1. Quỹ dự phòng bảo đảm giao thông là một nguồn vốn lưu động dự trữ đặc biệt do ngân sách Nhà nước cấp phát để mua sắm vật tư, thiết bị, phương tiện dự trữ tại các điểm đã được xác định để bảo đảm kịp thời đưa ra cứu chữa cầu đường khi bị địch phá hoại (không dự trữ bằng tiền), không được lấy vật tư, thiết bị, phương tiện thuộc quỹ dự phòng sử dụng vào các công việc khác.

2. Khi xuất vật tư dự phòng để cứu chữa cầu đường bị địch phá hoại phải khẩn trương làm các thủ tục để khi công trình hoàn thành phải được thanh toán ngay bằng các nguồn vốn thích hợp (vốn sửa chữa đường, vốn xây dựng cơ bản) để kịp hoàn trả lại quỹ dự phòng bảo đảm nguyên vẹn giá trị cũng như hiện vật.

3. Quỹ dự phòng bảo đảm giao thông phải được quản lý chặt chẽ, phải mở sổ sách theo dõi, tổ chức kiểm kê, báo cáo quyết toán theo qui định hiện hành của Nhà nước.

1. Các đơn vị được Bộ Giao thông vận tải xác định được cấp phát quỹ dự phòng bảo đảm giao thông căn cứ tình hình cụ thể về cầu đường, các điểm vượt sông, dự đoán tình hình phá hoại của địch để lập phương án cứu chữa.

Dựa vào phương án cứu chữa cầu đường, các đơn vị tính toán trên số lượng, chủng loại và giá trị vật tư, thiết bị lập thành danh mục cụ thể, từ đó lập kế hoạch xin cấp phát vốn và kế hoạch xin cấp phát vật tư, thiết bị dự phòng gửi về Bộ xét duyệt.

Kế hoạch xin cấp phát vật tư dự phòng phải phân khai rõ, phần vật tư tự khai thác tại địa phương trong đó số vật tư cần có chỉ tiêu kế hoạch để khai thác.

Phần vật tư, thiết bị xin Nhà nước cấp phát.

2. Xét duyệt phương án cứu chữa cầu đường và kế hoạch xin cấp phát vốn, vật tư thiết bị dự phòng bảo đảm giao thông.

a) Phương án cứu chữa cầu đường do các Sở giao thông vận tải và các liên hiệp giao thông 1, liên hiệp giao thông 2 lập gửi về vụ quản lý thi công xem xét và tổng hợp có các vụ công nghiệp vật tư thiết bị, kế toán tài vụ, kế hoạch thống kê, xây dựng cơ bản và vụ 1 tham gia trước lúc trình Bộ duyệt.

b) Kế hoạch xin cấp phát vốn dự phòng bảo đảm giao thông do các Sở Giao thông vận tải và các liên hiệp lập gửi về vụ kế toán tài vụ xem xét trình Bộ duyệt.

c) Kế hoạch xin cấp phát vật tư, thiết bị dự phòng do các Sở giao thông vận tải và các liên hiệp lập gửi về Vụ công nghiệp vật tư thiết bị xem xét trình Bộ duyệt.

d) Căn cứ vào phương án cứu chữa cầu đường được Bộ duyệt, Vụ quản lý thi công cùng Vụ kế hoạch thống kê làm văn bản trình Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước xét duyẹet kế hoạch chỉ tiêu về danh mục vật tư thiết bị và vốn dự phòng cho Bộ Giao thông vận tải.

đ) Vụ kế toán tài vụ và Vụ công nghiệp vật tư thiết bị làm việc với Bộ Tài chính và Bộ Vật tư để hai Bộ cấp phát kịp thời đầy đủ vốn và vật tư thiết bị dự phòng đã được Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước xét duyệt và tiến hành cấp phát vốn, vật tư dự phòng cho các đơn vị.

