Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.
Công việc có thể coi là kết quả của sự phân chia lao động trong nội bộ tổ chức, với mỗi một cá nhân hay một nhóm đảm nhận một công việc cụ thể, phù hợp với trình độ chuyên môn tay nghề của từng người, từng nhóm lao động. Công việc là một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty.
Công việc là cơ sở để các doanh nghiệp tổ chức quản lý. Với mỗi một công việc cụ thể là một hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện bởi một người họăc một nhóm lao động. Một công ty có nhất nhiều công việc, nên cũng cần rất nhiều người. Để Doanh nghiệp có thể hoạt động tốt thì buộc các doanh nghiệp phải tổ chức quản lý tốt việc sản xuất kinh doanh. Điều đó sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
Công việc ảnh hưởng trực tiếp tới người lao động: Người lao động vào doanh nghiệp họ phải bỏ ra thể sức, trí lực để làm việc với mục đích là kiếm tiền để trang trải cho cuộc sống. Số tiền này được các doanh nghiệp trả cho người lao động dưới hình thức tiền lương, tiền thưởng. Ngoài ra người lao động làm việc tốt để đạt được sự thoả mãn công việc.
Thực hiện công việc và việc người lao động vận dụng các yếu tố sức khoẻ, kinh nghiệm, hiểu biết…kết hợp với máy móc, công nghệ để làm ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường.
Trong con người luôn tồn tại một nguồn năng lượng nuôi sống cơ thể, nguồn năng lượng này có được nhờ việc ăn uống và người lao động cần phải rèn luyện cho mình một sức khoẻ để duy trì sự sống. Làm việc chính là một hoạt động để tăng sức khoẻ cho cơ thể. Chính vì vậy con người đã vận dụng những cái vốn có của cơ thể kết hợp với máy móc để thực hiện quá trình sản xuất. đem lại những sản phẩm thoả mãn nhu cầu hang ngày của con người.
Việc thực hiện công việc phải dựa trên các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Hai bản này sẽ giúp cho người lao động định hình được công việc họ cần phải làm và các yêu cầu thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.
Bất kỳ một tổ chức nào cũng vậy việc đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản trị nhân lực quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tổ chức. Nếu một tổ chức không tiến hành việc đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức ắt sẽ dẫn đến việc quản lý không hiệu quả, các quyết định nhân sự không đúng đắn, không tạo động lực cho người lao động, công việc ì trệ…Điều đó tất yếu sẽ dẫn tới việc phá sản của doanh nghiệp.
Đánh giá thực hiện công việc phục vụ các mục tiêu quản lý, tác động tới người lao động và tổ chức. Nếu doanh nghiệp tổ chức đánh gia thực hiện công việc thì các nha quản lý sẽ thấy được những thông tin cần thiết về tình hình thực hiện công việc của người lao động từ đó có những quyết định nhân sự đúng đắn. Đánh giá thực hiện công việc tác động cả tới người lao động và tổ chức. Nếu đánh giá đúng sẽ thúc đẩy người lao động hăng say làm việc điều đó sẽ có lợi cho doanh nghiệp. Nếu đánh giá sai sẽ gây tâm lý cho người lao động, từ đó làm ảnh hưởng tới niềm tin của họ và họ sẽ làm việc không đúng với thực lục của họ.
Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc thông thường bao gồm 3 yếu tố là:
Các yếu tố này có quan hệ mật thiết với nhau, và cùng tạo nên một hệ thống đánh giá thực hiện công việc hoàn chỉnh.
Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí để thực hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng.
Mỗi một doanh nghiệp đều xây dựng cho mình một bản tiêu chuẩn thực hiện công việc riêng và cách thể hiện có thể giống nhau hoặc khác nhau. Tuy nhiên, với tất cả các doanh nghiệp bản tiêu chuẩn cần được xây dựng một các hợp lý và khách quan, phản ánh được các kết quả và hành vi.
Yêu cầu đối với các tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Chính vì vậy, việc xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc không phải là một công việc dễ dàng. Có 2 cách xây dựng chính như sau:
Cách này tuy mất thời gian tuy nhiên bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ sát thực với công việc của người lao động và thường được người lao động chấp hành.
Đo lường việc thực hiện công việc hay đánh giá việc thực hiện công việc của lao động là so sánh việc thực hiện công việc của người lao động với bản tiêu chuẩn mẫu. Trong đo lường chúng ta có thể sử dụng nhiều phương pháp đánh giá khác nhau, sau đây là một số phương pháp chính.
