Thi hành Luật Ngân sách nhà nước đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam khoá IX, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 20/3/1996 và Nghị định số 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ quy định việc phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết toán ngân sách nhà nước; Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với nguồn viện trợ không hoàn lại như sau:
1. Xác nhận viện trợ
1.1. Đối tượng phải làm giấy xác nhận viện trợ:
Tất cả các đơn vị, chủ dự án có nhận hàng, tiền viện trợ của nước ngoài ( kể cả được sử dụng dưới hình thức ngân sách nhà nước cấp phát hay cho vay lại ).
1.2. Phạm vi các khoản viện trợ không hoàn lại phải làm xác nhận viện trợ bao gồm:
Hàng hoá, thiết bị phía viện trợ chuyển giao cho các đơn vị trong nước qua con đường nhập khẩu theo các chương trình, dự án.
Hàng hoá, thiết bị phía viện trợ đặt mua trong nước rồi chuyển giao cho các đơn vị theo các chương trình, dự án đã được ký kết.
Hàng hoá, thiết bị có trong danh mục dự án viện trợ, được mang vào theo chuyên gia và do Bên nước ngoài trực tiếp sử dụng, nhưng được cam kết sẽ bàn giao lại cho các đơn vị sau khi kết thúc các chương trình, dự án viện trợ.
Hàng viện trợ nhân đạo do đơn phương phía nước ngoài gửi cho phía trong nước.
Ngoại tệ hoặc tiền Việt nam do phía viện trợ chuyển giao cho các đơn vị trong nước nhận và trực tiếp sử dụng theo các chương trình, dự án (bao gồm cả khoản tài trợ cho hoạt động mang tính chất công vụ phí của văn phòng dự án theo mức khoán đã cam kết trong văn kiện dự án); các khoản viện trợ bằng tiền được phép không theo dự án định trước.
1.3. Thời điểm và địa điểm xác nhận:
Khi có thông báo nhận hàng, tiền viện trợ (đố@giao cho các đơn trong nước thì sau khi nhận được hàng), các đơn vị có trách nhiệm đến một trong các địa điểm gần nhất sau để làm thủ tục xác nhận viện trợ:
Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế) tại số 4 - Phan Huy Chú - Hà Nội.
Đại diện Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế tại số 48 - Đường Pasteur - thành phố Đà Nẵng.
Đại diện Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế tại số 138-Đường Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, thành phố Hồ Chí Minh.
1.4. Quy định về giấy xác nhận viện trợ:
Giấy xác nhận viện trợ được kê khai thành 5 bản như nhau: Đơn vị giữ 2 bản để làm thủ tục nhận hàng, tiền và làm căn cứ thực hiện việc hạch toán kế toán; Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế giữ 3 bản để lưu và chuyển cho các cơ quan quản lý liên quan. Trường hợp nhận ô tô hoặc xe máy, đơn vị phải kê khai thêm 1 bản giấy xác nhận viện trợ để làm thủ tục đăng ký lưu hành tại cơ quan giao thông công chính.
Mẫu giấy xác nhận tiền, hàng viện trợ được quy định thống nhất kèm theo thông tư này. Các đơn vị có thể chụp lại mẫu này để kê khai làm thủ tục.
1.5. Các hình thức tiến hành thủ tục xác nhận viện trợ:
1.5.1. Xác nhận viện trợ trực tiếp:
Là hình thức đơn vị tiếp nhận và sử dụng viện trợ phải trực tiếp đến làm thủ tục xác nhận viện trợ tại một trong các địa điểm quy định ở mục 1.2 nói trên. Hình thức này áp dụng cho các trường hợp sau:
Các đơn vị trực thuộc Bộ, ngành Trung ương quản lý tiếp nhận hàng hoặc tiền viện trợ.
Các đơn vị trực thuộc địa phương quản lý tiếp nhận hàng viện trợ.
