Để bảo đảm yêu cầu hoạt động kinh tế của các cơ quan Ngân hàng các cấp, của các ngành và các đơn vị kinh tế trong cả nước, đáp ứng với tình hình mới, liên ngành Ngân hành Nhà nước Việt Nam và Tổng cục Bưu điện quy định việc gửi, nhận, chuyển và phát các bì chứng từ Ngân hàng qua Bưu điện như sau :
I. Những quy định chung
1. Ngành Bưu điện với chức năng của mình, có trách nhiệm bảo đảm thực hiện việc nhận, chuyển và phát các bì chứng từ thanh toán của Ngân hàng các cấp một cách nhanh chóng và an toàn đến các địa chỉ nhận ghi trên bì chứng từ.
2. Tất cả các đơn vị Ngân hàng bảo đảm thực hiện đầy đủ các quy định về gửi, nhận, thanh toán cước phí và các thủ tục khác theo quy định của Tổng cục Bưu điện và Thông tư này.
3. Các đơn vị Ngân hàng gửi và nhận các bì chứng từ thanh toán (bao gồm bì liên hàng, bì thanh toán, bì chuyển hạn mức kinh phí) phải tiến hành ký kết hợp đồng cụ thể với các cơ sở Bưu điện trực tiếp nhận chuyển phát các bì đó, trong hợp đồng phải ghi rõ thời gian gửi, thời gian nhận, việc sử dụng các loại dịch vị chuyển phát của Bưu điện, cách thức thanh toán tiền cước quy định trách nhiệm của mỗi bên khi xảy ra sai sót, thất lạc các bì chứng từ Ngân hàng.
II. Những quy định cụ thể
1. Tổng cục Bưu điện thông báo cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chỉ tiêu thời gian chuyển, phát và thời gian luân chuyển công văn (hiện hành và mỗi khi có thay đổi) giữa các tỉnh, thành phố, đặc khu.
Bưu điện tỉnh, thành phố, đặc khu thông báo cho Ngân hàng tỉnh, thành phố, đặc khu các chỉ tiêu thời gian chuyển, phát công văn nội tỉnh, liên tỉnh (hiện hành và mỗi khi có thay đổi).
Các bưu điện huyện, thị trong tỉnh, thành phố, đặc khu thông báo cho các đơn vị Ngân hàng cùng cấp có gửi và nhận các bì chứng từ Ngân hàng tại cơ sở mình biết thời gian chuyển phát và thời gian luân chuyển công văn từ tỉnh đến huyện và ngược lại.
2. Các đơn vị Ngân hàng thực hiện đúng việc gửi các chứng từ thanh toán bằng loại bì có kích thước, màu sắc, ký hiệu riêng đã thống nhất trước với ngành Bưu điện.
Căn cứ vào thời gian chuyển, phát công văn đã được Bưu điện thông báo, các đơn vị Ngân hàng phải thực hiện việc giử đến Bưu điện các bì chứng từ đó vào trước giờ Bưu điện khai thác và làm thủ tục chuyển đi đúng với chuyển thư đi. Nếu gửi sau giờ đóng chuyển thư thì Bưu điện bố trí cho đi vào chuyến kế tiếp của chuyến đã đi.
3. Để bảo đảm cho việc xử lý loại công văn này được nhanh chóng, Bưu điện địa phương được gửi theo hệ khai thác II. Tất cả các bì chứng từ Ngân hàng thuộc loại quy định tại điểm 3, phần I đương nhiên Bưu điện phải sử dụng các công cụ đặc biệt của Bưu điện như ghi sổ, phát nhanh và công vụ máy bay (ở những chặng đường được chuyển bằng máy bay).
Các cơ sở Bưu điện hướng dẫn cho các đơn vị Ngân hàng biết nội dung các thủ tục Bưu điện, bảo đảm cho việc cùng nhau phối hợp truy cứu dễ dàng khi cần thiết.
Khi chuyển thư hệ khai thác II đến, các cơ sở Bưu điện căn cứ vào chỉ tiêu đã quy định mở ngay các túi thư đó và chọn lọc các bì có ký hiệu riêng của Ngân hàng, cần làm ngay các thủ tục nghiệp vụ Bưu điện để tổ chức phát ngay đến địa chỉ nhận theo đúng các công cụ đã sử dụng các bì.
Hai bên phải thoả thuận thời gian giao nhận cụ thể (kể cả ngày lễ và ngày chủ nhật). Viêc giao nhận được ghi chép vào sổ của Ngân hàng và phải ghi rõ ngày, giờ, họ tên người nhận và người nhận phải ký tên vào sổ giao bì chứng từ của Ngân hàng.
4. Cước phí chuyển phát các bì chứng từ này được tính theo khối lượng từng bì gồm cước chính và cước các công vụ thể hiện trên bì chứng từ đó theo biểu giá cước của Tổng cục Bưu điện. Nếu yêu cầu chuyển phát ngoài giờ hành chính thì Ngân hàng có yêu cầu phải trả thêm cước phát ngoài giờ cho Bưu điện.
Việc thanh toán cước giữa Ngân hàng gửi với Bưu điện nhận chuyển phát các bì chứng từ này được thực hiện bằng các cách sau đây:
- Trả bằng tem, được thể hiện trên mỗi bì.
- Trả bằng séc thanh toán theo từng lần gửi.
- Ghi sổ theo dõi từng lần gửi và cuối mỗi tháng Bưu điện thông báo để Ngân hàng thanh toán bằng chuyển khoản. Cách thanh toán tiền cước như sau:
Nếu thanh toán theo cách thứ 3 thì hàng tháng đơn vị Ngân hàng có gửi các bì chứng từ phải ứng trước cho Bưu điện một số tiền bằng một nửa (1/2) số tiền cước thanh toán của tháng trước, phần còn lại cuối tháng thanh toán nốt.
Nếu cơ quan Ngân hàng không ứng trước bằng 1/2 số tiền cước của tháng trước thì cuối tháng khi thanh toán số tiền cước phải trả cho tháng đó, còn phải trả thêm một tỷ lệ (bằng lãi suất tiền gửi của xí nghiệp quốc doanh) của 1/2 số tiền cước phải trả của tháng đó.
5. Mỗi khi có xẩy ra sai sót, các cơ sở của hai bên cùng nhau xem xét ngay, xác định nguyên nhân, trách nhiệm và báo cáo kịp thời, cụ thể lên cơ quan Ngân hàng và Bưu điện cấp trên.
Nếu do lỗi của Bưu điện gây nên mất mát, thất lạc, chậm chễ quá mức thì Bưu điện phải hoàn lại toàn bộ số cước đã thu của bì chứng từ đó (kể cả cước chính và cước các công vụ).
III. Điều khoản thi hành
1. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Tổng cục Bưu điện có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị trong ngành thực hiện đúng các quy định trong Thông tư này.
2. Trong quá trình thực hiện, hai bên rút kinh nghiệm thông báo cho nhau tình hình không bình thường để bàn bạc kịp thời uốn nắn bổ sung.
Hàng tháng các cơ sở Ngân hàng và Bưu điện đồng cấp tiến hành gặp nhau để trao đổi và báo cáo lên cơ quan Ngân hàng và Bưu điện cấp trên những vấn đề cần giải quyết để có biện pháp chỉ đạo chung.
3. Thông tư này có hiệu lực từ ngày ký.
