Đọc xong chương này sinh viên sẽ nắm được những vấn đề sau:
Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu, đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng kế hoạch. Đó là tiến trình giám sát việc thực hiện và thu thập những thông tin phản hồi để kịp thời sửa chữa, điều chỉnh đảm bảo kế hoạch được hoàn thành như dự định.
Đó là những tỉ lệ, tiêu chuẩn, những con số thống kê mà nhà quản trị đưa ra để đo lường và điều chỉnh những kết quả hoạt động của cấp dưới nhằm hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Bằng cách đó nhà quản trị đảm bảo rằng những gì cấp dưới đã làm là đúng hoặc chưa đúng với kế hoạch đã đề ra.
Nhiệm vụ chung của kiểm tra trong doanh nghiệp là thông qua kiểm tra phải phát hiện ra những sai lệch của thực tế so với mục tiêu, từ đó đề ra các biện pháp thích hợp và kịp thời để cải tiến, hoàn thiệ n quá trình xây dựng kế hoạch cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch. Về mặt cụ thể, công tác kiểm tra phải đạt được những mục đích cơ bản sau:
Để thấy rõ điều này, chúng ta có thể tham khảo một số điểm kiểm tra thiết yếu trong những lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp như sau:
Trên thực tế, việc xác định được những điểm thiết yếu trong kiểm tra không phải khi nào cũng dễ dàng và thuận lợi. Để tìm được những nội dung kiểm tra hữu hiệu, chúng ta cần phải trả lời được những câu hỏi cơ bản như sau:
Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác kiểm tra cần tuân theo các yêu cầu sau đây:
Khi đã xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm kiểm tra đó. Thông thường đó là các khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sót, tập trung nhiều nguồn lực. Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc, nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả.
Yêu cầu này đòi hỏi việc kiểm tra không chỉ dựa vào các số liệu và báo cáo thống kê mà phải được tiến hành ngay tại nơi diễn ra các hoạt động và phải được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, rõ ràng.
Yêu cầu này nêu rõ: Trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định, một số lượng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số các kết quả. Đây là một yêu cầu rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản trị khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu, các điểm kiểm tra thiết yếu. Yêu cầu này cũng đòi hỏi trong quá trình kiểm tra phải xem xét kỹ càng mọi nguyên nhân gây nên những sai lệch của hoạt động so với kế hoạch để có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu quả
Yêu cầu này đòi hỏi mỗi người, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mình là tốt nhất. Khả năng tự kiểm tra để tự hoàn thiện thể hiện trình độ phát triển cao của một hệ thống.
Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải được thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra
Kiểm tra nhằm giúp nhà quản lý nắm được những gì đang xảy ra, cho nên những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản lý thông hiểu. Những thông tin hay cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản lý không hiểu được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽ không còn tác dụng.
Quá trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhưng việc xem xét các bộ phận cấp dưới có làm tốt công việc hay không, không thể là sự phán đoán chủ quan. Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta có được những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kế t quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn
Để việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hoá của doanh nghiệp. Nếu nhà quản trị trong tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân vien làm việc tự giác, luôn sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm thì việc kiểm tra hoạt động của cấp dưới và nhân viên không nên thực hiện quá thường xuyên. Ngược lại, nếu nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người.
Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra được coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi phí cho nó. Mặc dù yêu cầu này là đơn giản nhưng khó trong thực hành. Thông thường các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhưng kết quả thu được do kiểm tra lại không tương xứng.
Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động. Có thể đó là sắp xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo.
Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh, thì việc kiểm tra mất tác dụng, ý nghĩa.
Muốn cho việc kiểm tra đem lại hiệu quả thiết thực thì cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu, kết hợp nhiều phương pháp với nhau. Các phương pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra cũng phải được áp dụng linh hoạt, uyển chuyển, phù hợp với từng đối tượng, quy mô, mục đích của kiểm tra.
Kiểm tra là so sánh kết quả thực tế và tiêu chuẩn đã được xác định. Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện và thông qua nó nhà quản trị có thể thu được những dấu hiệu cần thiết để theo dõi tiến trình công việc.