1.5.2. Xác nhận viện trợ gián tiếp:
Là hình thức làm thủ tục xác nhận viện trợ do Sở tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố thực hiện. Hình thức này áp dụng cho các trường hợp nhận khoản viện trợ riêng lẻ do người tài trợ đưa trực tiếp tại đơn vị trực thuộc địa phương quản lý. Cách thức tiến hành như sau:
Các đơn vị khi nhận được khoản viện trợ riêng lẻ này, phải thông báo ngay bằng văn bản cho Sở Tài chính vật giá (Bộ phận theo dõi và quản lý viện trợ) về tổ chức viện trợ, tên đơn vị nhận và mục đích sử dụng cụ thể của từng khoản viện trợ để theo dõi và quản lý.
Sở Tài chính Vật giá có trách nhiệm tập hợp toàn bộ hồ sơ của các khoản viện trợ riêng lẻ này, kiểm tra và xem xét tính hợp pháp của các tài liệu, lập bảng kê chi tiết theo mẫu đính kèm thông tư. Sau đó 3 tháng một lần, Sở Tài chính Vật giá (bộ phận theo dõi và quản lý viện trợ) có trách nhiệm lập chung một giấy xác nhận tiền (hoặc hàng) viện trợ kèm theo bảng kê gửi đến một trong các địa điểm xác nhận viện trợ của cơ quan quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế quy định ở trên (nơi gần nhất) để tiến hành xác nhận viện trợ cho các khoản viện trợ trên.
Trên cơ sở các giấy xác nhận viện trợ đã hoàn thành thủ tục, Sở Tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố thực hiện việc hạch toán vào ngân sách địa phương theo quy định tại thông tư này.
2. Các tài liệu cần thiết để xác nhận viện trợ:
2.1. Đối với hàng hoá viện trợ:
Văn bản phê duyệt chương trình, dự án của cơ quan có thẩm quyền.
Văn kiện dự án, chương trình, Hiệp định, Nghị định, hoặc các văn bản thoả thuận đã được ký kết chính thức với đối tác nước ngoài có ghi rõ danh mục, số lượng, chủng loại và giá trị hàng hoá các loại đã được phê chuẩn.
Văn bản phê duyệt hợp đồng thương mại theo quy định hiện hành, kèm hoá đơn thương mại (Invoice) và giấy chứng nhận bảo hiểm (Insu rance Certìficate).
Vận đơn đường biển (Bill of lading) hoặc vận đơn hàng không (Airway Bill).
Bản kê chi tiết (Packing List)
2.2. Đối với tiền viện trợ:
Văn bản phê duyệt chương trình, dự án của cơ quan có thẩm quyền.
Văn bản dự án, chương trình, Hiệp định, Nghị định hoặc các văn bản thoả thuận đã được ký kết chính thức với phụ lục kèm theo ghi rõ: các khoản ngoại tệ hoặc tiền đồng theo mục ngân sách của chương trình, dự án.
Giấy báo của ngân hàng hoặc thông báo chuyển tiền từ phía nước ngoài về số tiền được nhận, kèm bản thuyết minh kế hoạch sử dụng nguồn tiền tài trợ.
2.3. Các trường hợp cần bổ sung văn bản:
Đối với các chương trình quốc gia dài hạn, phải có các văn bản được ký kết chính thức hàng năm với các quy định cụ thể về danh mục, số lượng, chủng loại hàng hoá hoặc các khoản tiền tệ như đã nêu trên.
Trường hợp trong các văn kiện ký kết không kê rõ danh mục hàng hoá, đơn vị phải có bản giải trình cụ thể số lượng, hoặc trọng lượng, giá trị hàng hoá viện trợ nằm trong tổng số kinh phí của dự án và phải được xác nhận của cơ quan chủ quản. Đối với các mặt hàng thuộc diện cấm nhập khẩu phải có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Thủ tướng Chính phủ.
