1. Việc lập và sử dụng sổ sách về thi hành án:

a) Các Phòng thi hành án tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Phòng thi hành án) và các Đội thi hành án huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Đội thi hành án) phải lập đầy đủ các loại sổ sách về thi hành án theo mẫu thống nhất do Bộ Tư pháp quy định, bao gồm các loại sau đây:

- Sổ nhận bản sao bản án, quyết định của Toà án;

- Sổ nhận đơn yêu cầu thi hành án;

- Sổ thụ lý thi hành án (dân sự; kinh tế, phá sản; cấp dưỡng nuôi con; dân sự trong hình sự...);

- Sổ uỷ thác thi hành án;

- Sổ công văn đi, công văn đến;

- Sổ theo dõi tang vật;

- Sổ theo dõi ra quyết định thi hành án;

- Hệ thống sổ sách kế toán - tài vụ về thi hành án.

(Ngoài ra tuỳ theo tình hình thực tế, cơ quan thi hành án có thể lập thêm các loại sổ theo dõi khác để thuận tiện trong công tác quản lý hoạt động thi hành án);

b) Tất cả các loại sổ sách về thi hành án nêu trên phải được bảo quản cẩn thận, đánh số thứ tự từng trang và đóng dấu giáp lai đầy đủ. Thủ trưởng cơ quan thi hành án xác nhận tổng số trang ở trang đầu của sổ, ký tên, đóng dấu Phòng, Đội thi hành án;

c) Sổ sách về thi hành án phải được ghi chép sạch sẽ, đầy đủ, chính xác, kịp thời theo các cột mục đã được hướng dẫn trong sổ, không được tẩy xoá, sửa chữa tuỳ tiện. Trong trường hợp có sự nhầm lẫn, sai sót cần sửa chữa, thì cần phải có sự kiểm tra xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án;

d) Định kỳ hàng tháng, quý, năm phải thực hiện việc kết sổ, xác định tổng số bản án, quyết định đã được tiếp nhận; số vụ việc phải thi hành, số vụ việc có điều kiện thi hành; số vụ việc không có điều kiện thi hành; số thi hành đều, số thi hành xong; số đang thi hành dở dang; hoãn; tạm đình chỉ; đình chỉ; trả lại đơn yêu cầu thi hành án; số chưa thi hành... đồng thời phân loại số án tồn đọng chưa thi hành được. Việc kết sổ phải lập biên bản và tùy theo từng loại sổ phải có đầy đủ chứ ký của Thủ trưởng cơ quan thi hành án, kế toán, thủ kho, thủ quỹ cơ quan thi hành án. Kết quả của việc kết sổ phải được thể hiẹn trong sổ sách về thi hành án.

2. Lập hồ sơ thi hành án:

a) Quyết định thi hành án là căn cứ để Chấp hành viên lập hồ sơ và tiến hành các hoạt động về thi hành án; Chấp hành viên phải lập hồ sơ trong thời hạn 2 ngày kể từ khi nhận được quyết định thi hành án.

Hồ sơ thi hành án phải thể hiện được toàn bộ quá trình tổ chức thi hành án của Chấp hành viên đối với một vụ việc cụ thể. Chấp hành viên phải ghi chép và lưu giữ tất cả các công việc và giấy tờ đã và đang thực hiện vào hồ sơ thi hành án như: bản sao bản án, quyết định hoặc trích lục bản án, quyết định của Toà án, quyết định thi hành án, các biên bản bàn giao, xử lý vật chứng, tài sản kê biên, tạm giữ, giấy báo, giấy mời, biên bản xác minh, các đơn đề nghị hay khiếu nại; các biên lai thu, phiếu thu, phiếu chi, bản sao chứng từ Ngân hàng hay kho bạc Nhà nước... cùng các tài liệu liên quan đến việc thi hành án.

Trong hồ sơ thi hành án còn phải lưu giữ bản sao công văn giấy tờ trao đổi với cơ quan và cá nhân hữu quan trong quá trình thi hành án (ví dụ: công văn yêu cầu chuyển tiền và tang vật còn thiếu hoặc chưa chuyển...);

b) Hồ sơ thi hành án phải có bìa in theo mẫu quy định. Chấp hành viên có trách nhiệm ghi đầy đủ, chi tiết nội dung các điểm đã in sẵn trên bìa hồ sơ.

