Thi hành Chỉ thị số 47-CT ngày 20-2-1987 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về việc bàn giao công việc đối với một số Bộ, Uỷ ban Nhà nước, Tổng cục có thay đổi về mặt tổ chức và nhân sự. Bộ Tài chính hướng dẫn dưới đây những công việc về tài chính, kế toán cần thiết phải làm trong các trường hợp giải thể, hợp nhất, sáp nhập hoặc tách một bộ phận từ bộ phận này sang bộ phận khác để mọi hoạt động của Bộ mới không bị gián đoạn, đồng thời tránh được mọi sơ hở gây thất thoát tài sản, tài chính, hồ sơ, giấy tờ... của Nhà nước.

1. Về nguyên tắc:

- Quá trình chuyển giao, bàn giao, tiếp nhận tài sản, vốn, nguồn vốn giữa các đơn vị giải thể, hợp nhất với đơn vị mới phải tiến hành song song với quá trình hoàn thiện về mặt tổ chức. Bảo vệ an toàn tài sản, giữ vững kỷ cương nền nếp quản lý trong quá trình bàn giao.

- Các Bộ, Tổng cục mới phải cử được người đại diện, có thẩm quyền (Vụ trưởng Vụ Tài chính, kế toán, Chánh văn phòng) chính thức nhận bàn giao từ các đơn vị giải thể và sáp nhập. Thủ trưởng, Vụ trưởng Vụ tài chính kế toán, Chánh Văn phòng của cơ quan được giải thể hoặc tách nhập vào cơ quan mới phải chịu trách nhiệm quản lý an toàn tài sản, vốn, kinh phí của cơ quan cho đến khi bàn giao xong, và chịu trách nhiệm về quyết toán vốn, kinh phí cho đến khi được Bộ tài chính phê duyệt.

Việc bàn giao phải theo nguyên trạng. Tuyệt đối nghiêm cấm việc phân chia, nhượng, bán, đổi chác, thanh lý, di chuyển, xáo trộn tài sản, tiền vốn hoặc giữ lại tài sản làm bất cứ một việc gì khác trong quá trình chuẩn bị bàn giao và thực hiện bàn giao.

- Việc bàn giao phải tiến hành đúng thủ tục và chế độ giao nhận tài sản. Phải thành lập hội đồng giao nhận có đại diện của cả hai bên giao và nhận, có đại diện của Bộ tài chính. Phải tiến hành bàn giao đầy đủ từng loại tài sản, vật tư, tiền vốn. Có biên bản giao nhận và các hồ sơ cần thiết kèm theo. Sau khi hoàn thành việc bàn giao phải báo cáo bằng văn bản cho Bộ tài chính về tình hình, nội dung và kết quả bàn giao.

2. Những công việc cụ thể cần làm khi bàn giao:

a) Đối với những cơ quan, đơn vị được giải thể hoặc hợp nhất, sáp nhập vào cơ quan (Bộ, Tổng cục) mới:

- Lấy thời điểm chuyển giao (ghi trong quyết định) làm thời điểm khoá sổ kế toán, xác định số phải có về tài sản, vật tư, tiền vốn, kinh phí, công nợ. Cần phải hoàn chỉnh tất cả các hồ sơ, tài liệu kế toán cần thiết cho việc bàn giao, lập quyết toán vốn và kinh phí đến thời điểm bàn giao, làm căn cứ pháp lý cho việc chuyển giao.

- Thực hiện kiểm kê số thực có của toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn theo chế độ kiểm kê tài sản. Các quỹ tiền mặt của cơ quan đều phải được kiểm kê chặt chẽ, xác định chính xác số tồn quỹ. Tiến hành đối chiếu giữa số phải có theo sổ kế toán, thống kê và số thực có theo kết quả kiểm kê. Mọi khoản chênh lệch đều phải xác định rõ nguyên nhân và người chịu trách nhiệm. Căn cứ quyết định xử lý và giải quyết của Thủ trưởng cơ quan và Bộ Tài chính tiến hành điều chỉnh và phản ánh trên sổ kế toán theo chế độ hiện hành. Đối với những tài sản hư hỏng, kém phẩm chất chưa được giải quyết thì chuyển giao theo giá trị ghi trên sổ kế toán, cùng các biên bản, hồ sơ liên quan. Cơ quan nhận có trách nhiệm quản lý và giải quyết theo chế độ trách nhiệm, chế độ thanh xử lý tài sản hiện hành.