Trường hợp có sự thay đổi danh mục hoặc chủng loại hàng hoá viện trợ, thay đổi chi tiêu cho các khoản mục ngân sách của dự án, thì phải có văn bản phê duyệt lại của Thủ tướng Chính phủ hoặc cơ quan được Thủ tướng Chính phủ uỷ quyền phê duyệt.
Trường hợp hàng hoá hoặc tiền viện trợ (ngoại tệ hoặc tiền đồng Việt nam) dưới dạng séc, tiền mặt do phía viện trợ đơn phương gửi cho các đơn vị trong nước, không nằm trong các dự án đã được phê duyệt, các đơn vị chỉ được tiếp nhận sau khi có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo phân cấp tại Quyết định số 80/CT ngày 28/3/1991 của Chủ tịch HĐBT (nay là Thủ tướng Chính phủ). Trong trường hợp này, các tài liệu cần thiết cho việc xác nhận viện trợ bao gồm:
Văn bản xác nhận hoặc đề nghị của nhà tài trợ.
Văn bản cho phép tiếp nhận viện trợ của cơ quan có thẩm quyền nêu trên.
Đối với hàng hoá, cần có thêm vận đơn và giấy báo nhận hàng, bản kê chi tiết (Packing List).
Trường hợp một đơn vị nhận thay cho nhiều đơn vị, thì đơn vị nhận thay phải có bảng kê phân chia cụ thể cho từng đối tượng và giấy uỷ nhiệm của các đơn vị được sử dụng viện trợ.
Trường hợp bên nước ngoài đặt mua hàng trong nước để giao cho đơn vị sử dụng, thì đơn vị cần có bản chính của hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán do Bộ Tài chính phát hành.
Trường hợp hàng hoá, thiết bị có trong danh mục dự án viện trợ, được chuyên gia nước ngoài trực tiếp mang vào và sử dụng, nhưng sẽ được bàn giao lại cho đơn vị sau khi kết thúc các chương trình, dự án, thì đơn vị căn cứ số hàng thực nhận, có văn bản đề nghị Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế (theo các địa chỉ quy định ở trên) để làm giấy xác nhận viện trợ.
Trường hợp chưa có ngay các vận đơn, hoá đơn, bảng kê để nhận hàng (văn bản đến chậm), đơn vị phải có giấy báo của sân bay hoặc đơn vị vận chuyển. Chậm nhất sau 15 ngày, kể từ ngày làm xác nhận, đơn vị phải nộp các văn bản còn thiếu như đã quy định ở trên cho Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế hoặc nơi đã cấp giấy xác nhận viện trợ.
Trường hợp dự án thuộc diện cho vay lại, phải có khế ước hay hợp đồng nguyên tắc vay lại từ hệ thống Tổng cục đầu tư phát triển hay Ngân hàng thương mại được uỷ quyền.
2.4. Điều chỉnh giấy xác nhận viện trợ.
Trường hợp số hàng hoá thực nhận có phát sinh chênh lệch thừa, thiếu hoặc không đúng chủng loại, không đúng giá cả đã kê khai xác nhận... đơn vị phải gửi biên bản giám định cho cơ quan đã làm giấy xác nhận viện trợ để xem xét, điều chỉnh lại giấy xác nhận trong phạm vi không quá 30 ngày kể từ ngày xác nhận lần đầu.
Trường hợp nhận hàng viện trợ không có giá trị nguyên tệ để quy đổi thành tiền Việt nam, thì giá trị để xác nhận viện trợ, sẽ do Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế tạm tính trên cơ sở giá cả của các mặt hàng tương tự nhập khẩu. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày làm giấy xác nhận viện trợ, đơn vị phải gửi biên bản định giá lại cho cơ quan đã xác nhận viện trợ để điều chỉnh giấy xác nhận viện trợ cho đơn vị. Hội đồng định giá do cơ quan chủ quản của đơn vị thành lập với sự tham gia của đại diện cơ quan tài chính - vật giá cùng cấp (đối với hàng viện trợ cho các đơn vị thuộc huyện, xã quản lý, do đại diện của Sở Tài chính Vật giá tỉnh, thành phố tham gia hội đồng).
