QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNG
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
Về việc ban hành Quy định tiếp nhận và xử lý thông tin,văn bản đến; soạn thảo văn bản,
góp ý kiến, thẩm tra, thẩm định, trình ký, phát hành,quản lý và lưu trữ văn bản
của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN.
Căn cứ Nghị định số 73/CP ngày 1/11/1995 của Chính phủ quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 23/11/1996 vàNghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ vềcông tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.Ban hành kèm theo quyết định này Quy định về việc tiếp nhận và xử lý thông tin,văn bản đến; soạn thảo văn bản, góp ý kiến, thẩm tra, thẩm định, trình ký, pháthành, quản lý và lưu trữ văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Điều 2.Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Quyết định này thay thếQuyết định 552/NN-VP/QĐ ngày 7/5/1996 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn.
Điều 3.Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thihành Quyết định này./.
QUI ĐỊNH VỀ VIỆC TIẾP NHẬN VÀXỬ LÝ THÔNG TIN, VĂN BẢN ĐẾN; SOẠN THẢO VĂN BẢN, GÓP Ý KIẾN, THẨM TRA, THẨMĐỊNH, TRÌNH KÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀPHÁT TRIỂN NÔNG THÔN.
(Ban hành theo Quyết định số82/2000/QĐ-BNN-VP ngày 8/8/2000
của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn).
Chương I
NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Đối tượngvà phạm vi điều chỉnh
1.Quy định về trách nhiệm tiếp nhận và xử lý thông tin, văn bản đến; soạn thảovăn bản, góp ý kiến, thẩm tra, thẩm định, trình ký, phát hành, quản lý và lưutrữ văn bản của Bộ.
2.Quy định này được áp dụng đối với các Vụ, Cục, Ban, Văn phòng, Thanh tra Bộ(sau đây gọi tắt là đơn vị) trong khối cơ quan Bộ.
Điều 2.Trong Quy định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1.Văn bản đến là công văn, tài liệu, thư do đơn vị nhận được.
2.Văn bản đi là công văn, tài liệu, thư do đơn vị gửi đi.
3.Thông tin là những tin tức được chuyển bằng điện thoại, truyền miệng, fax,telex, E-mail, mạng máy tính, thư, công văn, tài liệu.
4.Thẩm tra văn bản là điều tra, xem xét lại những nội dung của dự án, dự thảo vănbản đặt ra có đúng, có chính xác, có căn cứ lý luận và thực tiễn hay không.
5.Thẩm định văn bản là hoạt động nghiên cứu, xem xét, đánh giá về nội dung vàhình thức của dự án, dự thảo văn bản nhằm bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, tínhthống nhất, đồng bộ của dự thảo và tính khả thi của văn bản.
Điều 3.Trách nhiệm của đơn vị.
Thủtrưởng các đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý thông tin, vănbản và quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị; nghiên cứu, tham gia ý kiến, thẩmtra nội dung văn bản soạn thảo có liên quan đến lĩnh vực phụ trách, bảo đảmđúng thời gian và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về những nội dung nêutrên.
Chương II
TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN, VĂN BẢN ĐẾN.
Điều 4.Tiếp nhận thông tin, văn bản đến.
1.Tất cả các loại văn bản đến đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại Văn thư (thuộcPhòng Hành chính của Văn phòng Bộ).
2.Phòng Hành chính sẽ trả lại nơi gửi các văn bản không đúng thể thức vănbản, thủ tục hành chính, nhàu nát, khó đọc.
3.Văn thư không bóc những bì thư thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật vànhững bì thư có ghi "chỉ người có tên mới được bóc", văn bản gửi Bancán sự Đảng, đơn thư khiếu tố, thư riêng (có tên của người gửi, người nhận).
4.Đối với văn bản gửi trực tiếp cho các đơn vị, Văn thư đơn vị làm thủ tục tiếpnhận theo qui định của Chính phủ và của Bộ. Những văn bản gửi cho các đơn vị nhưnggửi qua Văn phòng Bộ, thì Phòng Hành chính Văn phòng Bộ vào sổ theo dõi riêngvà chuyển trực tiếp đến các đơn vị.
