ĐIỆN THOẠI HỘI NGHỊ LÀ GÌ?
Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường có các cuộc hội nghị như hội nghị cấp tỉnh hoặc những hội nghị mang tính toàn quốc. Nhân viên tổ chức hội nghị thường phải chuẩn bị công việc tổ chức hội nghị trước mười mấy ngày. Đối với những người tham gia hội nghị, việc đi lại rất là vất vả. Liệu có biện pháp nào vừa có thể đạt được hiệu quả khi mở hội nghị, lại vừa có thể tiết kiệm thời gian và công sức? Có. Đó chính là ''Điện thoại hội nghị'' để triển khai cuộc họp.
Nhiều người không ở cùng một nơi, thông qua đường dây điện thoại đường dài, đường dây điện thoại nội hạt hoặc đường đây điện thoại nối đến các thôn để liên kết lại với nhau, dùng điện thoại để mở cuộc họp, tên nghiệp vụ của loại điện thoại này là ''Điện thoại hội nghị''. Hiện nay, ngành Bưu điện có phòng điện thoại hội nghị chuyên dụng. Các bộ ngành của Nhà nước hoặc một số cơ quan cũng có điện thoại hội nghị hoặc phòng điện thoại hội nghị riêng, để tạo điều kiện triển khai các hội nghị hoặc huấn luyện nhân viên tham gia hội nghị. Trung Quốc cũng có thể tổ chức các hội nghị điện thoại mang tính toàn quốc từ Trung ương đến các tỉnh, thành phố, huyện, hay như đến các thị trấn. Các bộ, ngành và đơn vị cũng có thể mở ra các hội nghị điện thoại cỡ nhỏ.
Mở hội nghị điện thoại đường dài phải đăng ký trước phòng hội nghị điện thoại với ngành Bưu điện, nói rõ thời gian mở hội nghị, chủ đề của hội nghị, số người... Phòng hội nghị căn cứ vào nội dung đăng ký sẽ thông báo cho các đơn vị hoặc ấn định thời gian nghe cho những người tham gia. Chủ tịch hội nghị được trang bị máy kết nối, tập hợp điện thoại hội nghị tại chỗ, các nơi họp đều có điện thoại hội nghị.
Máy kết nối tập hợp điện thoại hội nghị là thiết bị do máy tính điều khiển, nó nối các máy điện thoại hội nghị ở các nơi để tiện cho việc truyền tin tức của nơi hội nghị chính. Tin tức truyền đi của các thành viên tham gia hội nghị ở các nơi thì chịu sự điều khiển của Chủ tịch hội nghị và nhân viên trực máy, yêu cầu phát biểu của những người tham gia hội nghị được chuyển đến Chủ tịch hội nghị thông qua nhân viên trực máy, chỉ khi được sự cho phép của Chủ tịch thì nhân viên trực máy mới được phép nối máy, người phát biểu mới được phát biểu cho những người tham gia hội nghị nghe thấy. Điều này là để tránh việc có các tạp âm của các nơi tham gia hội nghị lẫn vào đường dây hội nghị, đồng thời bảo đảm chất lượng âm thanh của điện thoại hội nghị. Điện thoại hội nghị còn có micro, đường dây thu phát âm để tiện cho nhiều người nói và nhiều người nghe. Nó còn phối hợp với máy ghi âm để tiện cho việc chuẩn bị chương trình và lưu trữ thông tin.
Các máy kết nối nội bộ cũng có chức năng của điện thoại hội nghị, có thể tổ chức hội nghị qua điện thoại. Bình thường có thể đo nhân viên trực điện thoại căn cứ vào thông tin trong hội nghị, thông qua tổng đài điện thoại để kết nối các máy tham gia hội nghị, tiến hành hội nghị qua điện thoại.
Điện thoại hội nghị không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc của mọi người, mà còn tiết kiệm được chi phí và thời gian.
