Sổ sách kế toán
Thẻ TSCĐ và sổ chi tiết tài sản
- Thẻ TSCĐ: được lập để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của đơn vị, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng quý, hàng năm của từng TSCĐ. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toán trưởng ký xác nhận. Thẻ được lưu ở phòng kế toán suốt quá trình sử dụng TSCĐ.
- Sổ chi tiết TSCĐ: có thể mở để theo dõi cho một loại TSCĐ hoặc mở cho một bộ phận (phân xưởng, phòng ban) của doanh nghiệp. Sau khi phân loại TSCĐ theo tiêu thức do doanh nghiệp lựa chọn xác định đúng đối tượng ghi TSCĐ là TSCĐ riêng lẻ hay hệ thống TSCĐ; ghi mà sổ cho TSCĐ, sau đó kế toán ghi vào thẻ TSCĐ, mỗi loại TSCĐ ghi một thẻ và vào sổ chi tiết TSCĐ, mỗi tài sản ghi một dòng
Sổ tổng hợp
- Hình thức "Nhật ký chung"
Hình thức nhật ký chung gồm có 2 sổ tổng hợp là nhật ký chung và sổ cái TK 214
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán định khoản, ghi vào sổ nhật ký chung, đồng thời ghi vào thẻ, sổ chi tiết TSCĐ. Trên cơ sở của sổ nhật ký chung chuyển sang sổ cái TK 214
Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết, tính ra sổ phát sinh nợ, có và số dư cuối kỳ của TK 214 trên sổ cái. Đối chiếu sổ cái TK 214 với bảng tổng hợp chi tiết nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Trên cơ sở số liệu ở sổ TK 214, ghi vào bảng cân đối sổ phát sinh cho tài khoản đó. Căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để ghi vào mục"Hao mòn luỹ kế TSCĐ" trên bảng cân đối kế toán.
- Hình thức "Nhật ký - sổ cái"
Hình thức sổ kế toán "Nhật ký - sổ cái"
Chỉ có một sổ tổng hợp là nhật ký - sổ cái.
Hàng ngày, từ chứng từ gốc, kế toán định khoản và ghi vào nhật ký - sổ cái, mỗi chứng từ ghi một dòng. Sau khi vào nhật ký - sổ cái, đồng thời ghi vào thẻ, sổ chi tiết TSCĐ.
Cuối tháng, tính ra số phát sinh nợ, có và số dư cuối kỳ của TK 214. Từ số liệu của sổ chi tiết TSCĐ, lập bảng tổng hợp chi tiết, để đối chiếu số liệu của tài khoản 214 trên sổ nhật ký - sổ cái, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Căn cứ vào số dư cuối kỳ của tài khoản 214 và bảng tổng hợp chi tiết để xác định giá trị ghi vào mục "Hao mòn luỹ kế TSCĐ" trên bảng cân đối kế toá ;n.
- Hình thức "Chứng từ ghi sổ"
Hình thức "Chứng từ ghi sổ" gồm có 2 sổ tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 214
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sẽ được vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng để ghi vào sổ cái TK 214. Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các thẻ, sổ chi tiết TSCĐ.
Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết, tính ra số phát sinh nợ, có và số dư cuối kỳ TK 214 trên sổ cái. Đối chiếu sổ cái TK 214 với bảng tổng hợp chi tiết, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Trên cơ sở số liệu của sổ cái TK 214 ghi vào bảng cân đối số phát sinh cho tài khoản đó. Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để ghi vào mục "Hao mòn luỹ kế TSCĐ" Trên bảng cân đối kế toán.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, và bảng phân bổ khấu hao để vào bảng kê số 4 và số 5, đồng thời vào thẻ, sổ chi tiết TSCĐ. Cuối kỳ, từ bảng kê số 4 và số 5 vào nhật ký chứng từ số 7. Nhật ký chứng từ số 7 là căn cứ để vào sổ cái TK 214. Kế toán tính toán ra số phát sinh nợ, có và dư cuối kỳ TK 214. Từ sổ, thẻ TSCĐ lập bảng tổng hợp chi tiết đối chiếu với sổ cái TK 214, nếu có chênh lệch tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Từ số liệu của sổ cái TK 214 và bảng tổng hợp chi tiết kế toán ghi vào mục "Hao mòn lũy kế TSCĐ" trên bảng cân đối kế toán.
