Kế toán kết quả tổng kiểm kê là kế toán số lượng và giá trị (tính theo giá ghi sổ trước khi đánh giá lại) những vật tư, tài sản thừa hoặc thiếu phát hiện trong tổng kiểm kê tại thời điểm 0 giờ ngày 1/9/1980.

Việc ghi sổ các kết quả tổng kiểm kê lần này cũng phải theo đúng những quy định trong các chế độ kế toán hiện hành.

Để giúp các cơ sở có điều kiện thuận lợi thực hiện đúng những quy định hiện hành trong việc ghi chép kế toán các kết quả tổng kiểm kê, Bộ Tài chính nhắc lại một số điểm cơ bản.

1. Về kế toán tài sản cố định thừa, thiếu phát hiện trong tổng kiểm kê.

- Tài sản cố định thừa phát hiện trong tổng kiểm kê thực chất là TSCĐ của đơn vị để ngoài sổ sách. Đối với những TSCĐ này, ngay sau khi báo cáo kết quả tổng kiểm kê được thủ trưởng đơn vị duyệt y, kế toán căn cứ vào các tài liệu kiểm kê và hồ sơ TSCĐ, lập thẻ TSCĐ, ghi sổ TSCĐ và hạch toán tăng TSCĐ, vốn cố định.

Nếu TSCĐ thừa nói trên là TSCĐ đang sử dụng thì phải căn cứ vào tỷ lệ khấu hao xác định số khấu hao cơ bản và khấu hao sửa chữa lớn trong thời gian sử dụng để tính thêm vào giá thành hoặc phí tổn lưu thông trong kỳ, đồng thời hạch toán giá trị hao mòn TSCĐ theo số khấu hao cơ bản đã xác định (Nợ TK 85 - vốn cơ bản, có TK 02 - khấu hao TSCĐ).

Trường hợp TSCĐ thừa phát hiện trong kiểm kê được xác định TSCĐ của đơn vị khác thì phải báo ngay cho đơn vị chủ tài sản đó biết.

Nếu không xác định được đơn vị chủ tài sản thì phải báo cáo lên cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp biết để xử lý. Kế toán căn cứ vào tài liệu kiểm kê hạch toán vào tài khoản ngoài bảng tổng kết tài sản để theo dõi.

- Tài sản cố định thiếu phát hiện trong tổng kiểm kê không thuộc quyền quyết định của thủ trưởng đơn vị, phải truy cứu nguyên nhân, xác định người chịu trách nhiệm và xử lý theo đúng chế độ, nguyên tắc, đồng thời lập báo cáo kèm theo các kiến nghị gửi lên cơ quan chủ quản cấp trên quyết định. Kế toán căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, ghi giảm TSCĐ, vốn cố định, đồng thời chuyển giá trị còn lại của TSCĐ thiếu sang tài khoản tài sản hư hỏng, thiếu hoặc thừa chờ giải quyết (Nợ TK 84. Có TK 85.2). Khi nhận được quyết định của cấp có thẩm quyền, căn cứ vào quyết định, kế toán ghi sổ theo quy định chung, nếu người phạm lỗi phải bồi thường thì ghi vào tài khoản Thanh toán bồi thường vật chất (Nợ TK 75. Có TK 84), nếu được giảm vốn ghi vào tài khoản Vốn cơ bản (Nợ TK 85.2. Có TK 84) và nếu đưa vào lỗ, ghi vào tài khoản Lãi - Lỗ (Nợ TK 99. Có TK 84).

2. Về kế toán vật tư hàng hoá thừa thiếu phát hiện trong tổng kiểm kê. Trong quá trình tổng kiểm kê, mọi vật tư hàng hoá thiếu hụt hoặc dôi thừa đều phải xác định nguyên nhân, và người chịu trách nhiệm, đồng thời tuỳ từng trường hợp để ghi sổ kế toán:

- Đối với vật tư hàng hoá thừa thiếu được kiểm tra xác minh là ghi chép nhầm lẫn trên sổ sách (thứ này ghi thừa, thứ kia ghi thiếu), kế toán tiến hành điều chỉnh lại sổ sách.

