THÔNG TƯ
Quy định về chỉ định và quản lý hoạt động người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận chất lượng giống, sản phẩm cây trồng và phân bón
__________________________________________________
Căn cứ Nghị định 01/2008/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Căn cứ Nghị định 75/2009/NĐ-CP ngày 10 tháng 9 năm 2009 của Chính phủ về việc sửa đổi Điều 3 Nghị định 01/2008/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Căn cứ Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa ngày 21 tháng 11 năm 2007;
Căn cứ Thông tư số 08/2009/TT-BKHCN ngày 08 tháng 4 năm 2009 của Bộ Khoa học và Công nghệ Hướng dẫn về yêu cầu, trình tự, thủ tục đăng ký lĩnh vực hoạt động đánh giá sự phù hợp;
Căn cứ Thông tư số 09/2009/TT-BKHCN ngày 08 tháng 4 năm 2009 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn về yêu cầu trình tự, thủ tục chỉ định tổ chức đánh giá sự phù hợp.
Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định về chỉ định và quản lý hoạt động người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận chất lượng giống, sản phẩm cây trồng và phân bón như sau:
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định về điều kiện được chỉ định; trình tự, nội dung đánh giá, chỉ định; giám sát phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận; kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm đối với người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận chất lượng giống cây trồng, sản phẩm cây trồng, phân bón thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
2. Thông tư này áp dụng với các tổ chức, cá nhân có hoạt động liên quan đến chỉ định và quản lý hoạt động của người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận chất lượng giống, sản phẩm cây trồng và phân bón theo các lĩnh vực được quy định tại Phụ lục 1 của Thông tư này.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau :
1. Phòng kiểm nghiệm chất lượng giống, sản phẩm cây trồng, phân bón được chỉ định ( sau đây gọi là Phòng kiểm nghiệm được chỉ định) là phòng kiểm nghiệm đáp ứng các điều kiện trong Thông tư này được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Cục Trồng trọt) chỉ định để thực hiện các phép thử về chất lượng giống, sản phẩm cây trồng, phân bón;
2. Tổ chức chứng nhận chất lượng giống, sản phẩm cây trồng, phân bón được chỉ định ( sau đây gọi là Tổ chức chứng nhận được chỉ định) là tổ chức đáp ứng các điều kiện trong Thông tư này được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Cục Trồng trọt) chỉ định để thực hiện chứng nhận chất lượng giống, sản phẩm cây trồng, phân bón;
3. Lấy mẫu là việc lấy ra một lượng sản phẩm đại diện cho lô sản phẩm hoặc điển hình cho sản phẩm trong quá trình sản xuất, kinh doanh theo một phương pháp quy định để đánh giá các chỉ tiêu chất lượng của lô sản phẩm hoặc sản phẩm đó;
4. Người lấy mẫu giống cây trồng, sản phẩm cây trồng, phân bón và người kiểm định giống cây trồng được chỉ định là người đáp ứng các điều kiện trong Thông tư này được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Cục Trồng trọt) chỉ định;
5. Kiểm định giống cây trồng là việc đánh giá mức độ phù hợp của các chỉ tiêu liên quan đến chất lượng của ruộng giống, vườn giống, cây giống so với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật tương ứng;
6. Thử nghiệm thành thạo là việc thực hiện phép thử trên cùng một mẫu bởi hai hay nhiều phòng kiểm nghiệm theo các điều kiện định trước nhằm đánh giá năng lực thực hiện phép thử đó của phòng kiểm nghiệm;
7. So sánh liên phòng là việc tổ chức đánh giá các phép thử giữa hai hay nhiều phòng kiểm nghiệm thông qua phương pháp thử nghiệm thành thạo;
8. Giám sát là việc cơ quan chỉ định tiến hành đánh giá năng lực, hệ thống quản lý và kết quả kiểm nghiệm, chứng nhận của phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận sau khi được chỉ định.
Chương II
ĐIỀU KIỆN, TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHỈ ĐỊNH NGƯỜI LẤY MẪU, NGƯỜI KIỂM ĐỊNH, PHÒNG KIỂM NGHIỆM, TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN GIỐNG, SẢN PHẨM CÂY TRỒNG VÀ PHÂN BÓN
Điều 3. Điều kiện người lấy mẫu, người kiểm định được chỉ định
1. Là người thuộc cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, hợp tác xã hoạt động trong lĩnh vực đề nghị chỉ định;
2. Đã được đào tạo về kiểm định giống cây trồng, lấy mẫu giống cây trồng, sản phẩm cây trồng, phân bón.
Điều 4. Điều kiện phòng kiểm nghiệm được chỉ định
Phòng kiểm nghiệm giống, sản phẩm cây trồng, phân bón là đơn vị độc lập hoặc thuộc đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp được chỉ định khi đáp ứng các điều kiện sau đây:
1. Được thành lập theo quy định của pháp luật, có chức năng nhiệm vụ kiểm nghiệm về lĩnh vực đề nghị chỉ định;
2. Có hệ thống quản lý và năng lực kiểm nghiệm đáp ứng các yêu cầu quy định trong tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17025: 2007 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 17025: 2005;
3. Có kiểm nghiệm viên có trình độ chuyên môn phù hợp với lĩnh vực đề nghị chỉ định;
4. Đã tham gia chương trình thử nghiệm thành thạo đối với lĩnh vực hoặc phép thử đề nghị chỉ định trong trường hợp cơ quan chỉ định có thể tổ chức được.
