Làm sổ lao động cho công nhân, viên chức nhằm tăng cường quản lý lao động, tăng cường kỷ luật lao động ở từng đơn vị cơ quan, xí nghiệp, thực hiện chế độ ghi chép quá trình làm việc, trình độ nghề nghiệp, năng lực công tác, tình hình sức khoẻ và sự cống hiến của mỗi người trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước. Qua đó, cơ quan quản lý thực hiện tốt chính sách sử dụng, bồi dưỡng và bảo hiểm xã hội, phúc lợi tập thể... đối với người lao động.

Đó cũng chính là điều mong muốn của mỗi người lao động. Vì vậy, làm sổ lao động còn động viên được mọi người hăng hái thi đua lao động sản xuất, giữ gìn kỷ luật lao động, trau dồi nghề nghiệp, nâng cao trình độ, hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Nhà nước tiến hành làm sổ lao động cho những người lao động chân tay và lao động trí óc, sản xuất và phục vụ sản xuất ở khu vực Nhà nước, khu vực tập thể.

Thường vụ Hội đồng Chính phủ quyết định làm sổ lao động trước tiên cho công nhân, viên chức Nhà nước. Cụ thể là:

1- Tất cả công nhân, viên chức làm việc lâu dài trong khu vực Nhà nước, kể cả học sinh sơ cấp, công nhân kỹ thuật, trung học và đại học ra trường đã được phân phối về tập sự ở các xí nghiệp, cơ quan Nhà nước.

2- Công nhân viên quốc phòng và công an đang làm việc tại các xí nghiệp, cơ quan thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an và hưởng chế dộ tiền lương như công nhân, viên chức Nhà nước.

Những trường hợp sau đây chưa làm sổ lao động:

- Bộ đội và công an tại ngũ;

- Những người làm theo chế độ hợp đồng có thời hạn (tạm thời, thời vụ);

- Tất cả học sinh (sơ cấp, công nhân kỹ thuật, trung học và đại học) đang trong thời gian học tại trường.

Sổ lao động do Bộ Lao động ban hành thống nhất, với quy cách dài 18 cm, rộng 13 cm, gồm 20 trang (đánh số từ 1 đến 20); có dán ảnh đóng dấu nổi và có ký hiệu riêng cho từng địa phương.

Cách ghi chép như sau:

1- Mỗi người được cấp sổ lao động phải viết một tờ khai theo mẫu thống nhất (nội dung đúng như nội dung sổ lao động). Lời khai phải rõ ràng, đầy đủ, đúng sự thật và được thủ trưởng xí nghiệp, cơ quan xác nhận (ký tên đóng dấu).

2- Cơ sở để ghi chép vào sổ lao động ban đầu là tờ khai của người được cấp sổ. Việc bổ sung những thay đổi sau này phải căn cứ vào các giấy tờ của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đã xác nhận rõ ràng, sẽ hướng dẫn cụ thể ở điểm 4 dưới đây.

3- Chỉ có cơ quan trực tiếp quản lý sổ lao động mới được ghi vào sổ và người ký tên hoàn toàn chịu trách nhiệm việc ghi chép đó. Mỗi lần ghi bổ sung vào sổ lao động phải báo trước cho người có sổ biết và xem lại. nếu có điều gì thấy chưa đúng, người đó có quyền đề nghị cơ quan, xí nghiệp sửa lại trước khi chép vào sổ.

Sổ lao động phải được ghi chép cẩn thận, cấm tẩy xoá và ghi bằng loại mực tốt lâu phai.

4- Một số điểm cần thiết trong khi khai và ghi vào sổ lao động:

a) Phần đầu xác nhận đúng người có sổ lao động để tránh nhầm lẫn hoặc cho mượn. Khai đúng theo giấy chứng minh, căn cước, khai sinh, sổ hộ khẩu, họ tên phải viết chữ đậm; không viết tắt.

b) Phần quá trình làm việc (trước và sau khi cấp sổ lao động ) ghi đúng quá trình lao động liên tục của ngươì lao động từ khi trưởng thành; nhằm thấy rõ sự biến động, tiến bộ và sự cống hiến của mỗi người; để biết thâm niên công tác, ngành nghề, thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội v.v....

Khi khai và ghi phần này cần chia ra 2 thời kỳ: trước khi cấp sổ, phải đối chiếu với hồ sơ, giấy tờ sẵn có; sau khi cấp sổ mỗi lần bổ sung, nhất thiết phải căn cứ vào quyết định chính thức của cơ quan, xí nghiệp.

