1- Tổ chức in ấn, phát hành các loại chứng từ thu:
- Từng loại mẫu chứng từ thu đều phải có ký hiệu riêng do Cục trưởng Cục thuế quy định trước khi đưa in.
- Các loại chứng từ thu phải đóng thành quyển, mỗi quyển 50 số, có số nhảy quyển, số nhảy số và sêri, mỗi sêri bằng 50.000 số. Đối với chứng từ thu tiền nhất thiết phải có từ 2 liên trở lên, bằng loại giấy mỏng để khi viết lót giấy than in sang được các liên.
- Các loại chứng từ thu phí và lệ phí phát hành ở các địa phương đều phải gửi mẫu về Tổng cục thuế Bộ Tài chính.
- Kinh phí in ấn các loại chứng từ thu phí và lệ phí được cấp theo kinh phí thường xuyên của tổng cục thuế cho các Cục thuế tỉnh, thành phố.
2- Tổ chức cấp phát, quản lý, sử dụng các loại chứng từ thu:
a) Tổ chức cấp phát các loại chứng từ thu:
- Hàng năm cuối quý III các Chi cục thuế các quận, huyện, thị xã tổng hợp dự trù số lượng từng loại chứng từ thu cần dùng ở cấp mình gửi cho Cục thuế tỉnh, thành phố.
- Cục thuế các tỉnh, thành phố tổng hợp nhu cầu sử dụng từng loại ở địa phương để tổ chức in ấn, cấp phát đảm bảo đầy đủ, kịp thời nhu cầu chứng từ thu cho các đơn vị sử dụng.
- Cơ quan thuế khi giao các loại chứng từ thu cho các đơn vị sử dụng, phải làm đầy đủ thủ tục theo chế độ quy định hiện hành.
- Cơ quan thuế cấp phát phải kiểm tra việc sử dụng và quyết toán chứng từ thu, số tiền đã thu, đã nộp của từng đơn vị, có nhận xét để báo cáo với Uỷ ban nhân dân cùng cấp và ngành quản lý.
b) Tổ chức nhận, quản lý các loại chứng từ thu.
- Những đơn vị có nhu cầu sử dụng chứng từ thu như đã quy định ở điểm 2, 3, mục I phải làm dự trù số lượng từng loại cần dùng trước 1 tháng với cơ quan thuế.
- Đơn vị sử dụng phải quản lý các loại chứng từ thu như tiền và tài sản. Người đi nhận chứng từ thu phải đăng ký họ, tên, chữ ký trước với cơ quan thuế nơi cấp phát và khi đến nhận phải xuất trình giấy giới thiệu của đơn vị. Khi nhận phải kiểm điếm từng loại, từng quyển, từng số và phải ký nhận vào sổ theo dõi theo đúng quy định quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
- Khi chứng từ thu nhận về đơn vị phải làm thủ tục nhập kho và phải tổ chức bảo quản kho như quản lý tiền và tài sản.
- Khi xuất kho giao cho cá nhân sử dụng, phải làm thủ tục xuất kho và ký nhận từng loại vào sổ cấp phát để theo dõi và làm căn cứ truy cứu trách nhiệm khi xảy ra tổn thất. Đối với biên lai thu tiền, mỗi lần cấp phát cho cán bộ trực tiếp sử dụng 1 loại không quá 2 quyền, thanh toán xong quyển trước mới được cấp quyển khác. Hàng tháng, quý, năm hoặc từng đợt sử dụng chứng từ thu, cán bộ đơn vị sử dụng phải quyết toán số lượng đã nhận, đã sử dụng, số tiền đã thu, đã nộp, số lượng còn lại của từng loại với cơ quan thuế cấp phát chứng từ thu.
c) Sử dụng chứng từ thu:
- Khi sử dụng chứng từ thu, cán bộ sử dụng phải sử dụng đúng chức năng của từng loại và phải ghi đầy đủ, rõ ràng theo yêu cầu các nội dung đã in sẵn, ghi rõ họ, tên, chữ ký. Đối với chứng từ thu có nhiều liên, khi viết phải dùng giấy than để viết 1 lần in cho các liên, không được tẩy xoá, làm nhoè, nhàu nát, tờ bị hỏng phải gạch chéo, không được xé rời, mà phải lưu ở quyển để thanh toán với cơ quan thuế. Không được dùng 1 lúc nhiều quyển cùng loại, hết quyển mới chuyển sang dùng quyển khác, trong từng quyển phải dùng thứ tự số nhỏ đến số lớn, không được dùng nhảy cóc.
