháng 01 năm 1997 đối với ngân sách cấp quận, huyện, thành phố, thị xã trực thuộc tỉnh.

+ Hết tháng 02 năm 1997 đối với ngân sách cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

+ Hết tháng 03 năm 1997 đối với ngân sách trung ương.

NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN GIẢI QUYẾT
TRONG THỜI GIAN CHUẨN BỊ KẾT THÚC NĂM NGÂN SÁCH:

1. Đối với các Bộ, ngành, đơn vị dự toán:

a) Các bộ, các ngành, các tổ chức kinh tế và cơ quan tài chính các cấp có biện pháp cụ thể chỉ đạo đôn đốc các đơn vị, doanh nghiệp thuộc bộ, ngành và địa phương, đối chiếu rà soát lại và làm thủ tục nộp hết vào ngân sách Nhà nước các khoản thu ngân sách Nhà nước, kiên quyết không để tình trạng chiếm dụng vốn ngân sách.

b) Các đơn vị dự toán: phải thường xuyên theo dõi và nắm chắc số dư tài khoản hạn mức kinh phí và tài khoản tiền gửi để chủ động chi tiêu, đôn đốc thanh toán dứt điểm các khoản tạm ứng, cho vay, đi vay trước ngày 31/12 và đảm bảo các chứng từ thanh toán có đủ thời gian quay trở lại Kho bạc Nhà nước nơi lưu ký tài khoản.

Số dự hạn mức kinh phí của các đơn vị dự toán trung ương và địa phương mở tại Kho bạc Nhà nước còn lại đến cuối ngày 31-12-1996 phải huỷ bỏ.

c) Các khoản kinh phí sau đây có số dư đến cuối ngày 31/12/1996 được xét chuyển sang năm 1997 để chi tiêu tiếp:

- Các khoản kinh phí không thuộc nguồn vốn của đơn vị.

- Các khoản kinh phí cấp trước cho năm 1997.

- Các khoản tiền thưởng, tiền lương và những khoản có tính chất lương theo chế độ quy định phải chi của năm 1996 nhưng chưa chi.

d) Số dư tài khoản hạn mức và tiền gửi của các đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Nội vụ đến cuối ngày 31/12/1996 Kho bạc Nhà nước tự động chuyển vào tài khoản riêng (do Kho bạc Nhà nước trung ương quy định) và được xử lý theo lệnh của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cục Tài vụ Bộ Quốc phòng và Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện, tổng hợp số dư tài khoản tiền gửi của các đơn vị trực thuộc, có xác nhận của Kho bạc Nhà nước và tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định tại điểm e dưới đây gửi Bộ Tài chính để Bộ Tài chính xem xét chuyển số dư sang năm 1997 cho đơn vị.

e) Các khoản kinh phí còn dư đến cuối ngày 31/12/1996 quy định tại điểm c và d trên đây, nếu cần thiết phải chi tiếp trong năm 1997 thì đơn vị phải làm thủ tục đề nghị chuyển số dư gửi cơ quan Tài chính đồng cấp xét duyêt; hồ sơ đề nghị xét duyệt gồm:

- Công văn của đơn vị gửi cơ quan Tài chính và Kho bạc Nhà nước đồng cấp về việc đề nghị chuyển số dư tài khoản tiền gửi tại thời điểm đề nghị chuyển của đơn vị trước 31/12/1996.

- Bảng giải trình chi tiết số dư tài khoản tiền gửi có xác nhận của Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản, kèm theo các chứng từ hoặc các hợp đồng cung cấp hàng hoá, dịch vụ chưa hoàn thành có liên quan đến số tiền xin chuyển.

Khi lập báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách Nhà nước năm 1996, các bộ, các địa phương, cơ quan Tài chính và Kho bạc Nhà nước các cấp có trách nhiệm thực hiện và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc làm tốt những công việc sau:

1. Đối với đơn vị dự toán:

a) Trước khi lập báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách Nhà nước năm 1996 chính thức, đơn vị phải đối chiếu số liệu thu, chi ngân sách với cơ quan Tài chính và Kho bạc Nhà nước đồng cấp, đảm bảo số kinh phí thực nhận của đơn vị phải khớp đúng với số cấp phát của cơ quan Tài chính, số thực rút tại Kho bạc Nhà nước cả về tổng số và chi tiết đã phân bổ, bản đối chiếu số liệu phải có xác nhận của Kho bạc Nhà nước. Tuyệt đối không được dùng kinh phí của nhiệm vụ chi này để chi cho nhiệm vụ chi khác khi chưa có ý kiến của cơ quan có thẩm quyền.