3. Hạch toán vào ngân sách nhà nước.
3.1. Mọi khoản viện trợ không hoàn lại bằng tiền hay hiện vật, sau khi hoàn thành thủ tục xác nhận viện trợ đều phải được hạch toán đầy đủ vào ngân sách nhà nước.
3.2. Nguồn kinh phí thuộc dự án viện trợ, nhưng do Bên nước ngoài trực tiếp chi, như chi chuyên gia, chi cho đào tạo, tham quan, khảo sát, thực tập tại nước ngoài, khoản chi được thực hiện ở nước ngoài mà không có chứng từ xác định việc chi tiêu, thì không hạch toán vào ngân sách nhà nước.
3.3. Trị giá hạch toán vào ngân sách các cấp là trị giá ngoại tệ được chuyển đổi thành đồng Việt nam, tính trên số hàng, tiền đã làm thủ tục xác nhận viện trợ. Tỷ giá dùng để chuyển đổi là tỷ giá mua vào do Ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm xác nhận viện trợ.
Đối với hàng hoá do bên nước ngoài đặt mua ở trong nước giao cho đơn vị sử dụng, giá trị hạch toán là giá xuất hàng ghi trên hoá đơn bán hàng do Bộ Tài chính thống nhất phát hành.
3.4. Thời điểm hạch toán: Việc hạch toán vào Ngân sách nhà nước nguồn viện trợ không hoàn lại được thực hiện ngay sau khi các đơn vị hoàn thành thủ tục xác nhận viện trợ.
3.5. Các hình thức hạch toán vào ngân sách nhà nước:
3.5.1. Các dự án thuộc diện ngân sách cấp phát:
3.5.1.1. Cấp phát nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản:
Bộ Tài chính hoặc Sở Tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố làm thủ tục hạch toán như sau:
Ghi thu NSTW (Hoặc NSĐP): Chương 160 A (hoặc 160 B), Loại 10, Khoản 08 (hoặc 09), Mục 073, Tiểu mục 01 (hoặc 02, 03) nguồn viện trợ dùng cho đầu tư xây dựng cơ bản .
Ghi chi tạm ứng xây dựng cơ bản qua Tổng cục đầu tư phát triển (hoặc Cục đầu tư phát triển). Đồng thời, sao gửi bảng kê chi tiết tên các đơn vị sử dụng và nguồn viện trợ nhận được để Tổng cục đầu tư phát triển (hoặc Cục đầu tư phát triển) thực hiện việc hạch toán cấp phát cho đơn vị và quản lý theo chế độ quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản hiện hành.
3.5.1.2. Cấp phát nguồn kinh phí hành chính sự nghiệp:
Trường hợp các đơn vị trực thuộc Bộ, ngành trung ương tiếp nhận và sử dụng: Bộ Tài chính làm thủ tục hạch toán như sau:
Ghi thu NSTW: Chương 160 A, Loại 10, Khoản 08 (hoặc 09), Mục 073 (hoặc 074, 075, 076) và tiểu mục 01 (hoặc 02, 03) trị giá hàng, tiền viện trợ đối với đơn vị được nhận.
Ghi chi NSTW theo chương, loại, khoản, mục và tiểu mục tương ứng của đơn vị tại phần chi của Mục lục NSNN. Đồng thời, sao gửi các bản Thông tri duyệt y dự toán cho Vụ Tài chính Hành chính Sự nghiệp thuộc Bộ Tài chính để phối hợp quản lý.
Trường hợp các đơn vị trực thuộc địa phương tiếp nhận và sử dụng: Sở tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố làm thủ tục hạch toán như sau:
Ghi thu NSĐP: Chương 160 B, Loại 10, Khoản 08 (hoặc 09), Mục 073 (hoặc 074, 075, 076), Tiểu mục 01 (hoặc 02, 03) nguồn viện trợ đơn vị được nhận.