Cột 1: khai ngày, tháng, năm bắt đầu được tuyển dụng, đề bạt, nâng bậc v.v...

Cột 2: Khai ngày, tháng năm thuyên chuyển công tác, thôi việc, về hưu, mất sức,

Cột 3: Ghi số văn bản và tên cơ quan ra quyết định.

Cột 4: Ghi rõ nội dung của quyết định, ví dụ: tuyển dụng, nâng bậc, đề bạt hoặc cho thôi việc v.v...

Cột 5: Khai rõ nghề nghiệp, chức vụ đã qua và hiện đang làm, ví dụ: lái xe (vận tải 5 tấn, xe khách, xe con) công nhân kỹ thuật, cơ khí, điện (đường dây, sửa chữa, quấn bô bin), trưởng phòng (tài vụ, hành chính) v.v...

Cột 6: Khai rõ tên đơn vị (cơ quan, xí nghiệp, hầm mỏ, công trường)... và địa phương, nơi đơn vị đóng.

Cột 8: Khai mức tiền lương chính được xếp theo cấp bậc công việc, hay chức vụ công tác (không khai các khoản phụ cấp ngoài lương).

Cột 9: Những thay đổi trước khi viết tờ khai thì ghi tên thủ trưởng cơ quan, xí nghiệp có; sau khi cấp sổ mỗi lần bổ sung, thủ trưởng đơn vị phải ký tên, đóng dấu xác nhận vào sổ lao động.

c) Phần quá trình đào tạo: (về nghề nghiệp và chính trị, văn hoá).

Ghi trình độ nghề nghiệp, văn hoá chính trị và phướng pháp đào tạo để sử dụng hợp lý và có kế hoạch bồi dưỡng người lao động.

Các cột trong phần này ghi đúng theo văn bằng, giấy chứng nhận hoặc học bạ. Riêng đối với những người có trình độ sơ cấp nghiệp vụ, kỹ thuật và văn hoá cấp I có thể ghi theo lời khai của người có sổ.

Cột 3: khai cụ thể nghề được đào tạo như cột 5 ở phần quá trình làm việc. Nếu học chính trị, văn hoá thì khai tên trường, lớp, địa phương đã học.

Cột 5: Khai những trường hợp học dở dang, chưa hết chương trình, không tốt nghiệp v.v....

d) phần tình hình sức khoẻ:

Nhằm phân công hợp lý và có biện pháp chữa chạy cho công nhân, viên chức. Vì vậy, chỉ ghi tình hình sức khoẻ lúc làm sổ, những bệnh kinh niên mãn tính và diễn biến nặng lên hay bớt đi theo giấy khám bệnh, định kỳ hàng năm hay đột xuất của bệnh viện hoặc biên bản của Hội đồng giám định y khoa khi có bệnh nghề nghiệp. Trường hợp đau ốm thông thường thì không ghi vào sổ.

Cột 1: khai ngày, tháng, năm, mỗi lần khám.

Cột 2: Ghi rõ xếp loại sức khoẻ theo tiêu chuẩn quy định của Bộ Y tế hoặc chứng nhận tỷ lệ mất khả năng lao động (do di chứng của bệnh nghề nghiệp).

Cột 3: ghi các bệnh mãn tính hoặc tên bệnh nghề nghiệp đã được chẩn đoán rõ (không ghi các bệnh còn nghi ngờ).

Cột 4: Ghi tổng số ngày ốm phải nghỉ công tác trong năm theo giấy đề nghị của y, bác sĩ cơ quan, xí nghiệp, bệnh viện.

e) Phần tai nạn lao động:

Chỉ ghi những tai nạn lao động có ảnh hưởng nhiều đến sức lao động có được trợ cấp để bố trí, sử dụng hợp lý và thực hiện chế độ đối vơí người lao động.

Cột 1: khai ngày, tháng, năm bị tai nạn lao động.

Cột 2: khai rõ địa điểm xảy ra tai nạn lao động. Ví dụ: trong cơ quan, xí nghiệp hay tại cây số, số nhà, tên đường phố...

Cột 3: Căn cứ vào biên bản của cơ quan thanh tra kỹ thuật an toàn (của địa phương hay của trung ương) ghi tóm tắt nguyên nhân bị tai nạn.

Cột 4 và 5:ghi rõ hạng thương tật (thuộc loại tạm thời hay vĩnh viễn) tỷ lệ mất sức theoquyết định củaHội đồng giám định y khoa hay hội đồng khám xét thương tật.

Cột 6: Ghi rõ và tóm tắt các chế độ đã được hưỏng về tai nạn lao động như: trợ cấp một lần, tiền lương khi điều trị, tiền trợ cấp hàng tháng...