Chi tiết yêu cầu đối với phòng kiểm nghiệm giống, sản phẩm cây trồng, phân bón được chỉ định theo hướng dẫn tại Phụ lục 8a của Thông tư này.
Điều 5. Điều kiện tổ chức chứng nhận được chỉ định
Đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp hoặc chi nhánh của tổ chức chứng nhận nước ngoài tại Việt Nam được chỉ định là tổ chức chứng nhận giống, sản phẩm cây trồng, phân bón khi đáp ứng các điều kiện sau đây:
1. Được thành lập theo quy định của pháp luật, có chức năng, nhiệm vụ hoạt động trong lĩnh vực chứng nhận chất lượng về lĩnh vực đề nghị chỉ định;
2. Có hệ thống quản lý và năng lực hoạt động chứng nhận đáp ứng tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7457:2004 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC Guide 65:1996 về lĩnh vực đề nghị chỉ định;
3. Có nhân viên đánh giá thuộc biên chế chính thức (viên chức hoặc lao động ký hợp đồng không xác định thời hạn hoặc lao động ký hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng trở lên); có trình độ tốt nghiệp đại học trở lên; chuyên môn phù hợp với hoạt động về chứng nhận sản phẩm, hàng hoá tương ứng; có kinh nghiệm công tác từ 03 (ba) năm trở lên phù hợp với lĩnh vực đề nghị chỉ định; được đào tạo về chứng nhận hệ thống quản lý;
4. Có hoặc thuê người lấy mẫu, người kiểm định được chỉ định, phòng kiểm nghiệm được công nhận hoặc được chỉ định;
5. Có đủ các tài liệu kỹ thuật, các tiêu chuẩn cần thiết và quy trình chứng nhận phù hợp.
Chi tiết yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận giống, sản phẩm cây trồng, phân bón được chỉ định theo hướng dẫn tại Phụ lục 8b của Thông tư này.
Điều 6. Hồ sơ đăng ký chỉ định người lấy mẫu, người kiểm định giống cây trồng
1. Hồ sơ đăng ký chỉ định người lấy mẫu 01 (một) bộ gồm:
a) Đơn đề nghị chỉ định theo mẫu tại Phụ lục 2a của Thông tư này;
b) Bản sao có chứng thực Chứng chỉ đào tạo về lấy mẫu;
c) 02 ảnh 3 x 4 cm.
2. Hồ sơ đăng ký chỉ định người kiểm định giống cây trồng gồm:
a) Đơn đề nghị chỉ định theo mẫu tại Phụ lục 2b của Thông tư này;
b) Bản sao có chứng thực Chứng chỉ đào tạo về kiểm định giống cây trồng;
c) 02 ảnh 3 x 4 cm.
Điều 7. Hồ sơ đăng ký chỉ định phòng kiểm nghiệm
Hồ sơ đăng ký chỉ định phòng kiểm nghiệm 01 (một) bộ gồm:
1. Đơn đề nghị chỉ định theo mẫu tại Phụ lục 2c của Thông tư này;
2. Bản sao có chứng thực Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
3. Sổ tay chất lượng của phòng kiểm nghiệm theo TCVN ISO/IEC 17025:2007 hoặc ISO/IEC 17025:2005; các tài liệu kỹ thuật có liên quan;
4. Kết quả thử nghiệm thành thạo, báo cáo khắc phục (nếu có);
5. Danh sách kiểm nghiệm viên;
6. Báo cáo năng lực và kết quả hoạt động của phòng kiểm nghiệm theo mẫu tại Phụ lục 3 của Thông tư này.
7. Bản sao có chứng thực Chứng chỉ công nhận phòng kiểm nghiệm do Tổ chức công nhận cấp và các tài liệu liên quan về phạm vi được công nhận (nếu có).
Điều 8. Hồ sơ đăng ký chỉ định tổ chức chứng nhận
Hồ sơ đăng ký chỉ định tổ chức chứng nhận 01 (một) bộ gồm:
1. Đơn đề nghị chỉ định tổ chức chứng nhận theo mẫu tại Phụ lục 2d của Thông tư này;
2. Bản sao có chứng thực Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư;
3. Sổ tay chất lượng của tổ chức chứng nhận theo TCVN 7457:2004 hoặc ISO/IEC Guide 65:1996;
4. Tài liệu kỹ thuật, tiêu chuẩn cần thiết và quy trình chứng nhận phù hợp;
5. Danh sách nhân viên đánh giá;
6. Mẫu Giấy chứng nhận của Tổ chức chứng nhận có nội dung phù hợp với hướng dẫn tại Phụ lục 12 hoặc Phụ lục 14 của Thông tư này;
7. Bản sao có chứng thực Chứng chỉ công nhận tổ chức chứng nhận do Tổ chức công nhận cấp và các tài liệu liên quan về phạm vi được công nhận (nếu có).