Ghi chi NSĐP theo chương, loại, khoản, mục và tiểu mục tương ứng của đơn vị tại phần chi của mục lục NSNN. Đồng thời, sao gửi các bản Thông tri duyệt y dự toán cho các đơn vị liên quan để phối hợp quản lý.
Trường hợp các khoản viện trợ chưa xác định đơn vị sử dụng: Bộ Tài chính (Ban QL&TNVTQT) có trách nhiệm quản lý và làm thủ tục ghi thu ngân sách trung ương, đồng thời xác định phương án sử dụng theo đúng các cam kết, mục tiêu đã thoả thuận với phía viện trợ, trình cấp có thẩm quyền quyết định, sau đó phân phối cho các đơn vị sử dụng và làm thủ tục cấp phát ngân sách theo các quy định ở trên.
3.5.2. Các dự án thuộc diện ngân sách cho vay lại:
Bộ Tài chính (Ban QL&TNVTQT thừa lệnh Bộ trưởng) ký hợp đồng uỷ nhiệm cho Tổng cục đầu tư phát triển hoặc cho các Ngân hàng thương mại làm nhiệm vụ cho vay lại đối với các doanh nghiệp sử dụng vốn viện trợ.
Thực hiện thủ tục hạch toán như sau:
Ghi thu NSTW: Chương 160 A, Loại 10, Khoản 08 ( Hoặc 09), Mục 075, Tiểu mục 01 (hoặc 02, 03) nguồn viện trợ cho vay.
Ghi chi NSTW: Chương 160 A, Loại 10, Khoản 03, Mục 151 (hoặc 152), Tiểu mục tương ứng. Đồng thời thông báo cho Tổng cục đầu tư phát triển hoặc các Ngân hàng thương mại để thực hiện việc cho vay lại, quản lý và thu hồi tiền vốn vay nộp ngân sách.
4. Quản lý và thực hiện việc hạch toán kế toán.
Trong quá trình sử dụng viện trợ, các đơn vị phải phản ánh kịp thời, đầy đủ các nguồn tiền, hàng đã nhận (cả về lượng và giá trị) trên chứng từ và sổ sách kế toán theo đúng quy định của Luật ngân sách nhà nước, Pháp lệnh kế toán thống kê, chế độ hạch toán kế toán hiện hành ban hành kèm theo các quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và số 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính.
4.1. Một số quy định cụ thể trong việc hạch toán kế toán:
Khi tiếp nhận và sử dụng viện trợ đều phải lập chứng từ kế toán, bao gồm các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc là các giấy xác nhận viện trợ đã được Ban QL&TNVTQT đóng dấu viện trợ không hoàn lại kèm theo các tài liệu liên quan. Chứng từ ghi sổ được lập từ chứng từ gốc và phải có chứng từ gốc kèm theo.
Trị giá nguồn tiền, hàng viện trợ hạch toán trên sổ sách kế toán của đơn vị là trị giá bằng tiền đồng Việt Nam đã được xác định trên giấy xác nhận viện trợ.
Trường hợp một đơn vị nhận thay cho nhiều đơn vị khác, đơn vị nhận thay phải sao gửi cho các đơn vị này đầy đủ giấy xác nhận viện trợ kèm theo kế hoạch phân phối cụ thể và giấy uỷ nhiệm của các đơn vị, để có căn cứ thực hiện việc hạch toán kế toán.
Trường hợp có sự điều chỉnh trị giá hàng viện trợ, căn cứ chứng từ thông báo điều chỉnh chính thức của cơ quan xác nhận viện trợ hoặc của cơ quan tài chính, đơn vị thực hiện các bút toán điều chỉnh giá trị tiếp nhận hoặc sử dụng của các khoản viện trợ trên sổ sách của mình.
