A) Công tác chấm công, tính lương, quản lý phép năm:
• Tiếp nhận giấy xác nhận công tác, giấy xác nhận giờ vào giờ ra, giấy nghỉ phép của tất cả CB.CNV và trích xuất dữ liệu chấm công của CBNV từ máy chấm công, tổng hợp bảng chấm công và tính lương cho cán bộ nhân viên hàng tháng.
• Kết hợp phòng kế toán lập báo cáo quyết toán Thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý, năm để nộp cho cơ quan thuế
b) Công tác BHXH, BHYT, BHTN:
• Lập Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT cho CB.CNV mới sau khi nhận Quyết định tuyển dụng chính thức hoặc HĐLĐ chính thức từ bộ phận tuyển dụng gửi báo cáo cho cơ quan BHXH để xin cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho CBNV.
• Lập Danh sách báo cáo điều chỉnh lao động, mức đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng (báo cáo tình hình biến động nhân sự trong tháng _ tăng mới, nghỉ việc, thai sản, ốm đau, nghỉ dài hạn,..) gửi báo cáo cho cơ quan BHXH theo quy định.
• Theo dõi & lập danh sách xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (đối với những trường hợp được cấp bìa sổ BHXH) gửi cơ quan BHXH Tp.HCM chốt sổ và trả sồ cho người lao động sau khi nghỉ việc ở Công ty theo quy định
• Lập bảng quyết toán BHXH hàng quý và gửi báo cáo cho cơ quan BHXH để đối chiếu tình hình phát sinh tăng, giảm lao động trong quý..
c) Quản lý HĐLĐ và giải quyết các chế độ nghỉ việc, Hưu trí cho CBNV:
• Lập danh sách theo dõi và quản lý HĐLĐ của CBNV, Lập danh sách đề xuất tái ký HĐLĐ hoặc thanh lý HĐLĐ đối với những hợp đồng đã hết hạn theo quy định.
• Thực hiện các thủ tục bàn giao thôi việc của CBNV và soạn thảo, trình ký Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, lập bảng chiết tính chi trả trợ cấp thôi việc (nếu có) cho CBNV theo quy định
5.2 Công tác Lưu trữ hồ sơ:
• Tiếp nhận hồ sơ CB.CNV mới từ bộ phận tuyển dụng và kiểm tra lưu trữ hồ sơ theo từng phòng ban., đánh số thứ tự hồ sơ lưu trữ và cập nhật thông tin CBNV vào hệ thống danh sách nhân viên để kiểm soát.
• Tiếp nhận HĐLĐ thử việc lần đầu, các Quyết định tiếp nhận thử việc, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm và các Quyết định có liên quan lập file lưu trữ và theo dõi, quản lý.
• Chịu trách nhiệm lưu trữ và quản lý toàn bộ chứng từ liên quan đến chế độ tiền lương (giấy xác nhận, phép, ngoài giờ, bảng đánh giá thành tích công việc hàng tháng, bảng công), chứng từ BHXH, BHYT, BHTN, thai sản, ốm đau, Công văn (đến, đi), thông báo nội bộ..vv.
• Lưu trữ và quản lý tất cả các quy định, quy trình, quy chế liên quan đến chế độ tiền lương và chính sách nhân sự của công ty.