Cột 7: ghi ngày, tháng, năm, số quyết định hoặc chẩn đoán thương tật của Hội đồng giám định y khoa, hay hội đồng xét thương tật và tên người ký quyết định.

g) Phần khen thưởng và kỷ luật:

Ghi những thành tích xuất sắc về sáng kiến cải tiến kỹ thuật, vượt định mức đầu tiên tăng năng suát lao động đạt hiệu quả công tác cao, đạt lao động tiền tiến hàng năm, chiến sĩ thi đua hoặc anh hùng lao động nhằm thúc đẩy phong trào thi đua lao động sản xuất, cần kiệm xây dựng chủ nghĩa xã hội.

Nếu công nhân, viên chức có thành tích xuất sắc về các mặt khác mà được tặng thưởng huy chương, huân chương, được tuyên dương anh hùng thì cũng được ghi vào sổ lao động.

- Kỷ luật là để giáo dục, giúp đỡ công nhân viên chức có sai phạm để sửa chữa tiến bộ. Không thành kiến, hẹp hòi với người có khuyết điểm. Đơn vị có trách nhiệm ghi chép theo đúng những điều hướng dẫn dưới đây:

Chỉ ghi những kỷ luật vi phạm trong sản xuất, công tác từ hình thức hạ tầng công tác, hạ cấp bậc kỹ thuật, điều đi làm việc khác hoặc buộc thôi việc trở lên do Hội đồng kỷ luật đúng thành phần xét đề nghị và được thủ trưởng quyết định. Không ghi kỷ luật Đảng và đoàn thể vào sổ lao động. Trường hợp công nhân, viên chức phạm tội hình sự, như đánh ngưòi, cướp của, tham ô, lấy cắp tài sản xã hội chủ nghĩa hoặc làm hư hỏng nghiêm trọng của cải Nhà nước v.v... mà bị truy tố trước toà án và bị phạt tù (kể cả tù treo và tù ngồi) thì ghi rõ nội dung tội trạng và mức án hoặc hình thức kỷ luật vào sổ để tiện việc bố trí sử dụng.

Ghi các cột ở phần khen thưởng và kỷ luật như sau:

Cột 1; Ghi ngày, tháng năm của quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật.

Cột 2: Ghi tóm tắt thành tích được khen thưởng, ví dụ: vượt định mức đầu tiên, có sáng kiến phát minh gì, cải tiến kỹ thuật cái gì.... hoặc ghi lý do bị thi hành kỷ luật như ăn cắp nguyên vật liệu của xí nghiệp cơ quan, đánh nhau trong sản xuất, bỏ việc...

Cột 3: Ghi rõ các hình thức được khen thưởng cũng như hình thức kỷ luật như đã nói ở điểm g trên.

Cột 4: ghi rõ số quyết định và cấp quyết định khen thưởng hoặc thi hành kỷ luật.

1- Sổ lao động phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ tài liệu mật của Nhà nước. Người có sổ hoặc cán bộ quản lý làm mất sổ lao động phải báo cáo ngay với thủ trưởng đơn vị, cơ quan công an và Sở, Ty lao động.

2- Nhất thiết cơ sở phải có cán bộ thường xuyên theo dõi ghi chép bổ sung những thay đổi của công nhân, viên chức vào sổ lao động. Riêng về khen thưởng thì mỗi năm ghi bổ sung một lần vào tháng 12 của năm ấy, nếu có.

Trường hợp công nhân, viên chức được điều động đi công tác nơi khác hay thôi việc, về hưu, mất sức hoặc bị chết thì đơn vị quản lý phải bổ sung ngay và trao trả sổ cho đương sự hoặc thân nhân người có sổ,. Người có sổ lao động và cán bộ quản lý sổ không được tự ý tẩy xoá, thêm bớt những điều đã ghi trong sổ. Mọi tẩy xoá ở phần kỷ luật làm toàn bộ cuốn sổ không có giá trị. Mọi điều tự ý viết thêm đều không có giá trị pháp lý.

3- Sau khi đã hoàn thành việc đăng ký lao động, cấp sổ lao động ở các địa phương, các xí nghiệp, cơ quan chỉ được tiếp nhận hoặc tuyển dụng ngưòi đã có sổ lao động hay có tờ khai đăng ký lao động.

Căn cứ vào những điều ghi trong sổ lao động, các xí nghiệp, cơ quan phải tiến hành thống kê tổng hợp báo cáo lên Uỷ ban hành chính tỉnh, thành phố, các Sở, Ty lao động và Bộ, ngành chủ quản theo đúng biểu mẫu và thời gian do Bộ Lao động và Tổng cục Thống kê hướng dẫn.