b) Số kinh phí năm 1995 chưa quyết toán chuyển sang năm 1996 phải khớp với số thông báo duyệt quyết toán năm 1995 của cơ quan Tài chính, trường hợp có sự chênh lệch phải giải thích cụ thể trong báo cáo thuyết minh quyết toán.

c) Báo cáo quyết toán năm vẫn thực hiện theo quy định tại chế độ kế toán đơn vị dự toán ban hành theo Quyết định số 257 TC/CĐKT ngày 1/6/1990 của Bộ Tài chính và Thông tư 14 TC/HCVX ngày 28/2/1994 Bộ Tài chính.

- Riêng mục 70: lương hưu và trợ cấp các đối tượng chính sách, không phát sinh ở các đơn vị hành chính sự nghiệp vì vậy các đơn vị hành chính sự nghiệp không được hạch toán chi vào mục 70 (trừ cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam).

- Chi trợ cấp khó khăn theo Quyết định 201/TTg ngày 09/06/1996 của Thủ tướng Chính phủ được quyết toán vào L13. K02.H2.M76 không quyết toán vào mục 75 hoặc Mục 97.

d) Quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản năm 1996 về cơ bản vẫn thực hiện theo chế độ kế toán và quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản và các văn bản hướng dẫn lập báo cáo quyết toán của cơ quan cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản hiện hành. Năm 1996 Bộ Tài chính đề nghị các chủ đầu tư và cơ quan cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản làm tốt các quy định sau đây:

- Công trình đầu tư xây dựng cơ bản đã hoàn thành trong năm 1996, chủ đầu tư phải lập báo cáo quyết toán toàn bộ nguồn vốn của công trình đã hoàn thành, tình hình sử dụng vốn theo chế dộ quy định hiện hành (trong đó tách riêng phần vốn đã cấp phát và đề nghị quyết toán trong niên độ ngân sách 1996) gửi cơ quan cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản xét duyệt và tổng hợp quyết toán toàn bộ vốn đầu tư xây dựng cơ bản của các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành trong năm 1996 gửi cơ quan Tài chính. Những công trình xây dựng cơ bản quan trọng phải báo cáo quyết toán riêng trình Chính phủ để Chính phủ trình Quốc hội.

- Công trình xây dựng cơ bản chưa hoàn thành trong năm 1996, cuối năm chủ đầu tư phải lập báo cáo toàn bộ nguồn vốn đã nhận và đã sử dụng đến cuối năm 1996 (trong đó tách riêng phần vốn xây dựng cơ bản đã cấp và đề nghị quyết toán trong niên độ ngân sách năm 1996) gửi cơ quan cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản xét duyệt và tổng hợp toàn bộ vốn đầu tư xây dựng cơ bản của các công trình xây dựng cơ bản chưa hoàn thành trong năm 1996 gửi cơ quan Tài chính.

e) Đối với những Bộ được Nhà nước giao nhiệm vụ quản lý và chi cho các chương trình mục tiêu, đơn vị dự toán cấp I phải chịu trách nhiệm lập báo cáo quyết toán tình hình nhận, cấp phát, sử dụng kinh phí của ngân sách Nhà nước và hiệu quả đã đặt được của các chương trình mục tiêu theo đúng quy định tại Thông tư 14 TC/HCVX ngày 28-02-1994 và Công văn hướng dẫn số 80/TC/NSNN ngày 26/2/1994 của Bộ tài chính. Báo cáo quyết toán của các chương trình mục tiêu phải được lập riêng không tổng hợp chung với kinh phí hành chính - sự nghiệp của đơn vị và gửi về Bộ Tài chính chậm nhất là ngày 31/03/1997 để Bộ Tài chính xét duyệt và tổng hợp báo cáo trình Chính phủ, để Chính phủ trình Quốc hội.

g) Báo cáo quyết toán năm của Bộ Quốc phòng và Bộ Nội vụ gửi Bộ Tài chính, phải lập chi tiết như chỉ tiêu dự toán đầu năm đã được phân bổ theo từng nhiệm vụ chi: chi quản lý hành chính, chi đào tạo, chi nghiên cứu khoa học, chi sự nghiệp kinh tế... và các khoản chi đặc biệt khác.