Thiết lập hệ thống tiêu chuẩn cho kiểm tra là việc không đơn giản chút nào vì còn phải cân nhắc rất nhiều vấn đề. Tuy nhiên, hệ thống kiểm tra trở nên hữu hiệu hơn nếu nó được kết nối với mục tiêu mong muốn, hệ thống kiểm tra phải khách quan, đầy đủ, đúng lúc và được chấp nhận. Cụ thể:
Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được đặt ra dưới các dạng khác nhau:
Có thể và nên hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện để so chiếu với tiêu chuẩn và từ đó có biện pháp sửa chữa kịp thời.
Việc đo lường chỉ dễ dàng nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng đắn và thành quả của các nhân viên được xác định chính xác.
Việc đo lường thành quả sẽ khó khăn đối với một số công việc. Ví dụ như đánh giá chất lượng phục vụ của phòng hành chính của phòng hành chính của doanh nghiệp, đánh giá uy tín của sản phẩm. Trong trường hợp này đòi hỏi nhà quản trị phải sử dụng hàng loạt các tiêu chuẩn gián tiếp như sự nhiệt tình và lòng trung thành của cấp dưới, sự khâm phục của các bạn đồng nghiệp, thái độ của báo chí, dư luận công chúng…
Tiến trình này có thể được diễn tả trong sơ đồ sau:
Một hệ thống kiểm tra tốt và hữu hiệu đối với nhà quản trị phải bao gồm việc kiểm tra mang tính chất dự phòng, tức là một sự kiểm tra nhằm tiên liệu trước việc sai sót sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp để diều chỉnh ngay trong hiện tại.
Lí do của sự nhấn mạnh đến việc kiểm tra mang tính dự phòng là do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm tra cho dù mọi bước trong tiến trình đó đều được thực hiện một cách nhanh chóng.
Tiến trình kiểm tra mang tính dự phòng có thể được diễn tả trong sơ đồ sau:
Tiến trình kiểm tra dự phòng
Ngân sách là tiến trình phân loại các khoản chi đề nghị và kết nối chúng với mục tiêu. Ngân sách thường biểu diễn chi phí bằng tiền của các công việc hoặc nguồn lực khác nhau.
Những loại ngân sách thường gặp nhất trong kinh doanh:
Đánh giá tình trạng tài chính của một doanh nghiệp cho hai hay nhiều giai đoạn được gọi là phân tích tài chính.
Một số kĩ thuật được sử dụng:
Đó là trường hợp không có lời hay lỗ. Đây là một công thức đơn giản, nhưng có giá trị cho người quản lí, nó chỉ ra sự tương quan giữa thu nhập, chi phí và lợi nhuận. điểm hòa vốn là điểm mà tại đó doanh thu từ việc bán sản phẩm với một giá nào đó đủ để bù đắp các khoản chi phí của doanh nghiệp. Nếu sản lượng nằm dưới mức đó thì sẽ bị lỗ, nếu vượt lên trên mức đó thì doanh nghiệp bắt đầu có lãi.
Muốn tính ra điểm hoà vốn phải biết giá đơn vị sản phẩm đem bán, chi phí biến đổi của mỗi đơn vị và tổng chi phí bất biến.
Công thức tính :
Nhân lực là nguồn lực quan trọng của tổ chức. Việc kế toán nguồn nhân lực được coi là những khoản tiền đầu tư chứ không phải chi phí. Đó là việc kiểm soát nội bộ, đòi hỏi nhà quản trị phải chú ý tới việc nhân viên là nguồn tài nguyên giá trị nếu không kiểm soát cẩn thận thì có thể làm suy giảm.
Lợi ích chính trong việc kế toán nhân lực là làm cho nhà quản trị ý thức được rằng có được và giữ được những nhân viên là một lợi ích dài hạn cho tổ chức.
Kiểm toán là sự kiểm định chính thức những tài khoản, hồ sơ, hoạt động hay thực hiện của một đơn vị chủ yếu là để kiểm tra những cơ chế kiểm soát của một tổ chức.
Có hai loại kiểm toán:
Quá trình chuyển các yếu tố đầu vào thành các lượng đầu ra mong muốn gọi là quá trình sản xuất (cho ví dụ).
Quá trình sản xuất đơn giản nhất của một tổ chức đều có hệ thống hoạt động tạo ra giá trị từ việc chuyển đầu vào thành đầu ra.