3. Căn cứ và hình thức cấp phát vốn, vật tư thiết bị dự phòng bảo đảm giao thông.

a) Căn cứ để cấp phát vốn, vật tư dự phòng:

3.1a. Căn cứ để Bộ Tài chính và Bộ Vật tư cấp phát vốn và vật tư thiết bị dự phòng:

- Văn bản của Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước duyệt về chỉ tiêu danh mục vật tư, thiết bị và vốn dự phòng bảo đảm giao thông cho Bộ giao thông vận tải.

- Kế hoạch xin cấp phát vốn, vật tư, thiết bị dự phòng của Bộ Giao thông vận tải lập trên cơ sở kế hoạch về vốn, vật tư, thiết bị dự phòng lập đã được Bộ Giao thông vận tải xét duyệt tổng hợp.

3.1b. Căn cứ để Bộ Giao thông vận tải cấp phát vốn, vật tư, thiết bị dự phòng cho các đơn vị:

- Phương án cứu chữa cầu đường và kế hoạch xin cấp phát vốn, vật tư, thiết bị dự phòng các đơn vị lập đã được Bộ Giao thông vận tải xét duyệt.

- Vốn, vật tư, thiết bị dự phòng được Bộ Tài chính, Bộ Vật tư cấp phát cho Bộ Giao thông vận tải.

b) Hình thức cấp phát vốn dự phòng bảo đảm giao thông:

Bộ Tài chính căn cứ vào 2 điều kiện 3.1a và 3.1b mục 3.1a trên đây để cấp phát vốn dự phòng bảo đảm giao thông dưới hình thức vốn lưu động dự trữ đặc biệt về công tác bảo đảm giao thông cho Bộ Giao thông vận tải thuộc loại 1 khoản 14 hạng 18 mục bằng hạn mức hoặc lệnh chi vào tài khoản (vốn lưu động dự trữ đặc biệt bảo đảm giao thông) tại Ngân hàng Đầu tư và xây dựng Trung ương.

1. Thủ trưởng các đơn vị được cấp phát quỹ dự phòng bảo đảm giao thông là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước có trách nhiệm quản lý chặt chẽ quỹ dự phòng, bảo đảm đủ số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư dự phòng.

Vật tư dự phòng dự trữ tại các điểm, khu vực đã được xác định nên thủ trưởng đơn vị có thể giao trách nhiệm quản lý trực tiếp cho từng đơn vị, tổ chức từng người ở từng điểm, khu vực. Qui định chế độ, biện pháp tổ chức bảo vệ, bảo quản chu đáo. Phải có sơ đồ ghi rõ địa điểm và số vật tư thiết bị dự phòng để tiện theo dõi.

2. Về kinh tế bảo quản và hao hụt trong định mức trong quá trình bảo quản: vật tư, thiết bị dự phòng là nguồn vốn lưu động đặc biệt nên đơn vị phải phân lượng bộ máy hiện có, phương tiện dụng cụ có sẵn của đơn vị để bảo quản, mọi chi phí về bảo quản kể cả hao hụt trong định mức được tính vào quản lý phí như các loại vật tư khác của đơn vị.

3. Trên cơ sở kế hoạch quỹ dự phòng đã được xác định, vật tư, thiết bị, vốn dự phòng đã được cấp phát, tuỳ theo tình hình thực tế Bộ Giao thông vận tải có thể điều hoà từ đơn vị thừa sang đơn vị thiêú, thông báo cho Bộ Tài chính và Ngân hàng đầu tư và xây dựng biết. Trường hợp cần thiết cấp bách nếu chưa điều hoà được, đơn vị thiếu được vay vốn ngân hàng.

Việc điều hoà quỹ dự phòng bảo đảm giao thông chỉ được thực hiện khi có quyết định hoặc lệnh điều chuyển của Bộ Giao thông vận tải chỉ điều hoà từ đơn vị thừa sang đơn vị thiếu cho công tác dự phòng bảo đảm giao thông. Tuỳ theo tình hình cụ thể, có thể điều hoà vốn bằng tiền (trường hợp đơn vị thừa xin giữ lại hiện vật hoàn lại vốn bằng tiền hoặc chưa mua được hiện vật) hoặc điều hoà bằng hiện vật (vật tư, thiết bị) hoặc điều hoà quỹ dự phòng bằng chỉ tiêu cấp phát vốn, vật tư, thiết bị dự phòng (nếu có thể điều hoà bằng chỉ tiêu).