4- Sổ Lao động cấp theo Nghị định số 7 /CP ngày 18 tháng 4 năm 1960 của Hội đồng Chính phủ được tạm thời sử dụng cho đến khi đơn vị cấp xong sổ mới cho những người có sổ cũ.

Tất cả sổ lao động cũ (sau khi đã đổi lấy sổ mới) và những sổ viết hỏng, các đơn vị phải nộp đủ số lượng về Sở, Ty lao động tỉnh, thành phố để lập biên bản huỷ bỏ. Biên bản này do một hội đồng có đại biểu cơ quan lao động, Liên hiệp công đoàn tỉnh, công an do đại diện Uỷ ban hành chính địa phương ký và kiểm tra, chứng kiến khi huỷ bỏ. Mọi huỷ bỏ không theo đúng thủ tục trên đều bị coi là không hợp pháp.

5- Mỗi công nhân, viên chức chỉ được cấp sổ một lần.

Trường hợp bị mất sổ được cơ quan chủ quản và cơ quan công an địa phương xác nhận thì người mất sổ được Sở, Ty Lao động xét làm lại. Sổ được làm lại có đóng dấu "Sổ làm lại" và chỉ ghi chép lại những điều còn đủ tài liệu.

Nếu sổ bị hư hỏng, rách nát không dùng được thì người có sổ được xin bản sao ở xí nghiệp, cơ quan nơi đang làm việc.

6- Chi phí về làm sổ lao động (tiền sổ và tờ khai) do ngân sách Nhà nước đài thọ, các khoản chi phí trong khi làm sổ (hội họp, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, giấy nháp...) do cơ quan, xí nghiệp đài thọ, tiền ảnh dán vào số lao động và tờ khai do người được làm sổ trả.

Người lao động, hoặc cán bộ làm sổ và quản lý sổ lao động nếu vi phạm một trong những điểm dưới đây:

- Tuyên truyền xuyên tạc, gây hoang mang, cản trở việc thực hiện chủ trương làm sổ; khai man, tự ý tẩy xoá, thêm, bớt những điều đã ghi trong sổ lao động; cho người khác mượn sổ không đúng nguyên tắc; mua bán sổ, làm sổ giả; cấp sổ gian, hối lộ; lấy cắp sổ của người khác để làm những việc bất chính v.v... thì tuỳ theo lỗi nặng, nhẹ mà xử lý một trong bốn hình thức kỷ luật từ khiển trách, cảnh cáo, hạ tầng công tác, đến buộc thôi việc theo Nghị định số 195/CP ngày 31tháng 1 năm 1964 của Hội đồng Chính phủ hoặc bị truy tố trước pháp luật, xử lý theo sắc lệnh số 267-SL ngày 15-6-1956 về trừng trị những người gây thiệt hại tài sản xã hội chủ nghĩa, làm cản trở việc thực hiện chính sách và kế hoạch của Nhà nước.

Người nhận hối lộ và người đưa hôi lộ sẽ bị trừng trị theo sắc lệnh số 223-SL ngày 16-11-1946 về tội hối lộ.

1- Công tác làm sổ lao động thực chất là quản lý nhân sự, nay tiến hành với một quy mô rộng, phải hoàn thành trong một thời gian ngắn (khu vực Nhà nước phải xong trong năm 1975). Do đó các ngành, các địa phương, từng cơ sở phải khẩn trương, chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết về vật chất, bồi dưỡng cán bộ, củng cố tổ chức... thì mới đảm bảo yêu cầu và hoàn thành đúng thời gian Chính phủ đã quy định.

Trước mắt, các Bộ ngành ở trung ương, Uỷ ban hành chính các tỉnh, thành phố chỉ đạo và gấp rút chuẩn bị điều kiện làm sổ lao động cho công nhân, viên chức ở thành phố, thị xã, khu công nghiệp tập trung, ngành kinh tế quan trọng và các cơ sở sản xuất lớn (Hà Nội, Hải Phòng, Nam Hà, Quảng Ninh, Khu gang thép Thái Nguyên, khu công nghiệp Việt Trì... các ngành giao thông vận tải, xây dựng, điện và than, cơ khí luyện kim, công nghiệp nhẹ, lương thực thực phẩm...) sẽ hoàn thành vào tháng 6 năm 1975.

Đến cuối năm 1975 về căn bản hoàn thành việc làm sổ lao động cho tất cả công nhân, viên chức trên toàn miền Bắc, bao gồm cả việc cấp sổ mới, đổi sổ cũ.