- Đối với vật tư hàng hóa dôi thừa trong định mức, sau khi được thủ trưởng đơn vị duyệt y, kế toán ghi tăng giá trị vật tư, hàng hoá và ghi giảm các chi phí có liên quan:

Nợ các TK vật tư hàng hoá liên quan (05, 06, 07, 08, 40,...),

Có TK 25, hoặc TK 26, 27, 44,...

- Đối với vật tư, hàng hoá dôi thừa trên định mức vượt quá quyền hạn của thủ trưởng đơn vị phải báo cáo lên cơ quan chủ quản cấp trên giải quyết, kế toán ghi sổ:

Nợ các TK vật tư, hàng hoá liên quan (05, 06, 07, 08, 40,...),

Có TK 84 - Tài sản hư hỏng, thiếu hụt hoặc thừa chờ giải quyết.

Khi có quyết định của cơ quan chủ quản cấp trên, kế toán ghi sổ như sau:

Nếu quyết định cho tăng vốn thì hạch toán vào tài khoản Vốn cơ bản (Nợ TK 84, Có TK 85.2).

Nếu quyết định nộp ngân sách thì hạch toán vào tài khoản Thanh toán với Ngân sách (Nợ TK 84, Có TK 71 và khi nộp: Nợ TK 71, Có TK 51).

Nếu quyết định cho vào lãi thì hạch toán vào tài khoản Lãi - Lỗ (Nợ TK 84, Có TK 99).

- Đối với vật tư hàng hoá thiếu hụt trong định mức, sau khi được thủ trưởng đơn vị duyệt y, kế toán ghi tăng chi phí sản xuất hoặc chi phí lưu thông và ghi giảm giá trị vật tư hàng hoá:

Nợ TK 25, hoặc TK 26, 27, 44,...,

Có các TK vật tư, hàng hoá liên quan (05, 06, 07, 08, 40).

- Đối với vật tư, hàng hoá thiếu hụt quá định mức, kể cả số thiếu của những vật tư, hàng hoá không có định mức dôi hao tự nhiên, thủ trưởng đơn vị phải nghiên cứu xử lý hoặc báo cáo lên cơ quan chủ quản cấp trên xử lý (nếu các khoản thiếu vượt quá quyền hạn xử lý của thủ trưởng đơn vị). Trong khi chờ đợi xử lý, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 84 - tài sản hư hỏng, thiếu hụt hoặc thừa chờ giải quyết.

Có các tài khoản vật tư, hàng hoá liên quan (05, 06, 07, 08, 40...).

Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi sổ như sau:

Nếu quyết định cho vào lỗ, thì hạch toán vào tài khoản Lãi - Lỗ (Nợ TK 99, Có TK 84).

Nếu quyết định người phạm lỗi phải bồi thường thì hạch toán vào tài khoản thanh toán bồi thường vật chất (Nợ TK 75 - Có TK 84).

Nếu quyết định giảm vốn thì hạch toán vào tài khoản Vốn cơ bản (Nợ 85.2 - Có TK 84).

3. Kế toán các khoản thừa, thiếu về vốn bằng tiền và tài sản khác trong kiểm kê.

Mọi trường hợp thừa thiếu vốn bằng tiền và tài sản khác cũng phải xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm, kế toán ghi sổ như sau:

Trường hợp thừa quỹ tiền mặt, trước hết kế toán phải ghi nhập quỹ:

Nợ TK 50 - Quỹ tiền mặt.

Có TK 76 - Các khoản phải thu phải trả.

Sau đó tuỳ theo nguyên nhân đã được xác minh và ghi sổ.

Nếu khoản thừa đó là do người mua thanh toán nhầm thì phải trả lại người mua:

Nợ TK 76 - Các khoản phải thu, phải trả,

Có TK 50 - Quỹ tiền mặt.

Nếu không xác định được nguyên nhân thì số thừa đó phải nộp vào Ngân sách Nhà nước:

Nợ TK 76 - Khoản phải thu, phải trả, Có TK 71 - Thanh toán với ngân sách.