Các tài liệu chứng từ trong hồ sơ thi hành án phải được sắp xếp cẩn thận, đánh số thứ tự từng tờ theo trình tự thời gian và liệt kê đầy đủ vào bản danh mục kèm theo hồ sơ;

c) Các hồ sơ thi hành xong phải được kiểm tra kỹ, có chữ ký xác nhận của Chấp hành viên phụ trách hồ sơ đó và chuyển cho Thủ trưởng cơ quan thi hành án duyệt trước khi đưa vào lưu trữ.

1. Việc giao nhận, bảo quản:

a) Khi tiếp nhận tang vật, tài sản phải có sự chứng kiến của Thủ trưởng cơ quan Thi hành án, Chấp hành viên phụ trách hố sơ, kế toán,; người thực hiện tiếp nhận là thủ kho hoặc thủ quỹ thi hành án. Việc tiếp nhận phải được lập biên bản ghi cụ thể, chi tiết số lượng, chất lượng đặc điểm tình trạng của từng loại tài sản hoặc tang vật. Đối với những tài sản có tính năng, kỹ thuật phức tạp, như ô tô, xe máy, video-cassette... Chấp hành viên cần mời đại diện cơ quan chuyên môn để xác định chất lượng tài sản. Biên bản giao nhận tang vật, tài sản phải có chữ ký và đóng dấu của cơ quan bên giao, bên nhận và làm thành nhiều bản để mỗi bên giao, nhận giữ một bản và một bản đưa vào hồ sơ thi hành án.

Trong trường hợp tang vật, tài sản được bàn giao dưới hình thức gói niêm phong (trừ những thứ nói tại điểm b dưới đây), thì khi bàn giao phải lập Hội đồng mở niêm phong và trưng cầu giám định chuyên môn, kỹ thuật để xác định số lượng, chất lượng của hiện vật theo quy định của pháp luật;

b) Việc giao nhận và bảo quản vàng bạc, kim khí quý, đá quý và các tài sản quý bị tịch thu, tạm giữ trong hệ thống Kho bạc Nhà nước được thực hiện theo Thông tư số 63-TC-KBNN ngày 9 tháng 11 năm 1991 của Bộ Tài chính;

c) Sau khi tiếp nhận tang vật, tài sản, cơ quan Thi hành án phải ghi chép cụ thể vào sổ theo dõi tang vật, tài sản, đồng thời phải làm ngay thủ tục nhập kho thi hành án. Thủ kho chỉ được xuất, nhập tang vật, tài sản khi có quyết định của Thủ trưởng cơ quan Thi hành án hoặc Chấp hành viên phụ trách hồ sơ. Mỗi lần xuất nhập tang vật, tài sản phải có phiếu xuất, nhập kho thi hành án, có đầy đủ chữ ký của Thủ trưởng cơ quan Thi hành án, kế toán, thủ kho thi hành án;

d) Tang vật, tài sản tạm giữ phải được bảo quản chu đáo, có sổ sách ghi chép rõ ràng, đầy đủ; có phương tiện bảo quản chắc chắn; có chế độ bảo quản chặt chẽ, không để hư hỏng mất mát. Tang vật, tài sản để trong kho phải được sắp xếp khoa học, gọn gàng, sạch sẽ, có thẻ kho gắn vào từng loại tài sản để tránh lẫn lộn giữa tang vật, tài sản của các vụ án;

e) Cần thực hiện chế độ kiểm tra, bảo quản tang vật, tài sản và kiểm kê theo định kỳ. Nghiêm cấm các hành vi lấy cắp, đổi chác, sử dụng trái phép tang vật, tài sản tạm giữ.