Các khoản công nợ phải được đối chiếu, có xác nhận của chủ nợ, khách nợ. Những khoản công nợ chưa được xác nhận, còn đang tranh chấp, nợ khó đòi, tài sản thừa, thiếu chờ giải quyết... được liệt kê riêng: "tài sản phải được giải quyết sau bàn giao" kèm theo các tài liệu, chứng cứ cần thiết để cơ quan mới có căn cứ giải quyết theo chế độ Nhà nước đã quy định.

Thủ trưởng bên giao và bên nhận phải phân định rõ ràng trách nhiệm giải quyết tiếp các vấn đề sau bàn giao.

- Cơ quan được giải thể, sáp nhập vào cơ quan mới phải bàn giao cho cơ quan mới toàn bộ tài sản, tiền vốn của cơ quan và các đơn vị thuộc quyền quản lý. Bàn giao tài sản hiện có phải gắn liền với bàn giao nguồn vốn.

Chứng từ, sổ kế toán và các tài liệu về tài chính, kế toán khác.

Bộ máy tài chính - kế toán.

b) Đối với những Bộ, Tổng cục được tiếp nhận sự sáp nhập, hợp nhất:

Thành lập Ban tiếp nhận bàn giao do Thủ trưởng phụ trách có sự tham gia của Vụ trưởng Vụ tài chính, kế toán và Chánh Văn phòng. Ban tiếp nhận bàn giao là thành viên của Hội đồng giao nhận, có nhiệm vụ:

- Tiếp nhận tài sản, vốn, hồ sơ, tài liệu;

- Kiểm tra, đánh giá, xác định chất lượng loại tài sản.

- Chỉ đạo và tổ chức việc mở sổ kế toán, thống kê mới để phản ánh theo dõi tài sản, tiền vốn và các loại nguồn vốn.

- Cùng với bên giao phân định trách nhiệm của mỗi bên giải quyết các vấn đề cần xử lý sau bàn giao.

Việc giao nhận do Hội đồng giao nhận thực hiện, sau khi các Bộ, Tổng cục, Uỷ ban Nhà nước đã chuẩn bị đầy đủ số liệu và chứng từ, sổ kế toán. Khi giao nhận phải tiến hành kiểm nhận tài sản chuyển giao đúng thủ tục; phải cân đo, đong, đếm và phải có biên bản giao nhận tài sản. Việc giao nhận phải tiến hành cụ thể về hiện vật, giá trị từng khâu vật tư, tài sản, vốn bằng tiền, kinh phí được cấp, hiện còn, thanh toán và công nợ. Từng bộ phận giao nhận phải lập biên bản giao nhận theo các nội dung đã giao, đã nhận. Số liệu giao nhận ở từng bộ phận được tổng hợp và đối chiếu với số liệu trên quyết toán.

- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu, sổ kế toán được giao nhận cùng với việc giao nhận tài sản, tài chính.

Để đơn giản công việc và tạo điều kiện cho cả hai bên giao và nhận nắm chắc tình hình tài sản và có cơ sở để mở sổ kế toán theo dõi tiếp tục, có thể kết hợp việc giao, nhận với việc kiểm kê. Kiểm kê đến đâu, giao nhận đến đó, dùng chứng từ kiểm kê làm chứng từ giao nhận từng phần tài sản. Kiểm kê và giao nhận xong, hai bên lập biên bản giao nhận toàn bộ tài sản.

Bộ Tài chính sẽ chỉ đạo và theo dõi việc bàn giao giữa các Bộ, Tổng cục. Trong quá trình giao, nhận có gì vướng mắc, đề nghị các Bộ, Tổng cục kịp thời báo cáo với Bộ tài chính để cùng nghiên cứu giải quyết.