TỰ ĐỘNG HOÁ VĂN PHÒNG LÀ GÌ?
Tự động hoá văn phòng gọi tắt là OA là một kỹ thuật tổng hợp phát triển mạnh mẽ vào giữa những năm 70 của thế kỷ XX. Nó dùng hệ thống làm việc được trang bị khoa học tiên tiến để nâng cao hiệu suất, nâng cao trình độ quản lý, làm cho hệ thống công việc đạt được mục đích, tin tức nhanh, quản lý thuận tiện, quyết sách chính xác. Tự động hoá hệ thống làm việc là một khái niệm tương đối, là nói một cách so sánh lẫn nhau. Cùng với sự phát triển của kỹ thuật phần mềm, phần cứng của máy tính, việc sử dụng văn phòng tự động hoá càng rộng rãi hơn, việc nghiên cứu nó càng sâu sắc hơn.
Hiện nay, cùng với kỹ thuật OA tương quan, OA và sản phẩm đã có mấy vạn chủng loại. Vậy thì OA phát triển lên như thế nào đây?
Sự phát triển của OA có thể phân thành ba giai đoạn. Giai đoạn thứ nhất: Thông qua cơ khí hoá để nâng cao hiệu suất xử lý công việc của mỗi người. Giai đoạn thứ hai: Nâng cao kỹ năng làm việc của những nhân viên làm cùng một công việc, từ đó làm cho công việc thu được hiệu quả tốt. Giai đoạn thứ 3: Thực hiện thống nhất hoá chỉnh thể. Quyết sách kinh doanh một khi đã được thực thi, các loại tin tức trong, ngoài của xí nghiệp liền bắt đầu vận chuyển, tin tức lập tức từ các khâu gửi trở lại, lúc này xí nghiệp phải xem xét lại hiện trạng của bản thân mình, sửa đổi sai lầm trong công việc. Giai đoạn này là giai đoạn phát triển cao nhất của sự phát triển OA.
Giống như ba giai đoạn đã kể trên, máy móc OA và sự phát triển bản thân hệ thống cũng phân thành ba giai đoạn, Giai đoạn 1: Dùng máy photocopy, máy fax, máy tính cá nhân... là các loại máy móc độc lập để sử dụng. Giai đoạn này gọi là ''Công việc xử lý các loại hình OA''. Ở Trung Quốc, các loại hình xí nghiệp vừa và nhỏ ở vào giai đoạn này. Giai đoạn 2: Đặt máy móc này vào tổ hợp hệ thống cùng với nhau phát triển trở thành máy tính đa chức năng cao cấp hơn. Như vậy các loại tin tức bao gồm: chữ viết, tần số âm, bức địa đồ đều có thể chứa được ở kho dữ liệu làm tin tức phân tích, cung cấp tài liệu. Giai đoạn này gọi là ''Tin tức xử lý loại hình OA''. Giai đoạn 3: Thực hiện hoá được hợp thành lấy tính năng cao, máy phục vụ dung lượng lớn làm thế giới mạng lưới điện chủ yếu. Hiện nay, kỹ thuật Internet của toàn thế giới đã tiến thêm một bước, đạt được sự phát triển. Như vậy xí nghiệp có thể lấy giá thành thấp để phân bố, liên hệ các chi nhánh, công ty phân bố trong toàn cầu với nhau. Hơn nữa, có thể được hướng tin tức trên mạng dài dằng dặc. Giai đoạn này gọi là ''Quyết sách duy trì loại hình OA''. Trung Quốc cũng giống như các nước phát triển, đang phát triển toàn lực kỹ thuật OA của giai đoạn 2,3.
Đặc điểm của tự động hoá công việc là vô giấy hoá. Điều đó có nghĩa là tất cả các tin tức đều không bắt buộc dùng giấy viết ra, có thể trực tiếp du nhập vào máy tính mà mỗi nhân viên làm việc lợi dụng máy tính phân tích, xử lý tin tức thu được. Con người không phải tiêu tốn thời gian nhiều để sắp xếp các văn kiện rắc rối, công việc này có thể giao cho máy tính làm. Hiện nay các nhà chế tạo đang không ngừng mở rộng ra các phần mềm dễ hiểu, dễ học giúp đỡ mọi người thực hiện tự động hoá công việc nhanh chóng.