Theo phương pháp này người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện công viêc của đối tượng đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo từ thấp đến cao.
Xây dựng phương pháp đánh giá này cần trải qua hai bước chính là:
Ví dụ 1:
Tên nhân viên:
Chức danh công việc:
Bộ phận:
Tên người đánh giá:
Ngày đánh giá:
Ví dụ 2:
Bảng đánh giá tình hình thực hiện công việc của công nhân theo phương pháp cho điểm.
Họ tên công nhân:
Công việc:
Bộ phận công tác:
Đánh giá từ ngày… đến ngày…
Ưu điểm của phương pháp: phương pháp này tương đối đơn giản, không phức tạp, dễ hiểu, dễ sử dụng… Kết quả đánh giá của một công nhân có thể đem so sánh với các công nhân khác thông qua các điểm số, điều ấy sẽ giúp các nhà quản lý có các quyết định trong quản lý tốt nhất.
Nhược điểm của phương pháp: Việc sử dụng các thang đo đồ hoạ cũng dễ bị ảnh hưởng bởi nhiều lỗi do chủ quan của người đánh giá như lỗi thiên vị, thành kiến, định kiến, xu hướng trung bình…dẫn đến việc đánh giá không chính xác. Mặt khác các tiêu thức đánh giá không phù hợp hay không sát với công việc sẽ dẫn đến việc các tiêu thức này bù cho tiêu thức khác và kết quả đánh giá sẽ sai. Vì vậy cần đánh giá đúng tầm quan trọng tương đối của mỗi tiêu thức cần được xem xét cẩn thận và có thể cho chúng các trọng số thích hợp.
Theo phương pháp này thì các cán bộ quản lý, người đánh giá cần phải ghi lại những mặt tốt và mặt xấu trong quá trình làm việc của công nhân theo từng yếu tố của công việc. Từ những tài liệu ghi chép đó kết hợp với các yếu tố khác để đánh giá kết quả thực hiện công việc của công nhân.
Ví dụ:
Tên công nhân:
Thời gian đánh giá từ… đến …
Ưu điểm của phương pháp: Từ những ghi chép có thể chỉ cho người lao động những sai phạm của họ để họ có thể sửa sai và đồng thời khuyến khích những mặt tích cực mà người lao động đạt được.
Nhược điểm của phương pháp: Đòi hỏi tốn nhiều thời gian và đôi khi gây không khí không thoải mái cho người lao động vì họ luôn nghĩ là có người giám sát họ.
Theo phương pháp này thì người lao động này sẽ so sánh với người lao động khác về các tiêu thức cũng như tình hình thực hiện công việc của từng người. Có một số phương pháp so sánh chính như sau:
Theo phương pháp này các nhân viên được xếp hạng từ thấp đến cao theo mức độ hoàn thành công việc của từng người. có hai cách xếp hạng chính là:
Cách thực hiện:
Theo phương pháp này thì người đánh giá sẽ có một chỉ tiêu sẵn và người đánh giá phải phân loại các nhân viên theo đúng các chỉ tiêu đó theo một tỷ lệ nhất định.
Ví dụ: Bảng đánh giá theo Phương pháp phân phối.
Theo phương pháp này sẽ hạn chế được việc mắc lỗi xu hướng trung bình hay quá dễ dãi hoặc nghiêm khắc của người đánh giá.
Theo Phương pháp này người đánh giá sẽ phải chấm điểm cho từng công nhân trong tổ hoặc nhóm theo mức điểm khác nhau sao cho bằng tổng số điểm đã quy định (thường là 100 điểm or 1000 điểm)
Ví dụ: Bảng điểm của tổ 1
Phương pháp này sẽ cho chúng ta thấy được mức độ khác nhau của từng công nhân trong tổ hoặc trong nhóm, nó sẽ thuận lợi cho việc đánh giá người tốt nhất hoặc người thấp nhất. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ dễ mắc lỗi thiên vị dẫn đến việc cho điểm sai.
Là việc so sánh từng nhân viên với tất cả nhân viên trong tổ hoặc nhóm theo từng cặp theo mức mức điểm cụ thể với mỗi hạng mục đánh giá.