Điều 9. Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ
1. Người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận đăng ký hoạt động trên phạm vi cả nước gửi 01(một) bộ hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện về Cục Trồng trọt, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
2. Tổ chức chứng nhận sản phẩm cây trồng đăng ký hoạt động trên phạm vi 01 tỉnh, thành phố gửi 01(một) bộ hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện về Sở Nông nghiệp và PTNT nơi tổ chức chứng nhận đóng trụ sở.
3. Cục Trồng trọt, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tiếp nhận, thẩm định hồ sơ; trường hợp hồ sơ có sai sót thì trong vòng 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, phải thông báo cho tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ các nội dung cần sửa chữa, bổ sung.
Điều 10. Đánh giá, chỉ định, chỉ định lại, mở rộng phạm vi chỉ định người lấy mẫu, người kiểm định giống cây trồng
1. Đánh giá
Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Cục Trồng trọt tổ chức đánh giá hồ sơ theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này.
2. Chỉ định
a) Cục trưởng Cục Trồng trọt quyết định chỉ định người lấy mẫu, người kiểm định. Quyết định chỉ định phải nêu chi tiết phạm vi chỉ định và có hiệu lực là 05 (năm) năm.
b) Thời gian từ khi đánh giá đến khi ra quyết định chỉ định không quá 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
3. Chỉ định lại
a) Người lấy mẫu, người kiểm định muốn được chỉ định lại phải gửi 01 (một) bộ Hồ sơ đăng ký chỉ định lại về Cục Trồng trọt ba tháng trước khi quyết định chỉ định hết hiệu lực.
b) Hồ sơ chỉ định lại gồm:
- Đơn đăng ký chỉ định lại theo mẫu tại Phụ lục 2a, 2b của Thông tư này;
- Báo cáo kết quả hoạt động lấy mẫu, kiểm định trong thời gian được chỉ định;
- 02 ảnh 3 x 4cm.
c) Cục Trồng trọt đánh giá dựa trên hồ sơ và quyết định chỉ định lại người lấy mẫu, người kiểm định.
4. Mở rộng phạm vi chỉ định
a) Người lấy mẫu, người kiểm định được chỉ định muốn mở rộng phạm vi được chỉ định phải gửi 01 (một) bộ Hồ sơ theo quy định tại Điều 6 về Cục Trồng trọt.
b) Cục Trồng trọt đánh giá dựa trên hồ sơ và quyết định mở rộng phạm vi chỉ định người lấy mẫu, người kiểm định.
5. Trong trường hợp từ chối việc chỉ định, Cục Trồng trọt thông báo lý do từ chối bằng văn bản cho người đăng ký.
Điều 11. Đánh giá phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận
1. Đánh giá phòng kiểm nghiệm
a) Trong vòng 10 (mười) ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Cục Trồng trọt thành lập Đoàn đánh giá phòng kiểm nghiệm. Đoàn đánh giá gồm 3-5 thành viên am hiểu về lĩnh vực chỉ định.
b) Căn cứ đánh giá: Đánh giá mức độ đáp ứng các điều kiện của phòng kiểm nghiệm theo quy định tại Điều 4 của Thông tư này.
c) Trình tự thủ tục, phương pháp đánh giá:
- Đối với Phòng kiểm nghiệm có chứng chỉ công nhận của tổ chức công nhận phù hợp TCVN ISO/IEC 17025:2007 hoặc ISO/IEC 17025:2005 đối với lĩnh vực và phép thử đề nghị chỉ định, Đoàn đánh giá thông qua hồ sơ.
- Đối với Phòng kiểm nghiệm chưa có chứng chỉ công nhận của tổ chức công nhận phù hợp TCVN ISO/IEC 17025:2007 hoặc ISO/IEC 17025:2005 đối với lĩnh vực và phép thử đề nghị chỉ định thực hiện như sau:
+ Trưởng Đoàn đánh giá quyết định toàn thể thành viên hoặc phân công thành viên tiến hành đánh giá tại chỗ về hệ thống quản lý và năng lực của phòng kiểm nghiệm theo yêu cầu đối với phòng kiểm nghiệm được chỉ định tại Phụ lục 8a của Thông tư này; lập báo cáo kết quả đánh giá theo mẫu tại Phụ lục 4 của Thông tư này;
+ Đoàn đánh giá thảo luận công khai và biểu quyết bằng hình thức bỏ phiếu;
- Đoàn đánh giá lập biên bản kết luận theo mẫu Phụ lục 5 của Thông tư này. Phòng kiểm nghiệm được đề nghị chỉ định khi có ít nhất 2/3 thành viên hoặc 3/5 thành viên (trong đó có trưởng đoàn) bỏ phiều đồng ý.
- Trường hợp phòng kiểm nghiệm có những điểm không phù hợp nhưng có thể khắc phục được thì Đoàn đánh giá liệt kê các điểm không phù hợp và đề xuất thời hạn khắc phục; thông báo cho phòng kiểm nghiệm tiến hành khắc phục các điểm không phù hợp và gửi báo cáo khắc phục cho Trưởng đoàn đánh giá. Căn cứ báo cáo khắc phục Đoàn đánh giá tiến hành thẩm định, lập biên bản kết luận; trường hợp cần thiết Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá lại.
