Thi hành Nghị định số 87/CP ngày 19 tháng 12 năm 1996 của Chính phủ quy định chi tiết việc phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết toán ngân sách nhà nước; Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước như sau:
1. Điều kiện cấp phát, thanh toán:
Kho bạc nhà nước chỉ thực hiện cấp phát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước khi có đủ các điều kiện sau:
1.1. Đã có trong dự toán chi ngân sách nhà nước năm được duyệt.
Trường hợp chưa có dự toán ngân sách nhà nước chính thức được duyệt, việc cấp phát thanh toán căn cứ vào kinh phí tạm cấp của cơ quan tài chính.
Trường hợp có các khoản chi đột xuất ngoài dự toán được duyệt nhưng không thể trì hoãn được như chi khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn..., việc cấp phát thanh toán được căn cứ vào quyết định của cấp có thẩm quyền.
1.2. Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu ngân sách nhà nước do Chính phủ hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
1.3. Đã được cơ quan tài chính hoặc thủ trưởng đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước hoặc người được uỷ quyền chuẩn chi.
Đối với các khoản chi do cơ quan tài chính cấp trực tiếp thì lệnh chuẩn chi là "Lệnh chi tiền" của cơ quan tài chính. Cơ quan tài chính có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi bảo đảm các điều kiện cấp phát ngân sách nhà nước theo quy định. Kho bạc nhà nước có trách nhiệm thanh toán, chi trả cho đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước theo nội dung ghi trong "Lệnh chi tiền" của cơ quan tài chính.
Đối với các khoản chi đã được cơ quan tài chính thông báo hạn mức, lệnh chuẩn chi là "Giấy rút hạn mức kinh phí" của đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. Giấy rút hạn mức kinh phí phải ghi rõ:
Đơn vị ra quyết định chuẩn chi (đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước).
Nội dung chi.
Số tiền bằng số, bằng chữ.
Mục lục ngân sách nhà nước.
Chữ ký của thủ trưởng (hoặc người được uỷ quyền), kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) của đơn vị ra quyết định chuẩn chi.
1.4. Có đầy đủ các chứng từ có liên quan.
Tuỳ theo tính chất từng khoản chi, các hồ sơ, chứng từ thanh toán bao gồm:
a. Đối với các khoản chi lương và phụ cấp lương:
Bảng đăng ký biên chế, quỹ lương được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương.
Bảng thanh toán tiền lương tháng trước.
Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có).
b. Đối với học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên:
Bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên được cấp có thẩm quyền duyệt.
Bảng thanh toán học bổng, sinh hoạt phí tháng trước.
c. Đối với các khoản chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa nhỏ:
Dự toán mua sắm, xây dựng, sửa chữa nhỏ hàng quý được cấp có thẩm quyền duyệt.
Hồ sơ, biên bản đấu thầu đối với việc mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, xây dựng sửa chữa (đối với các trường hợp phải thực hiện đấu thầu theo quy định).
Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ.
Phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ.
Hoá đơn bán hàng, vật tư thiết bị.
Thông báo giá về xây dựng, sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền. + Các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan như séc, uỷ nhiệm chi...
d. Đối với khoản chi thường xuyên khác:
Dự toán chi thường xuyên quý (có chia ra tháng).
Bảng kê chứng từ chi có chữ ký của thủ trưởng, kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) đơn vị.
Báo cáo thanh toán các khoản chi thường xuyên tháng trước theo các mục chi.
2. Kiểm soát trước khi cấp phát, thanh toán chi NSNN:
2.1. Khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gửi Kho bạc nhà nước nơi giao dịch các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan sau:
Lệnh chuẩn chi.
Séc, uỷ nhiệm chi.
Các hồ sơ khác tuỳ theo tính chất của từng khoản chi đã nêu tại điểm II.1.4. nêu trên.
2.2. Kho bạc nhà nước kiểm tra hồ sơ chi của đơn vị, bao gồm:
Kiểm tra, đối chiếu các khoản chi với dự toán, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán được cấp có thẩm quyền duyệt.
Kiểm tra, đối chiếu các khoản chi với hạn mức kinh phí được cơ quan tài chính hoặc cơ quan quản lý cấp trên được uỷ quyền thông báo, bảo đảm các khoản chi phải có hạn mức kinh phí được cơ quan có thẩm quyền phân bổ.
Kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi.
Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi bảo đảm chấp hành đúng định mức, chế độ chi tiêu tài chính nhà nước.