- Các liên của chứng từ thu được luân chuyển như sau:
Liên 1 dùng để báo soát, gửi cho cơ quan thuế nơi cấp phát (nếu loại 2 liên thì lưu ở cuống),
Liên 2 giao cho người nộp tiền,
Liên 3 lưu ở cuống.
3- Các loại sổ sách theo dõi quản lý:
Các đơn vị sử dụng chứng từ thu phải thực hiện theo chế độ kế toán ấn chỉ thuế và mở số sách theo dõi, ghi chép các loại như sau:
a) Sổ sách thanh toán tiền và ấn chỉ (ký hiệu ST10).
- Sổ này được lập 2 quyển để theo dõi tình hình sử dụng chứng từ thu, thanh toán tiền đã thu của từng cán bộ thu:
+ 1 quyển giao cho cán bộ sử dụng chứng từ thu giữ.
+ 1 quyển lưu bộ phận kế toán nơi cấp phát của đơn vị.
Khi lĩnh chứng từ thu và thanh toán tiền thu được, kế toán và cán bộ sử dụng chứng từ thu phải phản ảnh đầy đủ nội dung trong sổ và kiểm tra từng số chứng từ thu: số lĩnh, số đã sử dụng, số xoá bỏ, số tổn thất, số tiền đã thu... để xác định số còn lại từ số... đến số... ký vào cột 18 (người nhận chứng từ thu), cột 19 (người cấp phát) ở cả 2 số. Trường hợp đơn vị có bộ phận thu tiền thì có chữ ký cột 20 (thủ quỹ).
- Mỗi lần lĩnh hoặc thanh toán chứng từ thu cán bộ cấp phát phải ghi rõ ngày, tháng, năm, số lượng từng loại chứng từ, từng tờ từ số......... đến số..... số tiền đã thu.... cộng trừ đuổi để xác định ngay số còn lại.
- Cuối tháng cộng sổ như sau: Số tổng cộng cuối tháng phần sổ lĩnh, số tiền thu cộng theo cột dọc, riêng số còn lại cuối tháng là số ghi ở dòng cuối cùng của tháng đó.
- Đầu năm chuyển sổ chứng từ thu còn lại cuối năm trước sang năm mới coi như số mới.
b) Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ký hiệu (ST 12).
Sổ này để theo dõi tình hình nhập, xuất chứng từ thu của đơn vị, báo cáo ấn chỉ thu hàng tháng (BC8). Muốn phản ảnh tình hình nhập, xuất, còn lại từng loại để báo cáo (đơn vị hoặc cơ quan thuế) phải căn cứ vào dòng cộng cuối tháng của sổ: ST12 để ghi vào các cột tương ứng trong báo cáo mẫu: BC8 (báo cáo ấn chỉ hàng tháng).
4- Xử lý các trường hợp làm tổn thất chứng từ thu.
Trường hợp mất chứng từ thu, đơn vị làm mất phải báo cáo gay cho cơ quan thuế, để cơ quan thuế thông báo kịp thời cho cơ quan nội chính địa phương, Cục thuế các tỉnh, thành phố trong cả nước (khi thấy cần thiết) biết để kiểm tra, ngăn chặn việc lợi dụng làm ăn phi pháp. Truy cứu trách nhiệm về vật chất, hành chính hoặc hình sự, theo quy định tại phần II, điểm 2 Thông tư số 31-TC ngày 16-5-1987 của Bộ Tài chính quy định về việc xử lý đối với trường hợp mất chứng từ thuế.
Đối với những hành vi tham ô, tiêu huỷ hoặc gian lậu thì phải tiến hành điều tra, xác minh để xử lý. Việc xác minh điều tra do các đơn vị quản lý cán bộ sử dụng chứng từ thu chịu trách nhiệm xem xét, kết luận cụ thể và báo cáo Uỷ ban nhân dân và cơ quan thuế cùng cấp.
Nếu vi phạm có tính chất nghiêm trọng thì đơn vị để tổn thất chứng từ và cơ quan thuế cùng cấp phải báo cáo Viện Kiểm sát nhân dân để tiến hành xử lý về mặt hình sự.