5.Các loại văn bản còn lại, Văn thư vào sổ, vào máy tính (số hiệu, cơ quan pháthành, trích yếu nội dung) để quản lý, theo dõi quá trình xử lý và trình Lãnhđạo Văn phòng, Lãnh đạo Bộ trong ngày. Riêng những đơn, thư khiếu tố phải giữlại bì thư, để giúp cho việc tra cứu khi cần thiết.
6.Đối với điện mật, Văn thư phải chuyển ngay tới Chánh văn phòng Bộ để trình lãnhđạo Bộ hoặc chuyển cho đơn vị liên quan xử lý. Sau khi xử lý xong, chuyển lạiVăn thư để trả lại Cơ yếu Trung ương theo quy định.
7.Khi tiếp nhận các văn bản hoả tốc, các thông tin khác như: điện thoại, truyềnmiệng, Fax, telex, E-mail, người nhận phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng Bộhoặc người có trách nhiệm để xử lý kịp thời.
Điều5. Xử lý văn bản đến.
1.Hàng ngày, Chánh Văn phòng Bộ ghi ý kiến xử lý vào "Phiếu chuyển côngvăn"; Văn thư vào sổ theo dõi và chuyển văn bản đến các địa chỉ theo ýkiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Bộ.
2.Các văn bản sau khi có ý kiến xử lý của lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp trả lại Vănthư và có trách nhiệm theo dõi quá trình xử lý.
3.Khi tiếp nhận văn bản do các nơi khác gửi đến, thủ trưởng đơn vị tiếp nhận cótrách nhiệm:
a.Xem xét, giải quyết đúng yêu cầu về nội dung, về thời gian và thẩm quyền quyđịnh.
b.Những văn bản không thuộc thẩm quyền của đơn vị thì trả lại Văn phòng Bộ hoặcđơn vị chuyển đến.
Điều 6. Kiểm tra việc thực hiện xử lý văn bản của các đơn vị.
1.Trưởng phòng Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốccác đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo xử lý các văn bản, hàng ngày báo cáo tiếnđộ thực hiện với Chánh Văn phòng Bộ.
2.Pháp chế Bộ có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các văn bản quy phạmpháp luật; các văn bản lấy ý kiến thành viên Chính phủ và hàng ngày báo cáotiến độ thực hiện với Lãnh đạo Bộ phụ trách khối, Lãnh đạo Bộ được giao thườngtrực và Chánh Văn phòng Bộ
Điều 7.Báo cáo, xin ý kiến xử lý văn bản đến.
Đốivới những văn bản cần báo cáo hoặc xin ý kiến lãnh đạo Bộ, các đơn vị chỉ trìnhmột bản lên đồng chí lãnh đạo Bộ phụ trách khối. Nếu vấn đề cần xin ý kiến gấpmà đồng chí lãnh đạo Bộ phụ trách khối đi vắng, thì Chánh Văn phòng Bộ có tráchnhiệm trình Lãnh đạo Bộ trực cơ quan xử lý. Những vấn đề có liên quan đến nhiềuđơn vị, phải được lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan trước khi trình lãnhđạo Bộ.
Chương III
SOẠN THẢO, LẤY Ý KIẾN, THẨM TRA,
THẨM ĐỊNH VÀ TRÌNH KÝ VĂN BẢN.
Điều 8. Soạn thảo,lấy ý kiến, thẩm tra, thẩm định văn bản.
1.Đối với những văn bản mà nội dung chỉ liên quan đến một đơn vị:
Thủtrưởng đơn vị giao nhiệm vụ cụ thể cho một công chức hoặc một nhóm công chức(trong đó có một người chịu trách nhiệm chính) soạn thảo văn bản theo đúng kếhoạch, nội dung và thời gian. Những văn bản có liên quan đến chủ trương, chínhsách, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, những chương trình dự án quan trọng thì nộidung văn bản phải được thảo luận và thông qua tập thể lãnh đạo đơn vị, trướckhi trình Lãnh đạo Bộ.