Đối với các khoản chi chưa có định mức, chế độ chi tiêu tài chính nhà nước, Kho bạc nhà nước kiểm tra, kiểm soát theo dự toán chi tiêu của đơn vị được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Kiểm tra, kiểm soát các yếu tố hạch toán, bảo đảm thực hiện đúng Mục lục ngân sách nhà nước quy định.
Kiểm tra dấu, chữ ký của người chuẩn chi (hoặc người được uỷ quyền), kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền), bảo đảm khớp đúng với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc nhà nước.
2.3. Sau khi kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi của đơn vị, Kho bạc nhà nước xử lý:
Nếu bảo đảm đầy đủ các điều kiện quy định, Kho bạc nhà nước làm thủ tục cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán cho đơn vị.
Nếu không đủ điều kiện, Kho bạc Nhà nước được phép từ chối cấp phát, thanh toán và trả lại hồ sơ chứng từ cho đơn vị đồng thời thông báo cho cơ quan tài chính, Kho bạc nhà nước cấp trên để phối hợp xử lý. Thủ trưởng Kho bạc Nhà nước chịu trách nhiệm về việc cấp phát, thanh toán hoặc từ chối cấp phát thanh toán của mình.
3. Phương thức cấp phát, thanh toán:
Việc cấp phát, thanh toán được thực hiện dưới hai hình thức cấp tạm ứng và cấp phát thanh toán:
3.1. Cấp tạm ứng:
a. Đối tượng cấp tạm ứng:
Lương và phụ cấp lương.
Học bổng, sinh hoạt phí.
Chi hành chính.
Tạm ứng chi mua sắm tài sản, sửa chữa xây dựng nhỏ chưa đủ điều kiện cấp phát, thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo hợp đồng.
b. Mức cấp tạm ứng:
Mức cấp tạm ứng tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản chi theo đề nghị của đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; Mức cấp tạm ứng tối đa trong quý, tháng không vượt quá hạn mức chi quý, tháng được cơ quan có thẩm quyền thông báo theo từng mục chi.
c. Trình tự thủ tục tạm ứng:
Đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước lập "Giấy đề nghị tạm ứng" gửi Kho bạc Nhà nước kèm theo các hồ sơ, tài liệu liên quan, cụ thể:
Đối với các khoản lương, phụ cấp lương: theo như quy định tại điểm II.1.4.a nêu trên.
Đối với học bổng, sinh hoạt phí: theo như quy định tại điểm II. 1.4.b nêu trên.
Đối với chi mua sắm tài sản, xây dựng, sửa chữa nhỏ:
Dự toán mua sắm, sửa chữa nhỏ hàng quý được cơ quan có thẩm quyền duyệt.
Hồ sơ, biên bản đấu thầu đối với việc mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, xây dựng sửa chữa (đối với các trường hợp phải thực hiện đấu thầu theo quy định).
Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ.
Đối với khoản chi thường xuyên khác:
Dự toán chi thường xuyên quý (có chia ra tháng) được duyệt.
Báo cáo thanh toán các khoản chi thường xuyên của tháng trước đó theo các mục chi.
Các chứng từ khác có liên quan như: giấy rút hạn mức kinh phí, uỷ nhiệm chi, séc...
Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát các nội dung hồ sơ tài liệu và làm thủ tục cấp tạm ứng cho đơn vị.
d. Thanh toán tạm ứng:
Sau khi đã thực hiện chi, đơn vị có trách nhiệm gửi đến Kho bạc Nhà nước các hồ sơ, chứng từ chi có liên quan như quy định tại điểm II.1.4 nêu trên để thanh toán số đã tạm ứng và làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán.
Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát báo cáo thực chi của đơn vị, nếu đủ điều kiện quy định thì thực hiện cấp phát thanh toán và thu hồi tạm ứng.
Nếu số cấp phát thanh toán lớn hơn số tạm ứng, Kho bạc Nhà nước sẽ cấp bổ sung.
Nếu số cấp phát thanh toán nhỏ hơn số đã cấp tạm ứng, Kho bạc Nhà nước sẽ giảm trừ vào số cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán đợt sau của mục chi đó.
Trường hợp số tạm ứng chưa được thanh toán, các đơn vị có thể thanh toán trong tháng sau, quý sau. Tất cả các khoản chi tạm ứng phải được thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán. Sau thời gian chỉnh lý quyết toán các khoản tạm ứng không được thanh toán, Kho bạc nhà nước tổng hợp báo cáo cơ quan tài chính đồng cấp hoặc báo cáo Kho bạc Nhà nước cấp trên (đối với các khoản chi thuộc ngân sách cấp trên) để trừ vào kinh phí cấp phát năm sau hoặc thu hồi giảm chi ngân sách nhà nước theo quyết định của cơ quan tài chính.