2. Đánh giá tổ chức chứng nhận
a) Trong vòng 10 (mười) ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Cục Trồng trọt, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành lập Đoàn đánh giá tổ chức chứng nhận gồm 3-5 thành viên am hiểu về lĩnh vực chỉ định.
b) Căn cứ đánh giá: Đánh giá mức độ đáp ứng các điều kiện của tổ chức chứng nhận theo Điều 5 của Thông tư này.
c) Trình tự thủ tục và phương pháp đánh giá:
- Đối với Tổ chức chứng nhận có chứng chỉ công nhận của tổ chức công nhận đạt tiêu chuẩn TCVN 7457:2004 hoặc ISO/IEC Guide 65:1996, Đoàn đánh giá thông qua hồ sơ.
- Đối với Tổ chức chứng nhận chưa có chứng chỉ công nhận của tổ chức công nhận đạt tiêu chuẩn TCVN 7457:2004 hoặc ISO/IEC Guide 65:1996 thực hiện như sau:
+ Trưởng Đoàn đánh giá quyết định toàn thể thành viên hoặc phân công thành viên tiến hành đánh giá tại chỗ về hệ thống quản lý và năng lực của tổ chức chứng nhận theo yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận được chỉ định tại Phụ lục 8b của Thông tư này; lập báo cáo kết quả đánh giá theo mẫu tại Phụ lục 6 của Thông tư này.
+ Đoàn đánh giá xem xét hồ sơ đăng ký, báo cáo đánh giá; thảo luận công khai và biểu quyết bằng hình thức bỏ phiếu;
- Đoàn đánh giá lập biên bản kết luận theo mẫu Phụ lục 7 của Thông tư này. Tổ chức chứng nhận được đề nghị chỉ định khi có ít nhất 2/3 thành viên hoặc 3/5 thành viên (trong đó có Trưởng đoàn đánh giá) bỏ phiều đồng ý.
- Trường hợp tổ chức chứng nhận có những điểm không phù hợp nhưng có thể khắc phục được thì Đoàn đánh giá liệt kê các điểm không phù hợp, đề xuất thời hạn khắc phục và thông báo kết quả đánh giá cho tổ chức chứng nhận. Tổ chức chứng nhận tiến hành khắc phục các điểm không phù hợp và gửi báo cáo cho Trưởng đoàn đánh giá. Đoàn đánh giá tiến hành thẩm định căn cứ báo cáo khắc phục, trường hợp cần thiết Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá lại tại chỗ.
Điều 12. Chỉ định phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận
1. Chỉ định phòng kiểm nghiệm
a) Trong vòng 05 (năm) ngày làm việc kể từ khi nhận được Biên bản đề nghị chỉ định của Đoàn đánh giá, Cục trưởng Cục Trồng trọt ra quyết định chỉ định phòng kiểm nghiệm. Quyết định chỉ định phải nêu chi tiết phạm vi chỉ định và có hiệu lực không quá 05 (năm) năm.
b) Thời gian từ khi quyết định thành lập Đoàn đánh giá đến khi ra quyết định chỉ định không quá 30 (ba mươi) ngày làm việc trừ trường hợp phòng kiểm nghiệm có những điểm không phù hợp phải tiến hành khắc phục.
c) Mẫu dấu và hướng dẫn sử dụng con dấu của phòng kiểm nghiệm được chỉ định theo Phụ lục 16 của Thông tư này.
2. Chỉ định tổ chức chứng nhận
a) Trong vòng 05 (năm) ngày làm việc kể từ khi nhận được Biên bản đề nghị chỉ định của Đoàn đánh giá, Cục trưởng Cục Trồng trọt, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ra quyết định chỉ định Tổ chức chứng nhận. Quyết định chỉ định phải nêu chi tiết phạm vi chỉ định và có hiệu lực không quá 05 (năm) năm.
b) Thời gian từ khi quyết định thành lập Đoàn đánh giá đến khi ra quyết định chỉ định không quá 30 (ba mươi) ngày làm việc, trừ trường hợp tổ chức chứng nhận có những điểm không phù hợp phải tiến hành khắc phục.
3. Trong trường hợp từ chối việc chỉ định, Cục Trồng trọt thông báo lý do từ chối bằng văn bản cho phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận có hồ sơ đăng ký và Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thông báo cho tổ chức chứng nhận đăng ký chỉ định trên địa bàn tỉnh.
Điều 13. Chỉ định lại, mở rộng phạm vi chỉ định phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận
1. Chỉ định lại phòng kiểm nghiệm
a) Phòng kiểm nghiệm muốn được chỉ định lại phải gửi 01(một) bộ Hồ sơ đăng ký chỉ định lại về Cục Trồng trọt ba tháng trước khi quyết định chỉ định hết hiệu lực. Căn cứ hồ sơ và kết quả giám sát (nếu có), Cục Trồng trọt đánh giá, chỉ định lại phòng kiểm nghiệm theo quy định tại khoản 1 Điều 11, khoản 1 Điều 12 của Thông tư này.
b) Hồ sơ chỉ định lại gồm:
- Đơn đăng ký chỉ định lại theo mẫu tại Phụ lục 2c của Thông tư này;
- Báo cáo kết quả kiểm nghiệm trong 05 năm được chỉ định;
- Sổ tay chất lượng có bổ sung, thay đổi về tổ chức, nhân sự, thiết bị, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu (nếu có).
c) Căn cứ kết quả đánh giá Cục trưởng Cục Trồng trọt quyết định chỉ định lại phòng kiểm nghiệm.