2. Việc xử lý tang vật, tài sản tạm giữ:

Các tang vật, tài sản thuộc các vụ án mà bản án, quyết định đã có hiệu lực thi hành thì cần phải được xử lý kịp thời, đầy đủ, đúng pháp luật theo hướng dẫn sau đây:

a) Việc xử lý tài sản tịch thu thực hiện theo Điều 35 của Pháp lệnh Thi hành án dân sự. Cần lưu ý là việc giao tài sản tịch thu phải lập biên bản ghi rõ hiện trạng tài sản, có chữ ký và đóng dấu của cơ quan bên giao, bên nhận và làm thành ba bản để mỗi bên giao, nhận giữ một bản, một bản đưa vào hồ sơ thi hành án. Tài sản tịch thu được chuyển giao phải kèm theo bản sao trích lục của bản án, quyết định của Toà án và bản sao quyết định thi hành án;

b) Đối với tang vật, tài sản thuộc diện tiêu huỷ theo quyết định của bản án, quyết định của Toà án đã có hiệu lực pháp luật hoặc đã mục nát, hư hỏng nặng, không còn giá trị sử dụng, thì cơ quan thi hành án lập Hội đồng tiêu huỷ tang tài vật đó.

Hội đồng tiêu huỷ tang tài vật gồm có cơ quan Thi hành án và cơ quan tài chính cùng cấp, do Thủ trưởng cơ quan Thi hành án làm Chủ tịch. Đối với tang vật, tài sản bị tiêu huỷ có giá trị lớn, thì thành phần Hội đồng tiêu huỷ phải có cơ quan chuyên môn tham gia. Đại diện Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp được mời giám sát việc tiêu huỷ.

Biên bản tiêu huỷ phải có chữ ký của Chủ tịch, các thành viên Hội đồng tiêu huỷ và được sao gửi cho Toà án. Viện kiểm sát, cơ quan tài chính cùng cấp, đồng thời lưu hồ sơ thi hành án;

c) Đối với tài sản tạm giữ, nếu người phải thi hành án đã thực hiện xong nghĩa vụ thi hành án, thì Chấp hành viên lập biên bản trả lại tài sản cho họ;

d) Đối với tài sản bị kê biên đã giao cho tổ chức, cá nhân quản lý, nếu người phải thi hành án đã tự nguyện thực hiện xong nghĩa vụ thi hành án, thì Chấp hành viên ra quyết định giải toả kê biên và trả lại tài sản cho họ, nếu người phải thi hành án không tự nguyên thi hành trong thời gian đã được ấn định, Chấp hành viên lập Hội đồng định giá và tổ chức bán đấu giá tài sản đã kê biên để đảm bảo việc thi hành án;

e) Trường hợp quyết định tịch thu tang vật, tài sản đã được thi hành nhưng sau phát hiện có sai lầm và đã có quyết định huỷ bỏ quyết định tịch thu, thì cơ quan Thi hành án nơi thi hành phải trả lại tài sản tịch thu cho đương sự. Trong trưòng hợp tài sản bị tịch thu không còn, thì Thủ trưởng cơ quan thi hành án phải phối hợp với cơ quan Tài chính để trích quỹ Ngân sách Nhà nước bồi thường cho đương sự số tài sản đã bị tịch thu theo thời giá khi thi hành quyết định mới.

1. Nguyên tắc chung về thu - chi tiền thi hành án:

a) Tất cả các hoạt động thu - chi tiền về thi hành án phải được phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác vào sổ sách theo dõi hoạt động thu - chi tiền thi hành án (sổ kế toán, sổ quỹ...). Định kỳ hàng tháng, quý, năm phải tiến hành khoá sổ, cân đối quỹ tiền mặt và tiền trên tài khoản tạm gửi; xác định số dư trên sổ, đồng thời đối chiếu với chứng từ thu - chi và kết quả kiểm quỹ tiền mặt, số dư trên tài khoản tạm gửi cùng thời điểm. Kết quả đối chiếu phải được thể hiện trên sổ sách và lập biên bản có chữ ký của Thủ trưởng cơ quan Thi hành án, kế toán, thủ quỹ thi hành án; trường hợp có chênh lệch thiếu hụt hoặc dư thừa cần làm rõ nguyên nhân, xác định trách nhiệm cụ thể.