Khi nộp, ghi:

Nợ TK 71 - Thanh toán với Ngân sách,

Có TK 50 - Quỹ tiền mặt.

Trường hợp thiếu quỹ tiền mặt, người giữ quỹ phải chịu trách nhiệm bồi thường, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 75 - Các khoản bồi thường vật chất,

Có TK 50 - Quỹ tiền mặt.

Khi nhận được tiền bồi thường, ghi:

Nợ TK 50 - Quỹ tiền mặt.

Có TK 75 - Các khoản bồi thường vật chất.

Trường hợp trừ vào lương của người phải bồi thường thì ghi:

Nợ TK 69 - Thanh toán với công nhân viên chức.

Có TK 75 - Các khoản bồi thường vật chất.

Đối với các khoản tiền gửi ngân hàng, sau khi đã kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ với sổ sách kế toán, giữa sổ sách kế toán với các bản sao kê của ngân hàng, nếu có chênh lệch thì phải cùng ngân hàng xác minh, điều chỉnh lại sổ sách.

Đối với các khoản thanh toán, mọi chênh lệch giữa chứng từ và sổ sách của đơn vị và giữa chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị với chứng từ, sổ sách kế toán của khách nợ, chủ nợ, hai bên phải cùng nhau xác minh để điều chỉnh sổ sách. Nếu có những khoản nợ còn đang tranh chấp hay những khoản nợ dây dưa, khê đọng, không rõ khách nợ, chủ nợ và những khoản nợ khó đòi, đơn vị phải báo cáo lên cấp có thẩm quyền xử lý. Chỉ khi nào có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán mới ghi sổ.

Kế toán kết quả đánh giá lại tài sản là kế toán khoản chênh lệch tăng hoặc giảm giá trị của tài sản hiện có do đánh giá lại theo hệ thống giá hiện hành. Ngoài ra đối với TSCĐ trong đợt tổng kiểm kê lần này còn xác định lại mức độ hao mòn thực tế, do đó còn phải kế toán khoản chênh lệch giữa giá trị hao mòn thực tế tính theo giá đánh lại và giá trị hao mòn theo sổ sách.

Việc phản ánh vào sổ sách kế toán kết quả đánh giá lại tài sản dẫn đến sự biến động về vốn và các chỉ tiêu kế hoạch trong năm. Vì vậy khác với kết quả tổng kiểm kê, kết quả đánh giá lại tài sản chỉ được phản ánh vào sổ sách kế toán khi có quyết định của cấp có thẩm quyền và theo một thời điểm thống nhất trong cả nước. Cụ thể như sau.

Kế toán khoản chênh lệch, tăng giảm giá trị tài sản do đánh giá lại theo hệ thống giá hiện hành.

a. Kế toán khoản chênh lệch tăng hoặc giảm giá trị vật tư, hàng hoá:

Sau khi đánh giá lại theo hệ thống giá hiện hành, nếu có chênh lệch tăng hoặc giảm giá, kết toán căn cứ vào báo cáo kết quả đánh giá lại đã được thủ trưởng đơn vị duyệt y, xác định khoản chênh lệch tăng hoặc giảm giá của từng loại vật tư hàng hoá và ghi sổ. Nếu chênh lệch tăng giá:

Nợ các TK vật tư, hàng hoá liên quan (05, 06, 07, 08, 40...).

Có TK 15 - Đánh giá lại vật tư, hàng hoá.

Nếu chênh lệch giảm giá:

Nợ TK 15 - Đánh giá lại vật tư, hàng hoá.

Có các TK vật tư, hàng hoá liên quan (05, 06, 07, 08, 40).

Khi có quyết định của Bộ trưởng, Tổng cục trưởng (đối với các đơn vị trực thuộc Trung ương) hoặc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (đối với các đơn vị trực thuộc địa phương) cho phép ghi tăng hoặc giảm vốn, kế toán ghi:

Nếu tăng vốn:

Nợ TK 15 - Đánh giá lại vật tư, hàng hoá.