2. Mở rộng phạm vi chỉ định phòng kiểm nghiệm
Phòng kiểm nghiệm được chỉ định muốn mở rộng phạm vi chỉ định phải gửi 01 (một) bộ Hồ sơ đăng ký theo quy định tại Điều 7 về Cục Trồng trọt. Căn cứ hồ sơ và kết quả giám sát hàng năm (nếu có), Cục Trồng trọt đánh giá, mở rộng phạm vi chỉ định theo quy định tại khoản 1 Điều 11, khoản 1 Điều 12 của Thông tư này.
3. Chỉ định lại tổ chức chứng nhận
a) Tổ chức chứng nhận muốn chỉ định lại phải gửi 01 (một) bộ Hồ sơ đăng ký chỉ định lại về Cục Trồng trọt, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trước khi quyết định chỉ định hết hiệu lực ba tháng.
Hồ sơ chỉ định lại gồm:
- Đơn đăng ký chỉ định lại theo mẫu tại Phụ lục 2d của Thông tư này;
- Báo cáo kết quả thực hiện chứng nhận trong 05 năm được chỉ định;
- Sổ tay chất lượng có bổ sung, thay đổi về tổ chức, nhân sự, thiết bị, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu (nếu có).
b) Căn cứ hồ sơ và kết quả giám sát hàng năm, Cục Trồng trọt, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đánh giá, chỉ định lại Tổ chức chứng nhận theo quy định tại khoản 2 Điều 11, khoản 2 Điều 12 của Thông tư này.
4. Mở rộng phạm vi chỉ định tổ chức chứng nhận
a) Tổ chức chứng nhận được chỉ định muốn mở rộng phạm vi chỉ định phải gửi 01 bộ Hồ sơ đăng ký theo quy định tại Điều 8 của Thông tư này về Cục Trồng trọt, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
b) Căn cứ hồ sơ mở rộng phạm vi chỉ định và kết quả giám sát hàng năm, Cục Trồng trọt, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đánh giá, mở rộng phạm vi chỉ định theo quy định tại khoản 2 Điều 11, khoản 2 Điều 12 của Thông tư này.
Điều 14. Mã số chỉ định
1. Mỗi người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận được chỉ định có một mã số riêng để quản lý. Mã số được ghi trong quyết định chỉ định.
2. Cách đặt mã số người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận theo hướng dẫn tại Phụ lục 15 của Thông tư này.
Chương III
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NGƯỜI LẤY MẪU, NGƯỜI KIỂM ĐỊNH, PHÒNG KIỂM NGHIỆM, TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN GIỐNG, SẢN PHẨM CÂY TRỒNG VÀ PHÂN BÓN ĐƯỢC CHỈ ĐỊNH
Điều 15. Chế độ báo cáo
1. Những thay đổi phải báo cáo
a) Người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận được chỉ định phải báo cáo Cục Trồng trọt (Tổ chức chứng nhận hoạt động tại 01 tỉnh, thành phố thì báo cáo về Sở Nông nghiệp và PTNT sở tại) những thay đổi liên quan đến phạm vi được chỉ định, chậm nhất là 30 (ba mươi) ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi.
b) Các thay đổi phải báo cáo bao gồm:
Tư cách pháp nhân;
Cơ cấu tổ chức và lãnh đạo;
Chính sách và thủ tục ;
Địa chỉ, điện thoại, Fax, E-mail;
Nhân sự, cán bộ chủ chốt, thiết bị, cơ sở vật chất, môi trường làm việc hoặc các nguồn lực khác nếu có tác động quan trọng đến hệ thống quản lý;
- Các sai lỗi và biện pháp khắc phục khi được yêu cầu.
2. Báo cáo định kỳ kết quả hoạt động
a) Phòng kiểm nghiệm được chỉ định gửi báo cáo kết quả hoạt động 6 tháng trước ngày 30 tháng 6 và trước ngày 31 tháng 12 hàng năm về Cục Trồng trọt để tổng hợp.
b) Tổ chức chứng nhận được chỉ đinh:
- Trường hợp chứng nhận sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật: Định kỳ hàng tháng báo cáo về Cục Trồng trọt (Tổ chức chứng nhận đăng ký hoạt động tại 01 tỉnh thì báo cáo Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn sở tại) việc cấp, cảnh cáo, đình chỉ, thu hồi Giấy chứng nhận sản phẩm hàng hoá phù hợp quy chuẩn kỹ thuật.
- Trường hợp chứng nhận lô sản phẩm phù hợp quy chuẩn kỹ thuật: gửi báo cáo kết quả hoạt động 6 tháng trước ngày 30 tháng 6 và trước ngày 31 tháng 12 hàng năm về Cục Trồng trọt, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn sở tại.
3. Trường hợp cần thiết phải báo cáo theo yêu cầu của Cục Trồng trọt hoặc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nơi thực hiện lấy mẫu, kiểm định, kiểm nghiệm và chứng nhận chất lượng giống, phân bón, sản phẩm cây trồng.
4. Định kỳ 6 tháng và hàng năm Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tổng hợp báo cáo các nội dung liên quan về Cục Trồng trọt để tổng hợp.