3.2. Cấp phát thanh toán:
a. Đối tượng cấp thanh toán bao gồm:
Các khoản chi đủ điều kiện cấp thanh toán trực tiếp.
Các khoản tạm ứng đủ điều kiện chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán.
b. Mức cấp thanh toán:
Mức cấp thanh toán căn cứ vào hồ sơ, chứng từ chi ngân sách nhà nước theo đề nghị của đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước. Mức cấp thanh toán tối đa trong tháng, quý không vượt quá hạn mức của cơ quan có thẩm quyền thông báo; Mức cấp thanh toán tối đa trong năm không vượt quá hạn mức của cơ quan có thẩm quyền thông báo, trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước năm được duyệt.
c. Trình tự, thủ tục cấp thanh toán:
Khi có nhu cầu cấp phát thanh toán, các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước các hồ sơ tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan.
Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp các hồ sơ, chứng từ; đối chiếu với dự toán và kinh phí được cơ quan có thẩm quyền cấp; nếu đủ điều kiện như nói tại điểm II.1 nêu trên thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho các đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị.
4. Phương thức cấp phát, thanh toán đối với một số khoản chi chủ yếu:
4.1. Cấp phát, thanh toán các khoản chi thường xuyên cho các đơn vị hành chính sự nghiệp.
a. Các khoản tiền lương và có tính chất lương, học bổng, sinh hoạt phí:
Hàng tháng căn cứ vào danh sách đăng ký biên chế và tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí của đơn vị được cơ quan có thẩm quyền duyệt, giấy dề nghị cấp tạm ứng kèm theo giấy rút hạn mức kinh phí đề nghị chi lương của đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, Kho bạc Nhà nước cấp tạm ứng cho đơn vị để chi trả tiền lương cho người được hưởng. Mức tạm ứng tối đa không được vượt quá quỹ lương được duyệt và hạn mức kinh phí được cơ quan có thẩm quyền thông báo.
Cuối tháng, vào kỳ chi trả tiền lương tháng tiếp theo, đơn vị gửi cho Kho bạc Nhà nước bảng thanh toán tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí của tháng trước để làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán như quy định tại điểm 3.1.d nêu trên.
b. Các khoản mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa và xây dựng nhỏ:
Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi (quy định tại điểm II.1 nêu trên), nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục thanh toán.
Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, giấy rút hạn mức kinh phí kèm theo uỷ nhiệm chi hoặc séc chuyển khoản của đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, Kho bạc Nhà nước thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ qua tài khoản mở tại ngân hàng (hoặc Kho bạc Nhà nước).
Trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp, Kho bạc Nhà nước thực hiện cấp phát tạm ứng cho đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước:
Căn cứ vào "Giấy đề nghị tạm ứng" của đơn vị và giấy rút hạn mức kinh phí kèm theo uỷ nhiệm chi, séc của đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, Kho bạc nhà nước cấp tạm ứng để chuyển tiền cho đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ qua tài khoản mở tại Ngân hàng (hoặc Kho bạc Nhà nước) hoặc cấp cho đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước để đơn vị thanh toán cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ.
Sau khi thực hiện chi, đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước có trách nhiệm thanh toán số tạm ứng theo quy định: đơn vị gửi hoá đơn, chứng từ đến Kho bạc Nhà nước để thanh toán số đã tạm ứng. Căn cứ giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị kèm theo các hồ sơ khác có liên quan, Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát nếu đủ điều kiện thanh toán như quy định tại điểm II.1 nêu trên thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán.
Đối với những khoản chi Kho bạc Nhà nước thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ Kho bạc Nhà nước lưu 1 bộ hồ sơ chứng từ (bản sao có chữ ký xác nhận của thủ trưởng và đóng dấu đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước).
c. Các khoản chi thường xuyên khác:
Đối với những khoản chi (như chi trả tiền thông tin liên lạc, dịch vụ công cộng...) có thể thanh toán trực tiếp, Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ và điều kiện chi theo quy định và thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ.