Theo phương pháp này thì người lao động được đánh giá theo các tiêu thức đã được thiết kế trong bả ;ng danh mục kiểm tra về các vấn đề số lượng, chất lương, thái độ làm việc…
Ưu điểm của phương pháp: Phương pháp này dễ thực hiện và tránh được các lỗi xu hướng trung bình hoặc sự dễ dãi trong đánh giá.
Nhược điểm: Các câu trong danh mục đánh giá phải thiết kế phù hợp với đặc điểm của công việc, mang tính chất cụ thể với từng công việc.
Có thể thực hiện một lần khi việc đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suất quá trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc.
Ngoài ra một số công ty còn có hòm thư góp ý, đây chính là một trong những cách để người lao động có thể phản ánh gián tiếp những việc cảm thấy chưa hài long về công tác đánh giá. Thông thường những người lao động thường dung cách này để phản ánh, vì theo cách này các nhà quản lý không thể biết được ai đã viết, nên không gây tâm lý lo lắng cho người lao động.
Thông tin phản hồi sẽ giúp cho các nhà quản lý biết được mức độ chính xác của kết quả đánh giá, từ đó sẽ có những giải pháp nhằm cải thiện lại hệ thống đánh giá cũng như quy trình đánh giá thực hiện công việc của công ty.
Việc thiết kế và lựa chọn phương pháp đánh giá phải phụ thuộc vào mục đích của đánh giá, tính chất, đặc điểm của công việc từ đó thiết kế nội dung cho phù hợp.
Các nhà quản lý cần nắm rõ được đặc điểm công việc,mặt hang sản xuất kinh doanh của công ty để từ đó lựa chọn những phương pháp thích hợp, từ đó xây dựng những tiêu chí đánh giá cho phù hợp với đặc điểm, tính chất của công việc.
Bước này hết sức quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng tới kết quả cả một hệ thống đánh giá thực hiện công việc của công ty. Khi lựa chọn phương pháp đánh giá không đúng, xây dựng các tiêu chí đánh giá không phù hợp với tính chất đặc điểm công việc. Sẽ gây khó khăn trong công tác đánh giá cho người đánh giá cũng như người lao động. Họ sẽ không hiểu về hệ thống đánh giá, cách đánh giá, tiêu chí đánh giá…điều đó sẽ làm cho họ có thái độ làm việc không tích cực, họ luôn tìm cách trống chế lại các tiêu chí đánh giá. điều đó sẽ làm ảnh hưởng tới năng suất lao động, cũng như ảnh hưởng tới chiến lược kinh doanh của tổ chức.
Các tổ chức vừa và nhỏ có thể áp dụng những phương pháp sẵn có để áp dụng vào việc đánh giá của tổ chức mình. Bởi vì những tổ chức này thường có số lượng lao động ít, mức độ phức tạp của công việc không cao. Điều đó sẽ không gây lãng phí thời gian, tiền bạc cho tổ chức. Đồng thời hiệu quả đánh giá vẫn cao. Đối với các tổ chức, doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh quy mô lớn như: Độ phức tạp của công việc cao, khối lượng công việc lớn, lao động nhiều…Thông thường các doanh nghiệp này thường thuê các chuyên gia để thiết kế phương pháp đánh giá. Mặc dù tốn kém tiền bạc nhưng hiệu quả mang lại sẽ rất cao.
Lựa chọn người đánh giá phù hợp luôn là vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp. Thông thường thì người đánh giá là người đứng đầu cơ quan hoặc người đứng đầu từng bộ phận. Tuy nhiên, một số cán bộ, cá nhân khác cũng có khả năng tham gia đánh giá, ý kiến của họ thường thường để tham khảo.
Người đánh giá phải là người ít có quan hệ với người được đánh giá, là người có bản lĩnh trong công việc cũng như trong cuộc sống, là người hiểu rõ đặc điểm công việc của công ty.
Nếu lựa chọn người đánh giá đúng đắn sẽ giúp cho công việc đánh giá được xuôn xẻ, không mắc lỗi, không gây lãng phí thời gian và tiền bạc cho công ty. Còn nếu lựa chọn sai thì kết quả đánh giá của công ty thường sai, gây bức xúc cho người lao động, có thể dẫn tới việc giảm năng suất lao động.
Chu kỳ đánh giá tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Thông thường các công ty Nhà nước thì chu kỳ đánh giá là 1 năm/ lần. Còn đối với các công ty ngoài nhà nước thì là 3 tháng, 6 tháng hoặc từng đợt sản xuất.