Điều 16. Giám sát phòng kiểm nghiệm được chỉ định
1. Hàng năm, Cục Trồng trọt lập kế hoạch giám sát định kỳ vào tháng đầu của Quý I và kế hoạch giám sát đột xuất khi cần thiết.
2. Hình thức giám sát
a) So sánh liên phòng: Áp dụng đối với các phòng kiểm nghiệm được chỉ định với tần xuất 01 (một) lần/ 01 (một) năm.
b) Giám sát tại chỗ: Áp dụng đối với phòng kiểm nghiệm ít nhất là 02 (hai) lần/ thời hạn hiệu lực của Quyết định chỉ định. Cục Trồng trọt thông báo cho phòng kiểm nghiệm 15 (mười lăm) ngày trước khi thực hiện giám sát. Trường hợp cần thiết được phép không báo trước.
3. Tổ chức thực hiện so sánh liên phòng
a) Cục Trồng trọt có văn bản giao phòng kiểm nghiệm được chỉ định tiến hành tổ chức so sánh liên phòng, trong đó ưu tiên sử dụng các phòng kiểm nghiệm kiểm chứng (nếu có).
b) Phòng kiểm nghiệm được giao tổ chức so sánh liên phòng chuẩn bị mẫu kiểm nghiệm, gửi mẫu cho các phòng kiểm nghiệm tham gia, kèm theo yêu cầu kiểm nghiệm và mẫu báo cáo kết quả.
c) Phòng kiểm nghiệm tham gia so sánh liên phòng tiến hành kiểm nghiệm các mẫu theo phương pháp thử quy định; gửi báo cáo kết quả kiểm nghiệm về phòng kiểm nghiệm được giao tổ chức so sánh liên phòng.
d) Phòng kiểm nghiệm được giao tổ chức so sánh liên phòng tổng hợp, phân tích và đánh giá kết quả kiểm nghiệm của các phòng kiểm nghiệm theo phương pháp thống kê quy định; lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm nghiệm liên phòng chậm nhất là 15 (mười lăm) ngày sau khi kết thúc cuộc kiểm nghiệm; gửi báo cáo về Cục Trồng trọt và thông báo đánh giá kết quả kiểm nghiệm cho từng phòng kiểm nghiệm theo nguyên tắc bảo mật.
4. Trình tự, nội dung giám sát tại chỗ
a) Cục Trồng trọt thành lập Đoàn giám sát gồm 2-3 thành viên am hiểu về lĩnh vực chỉ định.
b) Nội dung giám sát
- Đánh giá sự phù hợp hệ thống quản lý và năng lực của phòng kiểm nghiệm với TCVN ISO/IEC 17025:2007 hoặc ISO/IEC 17025:2005 theo yêu cầu đối với phòng kiểm nghiệm được chỉ định tại Phụ lục 8a của Thông tư này và hướng dẫn trong quá trình đánh giá/giám sát tại khoản 1 Phụ lục 19 của Thông tư này;
- Kiểm tra quy trình thực hiện các phép thử được chỉ định theo phương pháp thử hiện hành;
- Kiểm nghiệm mẫu lưu: Kiểm nghiệm mẫu lưu được thực hiện đối với phòng kiểm nghiệm hạt giống cây trồng, phân bón khi thấy cần thiết; số lượng mẫu lấy do Trưởng đoàn giám sát quyết định và Cục Trồng trọt giao các phòng kiểm nghiệm được chỉ định tiến hành kiểm nghiệm mẫu lưu, trong đó ưu tiên sử dụng các phòng kiểm nghiệm kiểm chứng (nếu có).
c) Lập biên bản giám sát phòng kiểm nghiệm và báo cáo theo mẫu tại Phụ lục 17 của Thông tư này.
d) Phòng kiểm nghiệm được chỉ định có sai lỗi phải thực hiện hành động khắc phục và báo cáo kết quả cho Đoàn giám sát theo mẫu tại Phụ lục 18 của Thông tư này để thẩm định và báo cáo Cục Trồng trọt.
Đoàn giám sát thẩm định kết quả hành động khắc phục căn cứ theo báo cáo thực hiện hành động khắc phục của phòng kiểm nghiệm khi cần thiết thì kiểm tra lại tại chỗ.
Điều 17. Giám sát tổ chức chứng nhận được chỉ định
1. Hàng năm, Cục Trồng trọt, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn xây dựng kế hoạch giám sát hoạt động của Tổ chức chứng nhận với tần xuất là 01 (một) lần/01 (một) năm trong thời hạn hiệu lực của Quyết định chỉ định và kế hoạch giám sát đột xuất khi cần thiết.
2. Kết quả giám sát là căn cứ để Cục Trồng trọt, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn xem xét duy trì, cảnh báo, đình chỉ, huỷ bỏ hiệu lực của Quyết định chỉ định
3. Thành lập Đoàn giám sát
- Đối với tổ chức chứng nhận được Cục Trồng trọt chỉ định: Cục Trồng trọt thành lập đoàn giám sát gồm 2-3 thành viên am hiểu về lĩnh vực chỉ định.
- Đối với tổ chức chứng nhận được Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chỉ định: Sở Nông nghiệp và PTNT chủ trì thành lập đoàn giám sát. Khi cần thiết Cục Trồng trọt có quyền tiến hành giám sát và đề nghị Sở Nông nghiệp và PTNT đình chỉ, huỷ bỏ quyết định chỉ định nếu phát hiện Tổ chức chứng nhận có vi phạm.