2. Nhiệm vụ cơ quan Tài chính các cấp:

a) Phải đối chiếu đảm bảo khớp đúng các số liệu thu, chi trong ngân sách, thu, chi ngoài ngân sách; có biện pháp xử lý kịp thời những khoản thu, chi còn chênh lệch trước khi lập tổng quyết toán thu, chi ngân sách Nhà nước. Báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách Nhà nước gửi cơ quan tài chính cấp trên phải có xác nhận của Kho bạc Nhà nước đồng cấp.

b) Cần lưu ý hạch toán và quyết toán một số khoản thu, chi ngân sách Nhà nước sau đây:

- Thu, chi tiền hàng viện trợ cần phân biệt hai trường hợp sau:

+ Hàng viện trợ đã được Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu ngân sách trung ương và ghi chi cho ngân sách địa phương, khi ngân sách địa phương nhận được hạch toán và quyết toán thu trợ cấp Chương 99B Loại 14 Khoản 01 Hạng 2 Mục 48; hạch toán và quyết toán chi cho đối tượng sử dụng theo C.L.K.H.M tương ứng của mục lục ngân sách Nhà nước hiện hành.

- Hàng viện trợ mà ngân sách địa phương tiếp nhận trực tiếp không làm thủ tục ghi thu, ghi chi qua ngân sách trung ương thì hạch toán và quyết toán thu ngân sách địa phương Chương 99 Loại 14 Khoản 01 Hạng 5 Mục 42; hạch toán và quyết toán chi cho đối tượng sử dụng theo C.L.K.H.M tương ứng của mục lục ngân sách Nhà nước hiện hành.

- Khoản trợ cấp tiền điện chống úng năm 1996 của ngân sách Trung ương chuyển về cho ngân sách địa phương hạch toán và quyết toán thu trợ cấp Ngân sách địa phương Chương 99B Loại 14 Khoản 01 Hạng 2 Mục 48 như những khoản trợ cấp khác; hạch toán và quyết toán chi cho các đối tượng sử dụng theo C.L.K.H.M tương ứng của Mục lục ngân sách Nhà nước.

- Trợ cấp cho ngân sách xã hạch toán và quyết toán Chương 99 Loại 14 Khoản 01 Hạng 2 Mục 96 không hạch toán và quyết toán Mục 97 hoặc 99.

3. Về mẫu biểu và thời gian gửi báo cáo:

a) Đối với đơn vị dự toán:

Ngoài mẫu biểu quy định tại chế độ kế hoạch hành chính sự nghiệp và Thông tư 14 TC/HCVX ngày 28-2-1994 của Bộ Tài chính, đơn vị gửi thêm các tài liêu sau:

- Bảng giải trình kinh phí chưa quyết toán năm 1996 chuyển sang năm 1997 (theo mẫu đính kèm công văn này) và ý kiến đề nghị của cơ quan chủ quản gửi cơ quan Tài chính đồng cấp để cơ quan Tài chính xem xét và giải quyết trước khi ra thông báo duyệt quyết toán cho đơn vị. Căn cứ vào bản giải trình và ý kiến đề nghị của đơn vị dự toán cấp I, cơ quan Tài chính xem xét và xử lý theo nguyên tắc sau:

- Các khoản tạm ứng cho các công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn được bố trí trong kế hoạch đầu năm và có đủ thủ tục quy định về cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản theo chế độ hiện hành thì cho chuyển sang năm 1997 để hoàn chỉnh thủ tục thanh toán và xét duyệt quyết toán vào năm 1997.

- Vật tư, hàng hoá tồn kho không sử dụng nữa đơn vị lập hội đồng thanh lý theo quy định để bán nộp ngân sách Nhà nước.

- Vật tư hàng hoá tồn kho không sử dụng được cho năm 1997 thì sử dụng kinh phí ngân sách được cấp của năm 1997 để nộp giảm cấp phát ngân sách của năm 1996.

- Các khoản tạm ứng cho các công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn không có trong kế hoạch được duyệt và các khoản tạm ứng cho cá nhân, đơn vị, tồn quỹ tiền mặt ở đơn vị, tồn khoản tiền gửi của đơn vị tại Kho bạc Nhà nước, tại Ngân hàng (trừ các khoản kinh phí quy định tại điểm c mục 1 phần I đã được cơ quan Tài chính xét chuyển sang năm 1997 để chi tiếp) số còn lại phải nộp hoàn trả ngân sách Nhà nước bằng cách dùng kinh phí ngân sách cấp năm 1997 để nộp giảm cấp phát ngân sách năm 1996.

b) Đối với cơ quan Tài chính các cấp:

Ngoài các mẫu biểu báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách Nhà nước năm 1996 vẫn thực hiện như mẫu đã quy định tại công văn số 116 TC/NSNN ngày 16/12/1989 của Bộ Tài chính, đề nghị địa phương gửi thêm những biểu phụ lục sau:

- Bảng tổng hợp thu Ngân sách Nhà nước và chi Ngân sách địa phương (theo mẫu đính kèm).