Đối với những khoản chi chưa thực hiện được việc thanh toán trực tiếp: căn cứ vào dự toán năm, quý được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, hạn mức kinh phí được cơ quan có thẩm quyền thông báo và giấy đề nghị tạm ứng của đơn vị, Kho bạc Nhà nước thực hiện tạm ứng hàng tháng. Các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước thực hiện việc chi tiêu và phải chịu trách nhiệm về quyết định chi của đơn vị, đảm bảo đúng mục đích, đúng định mức chế độ chi tiêu tài chính nhà nước hiện hành.
Đầu tháng sau, chậm nhất vào ngày 5 hàng tháng, các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước phải báo cáo số thực chi tháng trước với Kho bạc Nhà nước kèm theo bảng kê các chứng từ có liên quan; Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán và lưu 1 liên bảng kê chứng từ chi.
Kho bạc Nhà nước chỉ thực hiện cấp tạm ứng cho tháng tiếp theo nếu đơn vị đã thanh toán số tạm ứng của tháng trước.
4.2. Đối với chi sự nghiệp kinh tế, chi cho các chương trình dự án:
a. Đối với các khoản chi sự nghiệp kinh tế, chi cho các chương trình mục tiêu, dự án gắn với nhiệm vụ quản lý của Bộ, ngành, địa phương đã được cơ quan chủ quản duyệt dự toán và cơ quan có thẩm quyền thông báo hạn mức kinh phí quý, Kho bạc Nhà nước thực hiện cấp phát, thanh toán theo quy định tại điểm II.4.1 nêu trên.
b. Đối với các khoản chi ngân sách nhà nước cho các dự án thuộc chương trình 327, 773, định canh, định cư, kiểm lâm nhân dân, nông nghiệp, thuỷ sản (không kể vốn vay), vốn sự nghiệp địa chất, sửa chữa cơ sở hạ tầng, đường sắt, cầu đường bộ, đảm bảo an toàn hàng hải... hiện do Kho bạc nhà nước quản lý, cấp phát trực tiếp, cơ quan tài chính sẽ thông báo hạn mức kinh phí qua Kho bạc Nhà nước không cấp bằng lệnh chi tiền như trước đây. Các cơ quan chủ quan phối hợp với Kho bạc Nhà nước phân phối hạn mức kinh phí cho các đối tượng sử dụng. Việc quản lý, cấp phát thanh toán do Kho bạc Nhà nước thực hiện theo chế độ quy định đối với từng loại hình sự nghiệp và các quy dịnh tại điểm II.4.1 nêu trên.
c. Đối với các khoản kinh phí sự nghiệp kinh tế có tính chất đặc thù Bộ Tài chính có văn bản hướng dẫn riêng.
4.3. Đối với khoản chi cho vay của ngân sách nhà nước:
Đối với các khoản chi của ngân sách nhà nước, cơ quan tài chính chuyển nguồn vốn cho cơ quan được giao nhiệm vụ cho vay hoặc chuyển tiền theo hợp đồng cho tổ chức được vay trong trường hợp cho vay trực tiếp.
Cơ quan được giao nhiệm vụ cho vay hoặc cơ quan tài chính trong trường hợp cho vay trực tiếp có trách nhiệm quản lý, cho vay, thu hồi nợ gốc, lãi và quyết toán theo chế độ quy định.
Đối với các khoản cho vay đã thu hồi, cơ quan được giao nhiệm vụ cho vay nộp ngân sách nhà nước hoặc dùng để tiếp tục cho vay lại theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
4.4. Đối với các khoản trả nợ vay của ngân sách nhà nước:
a. Trả nợ nước ngoài: (đối với ngân sách trung ương)
Trên cơ sở dự toán chi trả nợ và yêu cầu thanh toán, cơ quan tài chính lập "Lệnh chi tiền" chuyển Kho bạc Nhà nước để thanh toán chi trả; căn cứ "Lệnh chi tiền" của cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước làm thủ tục xuất quỹ ngân sách để thanh toán trả nợ nước ngoài.
Trường hợp trả nợ nước ngoài bằng ngoại tệ, cơ quan tài chính lập giấy đề nghị chi ngoại tệ và lệnh chi tiền bằng tiền Việt Nam (số tiền Việt Nam ghi trên lệnh chi tiền bằng số ngoại tệ phải thanh toán trả nợ nước ngoài nhân với tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính công bố) gửi Kho bạc Nhà nước. Căn cứ giấy đề nghị chi ngoại tệ và lệnh chi tiền, Kho bạc Nhà nước xuất quỹ ngoại tệ tập trung để trả nợ nước ngoài đồng thời hạch toán chi ngân sách nhà nước bằng đồng Việt Nam.
b. Trả nợ trong nước:
Các khoản nợ về tín phiếu, trái phiếu Chính phủ do Kho bạc nhà nước phát hành:
Đối với số nợ tín phiếu, trái phiếu Chính phủ đấu thầu qua Ngân hàng nhà nước: căn cứ đề nghị của Kho bạc Nhà nước, cơ quan tài chính lập "Lệnh chi tiền" chuyển cho Kho bạc Nhà nước để thanh toán nợ đến hạn.