4. Trình tự, nội dung giám sát tại chỗ:
a) Kiểm tra sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng và năng lực của tổ chức chứng nhận với TCVN 7457:2004 hoặc ISO/IEC Guide 65:1996 theo yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận được chỉ định tại Phụ lục 8b của Thông tư này và hướng dẫn trong quá trình đánh giá/giám sát tại khoản 2 Phụ lục 19 của Thông tư này;
b) Kiểm tra quy trình đánh giá và kết quả chứng nhận tại nhà sản xuất được chứng nhận, khi cần thiết thì lấy mẫu sản phẩm được chứng nhận để kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng có liên quan.
c) Lập biên bản giám sát tổ chức chứng nhận theo hướng dẫn tại Phụ lục 17 của Thông tư này.
d) Báo cáo kết quả giám sát gửi về cơ quan chỉ định chậm nhất là 15 (mười lăm) ngày sau khi kết thúc giám sát.
đ) Trường hợp tổ chức chứng nhận có sai lỗi phải thực hiện hành động khắc phục và báo cáo kết quả cho Đoàn giám sát theo mẫu tại Phụ lục 18 của Thông tư này để thẩm định và báo cáo Cục Trồng trọt.
Đoàn giám sát thẩm định kết quả hành động khắc phục căn cứ theo báo cáo khắc phục của tổ chức chứng nhận; khi cần thiết thì tổ chức kiểm tra lại tại chỗ.
Điều 18. Miễn giám sát đối với phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận được chỉ định có chứng chỉ công nhận
1. Đối tượng được miễn giám sát:
a) Phòng kiểm nghiệm được chỉ định có chứng chỉ công nhận và kết quả giám sát sau công nhận của tổ chức công nhận kết luận phòng kiểm nghiệm tiếp tục đáp ứng TCVN ISO/IEC 17025:2007 hoặc ISO/IEC 17025:2005.
b) Tổ chức chứng nhận được chỉ định có chứng chỉ công nhận, kết quả giám sát sau công nhận của tổ chức công nhận kết luận tổ chức chứng nhận tiếp tục đáp ứng TCVN 7457:2004 hoặc ISO/IEC Guide 65:1996.
2. Phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận được chỉ định muốn được miễn giám sát phải gửi 01 (một) bộ hồ sơ về Cục Trồng trọt hoặc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Hồ sơ gồm:
- Đơn đề nghị miễn giám sát;
- Bản sao có chứng thực Chứng chỉ công nhận;
- Bản sao có chứng thực Biên bản giám sát của tổ chức công nhận;
- Báo cáo kết quả hoạt động và tài liệu khác có liên quan (nếu có).
3. Trong vòng 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị, Cục Trồng trọt, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thẩm định hồ sơ, quyết định miễn giám sát.
Điều 19. Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
1. Kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực chỉ định và quản lý hoạt động người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận được chỉ định thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành.
2. Khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc chỉ định và quản lý hoạt động người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Điều 20. Cảnh báo, đình chỉ, phục hồi, huỷ bỏ hiệu lực của quyết định chỉ định
Cục Trồng trọt căn cứ kết quả giám sát, kiểm tra, thanh tra để xem xét quyết định cảnh báo, đình chỉ, phục hồi, huỷ bỏ hiệu lực của quyết định chỉ định.
1. Cảnh báo khi người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận được chỉ định có sai lỗi nhưng chưa ảnh hưởng đến kết quả kiểm định, lấy mẫu, kiểm nghiệm hoặc chứng nhận chất lượng.
2. Đình chỉ một phần hoặc toàn bộ hiệu lực của quyết định chỉ định trong trường hợp có sai lỗi về kỹ thuật nhưng có thể khắc phục được và chưa gây hậu quả nghiêm trọng:
a) Các hành động khắc phục trong báo cáo giám sát không được thực hiện đầy đủ;
b) Phòng kiểm nghiệm không báo cáo kết quả kiểm nghiệm liên phòng hoặc kết quả hai lần kiểm nghiệm liên phòng liên tiếp của cùng một chỉ tiêu không đạt yêu cầu;
c) Các ý kiến khiếu nại về kết quả kiểm định, lấy mẫu, kiểm nghiệm của khách hàng được xác minh là do sai lỗi của người kiểm định, người lấy mẫu, phòng kiểm nghiệm nhưng không được khắc phục.
d) Không thực hiện chế độ báo cáo theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này.
3. Phục hồi hiệu lực của quyết định chỉ định khi các sai lỗi đã được khắc phục.
4. Huỷ bỏ hiệu lực của quyết định chỉ định trong trường hợp sau:
a) Người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm được chỉ định mắc sai lỗi nghiêm trọng: vi phạm các quy định tại Điều 20 Luật Chất lượng sản phẩm hàng hoá; khoản 4 Điều 24 của Nghị định số 57/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giống cây trồng; khoản 2 Điều 13, khoản 2 Điều 18 của Nghị định số 15/2010/NĐ-CP ngày 01 tháng 3 năm 2010 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động sản xuất, kinh doanh phân bón và các văn bản pháp luật hiện hành khác.
b) Tổ chức chứng nhận không đáp ứng điều kiện theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này hoặc kết quả giám sát cho thấy tổ chức chứng nhận không trung thực, khách quan trong hoạt động đánh giá, chứng nhận.