Số tiền tồn đọng của tháng (quý) trước phải được chuyển sang tháng (quý) tiếp theo và phải được phân tích, liệt kê số tiền của từng vụ;

b) Các quyển biên lai, phiếu thu, phiếu chi tiền thi hành án do Thủ trưởng cơ quan Thi hành án quản lý. Kế toán thi hành án có trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ quan Thi hành án mở sổ sách theo dõi, ghi rõ ngày, tháng cấp, số lượng tờ trong từng quyển và yêu cầu người được cấp biên lai, phiếu thu, phiếu chi ký vào sổ. Chấp hành viên được sử dụng biên lai thu tiền, còn phiếu thu, phiếu chi chỉ được cấp cho kế toán và đối với từng loại trên, mỗi lần chỉ được cấp một quyển. Đối với quyển biên lai, phiếu thu, phiếu chi đã dùng hết phải nộp lại cuống chứng từ lưu cho Thủ trưởng cơ quan Thi hành án, sau khi kiểm tra kỹ mới được cấp quyển mới.

Khi chuyển công tác khác, người đang sử dụng phải nộp lại quyển biên lai, phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ khác về tiền về thi hành án. Thủ trưỏng cơ quan Thi hành án cần kiểm tra kỹ các biên lai, phiếu thu, phiếu chi và chứng từ đó. Nếu thấy không cần thiết sử dụng các tờ biên lai, phiếu thu, phiếu chi còn lại, thì phải huỷ bằng cách gạch chéo, ghi lên đó chữ "bỏ" và giữ nguyên trong quyển biên lai lưu. Việc bàn giao cần thể hiện bằng biên bản có chữ ký của Thủ trưởng cơ quan Thi hành án, Chấp hành viên, kế toán, thủ quỹ thi hành án;

c) Không được sử dụng tiền thi hành án cho cơ quan hay cá nhân vay mượn hoặc sử dụng vào mục đích khác.

2. Thu tiền thi hành án:

a) Khi thu tiền thi hành án (kể cả tiền tang vật hoặc tiền do đương sự nộp trong giai đoạn xét xử) Chấp hành viên chỉ được dùng một loại biên lai thống nhất theo mẫu quy định (riêng các khoản thu tiền án phí, tiền phạt và tiền tịch thu cũng như thu tiền tạm ứng án phí phải sử dụng biên lai do cơ quan thuế phát hành theo quy định tại Công văn số 164-TCT/AC ngày 26-1-1995 của Tổng Cục thuế và Công văn số 1853TC/TCT ngày 27-9-1995 của Bộ Tài chính). Tuyệt đối không được ghi chép vào bất cứ loại giấy tờ nào khác hoặc nhận tiền mà không có biên lai thu. Biên lai phải có đầy đủ chữ ký của Chấp hành viên, chữ ký và họ tên, địa chỉ của người nộp tiền. Nếu đương sự không biết chữ thì phải điểm chỉ và ghi rõ là ngón tay thứ mấy, của bàn tay nào, không được dùng các ký hiệu khác. Biên lai phải viết một lần thành 4 liên bằng cách để giấy than ở dưới. Liên 1 (viết bút bi) để nguyên trong quyển biên lai để lưu, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 nộp cho kế toán (nếu biên lai thu tiền tạm ứng án phí thì giao cho người nộp), liên 4 lưu hồ sơ thi hành án.

Không được tẩy xoá, sửa chữa số tiền, ngày thu, số biên lai hay họ tên, địa chỉ người nộp tiền, lý do nộp tiền ghi trong biên lai. Đối với biên lai viết sai, phải gạch chéo, ghi lên đó chữ "bỏ" và giữ nguyên trong quyển biên lai để kiểm tra.