Trường hợp các đơn vị được sử dụng nguồn viện trợ không hoàn lại dưới hình thức hàng hoá, thiết bị... nhưng chưa được bàn giao quyền sở hữu: trong quá trình sử dụng, các đơn vị vẫn phải thực hiện hạch toán đầy đủ trên các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản của mình, đồng thời phản ánh cả trên các tài khoản liên quan ngoài bảng cân đối tài khoản để phục vụ cho yêu cầu quản lý. Khi dự án kết thúc và hoàn thành việc bàn giao tài sản, các đơn vị này sẽ chỉ theo dõi những tài sản đã thuộc quyền sở hữu của mình trên các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản.
4.2. Trình tự hạch toán kế toán:
Các đơn vị được tiếp nhận và sử dụng tiền, hàng viện trợ dưới hình thức ngân sách cấp phát thực hiện việc hạch toán kế toán theo Hệ thống chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, ban hành theo quyết định số 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Các tài khoản cụ thể thường liên quan đến việc hạch toán các khoản tiền, hàng viện trợ bao gồm:
TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động
TK 462: Nguồn kinh phí dự án
TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản
TK 661, 662: Chi hoạt động; chi dự án
TK 111, 112: Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
TK 152; 155: Vật liệu, dụng cụ; Sản phẩm, hàng hoá
TK 211; 213: Tài sản cố định hữu hình và vô hình
TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang
TK 331: Các khoản phải trả
TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới
TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định
Việc hạch toán nghiệp vụ tiếp nhận nguồn kinh phí viện trợ được thực hiện theo hướng dẫn tại sơ đồ số 26 (đối với nguồn kinh phí hành chính sự nghiệp) hoặc sơ đồ số 34 (đối với nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản) ban hành kèm theo quyết định trên (biểu đính kèm).
4.3. Các chế độ quản lý liên quan khác:
4.3.1. Chế độ sử dụng nguồn tiền viện trợ:
Tất cả các hoạt động chi tiêu phải có dự toán cụ thể và căn cứ vào các khoản mục đã được cơ quan tài trợ chấp thuận, không được chi vượt mức đã thoả thuận với phía nước ngoài.
Trường hợp văn kiện dự án không đầy đủ chi tiết, cụ thể thì đơn vị thực hiện cần căn cứ các điều khoản đã cam kết với phía nước ngoài và căn cứ định mức chi tiêu trong nước để chi.
Ngoài các khoản chi cụ thể đã được ghi rõ trong các văn kiện dự án, các đơn vị không được tự ý dùng nguồn tiền viện trợ để chi cho bất cứ một mục đích gì khác. Giám đốc các dự án hoặc cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp không được điều hoà nguồn kinh phí viện trợ giữa các đơn vị, trừ trường hợp được phép bằng văn bản của tổ chức viện trợ và cơ quan phê duyệt dự án.
Chế độ mua sắm, sửa chữa và xây dựng: Đối với các chương trình, dự án sử dụng tiền, hàng viện trợ để mua hàng trong nước phải tuân thủ các quy định hiện hành của nhà nước.
Trường hợp sử dụng tiền, hàng viện trợ để đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa trụ sở, công trình kiến trúc và các công trình kết cấu hạ tầng phải tổ chức đấu thầu hoặc chọn thầu theo quy định tại Nghị định số 43/CP ngày 16/7/1996 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn kèm theo.
4.3.2 Thanh lý tài sản viện trợ:
Trong quá trình tiếp nhận hàng hoá để thực hiện dự án, chủ dự án có thể kiến nghị thanh lý các hàng hoá đã quá thời hạn sử dụng theo quy định, hoặc đã hư hỏng không thể phục vụ được dự án . Việc thanh lý phải được sự đồng ý bằng văn bản của tổ chức tài trợ và của cơ quan chủ quản dự án.