Trong thời hạn 01 (một) năm kể từ ngày có Quyết định thu hồi quyết định chỉ định hoạt động chứng nhận, tổ chức chứng nhận không được hoạt động chứng nhận. Sau đó muốn hoạt động thì phải đăng ký chỉ định lại theo quy định tại khoản 3 Điều 13 của Thông tư này.
Điều 21. Chi phí
1. Chi phí cho việc đánh giá, chỉ định, giám sát hoạt động do người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận chi trả theo quy định phí, lệ phí của Nhà nước.
2. Chi phí lấy mẫu, kiểm nghiệm mẫu liên quan đến việc giải quyết ý kiến khách hàng hoặc khiếu nại, tố cáo do bên có sai phạm chi trả.
Chương IV
TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
Điều 22. Trách nhiệm và quyền hạn của người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận được chỉ định
1. Người lấy mẫu, người kiểm định
a) Có quyền tiến hành lấy mẫu, kiểm định trên cơ sở hợp đồng ký kết với tổ chức, cá nhân đề nghị lấy mẫu hoặc kiểm định giống cây trồng.
b) Có trách nhiệm thực hiện lấy mẫu, kiểm định theo đúng phương pháp; bảo đảm khách quan và công bằng; bảo mật các thông tin, số liệu, kết quả lấy mẫu, kiểm định, trừ trường hợp được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu báo cáo; tham gia đào tạo, đào tạo lại; trả lệ phí chỉ định theo quy định.
2. Phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận giống, sản phẩm cây trồng, phân bón được chỉ định có quyền hạn và trách nhiệm theo quy định tại Điều 19, Điều 20 Luật Chất lượng sản phẩm hàng hoá và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.
Điều 23. Trách nhiệm và quyền hạn của Cục Trồng trọt
1. Thực hiện tiếp nhận hồ sơ đăng ký, chỉ định người lấy mẫu, người kiểm định giống cây trồng; đánh giá, chỉ định, kiểm tra, thanh tra, giám sát: phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận trên phạm vi toàn quốc;
2. Bảo đảm tính khách quan và công bằng trong hoạt động đánh giá, chỉ định, kiểm tra, thanh tra, giám sát và giải quyết khiếu nại, tố cáo;
3. Bảo mật các thông tin, số liệu trong quá trình thực hiện đánh giá, chỉ định, giám sát;
4. Công bố trên phương tiện thông tin đại chúng danh sách người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận được chỉ định, bị đình chỉ, thu hồi quyết định chỉ định trên phạm vi cả nước;
5. Xây dựng, ban hành chương trình đào tạo, tổ chức đào tạo, tập huấn và cấp chứng chỉ đào tạo về lấy mẫu, kiểm định, kiểm nghiệm, đánh giá, chứng nhận giống, sản phẩm cây trồng và phân bón;
6. Tổ chức thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo liên quan đến người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận theo quy định của pháp luật;
7. Lưu hồ sơ người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận.
8. Cấp, cảnh báo, đình chỉ, phục hồi, huỷ bỏ Quyết định chỉ định người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận.
Điều 24. Trách nhiệm và quyền hạn của Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
1. Thực hiện tiếp nhận hồ sơ đăng ký, đánh giá, chỉ định, giám sát tổ chức chứng nhận hoạt động trên địa bàn tỉnh về lĩnh vực: sản phẩm cây trồng;
2. Phối hợp với Cục Trồng trọt thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo liên quan đến người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận hoạt động trên địa bàn.
3. Báo cáo tên, địa chỉ của Tổ chức chứng nhận được chỉ định, đình chỉ, phục hồi, huỷ bỏ quyết định chỉ định và tổng hợp kết quả hoạt động của các tổ chức chứng nhận sản phẩm cây trồng trên địa bàn về Cục Trồng trọt;
4. Công bố trên phương tiện thông tin đại chúng danh sách Tổ chức chứng nhận sản phẩm cây trồng được chỉ định, đình chỉ, phục hồi, huỷ bỏ quyết định chỉ định.
5. Cấp, đình chỉ, phục hồi, huỷ bỏ Quyết định chỉ định Tổ chức chứng nhận sản phẩm cây trồng hoạt động trên địa bàn.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 25. Điều khoản chuyển tiếp
Đối với người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận đã được chỉ định trước ngày Thông tư này có hiệu lực tiếp tục hoạt động trong phạm vi đã được chỉ định theo thời hạn của Quyết định chỉ định.
Điều 26. Hiệu lực thi hành
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 106/2008/QĐ-BNN ngày 29 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Quy định về chỉ định và quản lý hoạt động người lấy mẫu, người kiểm định, phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận chất lượng giống, sản phẩm cây trồng và phân bón.
2. Giao Cục Trồng trọt làm đầu mối theo dõi, hướng dẫn, tổ chức thực hiện Thông tư này. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, tổ chức, cá nhân có liên quan cần phản ánh về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Cục Trồng trọt) để kịp thời giải quyết./.
