Khi nhận tiền, hàng viện trợ, đơn vị cần phân biệt số tiền, hàng đó thuộc nguồn kinh phí nào, nguồn được cấp cho từng dự án là kinh phí hoạt động thường xuyên, hay kinh phí cấp cho đầu tư xây dựng cơ bản... để theo dõi và sử dụng tài khoản cho thích hợp.
1. Viện trợ là hàng hoá, vật tư, thiết bị.
- Khi nhận được hàng viện trợ, kế toán ghi sổ theo dõi nhận thực tế.
- Nếu xác định được ngay hàng viện trợ thuộc nguồn nào, kế toán ghi sổ.
Nợ TK 21 Nguyên vật liệu (217 - Chi tiết hàng viện trợ).
- Có TK 82 - Nguồn vốn đầu tư XDCB (821).
(Nếu thuộc nguồn kinh phí cho XDCB) hoặc có TK 84.
- Nguồn kinh phí (841 - Ngân sách cấp) - (Nếu thuộc kinh phí hoạt động thường xuyên hoặc cấp cho các dự án).
+ Nếu chưa xác định được nguồn, kế toán ghi:
- Nợ TK 21 - Nguyên vật liệu (217 - chi tiết hàng viện trợ).
- Có TK 60 - Thanh toán với người bán (chi tiết Ngân sách).
+ Khi có xác nhận số liệu ghi thu ghi chi qua NS, tuỳ theo từng nguồn,
ghi nợ TK 60 - Thanh toán tiền với người bán (chi tiết NS).
- Có TK 82 - Nguồn vốn đầu tư XDCB (821) hoặc ghi Có TK 84 - Nguồn KP (841).
- Khi sử dụng hàng viện trợ:
+ Nếu là TSCĐ đưa vào sử dụng không qua lắp đặt, chạy thử, kế toán ghi: Nợ TK - 38 - Chi Hành chính sự nghiệp (382). Có TK 21 - Nguyên vật liệu (217).
- Đồng thời ghi tăng TSCĐ:
Nợ TK 10 - Tài sản cố định, có TK 80 - Nguồn vốn cố định.
+ Nếu hàng viện trợ là TSCĐ phải qua quá trình lắp đặt, chạy thử hoặc hàng viện trợ sử dụng cho đầu tư XDCB, kế toán phản ảnh qua TK 35 "Chi phí đầu tư XDCB" theo chế độ kế toán hiện hành.
+ Nếu hàng viện trợ thuộc loại vật liệu, công cụ lao động nhỏ, kế toán ghi vào các tiểu khoản thích hợp.
Nợ 216 - Công cụ lao động nhỏ.
212 - Vật liệu văn phòng.
Có 217 - Chi tiết hàng viện trợ.
- Trường hợp phân phối hàng viện trợ cho đơn vị phụ thuộc hoặc coi như phụ thuộc (các đơn vị cũng thực hiện một số dự án) kế toán theo dõi tình hình cấp và quyết toán qua TK 63 "thanh toán nội bộ" (631) như chế độ hiện hành (phần hướng dẫn hạch toán ở TK 63) các đơn vị phụ thuộc nhận và sử dụng hạch toán như đã hướng dẫn ở trên.
- Trường hợp dùng hàng viện trợ cấp phát không thu tiền cho các đơn vị, đối tượng chính sách quy định, coi như khoản chi hành chính sự nghiệp, tổng hợp số thực phát, kế toán ghi:
- Nợ TK 38 - Chi hành chính sự nghiệp (382).
- Có TK 21 - Vật liệu (217 - chi tiết hàng viện trợ).
Trường hợp bán hàng viện trợ thu tiền, kế toán phải ghi doanh số bán và giá trị hàng hoá bán ra (kể cả chi phí bán hàng và thuế doanh thu, nếu có) qua TK 40 "Tiêu thụ và kết quả" theo chế độ quy định. Phần chênh lệch thu nhập do bán hàng viện trợ được ghi tăng nguồn kinh phí.
- Kế toán quá trình sử dụng và quyết toán theo chế độ hiện hành.
2. Viện trợ là ngoại tệ.
- Trường hợp hàng viện trợ là ngoại tệ (tiền mặt, séc các loại) các đơn vị phải bán cho quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước. Khi nhận được tiền Việt Nam của số ngoại tệ đã bán, kế toán ghi:
- Nợ TK 51 - Tiền gửi kho bạc Nhà nước (511).
- Có TK 60 - Thanh toán với người bán (chi tiết NS). Khi có xác nhận số liệu ghi thu, ghi chi qua NS tuỳ theo từng nguồn, kế toán ghi:
+ Nếu thuộc nguồn kinh phí thường xuyên hoặc nguồn được cấp cho dự án riêng biệt:
- Nợ TK 60 - Thanh toán với người bán (chi tiết NS).
- Có TK 84 - Nguồn kinh phí (841).