Có TK 85 - Vốn cơ bản (85.2).

Nếu giảm vốn:

Nợ TK 85 - Vốn cơ bản (85.2).

Có TK 15 - Đánh giá lại vật tư, hàng hoá.

Mọi nghiệp vụ nhập xuất kho vật tư, hàng hoá kể từ sau thời điểm 0 giờ ngày 1/9/1980 (tức là thời điểm cho đánh giá lại theo giá mới) đều được thực hiện theo giá mới (giá hiện hành).

Đối với những công cụ lao động thuộc tài sản lưu động sau khi đánh giá lại đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định thì chỉ được ghi chuyển thành TSCĐ (ghi tăng TSCĐ, vốn cố định; ghi giảm tài sản lưu động và vốn lưu động) sau khi đã phản ánh xong kết quả đánh giá lại tài sản vào sổ sách kế toán và được cơ quan chủ quản cấp trên cho phép.

b. Kế toán chênh lệch tăng, giảm giá tài sản cố định do đánh giá lại: Khoản chênh lệch tăng hoặc giảm nguyên giá tài sản cố định do đánh giá lại được phép ghi tăng hoặc giảm vốn cố định trên sổ sách kế toán khi có quyết định của Bộ trưởng, Tổng cục trưởng (đối với các đơn vị trực thuộc Trung ương) hoặc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (đối với các đơn vị trực thuộc địa phương).

Những TSCĐ có đánh giá lại thì nguyên giá mới phải được thể hiện trên thẻ tài sản của đối tượng tài sản cố định đó. Trong thời gian từ sau khi đánh giá lại đến thời điểm được ghi tăng hoặc giảm vốn nếu TSCĐ chuyển giao, nhượng bán hoặc thanh lý thì trên các chứng từ gốc phải phản ánh cả hai giá. Kế toán đơn vị nhận và đơn vị giao ghi tăng hoặc giảm giá trị TSCĐ theo nguyên giá cũ, đồng thời theo dõi riêng khoản chênh lệch do đánh giá lại của những TSCĐ tăng hoặc giảm để sau này trừ ra hoặc cộng vào kết quả tổng hợp về đánh giá lại TSCĐ khi có quyết định ghi tăng hoặc giảm vốn của Nhà nước ở mỗi đơn vị.

c. Kế toán khoản chênh lệch giữa giá trị hao mòn thực tế tính theo giá đánh lại và giá trị hao mòn (số khấu hao cơ bản đã trích) trên sổ sách của tài sản cố định:

Khoản chênh lệch này được phản ảnh vào sổ sách kế toán đồng thời với kết quả đánh giá lại TSCĐ. Nếu chênh lệch tăng, ghi:

Nợ TK 85 - Vốn cơ bản (85.1).

Có TK 02 - Khấu hao tài sản cố định.

Nếu chênh lệch giảm, ghi:

Nợ TK 02 - Khấu hao tài sản cố định,

Có TK 85 - Vốn cơ bản (85.1).

Ngoài ra phải xác định khoản chênh lệch về số khấu hao cơ bản đã trích kể từ thời điểm đánh giá lại (0 giờ ngày 1/9/1980) đến thời điểm được ghi tăng, giảm vốn để ghi tăng hoặc giảm giá trị hao mòn của TSCĐ.

Số chênh lệch này được xác định bằng cách lấy tỷ lệ khấu hao cơ bản nhân (x) với nguyên giá mới của TSCĐ, kết quả tìm được so sánh với số khấu hao cơ bản tính theo nguyên giá cũ trong khoảng thời gian nói trên. Khoản chênh lệch này được hạch toán tăng hoặc giảm giá trị hao mòn của TSCĐ như các bút toán trên.

Trên đây, Bộ Tài chính hướng dẫn một số điểm về kế toán kết quả của cuộc tổng kiểm kê và đánh giá lại tài sản 0 giờ ngày 1/9/1980. Trong quá trình thực hiện có khó khăn vướng mắc, đề nghị các ngành, các địa phương bàn bạc với Bộ Tài chính để giải quyết.