Một số tính năng chính:

Bảng tin

- Giống như bảng thông tin truyền thống của các doanh nghiệp. Bảng tin điện tử rất linh hoạt và hữu dụng trong việc cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác đến toàn bộ nhân viên trong công ty.

- Bảng tin là trang chủ khi truy cập vào văn phòng điện tử. Tại đấy các thông tin của các phòng ban nếu được cho phép sẽ hiện thị. Các thông tin quan trọng như: Lịch làm việc, lịch công tác, lịch trực nhật, lịch đào tạo, công văn đến đến các thông tin cần thiết khác như thể thao, sinh nhật … được thông báo trên bảng tin.

Tin điều hành tác nghiệp

- Là tính năng đổi thông tin, điều hành tác nghiệp của đơn vị. Lãnh đạo có thể truyền đạt các chỉ đạo của mình đến các nhân viên một cách dễ dàng.

- Tin điều hành hoạt động tương tự như một bản tin truyền thống trong đơn vị nhưng được phân chia nhiều chuyên mục nhỏ. Mỗi chuyên mục được phân quyền cho phép tất cả hoặc một nhóm cá nhân có xem, gửi tin trao đổi với các thành viên khác.

Quản lý phân phối công văn

- Công văn đến đơn vị được văn thư số hóa trình lãnh đạo xem xét và cho ý kiến xử lý, sau đó chuyển đến các phòng ban chức năng ký nhận và phản hồi.

- Chuyên viên tại các bộ phận có thể xem nội dung công văn phân phối đến bộ phận mình.

- Lãnh đạo các bộ phận xem xét và giao việc trực tiếp cho nhân viên cấp dưới thực hiện. Tất cả các thao tác đều thông qua V-Office

Quản lý hồ sơ công việc

- Lãnh đạo bộ phận đọc công văn và ý kiến chỉ đạo của cấp trên có thể trực tiếp giao công việc cho cấp dưới thực hiện và báo cáo kết quả.

- Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầu lập một hồ sơ công việc chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý công văn, giấy tờ theo những công việc, sự việc nhất định dễ dàng hơn.

Quản lý hồ sơ, trình duyệt

- Mục Hồ sơ cho phép nhân viên cấp dưới gửi hồ sơ các bản nháp đang soạn thảo trình cho lãnh đạo hoặc các cá nhân xem xét và đóng góp ý kiến hoàn thiện.

- Lãnh đạo hoặc cá nhân được gửi xem xét và đóng góp có thể ghi chú các ý kiến thảo luận của mình để hoàn thiện hồ sơ.

Quản lý tài liệu

Mỗi đơn vị có các tài liệu dùng chung chia sẽ cho mọi người như tài liệu mẫu, tài liệu ISO, các biểu mẫu, quy trình.. Tùy theo chức năng cụ thể của mỗi người mà phần mềm cho phép người dùng có thể tải các file khác nhau về để sử dụng. Một số người được phân quyền có thể upload file lên chuyên mục này để chia sẽ cho người khác.

Các chức năng khác

- Tủ hồ sơ cá nhân là những chỉ mục do người sử dụng tạo ra cho cá nhân mình để lưu một nhóm công văn, tài liệu tùy ý.

- Tìm kiếm khai thác thông tin theo từ khóa, dự án, cơ quan ban hành, ngày tháng...

- Danh bạ liên lạc, website Văn thư lưu trữ: Khởi tạo phân phối văn bản,tìm kiếm, tạo chỉ mục lưu trữ...

- Quản trị hệ thống: Khởi tạo User, phân quyền, backup...