Trang thiết bị từ nguồn viện trợ sau khi được bàn giao cho đơn vị sử dụng là tài sản của Nhà nước, đơn vị có trách nhiệm quản lý theo chế độ quản lý và thanh lý tài sản nhà nước hiện hành . Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, việc xử lý tài sản từ nguồn viện trợ phải tuân thủ các quy định tại quy chế xử lý tài sản không cần dùng và không còn sử dụng được trong các cơ quan hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 1163-TC/QLCS ngày 21/12/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Trường hợp đơn vị nhận và sử dụng tài sản từ nguồn viện trợ không hoàn lại dưới hình thức được NSNN cho vay lại, phải thực hiện đúng các quy định về vay, trả hiện hành của Nhà nước.
1. Quyết toán năm và báo cáo tình hình:
Hàng năm, căn cứ vào chế độ kế toán Ngân sách nhà nước, thông tư hướng dẫn khoá sổ cuối năm và lập báo cáo quyết toán thu, chi Ngân sách nhà nước hàng năm của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hướng dẫn của cơ quan chủ quản, các đơn vị sử dụng nguồn viện trợ không hoàn lại lập quyết toán thu chi ngân sách của mình (trong đó bao gồm cả nguồn thu viện trợ) theo mẫu biểu quy định gửi cơ quan quản lý cấp trên tổng hợp để gửi cơ quan tài chính đồng cấp.
Bộ Tài chính: Cơ quan đầu tư phát triển chủ trì thẩm tra xét duyệt quyết toán các dự án đầu tư từ nguồn viện trợ hàng năm của các Bộ, ngành TW theo đúng quy định tại Thông tư số 66 TC/ ĐTPT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính hướng dẫn quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Vụ Hành chính Sự nghiệp chủ trì duyệt thông báo quyết toán tổng hợp chi hành chính sự nghiệp cho các Bộ, ngành TW bao gồm cả chi từ nguồn viện trợ.
Sở Tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố: Chủ trì xét duyệt quyết toán nguồn thu và sử dụng viện trợ hàng năm của các đơn vị thuộc địa phương quản lý.
Đối với những chương trình, dự án có sự khác nhau giữa năm ngân sách và thời gian thực hiện thì số dư trên tài khoản của các chương trình, dự án tại thời điểm cuối năm ngân sách được chuyển sang năm sau để thực hiện tiếp.
Cùng với việc lập quyết toán cuối năm, các đơn vị sử dụng viện trợ đồng thời phải lập báo cáo tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ theo mẫu biểu đính kèm gửi giám đốc dự án để tổng hợp gửi cơ quan chủ quản dự án. Cơ quan chủ quản dự án có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ tình hình tiếp nhận và sử dụng của các dự án thuộc phạm vi quản lý gửi cơ quan tài chính theo quy định sau:
Các dự án thuộc Bộ, ngành trung ương gửi về Vụ Tài chính kế toán của Bộ, ngành mình để tổng hợp gửi Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế).
Các dự án thuộc địa phương gửi về Sở Tài chính Vật giá để tổng hợp gửi Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế).
Báo cáo tiếp nhận và sử dụng phải phản ánh đầy đủ các yêu cầu quy định và đúng thời hạn (trước ngày 15 của tháng đầu năm ngân sách). Trường hợp vi phạm chế độ báo cáo (báo cáo không đúng thời gian và không đầy đủ nội dung theo yêu cầu), Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế) sẽ tạm thời đình chỉ việc xác nhận viện trợ của các đơn vị trực thuộc Bộ, ngành, địa phương cho đến khi nhận được báo cáo.( Mẫu báo cáo đính kèm).
2. Quyết toán dự án:
Khi kết thúc dự án, giám đốc dự án có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ không hoàn lại (kể cả dưới hình thức ngân sách nhà nước cấp phát hoặc cho vay lại); quyết toán các khoản vốn đối ứng, các khoản kinh phí lập, tiếp nhận và quản lý dự án.