Với mỗi một công ty chúng ta cần phải xác đinh được chu kỳ đánh giá sao cho phù hợp với công ty nhất, sao cho thời gian đánh giá cũng không quá dài hay quá ngắn. Vì nếu thời gian đánh giá quá ngắn sẽ tốn kém thời gian. Những nếu thời gian đánh giá quá dài thì kết quả đánh giá không chuẩn, phức tạp trong quá trình đánh giá vì số liệu nhiều…
Đây cũng là một bước quan trọng trong công tác đánh giá. Việc đào tạo người đánh giá giúp cho việc đánh giá thuận lợi, chuẩn xác. Cần đào tạo cho họ hiểu về hệ thống đánh giá, mục đích của việc đánh giá, cách đánh giá, các lỗi cần chú ý trong đánh giá…có hai hình thức đào tạo chính là:
Ngoài hai cách đào tạo đó ra chúng ta có thể tham khảo một số cách sau:
Phát hiện và điều chình các sai sót trong thực hiện công việc của người lao động hoặc duy trì nâng cao kỹ năng làm việc cho người lao động. Có ba hình thức phỏng vấn dựa trên ba mục tiêu khác nhau:
Buổi chuẩn bị phỏng vấn giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với hiệu quả phỏng vấn. Chuẩn bị phỏng vấn phải chú ý đến các nội dung chủ yếu sau đây:
Nghiên cứu bên mô tả công việc của nhân viên với các tiêu chuẩn mẫu, xem xét lại hồ sơ nhân viên về các nhận xét, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên lần gần nhất.
Thông báo cho họ biết trước ít nhất là một tuần thời gian phỏng vấn. Phân tích các vấn đề, thu thập các thắc mắc phàn nàn của nhân viên liên quan đến việc thực hiện công việc người bị phỏng vấn, nên chú ý vào các công việc quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động của người bị phỏng vấn.
Khi kết thúc phỏng vấn cần cám ơn nhân viên và tóm tắt những nội dung chủ yếu cho họ biết được những điểm chính của họ.
3. Khuyến khích nhân viên nói nhiều trong phỏng vấn.
Cách duy nhất và rất đơn giản để cho nhân viên có thể thay đổi hoạt động, cách làm việc của họ là để cho họ nói nhiều, sao cho họ có thể nhận ra sự thiếu hụt và chấp nhận sự cần thiết phải thay đổi trong hoạt động của họ. Những việc nên làm để khuyến khích nhân viên nói nhiều.
Những điều cần tránh:
Thường thường ai cũng dựng lên cho mình sự phòng ngự, hay tự bênh vực cho những yếu kém của mình. Khi bị phê bình là làm việc kém, nhân viên sẽ phản ứng lại bằng cách:
Vì vậy vấn đề hiểu biết, biết cách tiếp xúc và xử lý với tính phòng ngự của nhân viên là một kỹ năng quan trong trong việc đánh giá thực hiện công việc.
4. Đối xử với tính phòng ngự của nhân viên.
Sau đây là một số chỉ dẫn trong cách xử lý với tính phòng ngự của nhân viên.
5. Hướng phỏng vấn tới việc nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên.
Một nghiên cứu cho thấy, nhân viên có thoả mãn với cuộc phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc không, thường phụ thuộc vào 3 vấn đề:
Tuy nhiên, mục đích chính của cuộc phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc không phải là làm cho nhân viên thấy thoả mãn hay hài lòng với cuộc phỏng vấn, mục đích chính của phỏng vấn là giúp nhân viên tiếp tục nâng cao kỹ năng thực hiện công việc. Do đó trách nhiệm của người phỏng vấn là phải:
Mỗi một doanh nghiệp dù quy mô lớn hay bé thì công tác đánh giá thực hiện công việc luôn là quá trình cần có và sẽ quan trong trong suất quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn làm ăn có hiệu quả thì trước hết ngoài việc tiêu thụ được nhiều sản phẩm, khẳng định vị thế trên thị trường thì yếu tố bên trong tổ chức phải được tổ chức tốt. Muốn vậy thì công tác đánh giá thực hiện công việc phải được tổ chức và được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Vì hệ thống đánh giá thực hiện công việc có vai trò quan trọng như sau:
