Hạch toán lao động

Tiếp nhận lao động là thời điểm bắt đầu của chu kỳ tiền lương và lao động. Đó là việc xem xét và ra quyết định tiếp nhận, phân phối công việc cho người lao động, quyết định phê chuẩn mức lương, phụ cấp; lập hồ sơ cán bộ nhân viên.

Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập (lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động.

Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng (hoặc trưởng các phòng ban) trực tiếp ghi rõ và để nơi công khai để công nhân viên chức giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất.

Theo dõi thời gian làm việc hoặc khối lượng công việc hoàn thành và tính lương và các khoản phải trả cho công nhân viên là giai đoạn tổ chức chấm công, lập bảng kê và xác nhận khối lượng hoàn thành, tính lương và các khoản khác phải trả cho từng công nhân viên, từng tổ, đội, bộ phận liên quan, tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ.

Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp. Mặc dầu sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều mang các nội dung cần thiết như tên công nhân, tên công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn và chất lượng công việc hoàn thành... Đó chính là các báo cáo về kết quả như “phiếu giao, nhận sản phẩm”, “Phiếu khoán”, “Hợp đồng giao khoán”, “Phiếu báo làm thêm giờ”, “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”, “bảng kê s 843;n lượng từng người”.

Chứng từ hạch toán lao động phải do người lập (tổ trưởng) kí, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận, được lãnh đạo duyệt y (quản đốc phân xưởng, trưởng bộ phận). Sau đó các chứng từ này được chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị, rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả lao động tại mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp do các tổ gửi đến, hàng ngày (hoặc định kỳ), nhân viên hạch toán phân xưởng ghi kết quả lao động của từng người, từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho các bộ phận quản lý liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn doanh nghiệp.

Kế toán tổng hợp tiền lương

Chứng từ lao động

Muốn tổ chức tốt kế toán tiền lương, BHXH chính xác thì phải hạch toán lao động chính xác là điều kiện để hạch toán tiền lương và bảo hiểm chính xác theo quy định hiện nay, chứng từ lao động tiền lương bao gồm:

- Bảng chấm công

- Bảng thanh toán lương

- Phiếu nghỉ BHXH

- Bảng thanh toán BHXH

- Phiếu xác nhận sản phẩm và công việc đã hoàn thành

- Phiếu báo làm thêm giờ

Chứng từ kế toán

Dựa vào chứng từ lao động nêu trên nhân viên hạch toán phân xưởng tổng hợp là làm báo cáo gửi lên phòng lao động tiền lương và phòng kế toán để tổng hợp và phân tích tình hình chung toàn doanh nghiệp, phòng kế toán dựa vào các tài liệu trên và áp dụng các hình thức tiền lương để làm bảng thanh toán lương và tính BHXH, BHYT, KPCĐ.

Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán viết phiếu chi, chứng từ tài liệu về các khoản khấu trừ trích nộp.

Thủ tục hạnh toán

Từ bảng chấm công kế toán cộng sổ công làm việc trong tháng, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu xác nhận sản phẩm, kế toán tiến hành trích lương cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Trong bảng thanh toán lương phải phản ánh được nội dung các khoản thu nhập của người lao động được hưởng, các khoản khấu trừ BHXH, BHYT, và sau đó mới là số tiền còn lại của người lao động được lĩnh. Bảng thanh toán lương là cơ sở để kế toán làm thủ tục rút tiền thanh toán lương cho công nhân viên. Người nhận tiền lương phải ký tên vào bảng thanh toán lương.

Theo quy định hiện nay, người lao động được lĩnh lương mỗi tháng 2 lần, lần đầu tạm ứng lương kỳ I, lần II nhận phần lương còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ vào lương theo quy định.

* Trường hợp ở một số doanh nghiệp có số công nhân nghỉ phép năm không đều đặn trong năm hoặc là doanh nghiệp sản xuất theo tính chất thời vụ thì kế toán phải dùng phương pháp trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Việc trích trước sẽ tiến hành đều đặn vào giá thành sản phẩm và coi như là một khoản chi phí phải trả. Cách tính như sau:

* Hạch toán

.Khi trích trước tiền lương nghỉ phép CNSX sản phẩm

Nợ TK622 (chi phí CN trực tiếp)

Có TK335 (chi phí phải trả)

. Khi tính lương thực tế phải trả cho CNSX nghỉ phép

Nợ TK335 chi phí phải trả

Có TK334 phải trả công nhân viên

Để phục vụ yêu cầu hạch toán thì tiền lương được chia ra làm 2 loại:

* Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho CNV trong thời gian CNV thực hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực)

* Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho CNV trong thời gian CNV thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian CNV nghỉ được hưởng lương theo quy định của chế độ (nghỉ phép, nghỉ do ngừng sản xuất ...)

Việc phân chia tiền lương thành lương chính lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm. Tiền lương chính của công nhân sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm và được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân viên sản xuất không gắn liền với các loại sản phẩm nên được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất sản phẩm.

Tài khoản kế toán sử dụng hạch toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ

* Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng 2 tài khoản chủ yếu.

- TK334- Phải trả công nhân viên: là tài khoản được dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334

- TK 338: “Phải trả và phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi li dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí,...) giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ...

Kết cấu và nội dung phản ánh TK338

Tài khoản 338 chi tiết làm 6 khoản:

3381 Tài sản thừa chờ giải quyết

3382 Kinh phí công đoàn

3383 Bảo hiểm xã hội

3384 Bảo hiểm y tế

3387 Doanh thu nhận trước

3388 Phải nộp khác

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan trong quá trình hạch toán như 111, 112, 138...

Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lương, BHXH, KPCĐ

SƠ ĐỒ TÓM TẮT TỔNG HỢP KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG, BHXH, KPCĐ

Tiền lương với tư cách là yếu tố chi phí đầu vào của quá trình sản xuất

Sức lao động là một yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh cùng với các yếu tố khác để tạo ra sản phẩm dịch vụ cho thị trường.

Hiện nay mục tiêu chính của các doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận, mà vấn đề cụ thể được các doanh nghiệp quan tâm đều là làm thế nào để hạ giá thành sản phẩm, giảm chi phí tiền lương là một trong ba yếu tố để hạ giá thành sản phẩm.

Tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động là tuân theo quy luật cung-cầu, giá cả của thị trường sức lao động và pháp luật hiện hành của Nhà nước. Vậy doanh nghiệp không thể cứ trả lương thấp cho người lao động là được. Thị trường sức lao động là thị trường sức lao động phức tạp, đòi hỏi người quản lý phải biết lựa chọn mức lương trả cho người lao động một cách hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra được tốt.

Tiền lương với tư cách là nguồn thu nhập chủ yếu để đảm bảo ổn định và nâng cao đời sống của người lao động.

Đối với người lao động, tiền lương là động cơ chủ yếu để họ quyết định làm việc cho doanh nghiệp. Tiền lương chính là nguồn lợi kinh tế chủ yếu của người lao động. Nhu cầu của cuộc sống ngày càng cao thì lợi ích kinh tế của tiền lương càng lớn, người lao động khi quyết định làm việc cho doanh nghiệp cũng là lúc họ xác định lợi ích thu được từ tiền lương. Song không phải là tiền lương danh nghĩa mà là tiền lương thực tế.

Như ta đã biết trong bất k 923; một hợp đồng lao động nào dù ban đầu mức lương đưa ra thoả thuận là lương danh nghĩa thì người lao động cũng nhẩm tính được mức lương thực tế của mình. Nếu có sự trượt giá thì người lao động và người sử dụng lao động phải thương lượng lại để có mức lương thực tế hợp lý hơn. Bởi vì tiền lương mà người lao động nhận được dùng để mua tư liệu sinh hoạt, các dịch vụ cần thiết cho cuộc sống hàng ngày của họ và gia đình họ. Tiền lương là phương tiện để người lao động đảm bảo những nhu cầu vật chất cần thiết hàng ngày và cao hơn nữa là nhu cầu tinh thần. Và bất cứ người nào cũng mong muốn trả lương cao hay chí ít cũng là thoả đáng với sức lao động mà họ bỏ ra. Với người lao động tiền lương nhận là thoả đáng sẽ là động lực kích thích năng lực sáng tạo ra sự gắn kết cộng đồng những người lao động với mục tiêu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngược lại nếu doanh nghiệp trả lương không hợp lý hoặc vì mục tiêu lợi nhuận thuần tuý không chú ý đến lợi ích cuả người lao động thì nguồn nhân lực đó sẽ cạn kiệt, giảm sút chất lượng, làm hạn chế động cơ cung ứng sức lao động.