Đối với số nợ tín phiếu, trái phiếu Chính phủ do các đơn vị Kho bạc Nhà nước trực tiếp phát hành (kể cả thanh toán tín phiếu, trái phiếu trước hạn): Kho bạc Nhà nước thanh toán, chi trả trực tiếp cho người mua tín phiếu, trái phiếu và quyết toán với ngân sách nhà nước.
Đối với trái phiếu công trình địa phương (thuộc trách nhiệm trả nợ của ngân sách địa phương): khi đến hạn trả nợ, Sở Tài chính - Vật giá các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương lập "Lệnh chi tiền" chuyển tiền cho Kho bạc Nhà nước để thanh toán trả nợ.
Các khoản chi trả nợ trong nước khác: Kho bạc nhà nước thực hiện thanh toán theo lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
4.5. Đối với các khoản chi cho hoạt động của Đảng cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị - xã hội và tổ chức xã hội - nghề nghiệp: + Trường hợp cơ quan tài chính cấp phát kinh phí hàng quý bằng hình thức hạn mức kinh phí, Kho bạc Nhà nước cấp phát, thanh toán cho đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước như quy định tại điểm II. 4.1 nêu trên.
Trường hợp cơ quan tài chính cấp phát kinh phí bằng hình thức lệnh chi tiền, Kho bạc Nhà nước thanh toán cho đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước theo lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
4.6. Chi ngoại tệ:
a. Chi bằng ngoại tệ từ quỹ ngoại tệ tập trung do Bộ Tài chính (Kho bạc nhà nước Trung ương) quản lý:
Việc cấp phát, thanh toán các khoản chi bằng ngoại tệ được thực hiện như sau:
Đối với các khoản chi bằng ngoại tệ do Bộ Tài chính cấp trực tiếp:
Bộ Tài chính lập giấy đề nghị chi bằng ngoại tệ kèm theo lệnh chi tiền bằng đồng Việt Nam (số tiền ghi trên "Lệnh chi tiền" bằng số ngoại tệ cần thanh toán, chi trả nhân với tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính quy định).
Căn cứ lệnh chi tiền và giấy đề nghị chi ngoại tệ, Kho bạc Nhà nước Trung ương xuất quỹ ngoại tệ tập trung để thanh toán, chi trả đồng thời hạch toán chi ngân sách nhà nước bằng đồng Việt Nam.
Đối với các khoản chi bằng ngoại tệ của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước:
Căn cứ duyệt chi ngoại tệ của Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại), các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước lập giấy rút hạn mức kinh phí (số tiền ghi trên giấy rút hạn mức kinh phí bằng số ngoại tệ phải thanh toán, chi trả nhân với tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính quy định) gửi Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản để làm thủ tục tạm ứng chi ngân sách nhà nước, mua lại ngoại tệ từ quỹ ngoại tệ tập trung.
Căn cứ duyệt chi ngoại tệ của Bộ Tài chính và chứng từ thanh toán (séc, uỷ nhiệm chi...), Kho bạc Nhà nước Trung ương xuất quỹ ngoại tệ tập trung thanh toán cho đơn vị.
b. Chi mua ngoại tệ của ngân hàng:
Trường hợp quỹ ngoại tệ tập trung không đủ ngoại tệ để chi trực tiếp và đối với các khoản chi bằng ngoại tệ của ngân sách địa phương: căn cứ dự toán ngân sách nhà nước được duyệt, hạn mức chi của cơ quan có thẩm quyền và yêu cầu chi của đơn vị, Kho bạc Nhà nước cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán cho đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng công bố tại thời điểm chi ngoại tệ để đơn vị trực tiếp mua ngoại tệ của ngân hàng.
4.7. Chi bằng hiện vật và ngày công lao động:
Đối với các khoản chi ngân sách nhà nước bằng hiện vật và ngày công lao động, căn cứ lệnh ghi thu, ghi chi ngân sách của cơ quan tài chính Kho bạc nhà nước hạch toán thu, chi quỹ ngân sách nhà nước.
