Bất kể một tổ chức nào trước khi đi vào hoạt động cũng phải có bản phân tích công việc. Nó là công cụ cơ bản của QTNL, được sử dụng là cơ sở cho việc thực hiện công việc của nhà quản trị như: công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động. Nó giúp cho người lao động hiểu rõ hơn công việc của mình: họ phải làm như thế nào, tại sao lai phải làm như vậy, từ đó họ thực hiên công việc tốt hơn. Chính đây là yếu tố tạo động lực rất tốt cho người lao động.
Khi tổ chức tuyển người lao động mới thì họ chưa thể có đủ trình độ như yêu cầu của công việc đòi hỏi. Vì vậy, cần phải đào tạo họ theo đúng yêu cầu của bản phân tích công việc.
Đối với những lao động cũ được đánh giá là có trình độ thấp, chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc thì cũng phải đưa đi đào tạo để nâng cao trình độ.
Tóm lại, bản mô tả công việc là liệt kê chi tiết về nhiệm vụ hay trách nhiệm của công việc. Còn bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện liệt kê các yêu cầu cần phải có của công việc đối với người thực hiện. Hai bản này đóng vai trò như một bản tham chiếu để đối chiều, so sánh tình hình thực hiện công việc thực tế của người lao động với yêu cầu đề ra. Từ đó, xuất hiện nhu cầu đào tạo để đáp ứng yêu cầu của công việc.
Ngày nay, khoa học công nghệ trong nước cũng như trên thế giới phát triển như vũ bão. Những cái cũ, lạc hậu sẽ bị loại trừ thay bằng cái mớivà hiện đại hơn rất nhiều. Vì vậy, nước nào mà không chịu làm mới hay không theo kịp thì sẽ bị tụt hậu, bỏ xa rất nhiều.
Sự phát triển đó đã ảnh hưởng trực tiếp đến các doanh nghiệp với những máy móc, công nghệ hiện đại đòi hỏi người lao động cũng phải đạt được một trình độ nhất định mới có thể sử dụng được. Doanh nghiệp không muốn bị tụt hậu thì phải đáp ứng những nhu cầu trên. Và khi đó, nhu cầu đào tạo xuất hiện. Những công nhân trước kia chỉ quen làm những công việc đòi hỏi trình độ thấp, dựa vào kinh nghiệm giờ không còn thích hợp nữa, vì vậy, phải cho họ đi đào tạo để có khả năng tiếp cận với cái mới, tiến tới sử dụng những cái mới. Đào tạo ở đây trở thành nhu cầu cấp thiết.
Xã hội càng phát triển, cạnh tranh càng mạnh. Các nhà sản xuất tìm mọi cách để đưa doanh nghiệp c ủa mình lên một vị thế cạnh tranh nhất định. Hệ thống truyền thông cũng rất hiện đại nên mọi thông tin được truyền đi rất nhanh. Vì vậy mà doanh nghiệp nào không cập nhật thông tin thường xuyên, doanh nghiệp đó không nắm bắt được những cái mới, không đổi mới theo tức khắc sẽ bị đào thải. Sức mạnh của cạnh tranh là vô địch, những sản phẩm mới liên tục được tạo ra với những tính năng ngày cành hiện đại đã tạo ra một sự cạnh tranh, một môi trường cạnh tranh rất mạnh mẽ. Cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước với nhau và cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài.
Đứng trước sức ép cạnht ranh như vậy, doanh nghiệp không thể ngồi nhìn thế giới đổi thay mà họ buộc phải tìm cách chạy đua cùng sự thay đổi đó. Và để tăng tốc độ cho mình thì doanh nghiệp phải đào tạo lại đội ngũ lao động lạc hậu của mình thành một đội ngũ lao động tiên tiến thích ứng với những công nghệ hiện đại để đáp ứng với tốc độ cạnh tranh trên thị trường. Doanh nghiệp nào chiếm được vị thế cạnh tranh cao trên thị trường thì lợi nhuận càng cao. Và vậy, để đạt được lợi nhuận cao doanh nghiệp cần nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí... Máy móc công nghệ hiện đại đòi hỏi người sử dụng được phải có trìnhđộ cao và nó cũng làm giảm thiểu được lượng lao động, do đó giảm được chi phí, tăng lợi nhuận.
Chúng ta đều biết, mục tiêu của cac doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận, mà yếu tố quyết đinh đến lợi nhuân là tăng năng suất lao động. Để tăng năng suất lao động thì có nhiều yếu tố trong đó có đổi mới công nghệ nhưng khi đỏi mới công nghệ thì doanh nghiệp phải đào tạo lại, đào tạo nâng cao trình độ tay nghề cho người sử dụng lao động để ứng dụng công nghệ mới đó một cách có hiệu quả.
Một trong những yếu tố làm tăng năng suất lao động đó là động lực của người lao động. Vì động lực lao động của người lao động được tạo ra xuất phát từ hai nhu cầu: vật chất và tinh thần. Khi nhu cầu về vật chất không còn quan trọng nữa họ sẽ có nhu cầu về mặt tinh thần. Họ muốn khẳng định mình, muốn tổ chức thấy tầm quan trọng của họ trong tổ chức. Do đó, họ có nhu cầu được đưa đi đào tạo để nâng cao trình độ. Tổ chức muốn đạt được mục tiêu của mình thì phải nắm bắt được nhu cầu của người lao động để tạo động lực lao động cho họ.
Như vậy, đào tạo vừa đáp ứng nhu cầu nâng cao trình độ cho người lao động để luôn theo kịp với sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường vừa đáp ứng nhu cầu tạo động lực cho người lao động.
Toàn cầu hoá kinh tế là xu hướng không thể đảo ngựơc của kinh tế thế giới hiện tại. Toàn cầu hoá kinh tế ảnh hưởng không chỉ đến kinh tế của một nước mà còn ảnh hưởng đến rất nhiều lĩnh vực kinh tế-xã hội khác, trong đó có lĩnh vực đào tạo. Để hội nhập với nền kinh tế thế giới chúng ta cần phải bắt nhịp chung với các tri thức nhân loại. Tức là chúng ta phải có một hệ thống đào tạo phù hợp để đào tạo lao động kỹ thuật vừa nắm vững lý thuyết, vừa có kỹ năng, kỹ xảo nghề nghiệp và có khả năng thích ứng với sự thay đổi của công nghệ. Nâng cao chất lượng đào tạo là yêu cầu sống còn đối với các tổ chức để bắt kịp trình độ đào tạo của các nước phát triển cũng như để đáp ứng nhu cầu lao động trình độ cao với nhiều phẩm chất mới đặt ra của thị trường lao động không chỉ trong nước mà cả khu vực. Vậy, đào tạo là vấn đề được đặt lên hàng đầu đối với mỗi doanh nghiệp.