2.Đối với những văn bản mà nội dung có liên quan tới nhiều đơn vị:
a)Thủ trưởng đơn vị được Lãnh đạo Bộ giao chủ trì chuẩn bị dự án, dự thảo, phảichịu trách nhiệm tổ chức soạn thảo văn bản; lấy ý kiến tham gia góp ý và thẩmtra của các đơn vị có liên quan; tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh văn bản.
b)Thủ trưởng các đơn vị có liên quan phải trực tiếp nghiên cứu và có trách nhiệmtham gia góp ý kiến, thẩm tra nội dung theo yêu cầu của đơn vị chủ trì soạnthảo văn bản. Quá thời hạn quy định mà đơn vị có liên quan không có văn bảntham gia ý kiến và thẩm tra nội dung thì Thủ trưởng đơn vị chịu hoàn toàn tráchnhiệm trước lãnh đạo Bộ về phần nội dung do mình phụ trách.
c)Trong trường hợp được mời dự họp tham gia ý kiến, thẩm tra nội dung dự án, dựthảo văn bản với đơn vị chủ trì soạn thảo, Lãnh đạo đơn vị hoặc chuyên viên đượcphân công dự họp phải nghiên cứu kỹ những nội dung có liên quan, ý kiến phátbiểu trong cuộc họp là ý kiến thay mặt đơn vị.
d)Đối với những văn bản có nội dung liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khácnhau và trong trường hợp cần thiết, Lãnh đạo Bộ sẽ quyết định thành lập Hộiđồng thẩm định, thẩm tra các dự án, dự thảo văn bản theo quy định của phápluật.
3.Đối với các văn bản qui phạm pháp luật và văn bản lấy ý kiến thành viên Chínhphủ:
Cácvăn bản thuộc nhóm này, ngoài việc tiến hành soạn thảo, lấy ý kiến, thẩm tratheo các quy định trên, Pháp chế Bộ chịu trách nhiệm thẩm định về thể thức vànội dung quy phạm pháp luật trước khi trình lãnh đạo Bộ ký theo quy định củaLuật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định của Chính phủ và Thông tưsố 10/1998/TT-BNN ngày 4/11/1998 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn.
4.Đối với các văn bản giải trình trước Quốc hội.
KhiQuốc hội có yêu cầu, Phòng Tổng hợp (Văn phòng Bộ) có trách nhiệm báo cáo lãnhđạo Văn phòng Bộ để phân công các đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung trảlời; đồng thời, đôn đốc các đơn vị thực hiện và tổng hợp ý kiến, hoàn chỉnh vănbản trình lãnh đạo Bộ.
5.Thời hạn lấy ý kiến và thẩm tra:
Thờihạn đơn vị phải trả lại văn bản được ghi rõ trong công văn yêu cầu tham gia ýkiến hoặc thẩm tra nội dung. Riêng đối với văn bản có yêu cầu gấp, thủ trưởngđơn vị có trách nhiệm trả lời theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ.
Đốivới văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng ban hành, thờihạn trả lời không quá 04 ngày. Đối với văn bản của Chính phủ, các Bộ, ngành,thời hạn trả lời không quá 05 ngày.
Đốivới các dự án đầu tư và xây dựng cơ bản, thời hạn thẩm tra, thẩm định không quá60 ngày (dự án nhóm A), không quá 30 ngày (dự án nhóm B), không quá 20 ngày (dựán nhóm C) kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Thờihạn thẩm tra, thẩm định kết quả đấu thầu không quá 10 ngày (đối với gói thầuqui mô nhỏ), không quá 20 ngày (đối với gói thầu khác) kể từ ngày nhận đủ hồ sơtrình duyệt kết quả đấu thầu./.