4.8. Đối với các khoản kinh phí uỷ quyền:
Trường hợp cơ quan tài chính cấp phát kinh phí uỷ quyền bằng hình thức hạn mức kinh phí, Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát và cấp phát thanh toán cho các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước như quy định tại điểm II.4.1 nêu trên.
Trường hợp cơ quan tài chính cấp phát kinh phí uỷ quyền bằng hình thức lệnh chi tiền, Kho bạc Nhà nước thanh toán, chi trả theo lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
5. Hạch toán kế toán và báo cáo chi ngân sách nhà nước:
5.1. Hạch toán kế toán:
Các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước tổ chức hạch toán kế toán theo chế độ kế toán quy định.
Kho bạc Nhà nước hạch toán chi ngân sách nhà nước theo từng niên độ, từng cấp ngân sách nhà nước và Mục lục ngân sách nhà nước.
Đối với các khoản cấp tạm ứng, Kho bạc Nhà nước hạch toán tạm ứng chi ngân sách nhà nước, khi có đủ điều kiện thanh toán Kho bạc Nhà nước chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán.
5.2. Báo cáo chi ngân sách nhà nước:
Hàng tháng, quý, năm các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước lập báo cáo chi ngân sách nhà nước gửi cơ quan chủ quan có xác nhận của Kho bạc Nhà nước nơi cấp phát, thanh toán. Cơ quan chủ quản tổng hợp báo cáo chi ngân sách nhà nước gửi cơ quan tài chính đồng cấp.
Hàng tháng, quý, năm Kho bạc Nhà nước lập báo cáo chi ngân sách nhà nước gửi cơ quan tài chính đồng cấp và gửi Kho bạc nhà nước cấp trên, Kho bạc Nhà nước Trung ương tổng hợp báo cáo chi ngân sách nhà nước gửi Bộ Tài chính.
6. Thu hồi giảm chi ngân sách nhà nước:
6.1. Trong quá trình quản lý, cấp phát, quyết toán chi ngân sách nhà nước, cơ quan tài chính có quyền quyết định thu hồi giảm chi ngân sách nhà nước đối với các khoản chi sai chế độ, không đúng mục đích, địch mức của Nhà nước. Các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước có trách nhiệm nộp kịp thời theo quyết định của cơ quan tài chính. Kho bạc Nhà nước căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính và giấy nộp tiền của các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách làm thủ tục thu hồi giảm chi ngân sách nhà nước.
6.2. Căn cứ vào quyết định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Toà án, Công an, Viện kiểm sát nhân dân) về việc thu hồi các khoản chi sai chế độ, tham ô làm thất thoát tiền, tài sản nhà nước, Kho bạc Nhà nước làm thủ tục thu hồi giảm chi ngân sách nhà nước theo đúng Mục lục ngân sách nhà nước của các khoản đã chi.
7. Quản lý ngân sách nhà nước:
Căn cứ vào nhiệm vụ thu - chi ngân sách nhà nước năm (có chia ra quý) được giao, cơ quan tài chính xây dựng định mức tồn quỹ ngân sách nhà nước hàng quý để đảm bảo thanh toán, chi trả các khoản chi ngân sách nhà nước trong kỳ và thông báo cho Kho bạc Nhà nước để phối hợp quản lý.
Khi tồn quỹ ngân sách xuống thấp hơn định mức, Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay cho cơ quan tài chính để báo cáo cơ quan có thẩm quyền có biện pháp giải quyết:
Đôn đốc thu nộp kịp thời các khoản thu của ngân sách nhà nước đảm bảo tập trung các khoản thu theo kế hoạch.
Xem xét, điều chỉnh việc phân bổ hạn mức cho các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước đối với những khoản chi chưa thực sự cần thiết.
Tạm vay quỹ dự trữ tài chính hoặc các khoản vay khác để đảm bảo chi trả các khoản chi. Khi tập trung được nguồn thu phải hoàn trả theo chế độ quy định.
Trường hợp đặc biệt khi sử dụng toàn bộ các biện pháp trên vẫn không bảo đảm thanh toán, chi trả cơ quan tài chính phải tạm đình chỉ các khoản chi ngân sách nhà nước. Kho bạc Nhà nước có quyền từ chối thực hiện các lệnh chi tiền và thông báo hạn mức của cơ quan tài chính nếu tồn quỹ ngân sách không đảm bảo thanh toán chi trả.