Để tiện cho việc kiểm tra, trong biên lai cần ghi rõ số của hồ sơ thi hành án, số chứng minh nhân dân của người nộp tiền, họ tên địa chỉ của người được uỷ quyền nộp tiền, lý do nộp tiền (nộp về khoản gì, hay bán tài sản gì, của ai, thuộc vụ án nào...) số tiền phải ghi rõ đến đơn vị nhỏ nhất và viết bằng chữ;

b) Tất cả các khoản tiền (kể cả tiền tạm ứng án phí) phải nộp ngay vào quỹ thi hành án, lập phiếu thu có chữ ký của kế toán, thủ quỹ, cán bộ giao tiền;

c) Các khoản tiền thu được bằng chuyển khoản phải được thể hiện kịp thời, đầy đủ vào sổ theo dõi tiền tạm gửi và sổ kế toán thi hành án. Hàng tháng, quý, năm kế toán phải đối chiếu với Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản để lấy xác nhận số dư làm căn cứ đối chiếu và cân đối sổ sách;

d) Trước khi đưa quyển biên lai (trừ biên lai thu nộp Ngân sách Nhà nước) đã dùng hết vào lưu trữ, cần kiểm tra, đối chiếu, xem xét tất cả các biên lai lưu (cuống biên lai) đã được thể hiện đầy đủ, kịp thời vào sổ kế toán và sổ quỹ thi hành án chưa. Sau đó kiểm tra, đối chiếu tổng số tiền thu được trong biên lai lưu với tổng số tiền theo các giấy nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước, số tiền trong chứng từ chi trả đương sự, chứng từ chuyển tiền qua bưu điện và số tiền nộp thẳng vào Ngân sách Nhà nước. Sau khi đã kiểm tra kỹ, Thủ trưởng cơ quan Thi hành án mới được ký duyệt cho đưa vào lưu trữ.

3. Nộp và trả tiền thi hành án:

Các khoản tiền thu được phải nhanh chóng giải quyết trong thời hạn không quá 10 ngày, theo các hình thức sau đây:

a) Đối với khoản tiền đã có báo gọi nhưng đương sự chưa đến nhận hoặc chưa xác định được địa chỉ của người được thi hành án... cần nộp ngay vào tài khoản tạm gửi của cơ quan Thi hành án tại Kho bạc Nhà nước. Khi nộp phải tách riêng thành từng vụ và theo tên từng người phải thi hành hoặc nếu không tách riêng từng vụ, thì lập bản kê chi tiết kèm theo giấy nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước và phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi tiền tạm gửi và sổ kế toán tương ứng với số, ngày, tháng, năm ghi trên chứng từ nhận tiền của Kho bạc Nhà nước.

Đối với trường hợp việc thi hành án bị hoãn, tạm đình chỉ để xem xét theo trình tự giám đốc thẩm, tái thẩm, nếu đương sự không chịu nhận tiền, thì Chấp hành viên được phép gửi tiết kiệm. Chấp hành viên lập danh sách tên từng người và từng vụ án, căn cứ vào bản danh sách này, kế toán làm thủ tục gửi tiết kiệm theo mức lãi suất tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn. Sổ tiết kiệm ghi tên cơ quan thi hành án gửi tiền, đồng thời ghi tên người được hưởng và số, ngày, tháng, năm của bản án hay quyết định thi hành án. Phần lãi suất phần gửi tiết kiệm sẽ được cộng vào số tiền gửi ban đầu và trả cho đương sự.

b) Khoản tiền mặt thu được để bổ sung công quỹ Nhà nươc, Chấp hành viên yêu cầu kế toán làm thủ tục nộp thẳng vào Ngân sách Nhà nước mà không đưa vào tài khoản tạm gửi. Nếu số tiền cần sung công đang nằm trong tài khoản tạm gửi tại Kho bạc Nhà nước thì kế toán lập phiếu nộp tiền bằng chuyển khoản yêu cầu Kho Bạc Nhà nước chuyển số tiền đó và tài khoản thuộc Ngân sách Nhà nước. Trong trường hợp này cơ quan Thi hành án không được rút tiền về, sau đó mới nộp vào Ngân sách Nhà nước.