- Bảng phân tích chi tiết số thu khác (Mục 47) và số chi khác của ngân sách địa phương (loại 14 Mục 97).

- Đối với những tỉnh đã sử dụng máy vi tính để lập và tổng hợp báo cáo quyết toán Sở tài chính gửi thêm đĩa mềm số quyết toán về Bộ tài chính, số liệu trong báo cáo gửi Bộ Tài chính phải khớp đúng với số liệu trên đĩa, trường hợp còn sai lệch cần điều chỉnh phải xử lý và báo cáo Bộ Tài chính biết để đảm bảo số liệu được chính xác và kịp thời.

- Khi lập và tổng hợp quyết toán các tỉnh cần thực hiện đúng các quy định sau đây:

+ Báo cáo quyết toán thu, chi theo ngành KTQD phải đảm bảo nguyên tắc:

* Tổng các hạng trong Khoản phải bằng tổng Khoản

* Tổng các Khoản trong Loại phải bằng tổng Loại

* Tổng các Loại phải bằng Tổng số.

Mã Hạng quy định 1 chữ số, bắt đầu từ mã số 1, không có mã số 0; mã Khoản quy định 2 chữ số, bắt đầu từ mã 01, không có mã 00.

* Báo cáo quyết toán thu ngân sách Nhà nước theo ngành KTQD dưới các dòng tổng số thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn tỉnh, thu ngân sách Nhà nước của các đơn vị trung ương quản lý, thu ngân sách Nhà nước của các đơn vị tỉnh quản lý, thu ngân sách Nhà nước của các đơn vị huyện quản lý và thu ngân sách Nhà nước khu vực kinh tế tập thể, cá thể (chia theo các mục thu) là hai dòng quyết toán thu NSTW và quyết toán thu NSĐP.

c) Thời gian gửi báo cáo quyết toán:

- Báo cáo quyết toán năm 1996 của đơn vị dự toán cấp I thuộc tỉnh, thanh phố và báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách các quận, huyện, thị xã trực thuộc tỉnh gửi về Sở Tài chính vật giá chậm nhất hết ngày 28-2-1997.

- Báo cáo quyết toán năm 1996 của đơn vị dự toán cấp I thuộc trung ương quản lý và báo cáo các chương trình mục tiêu của các Bộ quản lý về Bộ Tài chính chậm nhất hết ngày 31-3-1997.

- Báo cáo quyết toán thu ngân sách Nhà nước, chi ngân sách địa phương năm 1996 của các Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Bộ Tài chính chậm nhất hết ngày 30-4-1997.

Nếu quá thời hạn quy định nói trên, đơn vị và địa phương nào chưa gửi báo cáo quyết toán, cơ quan Tài chính tạm đình chỉ cấp phát cho đến khi nào nhận được báo cáo quyết toán mới cấp phát tiếp (kể cả vốn đầu tư các công trình xây dựng cơ bản, chương trình mục tiêu quốc gia, các khoản bổ sung cân đối cho ngân sách cấp dưới và kinh phí uỷ quyền của ngân sách trung ương). Cơ quan tài chính không chịu trách nhiệm việc đơn vị gặp khó khăn về kinh phí và kinh phí bị cấp dồn vào cuối năm chi không kịp do đơn vị không nộp báo cáo quyết toán đúng mẫu biểu và thời gian quy định của Bộ Tài chính.

Trên đây là một số điểm hướng dẫn về công tác khoá sổ và lập tổng quyết toán thu, chi ngân sách năm 1996, các đơn vị dự toán cấp I trực thuộc Trung ương và địa phương, cơ quan Tài chính và cơ quan Kho bạc các cấp cần có kế hoạch chuẩn bị chu đáo, khẩn trương tổ chức, hướng dẫn cho các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các quy định của công văn này. Trong quá trình thực hiện có điểm nào vướng mắc, chưa rõ đề nghị phản ảnh về Bộ tài chính để nghiên cứu và giải quyết.

Tỉnh, thành phố.........