Quyết toán các dự án thực hiện dưới hình thức ngân sách nhà nước cấp phát phải theo đúng nội dung và các mẫu biểu (B01-H; BO2-H; BO3-H; FO2-1H; FO2-2H) hướng dẫn tại Quyết định số 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính về quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản và kinh phí hành chính sự nghiệp. Quyết toán toàn bộ dự án này sau khi đã được cơ quan kiểm toán xác nhận, giám đốc dự án có trách nhiệm gửi theo quy định như sau:
Các dự án đầu tư xây dựng cơ bản: Gửi quyết toán cho cơ quan chủ quản (Bộ phận tài chính kế toán) và Tổng cục đầu tư phát triển (nếu dự án do Bộ, ngành quản lý) hoặc Cục đầu tư phát triển (nếu dự án do địa phương quản lý) để các cơ quan này tiến hành thẩm tra và phê duyệt quyết toán cho các dự án .
Các dự án hành chính sự nghiệp: Gửi quyết toán cho cơ quan chủ quản (Bộ phận tài chính kế toán) và Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế) hoặc Sở Tài chính vật giá (Bộ phận theo dõi và quản lý viện trợ). Ban Quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế hoặc Bộ phận theo dõi viện trợ của Sở Tài chính Vật giá chủ trì, Bộ phận quản lý tài chính ngành tham gia có trách nhiệm thẩm tra và có ý kiến bằng văn bản các quyết toán này trước khi cấp có thẩm quyền phê duyệt .
Trường hợp dự án được đầu tư bằng nhiều nguồn vốn khác nhau, báo cáo quyết toán phải phân tích rõ tình hình tiếp nhận và sử dụng của từng nguồn vốn.
Trường hợp nhiều đơn vị thực hiện từng phần của dự án, thì mỗi đơn vị cũng phải quyết toán phần của mình, báo cáo giám đốc dự án để tổng hợp quyết toán toàn bộ dự án.
Trường hợp dự án được đầu tư trong nhiều năm, khi quyết toán chủ dự án phải căn cứ vào hướng dẫn của Bộ Xây dựng để quy đổi vốn đầu tư đã thực hiện theo mặt bằng giá tại thời điểm bàn giao đưa vào vận hành, làm cơ sở để xác định giá trị tài sản bàn giao.
Khi dự án kết thúc mà vẫn còn thừa nguồn vốn, giám đốc dự án phải báo cáo phương án sử lý ngay với cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo dõi dự án (như quy định tại phần gửi báo cáo quyết toán). Cơ quan tài chính có trách nhiệm xem xét và quyết định . Mọi việc sử dụng nguồn vốn này khi chưa có văn bản phê duyệt hướng sử dụng của cơ quan tài chính là vi phạm Luật Ngân sách nhà nước, sẽ bị thu hồi nộp ngân sách các cấp và xử lý theo pháp luật.
Việc phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành phải đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành của Bộ Tài chính.
3. Bàn giao sau khi kết thúc dự án:
3.1. Các dự án sau khi đã được phê duyệt quyết toán phải tiến hành ngay việc bàn giao tài sản. Hội đồng bàn giao tài sản bao gồm: Giám đốc dự án làm chủ tịch Hội đồng, đại diện cơ quan chủ quản của đơn vị thực hiện dự án và đại diện cơ quan tài chính đồng cấp là thành viên.
Các dự án thuộc Bộ, ngành TW quản lý, cần có thành viên là đại diện Bộ Tài chính (Bộ phận quản lý tài chính ngành).
Các dự án thuộc Địa phương quản lý, cần có thành viên là đại diện Sở Tài chính Vật giá (Các phòng quản lý liên quan).
3.2. Hội đồng bàn giao tài sản viện trợ căn cứ vào quyết toán dự án được duyệt, tiến hành các thủ tục bàn giao tài sản viện trợ cho đơn vị theo quy định hiện hành về trang cấp, bàn giao tài sản nhà nước.
3.3. Các dự án được thực hiện dưới hình thức ngân sách nhà nước cho vay, đơn vị nhận vay vốn có trách nhiệm bố trí nguồn để hoàn trả vốn và lãi cho ngân sách nhà nước theo đúng quy định tại khế ước nhận nợ.