Hệ thống đầu vào – con người, vốn, thiết bị, nguyên vật liệu…và chuyển chúng thành hàng hoá hay dịch vụ mong muốn (hình 7-1).
Để giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ một cách có hiệu quả và có năng suất đòi hỏi phải có hệ thống hoạt động sử dụng trang thiết bị cao và tổng thời gian chết thấp nhất. Điều này gợi cho nhà quản lí chú ý đến việc kiểm soát bảo trì sản xuất. Tuy nhiên, tầm quan trọng của việc kiểm tra bảo trì sản xuất lại phụ thuộc vào quy trình công nghệ được sử dụng.
Có ba cách tiếp cận về kiểm tra duy trì sản xuất:
Khi nói kiểm tra chất lượng là nói đến theo dõi chất lượng, trọng lượng, bền chắc, tính nhất quán, màu sắc, khẩu vị, độ tin cậy, sự hoàn thiện…nhằm bảo đảm chúng sẽ đáp ứng đúng tiêu chuẩn đã định trước.
Kiểm tra chất lượng là đòi hỏi đầu ra của tổ chức phải đáp ứng tiêu chuẩn chấp nhận được.
Có hai phương thức thống kê kiểm tra chất lượng:
Mỗi công việc của nhân viên đều có những tiêu chuẩn định sẵn để vạch rõ những gì họ phải làm. Những tiêu chuẩn này phải rõ ràng và khách quan, phải cụ thể và có thể đo lường được.
Có thể dùng những tiêu chuẩn tuyệt đối, theo đó nhân viên được đánh giá theo một tiêu chuẩn cố định chứ không phải so sánh người này với người khác.
Phương pháp thứ hai là dùng những tiêu chuẩn tương đối, tức là so sánh người này với người khác. Phương pháp này tránh được thiên kiến thổi phồng tất cả nhân viên trong đơn vị của mình. Nhưng không có sự cách biệt đáng kể giữa họ.
Phương pháp đánh giá thứ ba là quản lí bằng mục tiêu của họ và đánh giá họ qua trao đổi. Những cuộc trao đổi sẽ làm việc tích cực hơn khi họ cảm thấy sự đánh giá là công bằng, quản lí thành thật, và có không khí xây dựng.
Nếu nhân viên thực hiện có kết quả, họ phải được thưởng để củng cố và duy trì hành vi. Ngược lại, nếu việc thực hiện của một nhân viên không có kết quả thì người quản lí xem xét nguyên nhân. Nếu do yếu kém thì nhà quản trị phải tổ chức lớp huấn luyện cho nhân viên này. Nếu do động cơ thì bắt buộc nhà quản trị phải thi hành kỉ luật. Tiến trình kỉ luật gồm các bước sau:
Những người quản lí không chọn lọc nhân viên một cách bừa bãi. Những người xin việc phải thông qua hệ thống chọn lọc. Chọn lọc giúp nhà quản trị kiểm tra được hành vi của nhân viên.
Nếp văn hoá này, khi được nhân viên chấp nhận có tác dụng kiềm chế và kiểm tra hành vi của họ. Những giá trị và tiêu chuẩn của nếp văn hoá được chấp nhận thì càng được tuân theo.
Quản lí cung cấp cho hầu hết nhân viên một sự mô tả công việc của họ để làm rõ những nội dung trong công việc của họ, họ phải chịu trách nhiệm với ai, những gì thuộc quyền hạn của họ và không thuộc quyền hạn của họ.
Huấn luyện cho nhân viên là nhằm tạo cho họ những hành vi và thái độ làm việc tốt hơn. Nhờ huấn luyện mà kiểm tra hành vi của nhân viên.
Ngân sách là gì? Có phải luôn luôn tính bằng tiền không?
Nội dung của kiểm tra tác nghiệp
Những hình thức kiểm tra quản lí trực tiếp
Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp
Giá trị của việc phân tích điểm hoà vốn là gì?
Nếp văn hoá của một tổ chức tác động ra sao đến phương thức kiểm soát?
Kiểm tra chất lượng sản phẩm. Ưu nhược điểm của phương thức lấy mẫu nghiệm thu.