Việc bàn giao quỹ dự phòng phải làm đầy đủ các thủ tục quy định hiện hành, phải căn cứ vào quyết định hoặc lệnh điều chuyển, phải lập biên bản bàn giao ghi rõ số lượng, chủng loại, giá trị vật tư, thiết bị bàn giao, họ và tên, chức vụ và chữ ký của người giao và người nhận, họ tên, chữ ký và đóng dấu xác nhận của thủ trưởng 2 bên giao và nhận.

4. Đối với vật tư thuộc quỹ dự phòng để mất phẩm chất, kém phẩm chất, đơn vị quản lý phải có biện pháp bảo quản chu đáo, cần thiết có thể luân chuyển suất ra dùng nhưng phải có kế hoạch đưa vật tư mới vào thay thế ngay.

- Nếu vật tư do ở đơn vị thường xuyên sử dụng cần lập kế hoạch luân chuyển để định kỳ đưa số vật tư cũ ra sử dụng cho sản xuất và đưa số vật tư mới vào thay thế.

- Nếu số vật tư đó ít có kế hoạch sử dụng ở đơn vị thì lập kế hoạch đình kỳ thay thế báo cáo đến cấp trên trực tiếp đơn vị để tổ chức điều hoà cho đơn vị khác và cấp vật tư mới bù vào.

Trường hợp vật tư đưa vào sản xuất, hao hụt, mất mát, hư hỏng kém mất phẩm chất đơn vị phải tìm mọi biện pháp để bù đủ trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày xẩy ra mất mát, hao hụt, hoặc đưa ra sử dụng.

5. Các Sở Giao thông vận tải, các liên hiệp quản lý quỹ dự phòng bảo đảm giao thông có trách nhiệm nắm chắc tình hình quỹ dự phòng đã được cấp phát dự trữ. Hướng dẫn giúp đỡ về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc, kiểm tra việc chấp hành các quy định về quỹ dự phòng mỗi năm ít nhất phải tiến hành kiểm tra kế toán 1 lần quỹ dự phòng của các đơn vị trực thuộc. Hàng quý, năm phải tổng hợp báo cáo tình hình quỹ dự phòng của đơn vị mình, gửi Bộ Giao thông vận tải, Bộ Tài chính và Ngân hàng đầu tư và xây dựng.

Các đơn vị được cấp phát quỹ dự phòng bảo đảm giao thông áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ban hành theo Quyết định số 425-TC/CĐKT ngày 14-12-1970 của Bộ Tài chính để ghi chép kế toán về quỹ dự phòng trên sổ sách kế toán tổng hợp của đơn vị nhưng phải nhớ các điều khoản và các sổ sách kế toán chi tiết cần thiết để theo dõi và báo cáo quỹ dự phòng. Tài khoản, tiểu khoản dùng để phản ánh quỹ dự phòng, mở thêm chữ "A" để phân biệt như: vật tư dự phòng, tiêu khoản 07-1A, vốn lưu động dự phòng 85.2A...

Hàng tháng, quý và năm các Sở Giao thông vận tải, các liên hiệp xí nghiệp giao thông, được cấp phát quỹ dự phòng phải trích báo cáo kế toán, riêng về quỹ dự phòng gửi về Bộ, Bộ Tài chính và Ngân hàng đầu tư xây dựng theo chế độ báo cáo kế toán định kỳ Nhà nước quy định.

Những quy định hướng dẫn thể thức quản lý quỹ dự phòng bảo đảm giao thông trên đây các Sở Giao thông vận tải, các liên hiệp cần nghiên cứu quán triệt và thực hiện nghiêm túc. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc báo cáo về Bộ nghiên cứu hướng dẫn tiếp.