+ Nếu thuộc nguồn vốn xây dựng cơ bản:
- Nợ TK 60 - Thanh toán với người bán (chi tiết NS)
- Có TK 82 - Nguồn vốn XDCB (821).
Trường hợp đơn vị có nhu cầu sử dụng ngoại tệ trong số ngoại tệ đã bán cho quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước, thì đơn vị được xét mua lại khi xuất tiền mua ngoại tệ, kế toán ghi:
- Nợ TK 60 - Thanh toán với người bán (trả tiền mua hàng, chi phí).
- Nợ TK 38 - Chi bằng nguồn kinh phí (nếu tính trực tiếp vào chi phí).
- Có TK 51 - Tiền gửi kho bạc Nhà nước (511).
- Trường hợp ngoại tệ đơn vị nhận được (trước khi bán cho quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước hoặc sau khi mua lại của quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước) có chuyển qua TK tiền gửi ngoại tệ của đơn vị tại kho bạc Nhà nước thì kế toán ghi qua TK 51 "tiền gửi kho bạc Nhà nước" (512).
Khi nhận tiền, hàng viện trợ, đơn vị cần phân biệt số tiền, hàng đó thuộc nguồn vốn sản xuất kinh doanh hay thuộc nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản.
1. Viện trợ là hàng hoá, vật tư, thiết bị.
- Khi nhận được hàng viện trợ, kế toán ghi sổ theo số nhận thực tế:
- Nợ TK 21 - Nguyên liệu, vật liệu (217 - chi tiết hàng viện trợ).
- Có TK 60 - Thanh toán với người bán (chi tiết NS).
- Khi thanh toán hàng viện trợ cho NS, kế toán ghi:
Nợ TK 60 - Thanh toán với người bán (chi tiết NS)
- Có TK 51 - Tiền gửi Kho bạc Nhà nước (511)
- Có TK 90, 91, 92 (901, 911, 921).
- Trường hợp đơn vị bị phạt do chậm nộp theo thời hạn quy định số tiền phạt trừ vào phần lợi nhuận để lại đơn vị, kế toán ghi:
- Nợ TK 70 - Thu nhập.
- Có TK 51 - Tiền gửi Kho bạc Nhà nước (511).
- Khi sử dụng hàng viện trợ, tuỳ mục đích sử dụng để ghi sổ kế toán cho thích hợp.
+ Nếu là TSCĐ đưa vào sử dụng không qua giai đoạn đầu tư XDCB kế toán ghi:
Nợ TK 10 - Tài sản cố định.
Có TK 21 - Nguyên liệu, vật liệu (217) đồng thời ghi.
Nợ TK 82 - Nguồn vốn XDCB (821).
Có TK 80 - Nguồn vốn cố định (801).
+ Nếu dùng vào quá trình đầu tư XDCB, kế toán phản ảnh qua TK 35 "chi phí đầu tư cho XDCB" theo chế độ quy định.
+ Nếu dùng như tài sản lưu động: Nguyên liệu, vật liệu, công cụ lao động... kế toán ghi:
Nợ TK 21 - Nguyên liệu, vật liệu (Tiểu khoản thích hợp)
Nợ TK 22 - Công cụ lao động nhỏ (211)
Có TK 21 - Nguyên liệu, vật liệu (217 - chi tiết hàng viện trợ).
+ Nếu phân phối cho các đơn vị phụ thuộc và coi như phụ thuộc (các đơn vị cùng thực hiện dự án), kế toán phản ánh qua TK 63 "Thanh toán nội bộ" (631) theo chế độ quy định.
+ Trường hợp bán hàng viện trợ thu tiền, kế toán phải ghi doanh số và giá trị hàng bán ra, kể cả chi phí bán hàng và thuế doanh thu (nếu có) qua TK 40 "Tiêu thụ và kết quả" theo chế độ quy định.
2. Trường hợp là ngoại tệ:
- Đối chiếu với Thông tư số 40-TC/CĐKT ngày 12-7-1991 của Bộ Tài chính.
- Trường hợp hàng viện trợ bằng ngoại tệ (tiền mặt, séc các loại) đơn vị phải nộp vào quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước, khi có nhu cầu sử dụng thì được mua lại, do đó khi nộp quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước, kế toán chỉ theo dõi chi tiết số ngoại tệ đã nộp bằng bút toán đơn trên tài khoản ngoài bảng tổng kết tài sản ghi nợ (TK 07 - ngoại tệ các loại chi tiết quyền sử dụng ngoại tệ viện trợ).
Khi mua ngoại tệ để sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 60 - Thanh toán với người bán (nếu trả tiền mua hàng, chi phí).
Nợ TK 51 - Tiền gửi Ngân hàng (512 - Nếu mua ngoại tệ chuyển vào tài khoản tiền gửi).
Có TK 51 - Tiền gửi Ngân hàng (511) hoặc
Có TK 90, 91, 92, (901, 911, 921).