Việc nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước được thực hiện bằng chứng từ riêng tương ứng với từng vụ việc cụ thể, nếu nộp chung nhiều vụ thì phải lập bản kê chi tiết nêu rõ từng khoản, từng vụ án cụ thể và ghi rõ số, ngày, tháng, năm của các biên lai thu tiền. Bản kê này do Chấp hành viên lập và chuyển cho kế toán để làm thủ tục nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước. Tuỳ theo từng trường hợp mà Chấp hành viên phải đem chứng từ nộp tiền (nếu nộp tiền riêng từng vụ) hoặc trích sao chứng từ (nếu nộp chung nhiều vụ) vào từng hồ sơ thi hành án tương ứng. Nội dung bản kê phải được liệt kê đầy đủ, chi tiết vào sổ kế toán thi hành án và sổ theo dõi tiền nộp Ngân sách;

c) Đối với đương sự ở xa nơi thi hành, Chấp hành viên yêu cầu kế toán lập phiếu chi và gửi chứng từ ngay cho đương sự qua đường bưu điện. Giấy chuyển tiền qua bưu điện phải lưu trong hồ sơ thi hành án cùng với phiếu chi, cước phí chuyển tiền qua bưu điện do người được thi hành án chịu và được trừ vào số tiền họ được thi hành án;

d) Khi thi hành án tại cơ sở, nếu người phải thi hành án và người được thi hành án ở cùng một nơi, số tiền, tài sản thu được Chấp hành viên có thể chi trả ngay cho người được thi hành án bằng cách lập biên bản "thu và trả tiền, tài sản thi hành án". Biên bản phải có đầy đủ họ tên, chữ ký của người nộp tiền, người nhận tiền và Chấp hành viên, đại diện Uỷ ban nhân dân xã, phường kèm theo dấu xác nhận của Uỷ ban nhân dân. Biên bản này phải được lưu trong hồ sơ thi hành án và một bản chuyển cho kế toán để vào sổ theo dõi;

đ) Trường hợp người được thi hành án là xí nghiệp, cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, hay tổ chức kinh tế xã hội, việc chi trả được thực hiện bằng cách viết giấy uỷ nhiệm chi ghi rõ tên, địa chỉ, số tài khoản của cơ quan hoặc tổ chức đó, yêu cầu Kho bạc Nhà nước trích số tiền từ tài khoản tạm gửi của cơ quan thi hành án để chuyển trả vào tài khoản của cơ quan hay tổ chức được nhận tiền theo quyết định thi hành án;

e) Đối với trường hợp còn lại, Chấp hành viên viết giấy báo cho đương sự đến trụ sở cơ quan thi hành án, yêu cầu kế toán và thủ quỹ thi hành án làm thủ tục chi trả tiền cho họ. Trong giấy báo cần ghi rõ: yêu cầu đương sự khi đến nhận tiền phải mang theo giấy chứng minh nhân dân hoặc nếu uỷ quyền cho người khác nhận thay thì phải có giấy uỷ quyền hợp pháp kèm theo giấy chứng minh nhân dân của nguươì đươc uỷ quyền nhận tiền.

Nội dung thể hiện và nguyên tắc sử dụng phiếu chi tiền thi hành án cũng tương tự như đối với biên lai thu đã nêu Mục 2 trên đây.

1. Các cơ quan thi hành án phải thực hiên nghiêm túc, kịp thời, đầy đủ chế độ báo cáo, thống kê định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của Bộ Tư pháp và hướng dẫn của Cục quản lý thi hành án dân sự.

2. Việc chấp hành chế độ báo cáo, thống kê về thi hành án được coi là một điều kiện để xét thi đua, khen thưởng hàng năm đối với các địa phương và đơn vị.

3. Thủ trưởng cơ quan Thi hành án phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính chính xác của số liệu, sự kiện nêu trong báo cáo, thống kê và phải chịu trách nhiệm về sự chậm trễ hoặc thiếu sót trong việc báo cáo, thống kê của đơn vị.

Cơ quan Thi hành án địa phương căn cứ vào hướng dẫn của Thông tư này để triển khai thực hiện và làm cơ sở tiến hành việc kiểm tra, uốn nắn kịp thời những lệch lạc, vi phạm trong tổ chức hoạt động thi hành án dân sự.

Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Thông tư 637/TT-THA ngày 28-9-1985 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định một số vấn đề về công tác thi hành án.