2- Các địa phương và các đơn vị cơ sở cần sơ kết kiểm điểm, đánh giá ưu, khuyết điểm việc ghi chép theo dõi, quản lý, sử dụng sổ lao động trước đây; tiến hành phổ biến mục đích và yêu cầu, nội dung kế hoạch tiến hành làm sổ mới để các cơ quan, xí nghiệp công nhân, viên chức quán triệt ý nghĩa, mục đích nội dung, tự nguyện, tự giác chấp hành nghiêm chỉnh.

Đồng thời gấp rút chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết trước khi tiến hành như: Sổ lao động, tờ khai (Bộ Lao động phân phối); phim chụp ảnh và giấy in ảnh (từng địa phương giao cho cơ quan văn hoá lo). Nếu thiếu phim, giấy ảnh, công nhân, viên chức tận dụng phim cũ ảnh cũ (chụp làm chứng minh thư, căn cước). Người nào chưa có phim, giấy cũng vẫn tiến hành làm sổ, còn ảnh sẽ làm vào năm 1976.

Phải đặc biệt quan tâm bồi dưỡng lực lượng cán bộ làm sổ lao động để nắm vững nguyên tắc làm tờ khai, cách ghi chép bổ sung, quản lý và sử dụng sổ lao động.

Các tổ chức các nhóm, tổ công tác nghiệp vụ:

- Hướng dẫn kê khai và duyệt tờ khai;

- Viết sạch vào sổ lao động.

3- Dựa vào kế hoạch chung của Bộ Lao động, các ngành, các địa phương cần đề ra kế hoạch cụ thể của từng nơi, nhưng phải đảm bảo yêu cầu và thời gian đã quy định, đồng thời tránh làm ảnh hưỏng đến kế hoạch sản xuất và công tác của các đơn vị cơ sở.

Mỗi địa phương, mỗi đơn vị khi tiến hành làm sổ phải chọn một vài cơ sở làm thí điểm, rút kinh nghiệm chỉ đạo chung.

4- Uỷ ban hành chính tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm chỉ dạo thực hiện việc cấp sổ lao động trong địa phương (kể cả cơ quan xí nghiệp trực thuộc trung ương quản lý) và uỷ quyền cho thủ trưởng Sở, Ty Lao động thực hiện việc làm sổ lao động.

5- Các Sở, Ty lao động có nhiệm vụ:

Giúp Uỷ ban hành chính tỉnh, thành phố lãnh đạo và chỉ đạo thực hiện tốt công tác cấp sổ lao động trong địa phương mình, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, phát hiện và uốn nắn kịp thời những thiếu sót, lệch lạc về nghiệp vụ ghi chép, quản lý và sử dụng sổ lao động ở các đơn vị cơ sở.

Quản lý tờ khai của công nhân, viên chức để cấp lại sổ khi cần thiết.

Đề xuất ý kiến với Bộ Lao động, Uỷ ban hành chính địa phương để có chủ trương, biện pháp cụ thể nhằm phát huy tác dụng thiết thực của sổ lao động.

6- Thủ trưởng cơ quan, xí nghiệp phối hợp với công đoàn cơ sở chịu trách nhiệm toàn bộ việc cấp sổ lao động cho tất cả công nhân, viên chức trong đơn vị mình và chịu sự kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn của cơ quan lao động địa phương. Thủ trưởng cơ quan xí nghiệp có trách nhiệm bảo quản và sử dụng tốt sổ lao động, thu ngay sổ lao động khi nhận người làm, trả nhanh sổ cho người lao động khi họ chuyển nơi làm việc, không để họ tốn thì giờ đi lại.

Để thực hiện tốt chủ trương làm sổ lao động của Hội đồng Chính phủ, Bộ Lao động đề nghị các Bộ Y tế, Nội vụ, Tổng cục thống kê và các Bộ ngành quản lý, theo chức năng và nhiệm vụ của mình, có kế hoạch hướng dẫn các cơ quan thuộc ngành ở các địa phương và các đơn vị trực thuộc phối hợp thi hành. Đề nghị Tổng công đoàn Việt Nam có chỉ thị cho công đoàn ngành dọc và các cấp công đoàn phối hợp với chính quyền, động viên công nhân, viên chức thực hiện tốt công tác làm sổ lao động.

Thông tư này bãi bỏ Thông tư số 10-LĐ/TT ngày 16-5-1960, Thông tư số 13 LĐ/TT ngày 1-7-1961 và các văn bản hướng dẫn cấp sổ lao động trước đây của Bộ Lao động.